《办公室管理》第四章辅导

《办公室管理》第四章辅导一、重点难点分析邮件的处理，是文秘人员的重要工作。有些公司的文秘人员甚至每天要化几乎半天的时间来做这件事。一方面要处理外面寄来的信，另一方面还要发出大量的信件。文秘人员要做好这项工作必须懂得一些基本的规则和方法。1．邮件的收取企事业单位邮件的送达有四种情况：（1）传达室或收发室收到邮件，再送到文秘人员办公室。文秘人员在这种情况下，应注意邮件到达自己办公室的时间规律，尽量不要在邮件到达时离开办公室，如不能避免，应请人代领。当面点清邮件总数，并填写“邮件收领单”，特别要写清楚机要邮件、经办人等项目，如有污损应当面指出，以分清责任，并在邮件上注明：“邮件收到即如此”。（2）邮件送到单位所租的信箱，由文秘人员开启，取出邮件带回办公室。这时，文秘人员每天的开箱次数应该和邮局投递的次数一致，并尽可能地在时间上与送达时间相合拍，形成一种规律。这样，才可能提高邮件的处理效率，不使耽误工作，也避免了邮件遗失的可能性。开启信箱应该做到专事专办，即取出邮件后应立即返回办公室，不要带着邮件再去办理任何其他事情。如果邮件较多，文秘人员可以事先带上一个包袋，以免邮件在途中失落。（3）由专人送达，需要签收的邮件，如特快专递。这些邮件在一天之内随时可能到达，由文秘人员负责签收、处理，或者分发给其他部门及有关人员。（4）如果公司使用电子邮件系统，文秘人员到达办公室的第一件事是检查电脑里的电子邮箱和其他设备，如传真机和电传打字机，查看晚上是否有信件传送过来。电子邮件可以在屏幕上看到，但通常的做法是文秘人员把接受到的信息全部或部分打印出来，然后与其他要交给上司的信件放在一起，或者把电子邮件发送给其他部门、人员。如果从外部送达的邮件是由单位的收发部门负责的，当邮件到达文秘人员室时，文秘人员应从其中挑选出必须交给上司的邮件，并记录在收件单（簿）上，如：2．邮件的分拣文秘人员收到邮件后应该按照一定的标准进行分拣：（1）按照收件人的姓名分拣。这是最容易操作的一种标准，但实际分类时很不方便，只适合于人数较少的公司或部门。（2）按照收件部门的名称分拣。按一个部门一类的方法进行分类，如果邮件上写的部门本组织没有设置，则把它归入与此相近的部门，如写明“教育处”收的，可以归入本公司的“培训中心”。这种方法还可以与第一种方法结合起来用，先按收件部门的名称分拣，然后根据姓名归类。（3）按照邮件的重要性分拣。文秘人员可以在两个方面判断出邮件的重要性：一是重要来信人的姓名或重要来信单位的名称；二是邮件上出现的挂号邮件（RegisteredMail）、保价邮件（InsuredMail）、快递邮件（ExpressedMail）、机要邮件（ConfidentialMail）、和带回执邮件（CertifiedMail）等特殊的邮寄标记。此外，电报、电传和传真等邮件也是比较重要的。各个单位可以根据自己的情况设置重要性分类标准，如美国按照重要性分类的标准：所有电报、电传、传真、计算机自动打印输出的文件，以及各种付费特殊的邮件（挂号邮件、保价邮件等）；各种普通邮件，其中包括普通信件以及发票、帐单、货单等单据和支票；本公司设在其他地方的分公司、办事处、工厂或部门寄来的各种邮件；私人邮件和机要邮件；报纸、杂志等定期出版的印刷品；商品目录册、商业宣传用的小册子以及其他各种广告资料；各种邮包。但各行各业的邮件分拣标准应有自己的特点，如私人邮件和机要邮件就不能并为一类。按重要性分拣标准可以和按收件人、部门名称分拣标准相结合的方法，先根据重要性分拣，然后再按其他标准分拣。3．邮件的拆封有些邮件需要文秘人员拆封后交给上司或有关部门处理，到底哪些邮件可以由文秘人员拆封，哪些不允许，应事先与上司达成协议或规定。一般来说，机要邮件和私人邮件文秘人员不应拆封，除非上司特别授权。写明上司亲启的信件应直接交给上司处理，如果文秘人员无意拆开了，在信封上要写上“误拆”，并签上自己的名字，封上信口，把信件交给上司的时候向他（她）道歉。邮件的拆封要注意几点：（1）拿到信件后应在桌子上磕几下，使里面的信纸和其他东西沉落在信封的一边，以免在拆封时遭到损坏。一般用剪刀拆信封，公务信件是不允许用手撕的，如果需要拆封的信件很多，最好用手动或自动拆信机，以提高拆封的效率。（2）正确的拆封位置在信封的右边侧，信封不能丢掉，也不能损坏信封上的文字、邮戳和其他标志。应该用回形针把它与信纸或附件等附在一起，以供以后查阅、佐证之需，这也是归档的要求。（3）信件拆封后，首先要取出里面的所有东西，然后检查信封、信纸上的地址、电话是否一致。假如不一致，应打电话询问正确的，再把错误的划去，这样才能保证寄信人及时收到回信。（4）信封里有时会附有货单、发票、支票等，检查这些附件时，应该一一对照信纸上提到的部分（英文信在正文下标有“Enc.”——enclosure的缩写）。如发现名称或数量不附，应该在信封上写上缺少的附件的名称和数量，接着应及时打电话或写信与寄信人联系，争取事情的妥善解决。信件里的证件、现金等要专项登记和保管。（5）有些邮包是根据公司的订购信寄来的，文秘人员应找出当时的订购信的副本，拆开邮包，仔细检查订购物品的品种、规格、数量等是否与订购的一致，记住没有订购的东西不能签收，不能够接受的东西也不能签收，以防止有欺诈性或破坏性邮包。如果物品有质量等问题时，要及时与对方联系。在移交物品时，要先打印一份清单，注明收到的日期，请接受人员在上面签字，并保存好。（6）有些单位，如法律部门要求在邮件上加盖收到时的日期章，也可以用手工方式填写，表明收到时的年、月、日、时或分。（7）文秘人员应该把邮件分成最急件、次急件和普通件。那些属于“优先考虑”、“紧急”的信件尽快呈送给上司，如紧急商务信函、国际性电传、传真、电报或特快专递等，而一般的公务性信函可以经文秘人员处理后呈送。（8）文秘人员经授权阅看信件时，应把其中的重点部分用红笔划出，并提醒上司注意有关问题（如在信纸边上注明“参阅某卷宗”、“可与前信印证”等），也可以将信中的要点摘录下来以供参考。文秘人员还有责任提供上司回信时的参考资料。（9）收到的广告等邮件，不必交给上司，一般可以作为废纸处理，但有关行业、产品的资料应保存好，或交给有关部门。（10）有些邮件可能误投到文秘人员手里。如果文秘人员不知道转递地址，应该把错误的地址划去，在信封上写上“该地址不对”，并把它退回去。如果误拆了非本公司的信，应在信封上注明“误拆”，并写上自己姓名的缩写，然后把信重新封好并退回去。4．邮件的处理（1）需要呈交给上司的信件，应该赶在上司进办公室之前准备好，或在上司上班不久就要准备好。如果以前保存在档案中的信件与现在这封信有很大的关系，把这封信和档案放在一起。根据重要程度整理上司的信件，最重要的放在最上面。特快专递和电子邮件经常都是急件，有时广告商也用专人传递手段，但文秘人员应分清那些才是真正的特别紧急的信件。可以问问上司是否应该使用不同颜色的文件夹存放不同种类的信件。如果事先得到上司的授权，应对信件进行评注，即把长信中重要的地方标明、显示出来，或者把有用的事情记录下来。如某封信邀请上司在宴会上发表演讲，文秘人员要在信的空白处标出时间、地点等信息，并指出是否与其他约会有冲突。文秘人员可以使用黄色笔标出重要的词，这样复印时就不会留有痕迹。有些办公室不允许在信上写字或作记号，在这种情况下，文秘人员要贴一张自动粘贴、可以移动的小条。（2）文秘人员把办公室无法处理的信，以及应该转交其他人的信件分开放好。对于这些信件，文秘人员可以用商店出售的标准型自动粘贴、可移动的提示条来处理，在上面写上希望某人采取什么样的行动，例如：为你提供信息要你采取行动征求你的同意征求你的意见请转交请交回请和我一起审核请存档文秘人员要审阅信件，把提示条贴在信件上，把信交给应该转交的人，如有必要，附上有关材料或者以前的信件。也可以制作“邮件转送单”（如下图）：如果信件要给好几个人看，可以设计一个传阅顺序提示条。如果使用的提示条上已经有名字（按职务高低排列），在这些名字前按每个人必须收到的顺序加数字1、2、3（按阅处信件的工作顺序排列）。每个人都必须在看完信件后签上自己的名字，然后再转交给下一个人，不要拿掉信上面的提示条（如下图）。（3）文秘人员自己可以处理的信件，办理结果需要让上司知道时，可打印一张小的字条解释你做的事情，把字条与信件放在一起，然后放到上司的桌上供审核。文秘人员许多自行处理的事情都属于例行公事，如回答一般的询问、感谢某人送来你想要的东西，这样的小事就不必向上司汇报了。（4）对报纸和杂志的处理，可以挑出上司喜欢的报纸和杂志放在他的办公桌上，其他的放在报刊架上供大家阅读。（5）广告和传单是方便、免费的信息来源，可以从中了解到新产品的市场行情和发展趋势，也可以了解一些重要的会议和其他的商业行动。例如，会计可能会对新的会计手册或税务手册感兴趣。因此不要按照惯例扔掉所有广告。（6）帐单和结算单一般应转交付款部门。如果办公室负责付帐，而付款日期还很远，可以把付款日期记在备忘录上，把帐单存放到一个“待处理”的文件夹中，等到时间再支付。5．上司不在时邮件的处理上司因为出差或其他原因不在公司时，文秘人员处理邮件要给予更多的重视，并承担更多的责任。首先应该弄清上司不在时，邮件的处理程度和方式有什么变动，怎样变动？文秘人员获得了上司哪些授权，具体如何办理？一般而言，有这样几种可能：（1）文秘人员把需要上司亲自处理的信件先保存下来，并通知发信人信已收到，告诉对方何时可能得到答复。（2）上司指明在他不在时把收到的邮件转送某个部门或人员处理。文秘人员应制作签收单，要求收到人员签名，并注明时间。（3）上司授权文秘人员处理一些应由他处理的邮件。文秘人员应在全面掌握情况的基础上慎重办理。在回信上签上自己的职称（某某人的文秘人员），发出前复印一份，留待上司过目。如果是回电或面谈，则应在收到的邮件上写明回电、面谈的时间和内容，以备后查。（4）如果邮件很多，文秘人员还可以制作邮件摘要表。表上列出何时收到邮件？怎样处理的（文秘人员回信或转送他人）？做了哪些事？采取了哪些措施等等，有些内容需要上司回来决定。如下图：（5）如果上司习惯于每天给办公室打电话，文秘人员应该把需要上司处理的每封信的内容大致记录一下，这样文秘人员就可以随时向上司汇报。（6）如果上司在临走时留下通讯地址和电话。文秘人员在处理邮件时遇到棘手的事情，应及时向上司请示。如有可能，可以把那些难以办理而又急需回复的邮件用传真、快件、电子邮件等形式发给上司，请上司定夺。（7）把寄给上司邮包连续编号（如4—1、4—2、4—3），这样就会知道你寄的邮包是否全部到齐了。如果上司经常换地方，在邮包上编号尤为重要。（8）文秘人员也可以把积压的信件分别放入纸袋，标上“需要签字的信件”、“需要您处理的信件”、“需要读的信件”（这些信件已经答复，但上司可能要过目）、“报告”、“一般阅读材料”（上司可能想读的广告和出版物）。6．邮件寄发前的准备文秘人员要替上司或整个公司、部门发出邮件，其他部门和人员的信件送到文秘人员手里时已封口，文秘人员只需把这些邮件及时送交邮局并办妥邮寄手续即可。如有必要，还需对发出的邮件予以登记。以上司或文秘人员名义发出的邮件，在打印完毕，寄发之前，要做好以下几件事：（1）把信件送交上司，请上司签字，把有关信件复印、存档。（2）打印信封。必须先了解信封的规格、打印的内容以及在信封上的位置。中文信封有规定的样式，而英文信封与中文的有明显的不同。在商务交往中常用的有：大号信封（230mm×120mm）和标准信封（220mm×110mm）等。英文信封上打印的内容有三部分：收信人姓名、地址——要打印完整的姓名及尊称；收信人所在公司、部门的完整名称；收信人的完整地址（房间号、建筑物名称、邮政信箱号码、路或街名、城市或地区名、邮政编码、国名等），打印位置如图所示。寄信人姓名、地址——打印位置在信封的左上角，应空出三格打印，有些公司在制作信封时就印有公司名称、地址。地址的写法也是从小到