合同管理流程

华锐世纪集团合同管理流程编号：HVS-OP-ZB002版号：A/0页码：第1页共12页1合同管理流程编制日期审核日期批准日期修订记录日期修订状态修改内容修改人审核人批准人华锐世纪集团合同管理流程编号：HVS-OP-ZB002版号：A/0页码：第2页共12页2合同管理流程合同策划合同形成及管理合同变更、转让或解除支持文件区域公司领导各经办部门/合约组成本管理部亦可由对方提出审批路径与合同签署前的审批路径相同YY合约规划《合同标准文本审批表》提出变更、转让或解除申请《采购方式选择作业指引》合同审批《合约分解表》《档案管理作业指引》合同履约检查和后评估按审批意见执行组织编制标准合同文本登记存档合同草拟合同签署审批《项目成本管理流程》审批总结归档合同交底履行工程招标管理流程发起审核项目成本管理流程合同谈判《工程招标管理流程》《合同会签审批表》华锐世纪集团合同管理流程编号：HVS-OP-ZB002版号：A/0页码：第3页共12页31.目的1.1.规范公司合同的管理，防范与控制合同风险，有效维护公司的合法权益。2.适用范围2.1.项目开发中对外签订的各类采购合同，包括实物的采购和服务过程的采购。3.术语和定义3.1.标准化合同：本流程中所述标准化合同，即公司为了规避合同风险，同时在合同洽谈前掌握主动权，对公司核心业务的外包合同自行编制的标准合同文本。在标准合同文本中要基本锁定商务条款和法律条款，任何合同的签订，在有标准合同文本的前提下，应使用标准化合同。3.2.采购合同的分类定义如下；3.2.1.工程及材料设备类合同：总、分包施工合同，监理合同，材料、设备订购合同等。3.2.2.技术服务类合同：勘察、设计合同，造价合同。3.2.3.营销类合同：项目开发过程中签订的市场调研、定位策划、广告制作、广告设计、媒体、营销现场包装、印刷品、销售代理、物业管理等合同。3.2.4.其他类合同：土地及相关合同等。4.职责4.1.成本管理部4.1.1.负责组织合约规划并确定合约规划方案。4.1.2.负责组织并推动公司的合同标准化工作。4.1.3.负责公司设计、工程及材料设备类合同的商务条款审查和谈判。4.1.4.负责合同的登记、保管，建立公司合同台帐。4.1.5.定期对合同的履约情况、执行情况进行抽查。4.2.财务管理部4.3.1．负责对各类合同进行财务审核；4.3.2．负责有关合同事宜与外部法律顾问的对接。4.2.1.公司各经办部门4.2.2.配合进行合约规划。4.2.3.负责本专业部门标准合同文本的制定和修订。4.2.4.负责本专业或职责范围内的合同的草拟、谈判与签署。4.2.5.负责本部门合同台帐的登记与管理。4.2.6.负责发起本专业外包合同的评审与会签。4.2.7.负责本部门经办合同的履约监控。4.2.8.负责发起本部门经办合同的变更、转让或解除事宜。华锐世纪集团合同管理流程编号：HVS-OP-ZB002版号：A/0页码：第4页共12页44.3.区域公司领导4.3.1.各专业总监（成本）参与合约规划并会签，区域总经理审批。4.3.2.各专业总监（成本）按《授权手册》要求负责审核/审批本专业标准合同文本。4.3.3.按《授权手册》要求负责对相应类别合同签订、变更、转让、解除的审核/审批。5.工作程序5.1.合约规划5.1.1.成本管理部在项目目标成本（施工图预算后编制）形成后，根据目标成本的四级科目，对应分解形成初步的合约清单。5.1.2.成本管理部组织工程采购管理部、营销管理部、设计管理部等专业部门进行会审，针对初步形成的合约清单提供专业意见，进而优化合约结构、界定合同范围、初定合约签订时间；形成《合约规划方案》，采用会议和会签的形式组织审核/审批。5.1.3.审批路径1)《合约规划方案》：成本管理部审核，工程采购管理部、财务管理部、工程总监和财务总监参与并会签，专业总监（成本）审核，区域总经理审批。5.1.4.《合约规划方案》将作为制定招标计划的依据。5.2.合同条件5.2.1.订立合同的基本条件：1)有保证、抵押或定金等担保的；2)我方需先履行合同的；3)有封样要求的；4)合同对方为外地单位的；5)因其它特殊要求或风险控制要求需要以合同形式约定的。6)涉及政府收费类，需向公司提报收费标准，按“合同审批流程”审批后，传递至公司成本管理部、财务管理部，方可执行。7)营销管理部应编制分期销售推广费用明细表、阶段销售推广费用明细表；涉及样板间、临时大型活动推广等，由营销管理部经理提报费用标准，经营销总监审核后，报区域总经理审批。审批通过后传递公司成本管理部、财务管理部，方可签订单项合同。8)样板间装饰类费用，营销管理部提报装饰方案，及整体预算，报公司审批后，传递成本管理部、财务管理部，在标准内执行，可不单独签订配饰购买合同。5.3.标准化合同文本的编制为了强化对合同的风险管理，公司应对标准化合同的编制工作进行规划，并组织实施，逐步扩大标准化合同的比例，有效控制重要合同、高额合同的风险。在与供方签约时应优先使用标准化合同。华锐世纪集团合同管理流程编号：HVS-OP-ZB002版号：A/0页码：第5页共12页55.3.1.成本管理部组织确定标准化合同制定的范围，并负责商务条款的审核。5.3.2.营销管理部负责营销类标准化合同的制定。5.3.3.设计管理部负责设计勘察类标准化合同的制定。5.3.4.工程采购管理部、项目管理部负责工程、材料设备类标准化合同的制定。5.3.5.在标准合同编制过程中，公司各专业总监（成本）负责各自部门标准化合同的把关。5.3.6.各部门在编制技术条款部分时应确保不与行业现行标准法规等相冲突，结合商务条款和技术条款，编写完成完整标准合同文本后提交成本管理部，由成本管理部审核。5.3.7.初步形成的标准合同文本由成本管理部依次报各专业总监（成本）签批，确定后分别由成本管理部和各专业部门存档。5.3.8.国家或行业有制式化的标准合同时，各专业部门应严格按照标准编制，如有不适用时，可在法规要求的框架内作适度更改。5.3.9.基于合同履行情况、政府法规政策调整的情况、案例分析的结论等，标准合同文本应适时的持续改进。技术条款部分由公司各专业部门及时提出修改，商务条款部分由成本管理部及时修改，审核路径同标准化合同的编制。5.3.10.标准化合同文本编制完成后，应成为公司各部门在进行合同签订时的模板。5.4.确定合作方5.4.1.合作方按照各类相应的招标采购相关规定来选择。5.4.2.政府行为、行业垄断等类合作方可直接签订合同。5.5.合同草拟5.5.1.合同由各经办部门负责草拟，已制订并实施标准合同文本的，原则上应采用标准文本，且一般不得随意更改商务条款内容。如确需变动，按照5.1部分标准化合同的编制过程对条款变动进行审批。5.5.2.如无标准合同，专业部门起草技术条款部分，并反馈成本管理部审核，成本管理部负责将商务条款部分固化，各专业合同按《合同审批流程表》规定的审批流程进行审批。5.5.3.政府有关部门有强制性规定的，可采用所要求的合同文本；公司尚未制定或不宜采用标准合同文本的业务，应参照以往的合同，或最相类似的标准合同文本，或行业合同示范文本另行拟定合同。5.5.4.经办部门在拟订合同条款或补充协议时，应做到内容合法、条款齐备、文字清楚、表述规范、权利义务和违约责任明确，日期、期限和数字准确。合同内容各主要部分草拟要点如下：1)当事人的名称、住所：合同抬头、落款、公章应与对方当事人提供的资信情况载明的当事人的名称、住所应保持一致。2)合同标的：合同标的应具有唯一性、准确性，买卖性合同应详细约定规格、型号、商华锐世纪集团合同管理流程编号：HVS-OP-ZB002版号：A/0页码：第6页共12页6标、产地、等级等内容；服务性合同应约定详细的服务内容及要求；对合同标的无法以文字描述的应将图纸等作为合同的附件。3)数量：合同应采用国家标准的计量单位，一般应约定标的物数量，常年经销合同无法约定确切数量的应约定数量的确定方式（如电报、传真、送货单、发票等）。4)质量：有国家标准，部门行业标准或企业标准的，应约定所采用标准的代号；化工产品等可以用指标描述的产品应约定主要指标要求（标准已涵盖的除外）；凭样品支付的应约定样品的产生方式及样品存放地点。5)价款或报酬：签订框架合同需注明框架合同包括的内容及相应的计价依据；单项合同签订时，应以框架合同单价为计价依据，超出此单价经办部门应做明确说明。理由不充分的可不签批。价款或者报酬应在合同中明确，采用折扣形式的应约定合同的实际价款；价款的支付方式如转帐支票、汇票（电汇、票汇、信汇）、托收、信用证、现金等应予以明确；价款或报酬的支付期限应约定确切日期或约定在一定条件成就后多少日内支付。对有预付款的工程，尽量要求对方提供银行保函，不能提供保函的，应注意资金的安全性。工程未进行竣工结算前应保留一定比例的尾款。6)履行期限、地点和方式：履行期限应具体明确定，无法约定具体时间的，应在合同中约定履行期间的方式；合同履行地点应力争作对本方有利的约定，如买卖合同一般约定交货地点为本公司仓库或本公司的住所地；约定具体地名的应明确至市辖区或县一级；买卖合同在合同中一般应约定交付的手续，即合同履行的标志，如托运单、仓库保管员签单等。7)合同的担保：合同中对方当事人要求提供担保或本方要求对方当事人提供担保的，应结合具体情况根据《担保法》的要求办理相关手续。8)合同的解释：合同文本中所有文字应具有排它性的解释，对可能引起歧义的文字和某些非法定专用词语应在合同中进行解释。9)保密条款：对技术类合同和其他涉及运营信息、技术信息的合同应约定保密承诺与违反保密承诺时的违约责任。10)合同联系办法：履行期限长的重大经济合同应当约定合同双方联系办法。11)违约责任：根据《合同法》作适当约定，注意合同的公平性。12)解决争议的方式：对合同争议的解决方式，一般不约定以仲裁方式解决。5.5.5.合作方提供格式合同的，经办部门应首先检查是否与招标文件要求或投标文件等承诺一致，然后再参照5.2合同条件检查。5.6.合同谈判5.6.1.需要时经办部门应在谈判前对合同谈判对象的以下资质进行复核：1)对签约对方的法人资格、资信情况、运营范围及代理权限进行调查和核实。华锐世纪集团合同管理流程编号：HVS-OP-ZB002版号：A/0页码：第7页共12页72)属对方当事人委托代理人签订合同的，经办人必须要求对方代理人出具有对方法定代表人签字并盖公章的书面授权委托书，同时要对授权的具体内容和授权期限进行审核，以防委托代理人越权签订合同。5.6.2.经办部门确定进行合同谈判交底时，就以下谈判准备事项进行安排：1)确定谈判的目标。2)确定必要时作出哪些让步。3)确定我方及对方的实际需求（或目标）和强制（或约束）条件。4)准备初步的谈判日程及谈判内容的先后次序。5)确定谈判的人选、分工和谈判的原则等。5.6.3.成本管理部（合约组）组织经办部门与招标入围单位进行谈判，经办部门主要就技术条款进行谈判，成本管理部主要就商务条款进行谈判；需要时组织相关部门就谈判的结果进行交底。5.6.4.经办部门整理谈判资料及结论，按照《合同审批流程表》要求分别发起审批。5.7.合同审批5.7.1.需要进行法律审查的合同，经办部门在定稿后应及时联系公司法律顾问，进行审核。5.7.2.法务审核通过后，经办部门对《合同会签审批表》进行编号，按照《合同审批流程表》的要求发起审核。各审核部门或审核岗要从法律、政策的角度，从维护本公司利益出发，在各自的职权范围内对合同提出书面，经办部门根据修改意见整理出最终的合同文本，各审核部门根据最终的合同文本在《合同会签审批表》上签署是否同意的意见。5.7.3.如审核部门或审核岗对合同重要条款提出修改意见（如商务条款，责任条款等），经办部门必须重新组织与供方的洽商，必要时各意见提出部门或岗位均应参加洽商，双方取得一致后进行修改。5.7.4.不同性质、类别和内容的合同，审核程序可以有差异。根据《授权手册》，各类别合同的审核路径见合同审批流程表。合同审批