《秘书实务》第六章-参谋咨询.

第六章参谋咨询经典案例•20世纪80年代，美国电视台直播了“挑战者号”航天飞机起飞，因为这是首次进入太空的女宇航员。她是一位中学教师，将在太空为学生们做一系列物理实验，所以数以万计的学生和家长观看。•然而起飞仅数分钟就起火坠毁了，全国人民为之震惊和悲痛。当时美国总统里根正在国会开会，白宫办公厅的领导并未授权负责撰稿的秘书起草讲话稿，但女秘书却早已坐在电脑旁流着泪敲打键盘。•当里根匆忙赶到电视台打算即兴讲话时，女秘书及时递上了演讲稿。里根是演员出身，面对镜头声情并茂地念了起来。美国人民被感动了。后来的民意调查显示，里根的支持者在这次事件后不断上升。第六章参谋咨询《秘书实务》第六章参谋咨询第一节参谋咨询工作概述一、参谋咨询的含义“参谋”意义是“代人出主意”（动词），或“代出主意的人”（名词）。参谋工作就是为领导出谋划策，它是高级秘书的一项重要职责。“咨询”指提出问题或接受询问。秘书机构的咨询工作泛指秘书运用信息、知识、经验、技术和智能，向领导提供信息和智力服务的一类活动。参谋与咨询的差别在于主动和被动,主动出主意是“参谋”；在领导询问时提供意见是“咨询”。二者是一个相互联系的整体,在秘书工作中同时存在、互为补充。第六章参谋咨询第一节参谋咨询工作概述二、参谋咨询是秘书工作的重要内容参谋咨询自古以来就是秘书的职责。案例：魏征与唐太宗魏征唐太宗是中国史上最出名的政治家与明君之一，开创了中国历史上的“贞观之治”，魏征：魏征是唐代著名的史学家和政治家。在战乱频繁的初唐，他靠自己的济世之才而赢得了唐太宗李世民的器重。贞观盛世，人才济济，但是不畏国君、直言敢谏者，当推魏征。他也因此被视为中国封建社会有胆有识的正直忠谏之臣。贞观十七年，六十四岁的魏征病逝，唐太宗痛哭不已，认为自己失掉了最重要的一面镜子，为他亲制碑文，书写石上。魏征相貌平常，但有胆量有谋略，善于挽回君主的心意，常常不顾情面极力劝谏。有时碰上皇帝盛怒，魏征却神色不变，皇帝也往往被他说得怒气平息。有一次魏征请假去上坟，一回来就问唐太宗说：“有人说您准备去南山游乐，外边的行装都准备好了，因何缘故竟未去成？”唐太宗笑着说：“当初确有这个意思，就是怕您嗔怪，所以没有去成。”唐太宗曾经得到一只很好的鹞鹰，常常把它驾在手臂上，老远看到魏征来了，就赶紧把它藏在怀里。但是魏征已经发现，魏征来奏公事，故意拖个没完没了，结果竟把他那心爱的鹞鹰憋死在怀里。第六章参谋咨询《全国党委秘书长办公厅主任座谈会》提出新时期秘书工作的“四个转变”：•从偏重办文办事，转变为既办文办事，又出谋献策；•从收发传递信息，转变为综合处理信息；•从单凭老经验办事，转变为实行科学化管理；•从被动服务，转变为主动服务。•自此，参谋咨询成为秘书机构常规工作第六章参谋咨询第一节参谋咨询工作概述二、参谋咨询是秘书工作的重要内容参谋咨询可能渗透在信息工作、调查研究、信访工作等其他工作之中,也可能在平时单独进行。秘书具备为领导提供参谋咨询服务的主观条件和客观条件。1、主观条件：秘书熟悉工作内容、工作习惯、工作情况等2、客观条件：与领导共处，机会多第六章参谋咨询第一节参谋咨询工作概述三、正确认识秘书的参谋咨询职能(一)要认识秘书参谋咨询的特点（与专门机构和其他部门相比）•随机性：随时随地发现问题，提出参谋•从属性：时机、领导接受•多样性•主动性案例讨论某公司召开年终总结大会，经理讲话：“今年本公司的合作单位进一步扩充，到现在已发展到47个”话音刚落，他的秘书站起来冲着台上的经理高声纠正：“讲错了，那是年初的数字，现在已达到63个。”全场哗然，经理羞得面红耳赤。你如何看待这一件事？1.领导出现失误，秘书人员要提醒，这是分内的事情。2.注意提醒的方式、场合、语气，不能让领导当众出丑。3.以巧妙的方式为领导解围，也可以私下里与领导沟通，切忌当众指责，让领导下不来台。《资治通鉴》、《三国志》写杨修之死的原因：曹操叫人建造花园，他看了后只在花园的门上写一“活”字。众人皆不明其意，杨修看了说：在门上写“活”，就是“阔”字，丞相是嫌门阔了。竟不问曹操，擅自命人把门改窄。曹操知道后，口虽称美，“心甚忌之”。“一合酥”事件：人家送来一盒酥糖，还是奶酪我忘了，曹操吃了一口，然后写了一个“合”，联合的合。杨修拿过来就吃，大家说什么意思，你看，不是“人一口”吗？一人吃一口嘛。“鸡肋”事件：诸葛亮智取汉中曹操兵退斜谷中，曹操正在进退两难之际，适庖官进鸡汤。操见碗中有鸡肋，因而有感于怀。正沉吟间，夏侯惇入帐，禀请夜间口号。操随口曰：“鸡肋！鸡肋！”惇传令众官，都称“鸡肋”。行军主簿杨修，见传“鸡肋”二字，便教随行军士，各收拾行装，准备归程。有人报知夏侯惇。惇大惊，遂请杨修至帐中问曰：“公何收拾行装？”修曰：“以今夜号令，便知魏王不日将退兵归也：鸡肋者，食之无肉，弃之有味。今进不能胜，退恐人笑，在此无益，不如早归：来日魏王必班师矣。故先收拾行装，免得临行慌乱。”后来杨修被曹操处死。拓展阅读：不“越位”•作为秘书，绝对不能干预上司的决策，超越自己的职责范围，自行其是。以下几种行为是典型的超越自己职责范围的行为，秘书在工作必须加以注意：1.未经授权，在各部门送上来的报告上签字盖章。2.私自代表上司与客人洽谈业务。3.随便接待或回绝没有预约的客人。4.询问会议内容。5.不代替上司接待客人。6.不随意决定上司的工作日程。第六章参谋咨询第一节参谋咨询工作概述三、正确认识秘书的参谋咨询职能(二)要认识秘书参谋咨询的目的为领导决策服务。要在决策行为全过程中提供参谋性质的服务。何为领导决策？是指领导者在领导活动中，为了解决重大的现实问题，通过采用科学的决策方法和技术，从若干个有价值的方案中选择其中一个最佳方案，并在实施中加以完善和修正，以实现领导目标的活动过程。第六章参谋咨询第一节参谋咨询工作概述三、正确认识秘书的参谋咨询职能(三)要认识秘书参谋咨询的性质秘书参谋咨询实际上是一种信息服务，带有浓厚的应用色彩——解决工作中的疑难问题或对不确定的事件做出有益的预测，使领导做出趋利避害的决策。〖案例分析〗沙里淘金小张是刚从大学毕业分配来的某厂办公室秘书，虽然他早就听人说过信息是资源，是财富，但究竟它的价值有多大，对领导决策起多大作用，总感到说不清。在一次领导办公会上，办公室卢主任让小张做记录，他才对信息工作有了切身的理解。会上，管设备的副厂长提出技术改造方案，以提高企业的竞争力，要求把刚刚收回的一大笔资金，重点投放到购买机械设备上。管财务、管生产的副厂长都表示支持。当厂长正要拍板决断时，卢主任说他想向各位领导汇报一个新情况，供领导们参考。领导们的目光一起转向了他。〖案例分析〗沙里淘金1“我先说几条信息请领导们参考：一是我国粮食进入市场后，粮价上调的趋势十分明显；二是国际上几个主要粮食进口量大的国家今年均遭自然灾害，国际性粮食歉收趋势已定；三是供应我厂工业粮食原料产量区今年都遭到严重的水灾；第四，今年又是乡镇企业发展很快的一年，这些乡镇企业不少是利用其资源优势从事投资少见效快的食品和酿酒业，都将以粮食为原料。根据以上情况，我预计，近期粮价必上涨，而且上涨幅度较大，可能每千克上涨0．2至0．5元之间；我厂每年工业原料用粮10万吨，按每千克原料用粮上涨0．3元计算，每吨将上涨300元，10吨就是3000元，全年就是3千万!因此，我建议当务之急是在粮食涨价前购进原料，这样可以降低成本，提高竞争力，获得可观的经济效益。然后再把获得的盈利投入技术改造；由于经济实力增强了，我们进行技术改造的起点可以更高些，最好能达到国际先进水平。这样，就为我们的产品参与国际市场竞争打下了坚实的基础。……”〖案例分析〗沙里淘金2卢主任的发言结束后，会场一片寂静。领导们有的拿出计算器仔细地算着；有的掏出钢笔，在本子上写着；还有的托着腮在沉思……过了一会儿，厂长的发言打破了寂静：“卢主任提出了一个值得我们深思的问题。我同意他对粮食价格变化所作的分析和预测。摆在我们面前的问题，是先搞基本建设和技术改造，还是先购进即将涨价的原料，取得经济效益后再以更大的投入进行高起点的技术改造。请大家对这两个方案再议一议。”大家七嘴八舌讨论起来，会议气氛十分活跃。经过反复比较、分析、论证，厂领导最后一致同意采纳卢主任的建议：先购进粮食原料，再进行技术改造。〖案例分析〗沙里淘金3后来的事实证明，卢主任的预测是完全正确的，他的方案使企业获得了巨大的利润，整整多赚了一个亿!小张敬佩地对卢主任说：“看来信息是金钱的说法一点不假!您是怎样获得这些信息的呢?”卢主任说：“信息变化极快，信息工作无止境。这次我们虽然从大量信息中淘出了一些金沙，但不知还有多少金矿等待我们去开掘、去淘洗、去利用。稍一马虎，它就会从你眼皮底下溜走。淘金，把小张引入了对信息工作的深层思索第六章参谋咨询第一节参谋咨询工作概述三、正确认识秘书的参谋咨询职能(四)关于秘书参谋咨询作用的两个误区关于秘书参谋咨询作用的两个误区1.过分夸大秘书机构参谋咨询作用2.认为秘书都应“争当领导的参谋”第六章参谋咨询案例：原北京市常务副市长王宝森的秘书闫振利深受王宝森信任，他常自恃是王宝森的秘书，称王称霸，随意扣押请示报告，代替王宝森发号施令。后因贪污1万元，挪用公款64万元，判刑7年。第六章参谋咨询第一节参谋咨询工作概述四、参谋咨询工作的方法•预测性参谋咨询•持续性参谋咨询•建议性参谋咨询•信息性参谋咨询第六章参谋咨询经典案例•20世纪80年代，美国电视台直播了“挑战者号”航天飞机起飞，因为这是首次进入太空的女宇航员。她是一位中学教师，将在太空为学生们做一系列物理实验，所以数以万计的学生和家长观看。•然而起飞仅数分钟就起火坠毁了，全国人民为之震惊和悲痛。当时美国总统里根正在国会开会，白宫办公厅的领导并未授权负责撰稿的秘书起草讲话稿，但女秘书却早已坐在电脑旁流着泪敲打键盘。•当里根匆忙赶到电视台打算即兴讲话时，女秘书及时递上了演讲稿。里根是演员出身，面对镜头声情并茂地念了起来。美国人民被感动了。后来的民意调查显示，里根的支持者在这次事件后不断上升。第六章参谋咨询第二节领导决策过程中的参谋咨询一、发现存在问题中的参谋咨询领导机关一般通过常规统计数据、调查研究、人民来信来访、媒体报道、学者建议、下级报告等途径发现需要解决的问题。秘书机构在这些环节中都能起到相当重要的作用。（p238）第六章参谋咨询第六章参谋咨询3月18日:孙志刚被黄村街派出所送往广州收容遣送中转站3月18日:孙志刚称有心脏病被收容站送往广州收容人员救治站3月20日:孙志刚在救治站遭遇无情轮番毒打“、3月20日:救治站宣布孙志刚不治死亡4月18日:尸检结果表明,孙志刚死前72小时曾遭毒打第六章参谋咨询第六章参谋咨询第二节领导决策过程中的参谋咨询一、发现存在问题中的参谋咨询秘书机构应该协助领导分析问题的性质和特点，并准确地加以说明。•是什么•发生在什么地点•发生在什么时间•发生的范围和程度•发生的原因：直接原因、间接原因、根本原因等第六章参谋咨询案例分析第六章参谋咨询第二节领导决策过程中的参谋咨询二、确定决策目标中的参谋咨询在确定决策目标（要达到的数量、质量等指标）中，1、要确定价值准则（经济价值、技术价值、社会价值等）。2、要分析实现条件。当领导确定决策目标时，秘书机构要依据领导解决问题的意向，通过信息和调研，广泛深入地了解有关的真实情况，发现和分析工作中的问题，提供领导在确定决策目标时参考。第六章参谋咨询第二节领导决策过程中的参谋咨询三、拟订备选方案中的参谋咨询拟制备选方案，就是拟制多种可选择的、有原则区别的决策方案，以资比较和鉴别。一般决策要设计三至五个方案。第六章参谋咨询第二节领导决策过程中的参谋咨询四、选择决策方案中的参谋咨询•秘书机构将各种方案提到领导面前，并把各种可能性分析意见以及预测的意见摆到领导面前，供领导对各种方案进行比较鉴别，权衡利弊，选其优者或综合成一个好的方案。•原则：两利取其重，两害取其轻第六章参谋咨询第二节领导决策过程中的参谋咨询五、实施完善决策中的参谋咨询决策的实施过程，是信息