【有效的时间管理】做个会开会的中层领导

广州精弘益企业管理咨询有限公司GuangzhouHLEANSYSTEMConsultingCo.,Ltd【有效的时间管理】做个会开会的中层领导HLEAN_SYSTEM精益生产宣传和推广，传播精益文化、工具、方法，介绍先进的精益生产体系，帮助企业进一步改善，最大化地减少浪费，降低成本，增加附加价值和利润，从而提升企业竞争力。不消说，作为中层，常常会遇到各种各样的会议。可以说，会议是中层工作的一部分。一旦掌握不好开会的技巧，就会白白浪费很多时间，且收不到成效。因此，每个中层领导都应该掌握简单而有效的开会技巧，使会议开得高效、成功，也才能把握好时间。一、只开有必要开的会作为一个善于管理时间的中层，首先要确定是否有开会的必要，这一做法必不可少。因为开会要花费宝贵的时间和金钱。所以说，会议只有在有必要时才开，并且要开得简短有效。通常来说，这些情况下需要开会：·想从下属那里获取信息或建议；·想让下属参与解决问题或制定决策；·有问题需要向下属澄清；·有重要事情需要把下属集中到一起传达；·有问题涉及多个部门而需要协调解决；·有问题不明或责任厘定不清。无须开会的情况：·运用打电话、发邮件等可以解决的；·事情保密，不宜扩大知情范围的：·完全可以由自己做决策的；·一些烦琐小事。二、做好前期准备组织一场高效的会议是需要中层领导精心设计的，在开会之前，中层领导要注意以下几个方面。1．明确开会的目的和议程通常来说，中层领导开会主要有以下三个目的。(1)传达指令。当上司有决定和决策需要中层向下属传达时，这时就可开会。这种传达方式较正规，可避免员工对公司情况的一些不必要的猜测。广州精弘益企业管理咨询有限公司GuangzhouHLEANSYSTEMConsultingCo.,Ltd(2)解决实质问题。(3)分配任务。至于议程，中层可在开会前列分会议议程，内容包括会议的目的、与会人员、要讨论的问题、讨论问题的顺序、需要作出什么样的决议。这样，会议的流程基本上就定下来了。另外，这一议程表要提前发给每位与会者，以便于他们提前思考、做准备。2．确定开会时间确定开会时间是进行高效时间管理的方法之一，例如把一些重要会议安排在周五下午或繁忙的周一，远远比不上周二或者周四的某个时间。而且，上午10-12点、下午1-3点，是开会的最好时机，最适合调动员工集思广益；而下午3-5点，则不要安排会议。3．务必确定好会议地点一定要让每位与会者知道会议的最终地点，以免误事。而且，最好不要把会议地点安排在自己办公室，以免使下属受到干扰？4．必须保证每位都通知到保证每位都通知到才能按时开会，不会因为其中某一人而延迟会议或延长会议，也不会因此而耽搁更多更重要的事。需要提醒的是，如果是1：15开会，就不能通知成一点一刻，要尽可能在开会时间上加个尾数，这样才能加深与会者印象，使会议准时开始。总之，好的准备是成功的一半，一次成功的会议背后一定有非常充分的准备工作。高效会议要求中层领导循序渐进、按部就班地做好会前的各项准备工作。当然，有些事并不是非要中层自己去做，授权给下属做即可。三、避免无目标的冗长会议一名优秀的中层应该是这样的：他们会尽量避免各种没有明确目标的会议，无论是亲自出席的会议还是远程会议。因为冗长无味的会议只能消磨人的斗志，浪费宝贵的时间，降低工作的效率。正如有位中层所说：“我们公司每周六上午召开经理例会，刚开始召开时，好像每个经理都有很多问题要谈，但随着开会次数的不断增加，经理例会变成了一种例行公事，会议越开越短，越开越没有主题，大家好像都没什么话可说。”由此可知，一个没有目标却冗长无比的会议，不仅起不到原有的作用，反而会事倍功半。为了避免广州精弘益企业管理咨询有限公司GuangzhouHLEANSYSTEMConsultingCo.,Ltd这一现象，中层领导不妨参考下面的建议。1．言简意赅，控制发言时间中层领导在致开场白时，要将其限制在一分钟左右。如在进行必要l}自我介绍之后，扼要地把开会目的、预期效果、参会人员、开会时间和≤议议程等事项向大家讲明，同时要突出重点，使参会人员有充分的思想滩备，然后迅速切入主题，引导大家发言。中层领导除了自己要带头做到言简意赅外，还要有效引导会议，控铝发言时间。假如每个人都需要作3-5分钟的“开场白”，并成为开会的怡例，那会议的成效可想而知。有些好为人师的人与喋喋不休的人最容易硎坏会议，这时就有必要礼貌地打断他们，以缩短冗长的个人独白。这样雕人不仅消耗时间，还会让那些拥有更好意见的人没有机会发言。有一位销售部经理上任的第一天，在全体员工大会上的发言只有以]：几句：“我不是来这里交朋友的，而是受命而来，要打造一个销售团队，销售我们的产品，这就是我想做的事情。谢谢！”如此言简意赅的发言，与动辄长达几个小时的会议，形成了鲜明对比。2．试试“无会周”和“站立”式会议如今在有些企业，设立了“无会议日”、“无会议周”，这些措施可避免毫无意义的会议，受到企业员工的欢迎。而且，开会时采取“站立”式，可避免开会的拖拉与冗长。中层领导不防学以致用，有效地避免不必要的长篇大论，防止浪费时间。3．控制好会议节奏中层领导在会议进程中，一定要注意控制好会议的节奏。因为节奏过慢，会使会议拖沓冗长；节奏过快，达不到开会的目的，严重的会造成重大失误。所以，可适当调动与会人员的注意力，主动提问，善加引导，并提醒大家抓紧时间发表意见，相同意见可从简或不再重复。4．控制离题发言会议中，中层领导尽量不要安排“即席讲话”和“即席发言”，以免在漫无方向的闲聊中使会议偏离了原来的核心主题，浪费大量的时间。美国一家公司的中层领导采取了一个被他称为“打腹稿”的技巧来避免会议离题发言：在会议提出一个重大问题或主要问题之后，他会要求与会人员慎重思考片刻，在这短暂的沉默当中，保持会议室的安静，不许任何人即兴发言。这种会议主持技巧的使用，迫使所有的与会人员对会议的议题深思熟虑，而不是随意发言。总之，会议要短而精，紧扣主题进行，把与会人员的注意力吸引到议题上来，保证会议顺利进行。广州精弘益企业管理咨询有限公司GuangzhouHLEANSYSTEMConsultingCo.,Ltd作为中层领导，组织一场高效率的会议，会前怎么准备、怎么去主持和控制会议进程，是一项技术性很强的工作。只有掌握一定的技巧，做个会开会的中层领导，才能节约更多的人力和物力，也才不会浪费与会者更多宝贵的时间，并起到事半功倍的效果。