中丹两国档案网站查询系统比较分析及改进建议

中丹两国档案网站查询系统比较分析及改进建议河北大学管理学院任莹莹摘要：本文从档案网站查询系统页面布局、查询内容设置、档案库信息更新速度以及服务功能等方面对中国和丹麦国家档案局（馆）网站网上档案查询系统进行比较分析，借鉴丹麦国家档案馆网站查询系统建设的经验和优势，取长补短，提出我国档案网站查询系统建设的改进建议，以希为我国网上档案查询系统的完善提供参考。关键词：中国；丹麦；档案网站；查询系统随着网络信息技术在档案工作中的进一步应用，1999年国家档案局建立了自己的垂直网站，同时应政务公开及关注民生发展的要求，设置了面向公众的档案查询服务系统。近年来为满足公众对档案查询利用的个性化需求，中国国家档案局网站的查询系统虽不断发展完善，但仍存在不足之处。相比而言，早在1973年丹麦便开始进行档案数字化工作，根据公众需求，在网络平台上把档案馆变成了知识库。一、中丹两国档案网站查询系统比较分析1.查询系统页面布局比较。中国档案信息检索页面布局采用了图文结合的形式，颜色是以具有中国特色的中国红为主，以土黄色和天蓝色为辅设计而成。查询页面各部分均以中国著名古建筑为背景图片，并配有向导性文字，以供大众点击。整个页面布局较为饱满，含有丰富信息，分模块的向公众展示了多种可供查询的档案信息资源。档案信息查询页面的背景和模块设置高度贯彻落实了中华人民共和国政府信息公开条例的各项要求。丹麦国家档案馆网站的信息搜索页面设置非常简洁明了，背景颜色多为白、蓝，具有环保理念，图片为辅，多是有鲜明主题的专题检索信息资料库。档案信息搜索页面的信息分类简单规整，个性鲜明。形式上，中丹两国国家档案局（馆）网站查询系统页面设置都是以图文结合的方式向公众展示明了的档案信息，按内容分为不同的模块或检索信息库供公众搜索。颜色上，中国国家档案局网站的查询系统是红蓝相辅，丹麦国家档案馆网站的查询系统多是简单纯白，充分体现了各国的特色。2.查询系统整体内容设置比较。中国国家档案局的官方网站中档案信息查询归属于在线服务模块，在线服务又按公众的不同需求分为查档指南、公布档案、珍档荟萃、档案展览馆、编研成果以及政府信息公开。中国国家档案局网站查询系统的内容整体上按时间顺序展示了共和国的脚步，涉及我国各行各业的行政业务档案信息资源；按地区设有29个省市区直辖市的档案信息查档指南，并提供相关地方档案网站链接功能；按主题设置了专题栏目，其内容多是名人档案或大国关系发展历程展示。此外查询系统设置了视频档案，便于公众更直观了解档案信息。丹麦国家档案馆网站的查询系统分为三大部分，检索数据库分为ViewarchivalmaterialontheWebatArkivalieronline（在档案网站上查看档案资料）、SearchpeopleinDanishdemographicdatabase（在丹麦的人口数据库中检索个人信息）、SearchresearchdatainDDA’Sthesearchcatalog（在多哈发展议程中的研究数据搜索目录）三大板块。网站的查询内容条目设置很详细，分类较为系统，整个检索系统并配有Detailedsearch（详细搜索）和Howtosearch（如何搜索）说明。网站档案资料查询的搜索栏中提供了多种可检索档案类型，包括Switches（会议）、Civilmarriages（民事婚姻）、FireInsurance（火灾保险）、RealEstateInformation（房地产信息）等涉及民生的各种档案资料。内容设置上，中国国家档案局的网上查询系统可查询的档案大多是行政部门各种会议和国务院或地方法律法规，以政务信息为主，科技档案信息为辅。丹麦国家档案馆网站查询系统大多是个人信息，其人口数据库占有较大比重，更加注重为公众提供个人服务。专栏设置上，中国国家档案局网站的查询系统专题栏目更多的是人物事迹和两国关系档案，涉及的名人档案仅有四个专栏，横向信息量较少，信息服务对象较集中，多为档案业内人士，档案利用者需要有一定的专业基础，其大众化服务和利用程度较低。丹麦国家档案馆网站的查询系统的三个专栏均与公众个人信息相交叉，每个专栏的内容设置以私人档案为基础，更注重档案信息资源在全民生活领域的普及，大众化服务观念较强。3.查询系统档案信息更新速度比较。中国国家档案局网站查询系统公布的档案信息资源的更新频率总体而言较低。截止到笔者成文，只有公布档案和档案公告通知板块可以基本做到实时更新，而珍档荟萃、编研成果、网上展览、查档指南这些板块更新时间较固定，有的甚至长达1年之久未有新信息发布。例如，档案编研成果板块的最新更新时间显示为2012年8月23日，编研成果只有6个标题可供点击查询。网上展览板块的视频栏目更新速度更加缓慢，除名人档案固定不变外，公布的档案只有共和国成立初和成立前的档案信息，未现1950年后有关国家、社会或者民生的任何档案资料。丹麦国家档案馆网站中提供的三大档案信息数据库的更新速度总体上较快，其中查看档案资料数据库的内容能做到实时更新，例如，News的最新更新显示的是6.May.2015，Journalsandothersearchresourcesinthecountyarchivesdigitized（期刊和其他县档案馆数字化搜索资源）支持在线档案馆综合档案的搜索资源。人口数据库中的个人信息和多哈发展议程数据库的信息是定期更新，方便广大公众及时准确掌握各种档案信息资源。内容更新速度上，中国国家档案局网站查询数据库更新及时性远不如丹麦国家档案馆网站查询数据库。我国网上公开的信息资源颇具中国特色，政治色彩档案比重较大，其信息量比较固定，更新需求较小。丹麦国家档案馆网站查询数据库的信息多为公众服务，涉及的期刊和公民个人信息需要定期更新，以满足公众对最新档案信息利用需求，实现网上档案信息查询与利用者间及时对接。4.查询系统网上服务功能比较。中国国家档案局网站查询系统中没有设置线上服务功能，网站中只设有对整个国家档案局网站建设设置的征求意见板块，目前该板块还未正式开通使用。档案信息查询页面只涉及到具体档案资源模块，缺乏档案网站与用户间的交流沟通平台。丹麦国家档案馆查询数据库网上服务功能很强大，为普通档案用户提供了多种信息利用和交流反馈渠道。各查询数据库的搜索框旁设置了Tipsforsearching（搜索提示），告知用户一些注意事项和检索方式，可以帮助用户更快速准确的定位到所需档案信息，同时还提供了Readoutloud（朗读）、Tipafriend（提供给朋友）以及Print（打印）功能，以多种形式满足不同用户的需求。数据库查询页面底部提供了ProvincialArchives（省档案馆）、BusinessArchives（企业档案）等一系列相关档案数据库的外网链接功能，为一般用户高效查询档案资源提供了便利。丹麦国家档案馆网站的首页提供了与档案工作人员交流互动的平台，如果你没有找到你问题的答案可以通过AskTheArchivist（咨询档案保管员）这一板块来解决。它提供了一些常见问题的自助服务，也提供了专门问题一对一的服务，通过填写个人信息和您的问题及信息用途来提交问题，网站会及时给与答复，实现档案网站与一般用户间的交流互动。网上服务功能方面很明显丹麦国家档案馆网上查询档案信息的服务功能更细化和规范，其用户服务意识和能力远高于我国，实现用户与档案资料的无缝隙链接，充分发挥档案为社会服务的价值。二、网上档案查询系统改进建议通过以上比较可以看出我国档案查询网站在页面设置、内容设置、内容更新速度和网上服务功能等方面还需进一步加强，丹麦在这些方面更注重开放和服务，其网上档案查询数据库的设置有很多值得我国借鉴之处。1.页面化繁为简，多种展示形式相结合。页面是任何档案利用者进入查询数据库需要首先浏览的，因此整个页面的设计应条理性强，信息内容不宜过多，要使浏览者具有舒适感。中国网站的页面设置普遍比较满，信息量过大且重复率高，普通档案用户在浏览时会有迷茫感。网页整体设计应在原有基础之上化繁为简，用简洁的信息条理清晰的展示给公众，例如，查询页面右侧的查档指南板块只是提供了几个省级档案网站的外网链接功能，这一部分完全可以设置在页面下端以简化页面。我国网上档案信息查询页面采用的是图文结合方式，借鉴丹麦网站设计的形式，可以增加声音和视频影像档案查询，还可以采用网页的手机客户端形式，以便于用户随时随地的利用档案资料。2.整合档案资源，丰富档案查询数据库信息。档案信息资源整合，可使众多的档案资料内容有序化、流向明确化。中国国家档案局网站查询数据库中的珍档荟萃和编研成果部分信息内容有重复交叉，整合过程中可把重复部分适当删减。就可查询档案的类型而言，网上可供查询的档案资源只有文字和图片信息，增加声像档案专题栏目，让用户能查找到全面、详细、生动的档案信息。就可查询档案的内容而言，公开的档案资源大多是带有政治色彩的会议或培训通知，受众群体范围很小，增加与民生联系密切的科技档案，充分发挥档案查询网站的作用。就可查询档案的数量而言，重点在公布档案板块增加档案内容，目前该模块只有1950年以前的6个专题档案栏目，共和国近70年的档案信息均没有网络公开，应整合纸质档案信息，有计划、有目标的逐步实现档案信息的数字化和信息化，进一步丰富网络档案查询数据库的“馆藏量”。3.以制度鞭策网站及时更新档案信息。一直以来我国政府网站的建设均有一个共同点，即缺乏动力和活力。我国国家档案局网上档案查询数据库更新相当滞后，除会议通知做到实时更新外，其他面向用户查询的档案板块更新停滞不前。今后应在网站管理制度中明确规定定期更新，把信息更新速度和频率划入网站管理绩效评估中，提高网站最新档案信息的公布效率。4.商业化带动网站服务能力。网上档案查询系统缺乏互动服务功能的根本原因是网上档案查询系统既没有服务理念也没有服务能力。理念方面，查询系统的检索框设置可借鉴丹麦的做法，除简单查询以外还提供高级搜索。能力方面，查询系统建设中由于经费问题往往会出现有解决问题的方案却没有财力支持，此时网站需要自力更生，引用商业模式，开创档案购物专栏，网站可以根据档案的密级程度，把部分档案设置成付费下载或购买，例如老照片，对于某些有意义的照片可以提供给大众收藏，以此减轻网站运营维护压力，最大程度的发挥网站和档案的社会价值。参考文献：[1]马仁杰,褚巍伟.中英两国档案网站建设对比分析及其启示[J].档案,2012（3）[2]周振凡.考察丹麦档案工作的几点印象[J].中国档案，2011（12）[3]刘旭光,张莹.面向公众的国内档案网站检索服务体系构建研究[D].山东大学,2012[4]顿琴,吴建华.国外档案网站信息资源整合及其借鉴[J].档案学管理,2009（6）[5]徐瑞鸿.档案信息资源整合研究[J].兰台世界,2006（9）[6]谢春枝.国家档案馆网上信息资源—欧美国家档案馆主页比较分析[J].档案学通讯,2000（6）★作者任莹莹为河北大学管理学院在读硕士研究生。