搜索
第二章行政机关公文(上)第一节行政机关公文的概念和特点第二节行政机关公文的作用和种类第三节行政机关公文的格式及其标准第四节行政机关公文的行文一、概念（教材第44页）行政机关的公文(包括电报)，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。相关概念辨析¡ª¡ª公文，系公务文书的简称，是党政机关、社会团体、企事业单位以及其他社会组织行使法定职权、处理日常事务时经常使用的一种文体。公文有其特定的撰写程式和行文格式，是传达党和国家的方针政策、发布党规政令、指导和商洽工作、请示和答复问题、报告情况、交流经验的一种重要文字工具。公文是应用文中最重要且用途最为广泛的一种文体。公文有狭义和广义之分：狭义的公文特指《国家行政机关公文处理办法》中规定的13种行政公文和《中国共产党机关公文处理条例》中规定的14种党的主要公文。广义的公文则涵盖了全部通用公文和专用公文。公文、文件、文书，这是三个既密切联系又有所区别的概念。公文、文件、文书，它们在内涵上是有交叉的，就是说，同一份文字材料，既可以叫做文件，又可以叫做公文，还可以叫做文书，但是，这样的文字材料，在形式和内容上都是有严格要求的，只有符合这种要求，公文、文件、文书才可以作为同义词来交替使用，否则便是误用。公文、文件、文书三者可以说是同中有异、异中有同，这从它们各自的定义中就能够分辨出来。公文的定义前面已经讲过，这里不再重复。所谓文件，它是领导机关根据自己的职责范围而制发的、具有法定效力并设有特定版头的公文（狭义的公文）；所谓文书，它是一切机关、团体、单位和个人，为传递信息、交流思想、联系事务、商洽问题、记录情况等而形成并使用的文字材料。稍加对比我们便不难发现，公文、文件、文书三者是一种包含与被包含的关系。具体地说：文件只是公文当中的一部分，而公文则又只是文书当中的一部分。文书除了包含有公文即公务文书之外，还包含了私人文书在内。文书二、特点（教材第44～46页）行政机关公文具有以下五个特点：(一)政治性(二)政策性(三)法定性(四)规范性(五)时效性第二节行政机关公文的作用和种类一、作用（教材第46～48页）用一句话来概括：行政工具作用。(一)法规与准绳(二)领导与指导(三)晓谕与宣传(四)联系和沟通(五)记载与凭证二、种类（教材第48～50页）(一)命令(令)(二)决定(三)公告(四)通告(五)通知(六)通报(七)议案(八)报告(九)请示(十)批复(十一)意见(十二)函(十三)会议纪要——2001年1月1日起施行的《国家行政机关公文处理办法》（国务院2000年8月24日发布）所规定第三节行政机关公文的格式及其标准（见教材50～63页）公文的格式，指的是公文的外观形式，它既包括组成公文的各部分文字符号在载体(纸张等)上的排列和标识规则，也包括公文的用纸要求和印制规范，换言之，公文的格式就是公文的书面结构与公文的用纸和印制规范的总和，是对公文的文面要求。公文格式的特点具有较强的规范性。《国家行政机关公文处理办法》以一章的篇幅对国家行政机关公文的格式做了规定。而由中国标准研究中心和国务院办公厅秘书局共同起草、国家质监局发布、自2000年1月1日起正式实施的作为中华人民共和国国家标准的《国家行政机关公文格式》，更是前所未有的，最为全面、具体、细致、科学的公文格式标准。下面即根据上述2个公文法规，分别就公文的书面格式、用纸格式和印装格式加以阐述。一、公文的书面格式公文的书面格式，是指公文全部文面组成要素的排列顺序和标识规则。《国家行政机关公文格式》将公文的书面格式划分为眉首、主体、版记三部分。公文首页红色反线(又称间隔横线)以上的各要素统称眉首；红色反线(不含红色反线)以下至主题词(不含主题词)之间的各要素统称主体；主题词以下的各要素统称版记。一、公文的书面格式(一)眉首眉首八要素。一般由公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、红色反线八个要素组成。实际上就是置于公文首页红色反线(宽度同版心，即156mm)以上的各要素。一、公文的书面格式(一)眉首1.公文份数序号。公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。公文如需标识份数序号，用阿拉伯数字顶格标识在版心左上角第1行，采用红色号码机套印，比如同一文稿共印100份；其中第l份的序号可写¡°001¡±，最后一份的序号可写成¡°100¡±。标识份数序号，其主要作用是便利公文的登记、分发和检查。一、公文的书面格式(一)眉首2.秘密等级和保密期限。秘密等级和保密期限是对涉及党和国家秘密的公文的保密程度和传递处理的要求，是在一定时间内只限于特定范围的人员知晓的。党和国家机关的公文密级均为¡°绝密¡±、¡°机密¡±、¡°秘密¡±三个等级，其中¡°绝密¡±、¡°机密¡±两个密级的公文应当标明份数序号。期限不作标注的一般按保密期20年认定。如秘密★6个月、机密★3年、绝密★长期。一、公文的书面格式(一)眉首3.紧急程度。紧急程度是对公文送达和办理的时间要求。党的机关公文的紧急程度分为¡°特急¡±、¡°加急¡±两种，国家行政机关公文的紧急程度分为¡°特急¡±、¡°急件¡±两种。如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，并且标识紧急程度的两字之间须空1个字；如需同时标识密级、保密期限和紧急程度，则密级和保密期限顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。一、公文的书面格式(一)眉首4.发文机关标识。发文机关标识由发文机关全称或规范化简称加“文件”组成，某些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称，不加“文件”字样，比如“函”。有的除标识发文机关全称或规范化简称外，还应加上文种。比如“命令(令)”、“会议纪要”发文机关标识上边缘至版心上边缘一般为25mm；上报的公文（即上行文），发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。“函”的发文机关标识上边缘距上页边的距离为30mm。一、公文的书面格式(一)眉首4.发文机关标识。发文机关标识原则上应使用小标宋体字和红色标识，字号以醒目美观为原则由发文机关酌定，但一般应小于22mm×l5mm。联合行文时应使主办机关名称在前，¡°文件¡±二字置于发文机关名称右侧，上下居中排列。即使是联合行文机关较多，也必须保证公文首页显示正文。一、公文的书面格式(一)眉首5.发文字号。发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文字号一般在发文机关标识下空2行处，用3号仿宋体字标注并居中排布。¡°会议纪要¡±编号置于¡°会议纪要¡±标识之下、红色反线之上正中间。联合行文一般只标明主办机关发文字号。机关代字应当反映发文机关或部门的性质。同一机关、部门的同一类公文的代字应当统一，不可有几种写法。机关代字一般可取机关名称前一个或两个字，但要注意与名称相近的其他机关相区别。年份、序号用阿拉伯数字标识；年份应标全称，用六角括号¡°[]¡±括住；序号不编虚位(即1不编为001)，不加¡°第¡±字。一、公文的书面格式(一)眉首6.签发人。发文机关签发签批公文的领导人的姓名。上报的公文需标识签发人姓名，签发人姓名平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空l字，签发人姓名居右空1字；¡°签发人¡±用3号仿宋体字，¡°签发人¡±后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。如果是联合行文，则有多个签发人，这时，主办机关签发人姓名置于第一行，其他签发人姓名从第二行起在主办机关签发人姓名之下，按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，并使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与其距离为4mm。一、公文的书面格式(一)眉首7.红色反线。红色反线一般标印在发文字号之下4mm处，其长度与版心等宽(即156mm)。一、公文的书面格式(二)主体主体七要素。一般由标题、主送机关、正文、附件、成文时间、印章、附注七个要素组成。一、公文的书面格式(二)主体1.标题。公文标题中除法律、法规、规章名称加书名号外，一般不使用标点符号。书写批转、转发、印发或贯彻上级机关发出的公文的标题，应将事由写清楚，而不能只写原文发文字号。下发行政法规、规章的公文标题用¡°发布¡±，下发隶属机关的公文标题用¡°批转¡±，下发上级、同级和不相隶属机关的公文标题用¡°转发¡±。一、公文的书面格式(二)主体1.标题。公文标题一般标识在红色反线下空2行处，用2号小标宋体字居中排布。如果字数偏多，需要分行排列，分行时须注意不要把各行上下对齐排成等长，更不要将两个字以上的词拆开排在不同行的首尾，总之标题的排布要做到词义完整、排列对称、间距恰当。一、公文的书面格式(二)主体2.主送机关。主送机关是指公文的主要接收机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。如果主送机关较多，则应按其性质、级别和有关规定或惯例依次排列，同性质或同级别的机关之间用顿号，不同性质或不同级别的机关之间用逗号。比如《国务院关于实行企业职工基本养老保险省级统筹和行业统筹移交地方管理有关问题的通知》(国发(1998)28号)，其主送机关的排列形式是：¡°各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：¡±。一、公文的书面格式(二)主体2.主送机关。主送机关一般在标题下空1行、左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格，最后一个主送机关名称后标全角冒号。如果主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。向上级机关请示只写一个主送机关；向下级部分机关发送的公文，如果发送机关少，可将发送机关名称全部写上，发送机关多，可采用¡°各有关部门和单位¡±等办法概写。一、公文的书面格式(二)主体3.正文。正文是公文的主体部分。正文应置于主送机关下一行，用3号仿宋体字，每自然段左空2字，回行顶格；数字、年份不能回行。正文中的人名、地名、数字、引文应当准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号；引用外文应当注明其中文含义；日期应当写明具体的年、月、日；必须使用国家法定计量单位。一、公文的书面格式(二)主体3.正文。用词、用字要准确、规范，文内如果要使用非规范化简称，必须在首次使用全称的同时注明简称，并且还要注意简称在同一篇公文中必须前后统一；公文中的数字，除成文日期、部分结构层次数和在词、词组、成语、惯用词、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，一般应当使用阿拉伯数字。一、公文的书面格式(二)主体3.正文。用数字表示多层次结构序数，其标识方法为：第一层用¡°一、¡±¡°二、¡±¡°三、¡±¡¡第二层用¡°(一)¡±¡°(二)¡±¡°(三)¡±¡¡第三层用¡°1.¡±¡°2.¡±¡°3.¡±¡¡第四层用¡°(1)¡±¡°(2)¡±¡°(3)¡±¡¡一、公文的书面格式(二)主体4.附件。附件是正文的附属部分，是补充公文正文内容的其他公文或材料(包括图表)。公文如有附件，应在正文下空一行左空2字的位置用3号仿宋体字标识¡°附件¡±，后标全角冒号和名称。附件名称后不加标点符号。公文仅1个附件的只标注其名称，不标序号，如有两个或两个以上附件，则应在附件名称前标明序号，序号使用阿拉伯数字，比如：附件：1.XXXXXX2.XXXXXX一、公文的书面格式(二)主体4.附件。如果正文中已写明附件的名称，在正文之下可不做附件说明。附件应在公文成文日期之后，另起一页与正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识¡°附件¡±，有序号时还要标识序号，比如¡°附件1、¡°附件2¡±等。附件的序号和名称应与公文正文之下的附件说明一致。如果附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第一行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件(或带序号)。一、公文的书面格式(二)主体5.成文时间。成文时间以负责人签发的时间为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发时间为准。公文成文时间用汉字将年、月、日标全，¡°零¡±写为¡°0¡±，一般置于正文右下方，具体的上下位置依印章来定，左右位置由字数来定。¡°会议纪要¡±的成文时间居右顶格标识在红色反线之上右侧。一、公文的书面格式(二)主