山东省社区矫正人员档案管理办法

山东省社区矫正人员档案管理办法第一章总则第一条为加强和规范社区矫正人员档案管理工作，有效地保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》、《社区矫正实施办法》的有关规定，制定本办法。第二条社区矫正人员档案是指司法行政机关对社区矫正人员进行监督管理、教育帮扶工作过程中所依据和形成的具有查考和凭证作用的文字、声像、电子数据等各种载体和形式的历史记录。第三条司法行政机关对社区矫正人员档案管理工作实行统一领导，分级管理，并接受同级地方档案行政管理部门的监督和指导。县（市、区）司法局和司法所具体负责社区矫正人员档案管理工作。第四条县（市、区）司法局应当配备专（兼）职档案管理人员，负责社区矫正人员档案的收集、整理、归档和移交工作。第二章档案内容第五条县（市、区）司法局应当建立和保存社区矫正人员的执行档案；司法所应当建立和保存社区矫正人员的工作档案，同时留存社区矫正执行档案副本。执行档案副本和工作档案分别装订，并同盒存放。第六条执行档案归档材料范围1.社区矫正人员基本信息表2.拟适用社区矫正调查评估意见书3.刑事判决书、裁定书、决定书、执行通知书、罪犯执行告知书、接受社区矫正保证书及假释证明书、保外就医审批材料、出监鉴定材料等4.社区矫正人员报到谈话记录5.社区矫正人员告知书6.社区矫正人员报到情况通知单7.社区矫正人员进入特定区域(场所)、外出（居住地变更)审批表8.社区矫正人员警告审批表、违反社区矫正规定警告决定书9.提请治安管理处罚、撤销缓刑、撤销假释、收监执行、减刑审核表及建议书10.解除社区矫正证明书11.解除社区矫正通知书12.社区矫正人员死亡通知书、死亡证明等有关材料13.暂予监外执行的社区矫正人员病情复查审批表14.社区矫正人员矫正期间再犯罪的，新罪判决书等文书材料15.其他应当归档的相关材料第七条工作档案归档材料范围1.社区矫正人员基本信息表2.社区矫正宣告书3.社区矫正责任书4.社区矫正人员矫正个案书5.社区矫正人员报告活动情况登记表6.暂予监外执行的社区矫正人员病情复查登记表7.司法所定期走访、检查核查记录表8.社区矫正人员参加教育学习情况登记表9.社区矫正人员参加社区服务情况登记表10.社区矫正人员思想汇报材料11.社区矫正人员教育谈话记录12.社区矫正人员心理矫治记录13.社区矫正人员帮困扶助记录14.社区矫正人员考核奖惩材料15.社区矫正人员人身危险评估表16.社区矫正人员阶段矫正效果评估表17.社区矫正人员总体矫正质量评估表18.社区矫正期满鉴定表19.解除社区矫正宣告书20.其他应当归档的相关材料第三章档案整理第八条社区矫正人员档案的整理应当本着方便管理和利用的原则。应归档的材料任何组织和个人不得据为己有。第九条归档的材料必须字迹清晰、工整，一律使用蓝黑墨水、碳素墨水书写或打印机黑色打印，不得使用圆珠笔、铅笔或复写纸书写。同一份材料的内容书写用色应当一致，不得出现混用现象。第十条社区矫正人员档案材料应当完整规范，社区矫正人员姓名、年龄、文化程度、籍贯、住址、罪名、矫正类别、矫正期限等基本信息及主要犯罪事实，应当以决定机关的法律文书为准，人员基本信息不得简写，数字应当统一使用汉字小写或阿拉伯数字。归档材料中引用的法律法规，必须使用全称，并准确无误。社区矫正工作人员或社区矫正人员在文书材料上的签字一律使用姓名的全称，不得代签、略写，所有签名均在姓名下方注明时间（年月日），姓名应当签在材料的右下角或适当位置，不得越出装订线。凡需加盖单位公章或需社区矫正人员按捺手印的，应当使用红色印泥。第十一条社区矫正人员档案以个人为单位进行整理。社区矫正人员档案材料按照一人一卷、一人一盒的原则进行整理、保存。其卷内材料应当按照本办法第六条、第七条所列顺序排列、编号、编目。第十二条档案卷内页码应当用铅笔编写在文字材料右上角（背面编在左上角）；卷内材料应当统一采用70克A4型纸张。第十三条归档材料应当与卷皮、卷内目录、备考表装订成卷。档案装订时做到右齐、下齐，在案卷左侧采用三孔一线装订方式，按规定用线装订，不得使用订书针、曲别针等金属物品。对新材料应当及时归档，至少每年装订一次。第十四条社区矫正人员档案编号（档号）采用八位数字组合，前四位数是社区矫正人员报到的年度，后四位数是年度内社区矫正人员到县（市、区）司法局报到的序列号。每名社区矫正人员执行档案的档号和工作档案的档号应当一致。社区矫正人员到县（市、区）司法局报到时，由县（市、区）司法局为其编制档号。第十五条社区矫正人员档案盒封面、盒脊、案卷封面、卷内目录、卷内备考表由省司法厅、省档案局统一设计。第十六条县（市、区）司法局应当依托社区矫正信息管理系统建立社区矫正人员电子档案，实现纸质档案和电子档案同时保存并一并归档，归档要求参照《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）。第四章档案管理第十七条县（市、区）司法局应当建立收集、整理、归档、保密、借阅、移交、销毁等一系列完整的档案管理制度。第十八条县（市、区）司法局和司法所应当按规定配备档案装具，以及达到档案管理要求的库房，具备档案基本保管条件。第十九条档案管理人员应当严格遵守保密制度，不得泄漏档案内容，不得丢失、抽取、篡改、销毁有关材料，对损坏的档案要及时进行补救，确保档案真实安全。第二十条档案管理人员因工作调动或其他原因不再从事此项工作的，应当做好档案移交工作，办理交接手续。社区矫正人员如因居住地变更等因素变更执行机关的，档案应当随社区矫正人员移交新居住地县（市、区）司法局。第二十一条社区矫正人员档案不得外借。有关单位或者个人需要查阅档案或摘抄、复印材料的，应当持单位介绍信和本人有效证件，经县（市、区）司法局分管负责人批准。复印的档案材料需加盖县（市、区）司法局档案保管部门的印章方为有效。第二十二条县（市、区）司法局应当对解除矫正的未成年社区矫正人员的纸质档案、电子档案予以封存。第二十三条司法所应当在社区矫正人员解除或者终止社区矫正之日起一个月以内，将整理完毕的工作档案及执行档案副本移送县（市、区）司法局。第二十四条社区矫正人员档案保管期限为100年，保管期限从解除或者终止社区矫正当年算起。第二十五条县（市、区）司法局应当根据实际工作情况，按照有关鉴定销毁的规定，销毁执行档案副本。第二十六条县（市、区）司法局应当根据有关规定向同级国家综合馆移交社区矫正人员档案。第五章附则第二十七条本办法由省司法厅负责解释。第二十八条本办法自颁布之日起施行。