专项维修资金使用操作流程手册

专项维修资金使用操作流程手册一、使用专项维修资金向小区办申报必须提供的资料（一）使用申请序号资料名称1物业维修申请报告2《单位工程综合质量评定表》或《辽宁省房屋建设工程和市政基础设施工程竣工验收备案书》3工程预算书4住宅共用部位共用设施设备维修和更新、改造方案5商品住宅专项维修资金使用预算分摊业主确认明细表6商品住宅专项维修资金使用预算分摊业主确认结果汇总表7业主大会决议8维修资金使用有关情况的告知函（此函由业委会报送社区委员会）及社区居委会出具的复函9住宅共用部位共用设施设备维修和更新、改造方案公示证明及公示照片10商品住宅专项维修资金使用预算分摊业主确认明细及汇总表公示证明及公示照片11业主大会决议公示证明及公示照片12项目维修前状况的照片PS对住宅共用部位共用设施设备实施特种改造的，还应提交相关专业部门出具的审批意见或鉴定报告等资料；上述资料需提交一式五份。（至少一份为原件）（二）结算资料序号资料名称1物业维修管理委托书（由业委会与被委托管理单位签订）2工程中标通知书、中标公示及公示照片3施工单位营业执照和资质证书（复印件）4工程开、竣工报告5施工合同6质量检验评定表7工程结算书8维修资金分摊情况说明9维修资金分摊表10业主委员会对工程结算、质量评定、资金分摊等情况的验收报告11项目维修后状况的照片12收款收据及建筑业统一发票（复印件）13工程质量监督检验报告、相关费用结算发票（复印件）14工程费用审计报告、相关费用结算发票（复印件）15商品住宅专项维修资金使用结算付款委托书PS业主大会决定聘请监理机构监督检验施工质量和聘请专业机构对工程费用进行审计的，需分别提交上述13、14项；需直接把维修资金划拨给施工单位的，需提交上述第15项。对消防、电梯等特种共用设施设备进行维修、更新和改造的，还应提交专业部门出具的验收鉴定。上述资料需提交一式五份。（至少一份为原件）二、操作步骤：（一）前期准备工作1、提前做好业主的缴纳信息同政府网上信息的核对工作，提前将错误信息进行更正，避免影响结算时的分摊进展，对未缴纳维修资金业主的情况要了解原因，做好催缴方案，避免影响公司的经济利益。2、提前准备本次使用维修资金涉及到分摊楼体的《单位工程综合质量评定表》（基本为2001年上半年之前竣工的楼体）或《辽宁省房屋建设工程和市政基础设施工程竣工验收备案书》（基本为2001年下半年之后竣工的楼体）3、对维修部位进行原始状况拍照存档。（二）制定维修资金使用计划，向业委会提出物业维修申请报告1、定项（确定维修内容）2、对需维修工程进行充分论证，避免公司风险（必须已过质保期，且分析业主对此项工程认可程度），向公司管理层提报通过。3、对维修项目进行工程造价的预算（考虑招标费用、监理费用及审计费用，预算价要高于结算价），维修项目要求找专业的招标机构进行招标确定施工单位、聘请监理公司及结算审计公司，召开业委会时要明确提出并声明，费用统一进行分摊。4、如有资金缺口（由业主未缴纳或账户余额不足）的，项目应提前与管理层明确是否进行先行垫付施工，后续由业主大会授权业委会进行催缴（或物业公司进行催缴）。（三）业主委员会对维修项目的审批、授权1、以客观事实、规范、规定为依据，提出书面申请维修报告，一并提供工程预算书及住宅共用部位共用设施设备维修和更新、改造方案，使业主委员会充分理解维修工作的必要性，达到业主委员会通过，签署物业维修管理委托书。2、考虑全面，委托书的内容要授权物业公司进行整个使用过程的操作（包括委托进行全体业主的维修资金问卷调查工作、业主大会通过后的申报办理，施工单位、监理单位以及审计单位的选择、施工管理、工程结算、预留及支付施工单位质保金）（四）以书面调查问卷的形式召开业主大会1、调查前应该对业主进行公示告知，公示至少包括维修申请报告、业委会委托授权书、住宅共用部位共用设施设备维修和更新改造方案，公示时间不能低于10天。（需要对公示进行拍照存档）2、调查问卷要按统一格式填写并经过品质部专业岗进行审核。3、调查工作要合理有序，过程中须让每户业主先仔细阅读‘住宅共用部位共用设施设备维修和更新、改造方案’后，再进行签字确认，否则可视为无效。4、将问卷做好存档工作，并建立电子档案，汇总形成业主意见调查汇总表，每份问卷都需要业委会签字盖章确认。5、将调查结果形成业主大会决议进行公示（需要对公示进行拍照存档），公示时间不能低于5天。（五）区小区办初审批1、将申请资料准备齐全，一式5份报区小区办进行初审（至少一份原件）。2、如无须补充要件，区小区办派人到现场进行核实（单元为单位，按10%比例。超过1000户的可按5%比例抽查）。3、如须补充材料，区小区办会下达‘申办资料补全告知单’，或要求申办人作出说明并建立相关的备忘档案，此时服务中心应按小区办意见及时补充相关资料。4、审核、抽查都没有问题时区小区办在‘商品住宅专项维修资金使用申报审核表’上签字盖章。（六）市小区办最终审批1、市小区办对区小区办初审上报的材料进行审核。2、如存在问题，市小区办向申办人下达‘申办资料补全告知单’，责令整改完善。3、资料无问题并完成审核后，市小区办在‘商品住宅专项维修资金使用申报审核表’上签字盖章。4、服务中心将全部审核资料存档并告知业委会审核结果，同时确认操作下一步工作。（七）对工程进行招标选择施工单位1、最少选择三家够资质的施工单位，可向业委会推荐监理单位、结算审计单位。（资质资料存档）2、每个合作单位的确定都须要业主委员会委员参与并签字确认（定标、选择监理及结算审计单位、工程开竣工报告等），向施工单位说明工程可能需要全额垫付工程款，结算回款后支付，需在报价中充分考虑。3、将施工过程中容易出现的问题及不利因素详细告知施工单位，并做好相关备案说明（招标答疑过程），避免实施过程中发生纠纷。4、由业委会根据招标结果确定施工单位并对中标单位下发‘中标通知书’，同时在园区进行公示，公示时间不能低于5天（拍照存档）。5、公示达到约定时间后并业主对公示内容无异议，业委会、社区、物业共同签署‘工程中标公示证明’。（八）签订合同、施工1、签订招标委托合同、监理合同、施工合同。2、签订开工报告。3、制定合理施工计划，并按照计划严格执行。4、开工前要将施工计划及可能带来的影响对业主进行告知公示（3-5天）。5、涉及业主的施工，要提前通知业主并告知业主注意事项。6、对于施工单位的管理要渗透到每个施工人员，让执行规定的人了解规定内容。7、做好物料进场检验记录及每个节点的验收记录（质量检验评定表）。8、施工过程中要进行拍照存档。（九）公司及业主委员会验收1、服务中心统筹组织公司内部验收，应至少由分管管理层、项目负责人、工程监理、项目现场负责人、工程部专业岗（涉及品质部专业岗的也应该参加）以及施工单位现场负责人参加初次验收。2、由施工单位对存在问题进行整改，合格后由服务中心邀请业委会进行现场验收，验收合格后业委会在竣工报告上签字。3、在施工过程中与业主委员会保持沟通，了解业主委员会验收重点，达到验收合格。（十）结算分摊、区小区办验收1、网上进行费用分摊，打印分摊表。2、邀请区小区办进行现场验收。（十一）小区办审核结算资料及分摊情况将结算资料整理详尽，报区小区办进行初审核合格后报市小区办审核结算。（十二）结算回款与市、区小区办保持良好的沟通关系，跟踪审核回款的进展，付款前需要向小区办提供施工单位给物业公司开具的发票复印件，加盖公司财务章，物业公司给房产局开具收款三联据，盖公司财务章，向房产局提供公司账号，以便划款。附件一：专项维修资金使用相关资料（全部为新增加！！！！）1.1附件1.1：商品住宅专项维修资金使用申报资料1.2附件1.2：商品住宅专项维修资金使用结算资料附件二：使用流程图报公司相关部门审核通过同意同意并对物业服务中心进行委托操作授权未通过通过服务中心不能自行维修的同业委会共同确定监理单位服务中心能自行维修的服务中心履行合同审批内部验收合格内部验收合格合格合格不进行维修物业服务中心编制年度专项维修资金使用计划公司管理层审核召开业主大会评议、确认（包括发生的招标、监理费、结算审计费）——召开前要提前公示物业服务中心报区小区办初审自行组织维修、更换服务中心组织采用招标形式确定施工单位同时确定监理、审计单位（须有业委会参与）服务中心组织施工单位施工并对过程进行监控物业服务中心收集所有竣工资料办理维修资金使用结算手续服务中心组织公司内部、业委会分别进行竣工验收物业服务中心办理维修资金回款物业服务中心征求业主委员会意见物业服务中心组织小区办、监理公司共同进行竣工验收业委会自行管理使用过程将盖有业主大会公章的业主大会决议在楼道内公示5天并拍照留存