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—1—档案制度、全宗卷和编研资料的保管2011(也用于创建档案等级-目标管理/规范管理)在历史长河中，档案和志书以其独特的价值，发挥着存凭、留史、资政、育人的作用。档案里有前人的智慧，也有自己的心血。如何传承好做法、好经验，更好地保障各单位档案工作的发展和延续？答案就在于平时的记录和积累保管，请从做好下列材料开始……1.七大类档案目录的规范编制装盒、装入目录柜(效果如上图)：文书、专业、会计、科技、声像、电子、实物档案，按规范编目录--电子、纸质双套制。历年的文书档案目录，使用归档文件目录夹装订成册。保管期限为永久、30年的目录，一式二套；保管期限为10年的，一式一套。其他类的目录，三孔一线用线扎、加上牛皮纸封面，可以积累50页装订。所有目录装盒，放入目录柜，避免散放遗失，影响工作。机关年鉴/工具书(历年)实物档案目录全引目录19701990全引目录19911995全引目录19962000归档文件目录20012010归档文件目录201120专业档案目录19802000专业档案目录20012010专业档案目录201120会计档案目录·凭证会计档案目录·账簿/报表科技档案目录·基建科技档案目录·设备声像档案目录199020电子档案目录200120全宗卷·目录全宗卷···(一)全宗卷···(二)全宗卷…全宗卷···(八)档案培训资料/培训记录(历机关档案工作制度/规划(历领导小组/管理网络/责任状机关档案工作成果一览(历档案工作目标管理创建(历业务工作基础数字汇(历年)发文汇编·文号文件(历年)专题文件汇编(历年)—2—2.制度、佐证材料(历年)装盒、装入目录柜（含编研开发、全宗卷）：制度--发红头文件：1成立档案管理工作领导小组。2鉴定、销毁领导小组。3安全保卫领导小组。4本单位/系统，会计、业务、电子等专门档案管理办法。5档案保管、保密、利用、统计、移交和档案人员岗位责任制等制度。6档案安全管理应急预案。7机关的档案工作管理网络，和系统的档案管理网络图。有档案存放示意图。8领导今年研究和解决档案工作实际问题的相关文件或会议记录。9分管领导和有关职能科室工作职责、目标责任状中有档案工作内容。10单位五年发展规划和年度工作计划、要点对档案工作有明确要求。11每年组织局内的档案培训资料及培训记录，历年参加省、市的档案培训学习资料等。12系统/机关档案工作目标管理等级一览表，机关七大类档案归档收集清单及每年数量统计、重要档案一览表、检索工具（含目录）一览表、档案编研成果（含汇编）一览表、档案工作设施设备一览表等。（可参考《湖北省机关档案工作业务建设规范》）13编写了主要业务工作基础数字汇编（含专业工作增长情况、登记数据、基层数据、人员数据），文号文件汇编、专题文件汇编、机关年鉴、志书，专业资料汇编等。3.《全宗卷规范》（DA/T12）全宗卷的保管（一式二份，档案进馆时移交一份）：(一)全宗（馆藏）介绍类：全宗介绍、大事记等说明全宗背景和档案状况的文件材料（含全宗介绍、组织沿革及领导班子、大事记等）。——按照《档案馆指南》中的格式拟写。(二)档案收集类：①档案接收和征集工作的办法、标准——按照实际拟写；②档案（资料）交接文据及相关目录（各科室按时向综合档案室移交档案，有档案收进、移出登记簿及相关审批手续。本单位向市档案馆移交档案，交接手续齐全）——见附件1；③档案来源和档案历史转移过程说明材料等——按照实际拟写。(三)档案整理类：①文件材料分类方案、保管期限和归档范围（“三合一”制度）—--发文。②档案整理工作方案、整理工作说明和小结等——见5档案整理和档号编制说明。(四)档案鉴定类：①档案保管期限鉴定、档案开放鉴定、档案分级鉴定、档案销毁鉴定、珍贵全宗卷（四）—3—档案考证鉴定等鉴定工作的制度、组织、方案和标准，鉴定工作形成的报告、请示及批复——见《湖北省国家综合档案馆业务建设规范》（鄂档规〔2011〕5号）之七；②鉴定及销毁处置档案的目录（清册）等——见附件3，及审批及监销手续。(五)档案保管类：①档案保管工作制度——各类制度要发文，需上墙的就上；②档案安全检查（重大节假日前对库房安全检查并有记录，温湿度控制记录，防虫、霉药物、灭菌记录）——制记录表册，按照实际拟写；③档案破损情况调查与修复（抢救）、重点档案保护、珍贵档案仿真复制件制作等工作的记录和说明材料，档案保管状况分析和工作总结、报告等——按照实际拟写。(六)档案统计类：档案基础统计台账，档案工作基本情况统计报表，档案工作统计分析材料。（1）统计表账。按时填报《全国档案事业统计年报》，室藏数量、档案破损与抢救、档案数字化、档案利用、档案开放、编研成果、机关档案年度归档情况等统计台账。——制表册（2）统计分析。对档案统计数据发展变化情况进行绝对数、相对数、平均数比较分析，找出变化规律和薄弱环节，有针对性地加强和改进工作。——按照实际拟写(七)档案利用类：①档案利用制度——制度要发文；②检索工具编制情况，档案开放与控制情况——分别列出一览表；③档案编研与出版情况，档案展览与公布情况，珍贵档案介绍——分别列出一览表；④档案利用效果典型事例—附件4-6查阅、借阅登记台账及利用效果实例全面、具体。(八)新技术应用类：①应用现代技术管理档案的情况记录、工作报告及说明材料——照实际；②档案信息化和数字化工作情况——分别列出一览表；③电子档案（文件）创建和应用环境（硬件和软件）及数据格式说明等——按照实际。(九)综合全宗卷：管理馆藏、全宗属类、全宗群或联合全宗的综合性业务工作规范和管理制度，5.1—5.8中涉及多个全宗的文件材料——本项不针对独立的机关档案室。—4—4.档案工作目标管理（规范管理）等级创建的材料保管(历年)：1档案目标管理等级创建工作领导小组。2创建目标管理工作计划和实施方案。3申请函、情况汇报、自查报告。5.档案整理和档号编制说明（2011年）（历次的变动要积累保管）：此说明，主要是便于新接手的档案员一目了然理解单位档案整理的规律，保持工作延续。文书、专业、科技、会计、声像、电子、实物等档案的，具体参考《湖北省机关档案工作业务建设规范》（鄂档规〔2011〕6号），附件4：机关档案档号编制方法。本处举例，科技档案（可分为3种，即科研、基建、设备）之基建项目的档案分大类、项目代号、收集清单及档号编制说明（表）：（一）分大类：科技档案之基建项目档案的大类区分……（根据单位实际拟定）项目太多的，可分为机关内部基建项目、外部线路一基建项目、外部线路二基建项目……（二）1.机关内部基建项目代号一览表：（2.外部其他，依此类推）项目代号项目名称j001XXX单位的办公楼（南区A）j002XXX单位的服务大楼（南区B）j003XXX单位的办公楼（北区E）…………（三）科技档案之基建项目档案的收集清单……（根据单位实际,写入“三合一”制度）（四）科技档案之基建档案的档号编制方法：文书、科技、专业、照片档案的档号由4部分组成，各部分中间用“—”分隔。档号的编制应遵循唯一性、层次性、助记性、稳定性的原则。科技档案的档号结构为：全宗号—分类及项目号—案卷号—件（页）号。其中，基建档案的档号编制方法举例如下：155-Kj001-2-1件（页）号案卷号分类及项目号（科技-基建档案，001号项目）全宗号—5—单位档案内部归档责任与要求文件材料可以由承办部门收集、整理、归档，并签字负责。归档材料应齐全完整，整理质量应符合相关标准、规范。移交档案、资料应填写《档案交接文据》（附件1,文书/会计/专业等）；移交电子档案应填写《归档电子文件移交、接收检验登记表》（附件6）。附件1：档案交接文据格式（一式2份）1.××局综合档案室文书档案交接文据移出部门名称接收部门名称综合档案室交接性质档案所属年度档案类别数量检索、参考工具永久（卷、件）长期或30年（卷、件）短期或10年（卷、件）其他（卷、件）排架长度（米）种类数量合计移出说明接收意见移出部门（印章）领导人：经办人：移出日期：年月日接收部门（印章）领导人：经办人：接收日期：年月日—6—2.××局综合档案室其他档案交接文据移出部门名称接收部门名称综合档案室一级类目交接性质二级类目题名年度保管期限页数是否规范齐全检索、参考工具种类数量合计移出说明接收意见移出部门（印章）领导人：经办人：移出日期：年月日接收部门（印章）领导人：经办人：接收日期：年月日—7—部分样式见《湖北省国家综合档案馆业务建设规范》（鄂档规〔2011〕5号）。附件2：档案柜架标签格式格式一：柜侧标签格式全宗档案门类类别保管期限起止年度格式二：柜门标签格式全宗档案门类年度保管期限起止档号注：柜门标签仅适用于五节柜之类的档案柜架。不适用于密集架。—8—附件3：档案销毁清册格式档案销毁清册序号案卷或文件题名年度全宗号目录号案卷号或件号件数页数原期限销毁原因备注审批人签字：审批时间：年月日—9—附件4：查阅档案登记表格式查阅档案登记表序号日期单位姓名查档目的案卷或文件题名档号备注—10—附件5：借阅档案登记表格式借阅档案登记表借阅日期单位姓名查档目的案卷或文件题名档号归还日期备注—11—附件6：档案利用效果登记表格式档案利用效果登记表日期单位姓名案卷或文件题名利用目的利用效果—12—附件7:归档电子文件移交、接收检验登记表检验项目单位名称移交部门：接收部门：载体外观检验病毒检验真实性检验完整性检验有效性检验技术方法与相关软件说明登记表、软件、说明资料检验填表人（签名）年月日年月日审核人（签名）年月日年月日单位（印章）年月日年月日注：各检验项经检验合格后，填写“合格”。一项不合格者，须重新复制。