《中文版Word2007文档处理实用教程》第九章

计算机基础与实训教材系列《中文版Word2007文档处理实用教程》第九章得心应手处理长文档:::::《计算机基础与实训教材系列》系列丛书官方网站:::::学习目标在建立长文档后，可以使用大纲方式来组织和查看文档，帮助用户理清文档思路，迅速把握文档的中心思想；可以在文档中插入目录和索引，方便用户查阅；还可以在需要的位置插入批注表达意见。:::::《计算机基础与实训教材系列》系列丛书官方网站:::::本章重点大纲视图的基本操作主控文档的基本操作插入目录和索引使用书签插入批注和题注长文档的编辑技巧:::::《计算机基础与实训教材系列》系列丛书官方网站:::::9.1大纲视图的基本操作Word提供了一些管理长文档功能和特性的编辑工具。Word2007中的大纲视图就是专门用于制作提纲的，它以缩进文档标题的形式代表在文档结构中的级别。本节将介绍大纲视图中的基本操作，如创建大纲文档、选择大纲内容、更改标题级别、章节的折叠与展开、移动章节等。创建大纲文档章节的折叠与展开选择大纲内容更改标题级别移动大纲标题:::::《计算机基础与实训教材系列》系列丛书官方网站:::::9.1.1创建大纲文档在Word2007文档中，打开【视图】选项卡，在【文档视图】组中单击【大纲视图】按钮，或单击状态栏上的【大纲视图】按钮，就可以切换到大纲视图模式。此时，【大纲】选项卡随即出现在窗口中，如图9-1所示。:::::《计算机基础与实训教材系列》系列丛书官方网站:::::9.1.2章节的折叠与展开如果大纲的子标题太多，容易造成混乱，不利于从总体上把握整个文档的内容。此时，使用Word2007中提供了文档的折叠功能，即可对文档的标题实现展开或折叠操作。在【视图】选项卡中，将鼠标指针定位在要展开或折叠的标题中，单击【展开】按钮或【折叠】按钮，可以扩展或折叠大纲标题。:::::《计算机基础与实训教材系列》系列丛书官方网站:::::9.1.3选择大纲内容在大纲视图模式下的选择操作是进行其他操作的前提和基础，在此将介绍大纲的选择操作，选择的对象不外乎标题和正文体。:::::《计算机基础与实训教材系列》系列丛书官方网站:::::9.1.4更改标题级别文本的标题级别并不是一成不变的，用户可以按需要对其实行升级或降级操作。在Word2007中，更改标题在文档中级别的方法如下所述：选定标题后每按一次Tab键，标题就会降低一个级别；每按一次Shift+Tab键，标题就会提升一个级别；选定标题后，在【大纲】选项卡的【大纲工具】组中单击【提升】按钮或【降低】按钮，对该标题实现层次级别的升或降；如果想要将标题降级为正文，可单击【降为“正文文本”】按钮；选定标题后按下Alt+Shift+←组合键，可将该标题的层次级别提高一级；按下Alt+Shift+→组合键，可将该标题的层次级别降低一级。按下Alt+Ctrl+1或2或3键，可使该标题的级别达到1级或2级或3级。:::::《计算机基础与实训教材系列》系列丛书官方网站:::::9.1.5移动大纲标题在Word2007中既可以移动特定的标题到另一位置，也可以连同该标题下的所有内容一起移动。可以一次只移动一个标题，也可以一次移动多个连续的标题。要移动一个或多个标题，首先选择要移动的标题内容，然后在标题上按下并拖动鼠标右键，可以看到在拖动过程中，有一虚竖线跟着移动。移到目标位置后释放鼠标，这时将弹出如图9-10所示的快捷菜单，选择菜单上的【移动到此位置】命令，即可完成标题的移动。:::::《计算机基础与实训教材系列》系列丛书官方网站:::::9.2主控文档的基本操作主控文档是一组单独文档(或子文档)的容器。使用主控文档可创建并管理多个文档，例如包含几章内容的一本书。本节将介绍主控文档的基本操作，如创建主控文档、编辑主控文档等。创建主控文档编辑主控文档:::::《计算机基础与实训教材系列》系列丛书官方网站:::::9.2.1创建主控文档如果要创建主控文档，需要从大纲着手，然后将大纲中的标题指定为子文档。也可以将当前文档添加到主控文档，使其成为子文档。:::::《计算机基础与实训教材系列》系列丛书官方网站:::::9.2.2编辑主控文档当创建一个主控文档之后，可以对其进行多种操作。在大纲视图下，可将整个文档作为一个大纲来处理，每一个子文档相当于一节，可以扩展、折叠、降级或升级任意一节；在正常视图模式下，对主控文档的操作完全像普通文档的操作一样。:::::《计算机基础与实训教材系列》系列丛书官方网站:::::9.3插入目录通常情况下，可以对一个编辑和排版完成的稿件自动生成目录。目录与一篇文章的纲要类似，通过它可以把握文档的结构，并了解整个文档讨论的内容。创建目录更新和删除目录:::::《计算机基础与实训教材系列》系列丛书官方网站:::::9.3.1创建目录Word2007具有自动编制目录的功能，这样用户可以很方便地为文档创建目录。创建目录的方法很简单，打开文档，将插入点定位在文档的1级标题，按Enter键换行。然后打开【引用】选项卡，在【目录】组中单击【目录】按钮，在弹出的菜单中选择【插入目录】命令，打开【目录】对话框。:::::《计算机基础与实训教材系列》系列丛书官方网站:::::9.3.2更新和删除目录当创建了一个目录后，如果再次对源文档进行编辑，那么目录中标量和页码都有可能发生变化，因些必须更新目录。要更新目录，可以先选择整个目录，按下Shift+F9快捷键，显示出TOC域，如图9-20所示。再次按下F9功能键，则打开如图9-21所示的【更新目录】对话框；如果要删除目录，可以选中该目录，并按Shift+F9功能键，先将其切换到域代码方式，然后再选择整个域代码，按下Delete键即可。:::::《计算机基础与实训教材系列》系列丛书官方网站:::::9.4索引所谓的索引，是指标记文档中的单词、词组或短语所在的页码。在管理长文档时，索引是一种常见的文档注释方法。使用索引功能可以方便用户快速地查询单词、词组或短语。标记索引项创建索引:::::《计算机基础与实训教材系列》系列丛书官方网站:::::9.4.1标记索引项在Word2007中，可以使用【标记索引项】对话框对文档中的单词、词组或短语标记索引项，方便以后查找这些标记内容。标记索引项的本质就是插入了一个隐藏的代码，便于查询。:::::《计算机基础与实训教材系列》系列丛书官方网站:::::9.4.2创建索引在文档中标记好所有的索引项后，就可以着手进行索引文件的创建了。用户可以选择一种设计好的索引格式并生成最终的索引。通常情况下，Word会自动收集索引项，并将它们按字母顺序排序，引用其页码，找到并且删除同一页上的重复索引，然后在文档中显示该索引。:::::《计算机基础与实训教材系列》系列丛书官方网站:::::9.5使用书签所谓的书签，是指对文本加以标识和命名，用于帮助用户记录位置，从而使用户能快速地找到目标位置。在Word中，书签与实际生活中提到的书签的作用相同，用于命名文档中指定的点或区域，以识别章、表格的开始处，或者定位需要工作的位置、离开的位置等。添加书签定位书签删除书签:::::《计算机基础与实训教材系列》系列丛书官方网站:::::9.5.1添加书签在Word2007中，可以在文档中的指定区域内插入若干个书签标记，以方便用户查阅文档中的相关内容。:::::《计算机基础与实训教材系列》系列丛书官方网站:::::9.5.2定位书签在插入一个书签之后，用户可以使用书签定位功能来快速定为到书签位置。定位书签的方法有两种方法，一种是利用【定位】对话框来定位书签；另一种是使用【书签】对话框来定位书签。:::::《计算机基础与实训教材系列》系列丛书官方网站:::::9.5.3删除书签对于不使用的书签，可以将其删除，从而避免使用大量的书签时造成混乱现象。删除书签的方法为：打开【插入】选项卡，在【链接】组中单击【书签】按钮，打开【书签】对话框。在【书签名】下侧的列表框中选择需要删除的书签选项，然后单击右侧的【删除】按钮即可，如图9-30所示。:::::《计算机基础与实训教材系列》系列丛书官方网站:::::9.6插入批注批注是指审阅读者给文档内容加上的注解或说明，或者是阐述批注者的观点。它是附加到文档中的内容，适用于上级审批文件或教师批改作业等场合。添加批注编辑批注:::::《计算机基础与实训教材系列》系列丛书官方网站:::::9.6.1添加批注在文档中添加批注时，可以显示一个批注框，每个批注名称都是由Word用户名的缩写开头，后面跟一个批注号，然后在批注号后面输入内容即可。批注不会影响到文档的格式，也不会被打印出来。:::::《计算机基础与实训教材系列》系列丛书官方网站:::::9.6.2编辑批注添加批注后，用户还可以对其进行编辑修改，如显示或隐藏批注、设置批注格式、删除批注等。:::::《计算机基础与实训教材系列》系列丛书官方网站:::::9.7插入题注在文档中插入图形、公式、表格时，需要对插入的项目进行顺序编号，Word为用户提供了自动编号标题题注功能。添加题注修改题注:::::《计算机基础与实训教材系列》系列丛书官方网站:::::9.7.1添加题注在Word2007中，插入表格、图表、公式或其他项目时，可以自动添加题注。打开【引用】选项卡，在【题注】组中单击【插入题注】按钮，打开【题注】对话框，如图9-35所示。单击【自动插入题注】按钮，打开【自动插入题注】对话框，如图9-36所示，其中选择需要插入题注的项目，就可以自动为该项目添加题注。:::::《计算机基础与实训教材系列》系列丛书官方网站:::::9.7.2修改题注在Word2007中，插入题注后，所添加的题注并不一定符合用户的需求，这时需要对该题注的标签或格式进行修改。:::::《计算机基础与实训教材系列》系列丛书官方网站:::::9.8脚注与尾注的应用脚注和尾注是对文本的补充说明，或者对文档中的引用信息的注释。脚注一般位于插入脚注页面的底部，可以作为文档某处内容的注释，而尾注一般位于整篇文档的末尾，列出引文的出处等。插入脚注和尾注编辑脚注和尾注:::::《计算机基础与实训教材系列》系列丛书官方网站http: