合同管理规范

合同管理规范文件编号：WDSG/FZCS-S-WI-NK0103版本状态：A/0第1页共5页为提升公司合同管理的水平，规范合同的拟定、审批、签订（续签）、履行、评估、解除等行为，特制定本规范。1.合同的分类根据公司实际情况，将与业务相关的合同分为以下几类：1.1租赁类合同：包括写字楼租赁合同、广告位租赁协议、仓库租赁合同等。1.2多种经营合同：包括多种经营管理合同、临时促销协议、ATM机经营管理合同等。1.3物业服务合同：包括住宅、写字楼、主力店、商铺物业服务合同等。1.4服务分包业务合同：包括垃圾清运合同、绿化养护合同、保洁合同、绿植租摆合同、消杀“除四害”合同、外墙清洗合同、电（滚）梯维保合同、空调水处理合同、化粪池、隔油池、集水坑清理合同、公共区域成品保护合同、消防维保合同、劳务外包合同等。1.5物资采购类合同：包括办公用品采购合同、工程材料采购合同等。1.6管理类协议或公约：消防责任书、装修协议书、业主临时公约等。2.合同的签订管理2.1合同文本的拟定及审核2.1相关业务经办部门负责拟定合同及附件、协议、补充协议等文本。2.1.1凡单项合同额1万元(含)以上的业务需招标确定合作方，超过20万元由集团商管公司组织招标。2.1.2经办人与部门负责人共同参加合同谈判，不得一个人直接与对方谈判合同；2.1.3各类合同文本需填写《合同审批汇签表》，经各相关部门负责人、分管副总审核，如非集团下发的合同示范文件，需报法律顾问审核，对文本进行修改的需重新履行审核手续。2.2合同签订审批合同在正式签订前，必须按规定填写《合同审批汇签表》、按公司内的审批组合规定执行书面或OA审批。2.2.1公司合同审批组合：2.2.1.1租赁类合同，需招商营运部经理、分管副总、财务副总、总经理审批；2.2.1.2多种经营合同，需招商营运部经理、分管副总、财务副总、总经理审批；合同管理规范文件编号：WDSG/FZCS-S-WI-NK0103版本状态：A/0第2页共5页2.2.1.3物业服务合同，需相关部门经理、分管副总、总经理审批；2.2.1.4服务分包业务合同，需相关经办部门负责人、品质部经理、财务副总、分管副总、总经理审批；2.2.1.5物资采购类合同，需行政部经理、分管副总、财务副总、总经理审批；2.2.1.6管理类协议或公约，需相关经办部门负责人、分管副总、总经理审批。2.2.2需上报集团商管公司审批时，将《合同决策信息一览表》、《合同审批汇签表》或OA审批记录、集团商管相关批复文件等报集团商管行政部或走OA审批流程。2.2.3凡走OA审批时，必须依照《合同审批汇签表》中“合同要点”的规定将相关信息填写完备、清晰。2.2.4行政部检查审批流程及合同文本的完整性、对方签字代表人及印章的合法性，在《合同审批汇签表》上填写合同编号，合同编号按年号（4位）＋流水号（3位）进行编制，如2008015表示2008年度第15号合同（其他参阅《档案管理规范》）。2.2.5经总经理签字后在公司落款处盖章，并在文本侧页加盖骑缝章。2.3.已签订合同文本的管理2.3.1行政部留存合同正本，并于当日内将合同传递至财务部（正本）、相关执行与考核部门（复印件）；2.3.2行政部三日内建立合同档案，包括合同正本、《合同审批汇签表》（OA审批表）、《合同决策信息一览表》、对方公司营业执照、资质证书复印件（加盖红章）、法人身份证复印件、法人授权委托书等。2.3.3行政部三日内建立合同台帐，于各合同到期前60天公示并通知相关业务部门组织合同到期前评估与续签工作。2.3.4已签订合同文本的借阅2.3.4.1原则上合同正本不得外借；2.3.4.2合同的借阅须经行政部经理审批后方可借阅；2.3.4.3建立合同借阅记录，借阅时间不得超过一周；2.3.4.4借阅人员不得将合同转借，不得向其他人员透露合同内容。3.合同的履行管理合同管理规范文件编号：WDSG/FZCS-S-WI-NK0103版本状态：A/0第3页共5页3.1.须公司付款的各类合同3.1.1月评月评适用于合同期在三个月以上且循环执行的服务分包合同，由归口业务部门根据合同规定的考评要求进行日常检查、考核，保存相关记录，如有违约或影响服务质量的行为应及时与乙方的驻场主管、必要时与乙方公司进行沟通处理。（参阅《服务供方管理规范》、相关合同及记录）3.1.2付款前评价：付款前评价适用于合同期在三个月以上且循环执行的服务分包合同每次付款前，由归口业务部门根据合同规定的考评要求进行检查、考核，保存相关记录，付款区间内如有违约或影响服务质量的行为应依照合同规定扣减款项，必要时可提前终止合同。（参阅《服务供方付款评价规范》、相关合同及记录）月付款的循环执行的服务分包合同付款前评价可与月评合并。3.1.3到期前的评价到期前评价适用于一次性业务合同、合同期在三个月以上且循环执行的服务分包和采购合同。一次性业务合同到期前评价在付款前完成，合同期在三个月以上且循环执行的服务分包和采购合同（参阅《行政管理策划》）到期前评价应于合同到期前一个月完成，以便续签工作的开展。需重新选择供方的分管副总应提前介入，保证在合同到期前完成供方选择、招投标、重新签订合同的工作。到期前评价由分管副总主持，归口业务部门准备评估材料，包括《分包方工作评定表》、《分包方评审记录》、合同期各评价要点的执行情况、市场价格调查等。合同评价要素表（适用于一次性业务合同付款前评价、循环执行的服务分包和采购合同付款前评价）清洁类工程维保类清理清运类绿化类劳务外包类物资采购类一.会前组织与准备主持人物业副总工程副总物业副总/工程副总物业副总物业副总/工程副总行政副总材料准备环境主管各专业主管环境/工程各专业主管环境主管车场/安管/维修主管行政主管合同管理规范文件编号：WDSG/FZCS-S-WI-NK0103版本状态：A/0第4页共5页二.参加人员归口业务部门主管环境主管各专业主管环境/工程各专业主管环境主管车场/安管/维修主管行政主管归口业务部门负责人环境部经理写字楼管理部经理工程部经理环境部/工程部经理环境部经理安防部/工程部经理仓库管理员、行政部经理、工程部各专业主管品质部经理√√√√√/财务副总√√√√√√总经理需进行重大决策与调整时参加三.评价要素与权重（%）1.人员管理247101531/人员出勤7/4710/人员形象与守纪73638/人员操作与培训74/58/人员岗位布置与管理3///5/2.现场管理714211513/现场环境与秩序/714108/安全防护77755/3.质量394939402650频次/775//配件与用品质量67/5//服务标准与质量262325232035故障/问题处理（送货及时）/5///8应急处理配合（售后服777767合同管理规范文件编号：WDSG/FZCS-S-WI-NK0103版本状态：A/0第5页共5页务）4.价格3030303030505.其他所需资质必须具备行业相关资质合法性必须符合相关环保、安全、行业等法规的规定3.1.4当出现影响合同履行的重大事件时，可随时进行评估。3.1.5业务归口部门应将每个合同的月评、付款前评价、到期前评价等应与日常考核的相关记录等分别立档。3.2向乙方收款的合同3.2.1租赁类和多种经营类合同由营运部根据合同条款从形象、安全性、效益、履约情况等方面进行综合考评（参阅《营运管理标准》和相关合同），分管副总、财务副总与总经理参与评估。3.2.2物业服务合同当出现对方不履行合同、双方对合同条款存在重大分歧、相关法律法规出现重大调整、重大投诉等情况时，组织评估。3.2.3管理类协议当相关法律法规出现重大调整、管理和服务有新的需求或调整时组织评估。4.合同的续签与解除合同续签必须经过到期前评价，确认其质量与价格符合集团商管公司和本公司的要求，按本规范第二条“合同的签订管理”履行续签手续。正常合同到期解除需按合同规定的时间通知对方，并做好新合同签订所需的供方选择、合同文本拟定、招投标等工作；非正常的合同期内解除，需做好评估、报批及应急措施。