《工程项目合同索赔管理办法》

-1-中铁武汉电气化局集团成都分公司文件电气化蓉成本〔2014〕52号关于印发中铁武汉电气化局集团成都分公司《工程项目合同索赔管理办法》的通知分公司各部门、各项目部：为加强分公司工程项目合同索赔管理，调动相关管理人员的积极性，促进工程项目提高经济效益，公司制定了《工程项目合同索赔管理办法》，现予以公布，请遵照执行。附件：中铁武汉电气化局集团成都分公司工程项目合同索赔管理办法二〇一四年十一月十日-2-中铁武汉电气化局集团成都分公司工程项目合同索赔管理办法第一章总则第一条为加强工程项目合同索赔管理（以下简称索赔），促进工程项目提高经济效益，切实维护公司合法权益，有效化解经营风险，同时调动相关管理人员的积极性，特制定本办法。第二条本办法所称索赔，是指工程项目合同履行过程中，符合法律法规和合同规定，有利于提高项目经济效益的合同价格调整、变更设计和由于非自身责任造成的工程项目在经济和工期上的损失，向责任方提出赔偿的行为。第三条索赔是工程项目化解经营风险，争取经济效益的重要途径，应始终成为公司重点推动、项目经理部狠抓落实的重要日常工作之一，应高度重视，加大工作力度，落实责任制，努力实现项目创收增效。第二章分工与职责第四条索赔工作实行分公司分管领导负责制，成立索赔领导小组，负责分公司索赔工作的总体策划。分公司成本管理部是索赔工作的归口管理部门，负责分公司索赔工作的策划、协调和管理，负责对项目部索赔业务的指导以及索赔工作的监控，主持重大索赔事项的实施。第五条项目经理部是索赔工作直接实施单位，项目部应成-3-立索赔小组，小组成员由索赔分管领导、各专业工程师、合同管理工程师、物资部门、作业队等与索赔工作直接相关的业务人员组成。项目经理为工作小组组长，负责牵头制定索赔工作总体思路、方案和过程实施并对索赔效果负责，是索赔工作第一责任人。项目索赔小组副组长，是索赔工作的直接责任人，负责索赔工作的具体落实；合同管理工程师是索赔工作的专职人员，负责索赔日常管理工作及基础资料的落实。第三章索赔主要内容第六条索赔内容根据合同条件及项目实际情况确定，主要包括以下事项：1．施工图量差；2．变更设计及因变更设计导致原合同单价不适用；3．政策性调整；4．业主或监理工程师延迟供图纸、施工场地、通道、水电管线、测绘资料或下达指令；5．甲供料供应不及时，或供应不合格；6．不可抗力；7．不可预见的障碍物或自然条件（如施工环境、气候、水文、地质等）变化，超出招标文件提供资料的范围；8．监理工程师或业主提供错误的放线资料或错误的设计图纸；-4-9．监理工程师或业主要求额外的钻探研究、各种试验、检查；10．在工程现场发现文物、古迹以及具有地质研究或考古价值的其他遗迹、化石、钱币等而必须采取的保护措施；11．剥开已完工程任一部分并使该部分恢复原状，经查明其施工符合合同规定；12．因监理工程师或业主的任何行为或失误所引起的暂停施工、减缓施工进度或业主要求提前或延长工期；13．人工、材料价格及其他因素的涨落、后继立法变更、货币汇兑限制等；14．业主延迟付款的利息以及业主延迟付款导致的停工或缓工；15．业主延迟验收或延迟结算；16．保险索赔。主要包括建筑工程一切险和第三方责任险的索赔，还包括由项目经理部投保的机械设备险和特殊工种及高空水上作业人员安全保险等的索赔；17．非自身责任引起合同终止而发生的经济损失；18．符合法律法规及合同规定的其他索赔事项。第四章索赔程序和重点第七条索赔工作一般按以下程序进行：1．发现索赔机会，表明索赔意向当索赔事件发生时，项目经理部应在合同规定的时间内向监理工程师和业主发出索赔意向书。索赔意向书应简明扼要，明确-5-记载已发生的索赔事实，可以不涉及到具体索赔数额。一般包括索赔事件的名称、发生的时间、情况阐述、合同依据、索赔要求等。合同有专门规定时，应依据合同规定的格式和办法办理。2．收集索赔证据，论证索赔要求索赔意向通知书发出后，应在日常收集和积累的基础上，进一步收集、补充和完善证据资料。主要证据资料包括：政府制定的有关法规和文件；工程项目承发包合同、招投标文件；施工图纸和变更设计；与业主、监理来往的文件、会议纪要和备忘录；业主或监理工程师批准的施工方案或施工组织设计和工程进度计划；隐蔽工程检查记录和现场签证；地质、水文和气象资料；施工日志、工程照片和声像资料；财务原始凭证等。收集证据资料后，项目部召开索赔工作小组会议，论证索赔的方式、途径和要求。3．编写索赔报告，计算索赔数额组织经验丰富、责任心强的人员编写索赔报告。索赔报告应陈述背景，详细介绍和分析索赔事项的发生、发展、处理和解决的过程；列举并阐述索赔依据，具体论证索赔事项对工程进度和工程成本的影响，计算要求延长的工期天数和补偿的费用总额。4．提交索赔报告，进行索赔谈判，解决索赔争端。完成索赔报告并经项目经理、总工程师审核后，在合同规定的时间内，及时向监理工程师和业主提交索赔报告。当监理工程-6-师或业主提出质疑和要求时，及时解答有关疑问和补充相关资料，进一步完善索赔报告。提交索赔报告后，项目经理或总工程师应跟踪了解处理情况，加强沟通工作，主动向业主或监理工程师汇报、交流和谈判，努力使索赔事项在友好协商的氛围中解决。第八条本办法第六条（包括但不限于）列举的任一索赔事项，项目经理部在项目实施过程中都必须高度重视，一旦发生，应当争取合理解决。其中，施工图量差、变更设计和政策性调整等索赔事项应该作为重点。1．施工图量差。应认真做好工程数量台帐，仔细清理施工图差错漏及施工图与招（投）标文件中的工程数量差额，及时向公司成本管理部报告，在成本管理部的指导下于适当的时候向业主索赔施工图量差。2．变更设计。应在认真研究设计文件、工程承包合同和招投标文件的基础上，本着有利于工程实施，有利于节约成本费用，有利于改变中标单价过低的原则，主动提出变更设计，并及时办理相关手续。3．政策性调整。应及时掌握政策调整信息，切实把有利于增加项目效益的政策转变成项目实际的收益。第五章索赔工作要求第九条项目经理部索赔工作小组成员应详细阅读、认真研究并全面理解合同文件的各项具体规定，熟知合同价所包含的内-7-容，掌握合同条款中规定的或隐含的各种索赔权利，及时识别并把握索赔机会。索赔工作在分公司成本管理部的归口管理下，由项目部具体实施，对索赔工作要求如下：1.项目部组建60天内成立索赔小组，并将名单书面上报分公司成本管理部批准。2.本项目施工图出图之前，如果施工图已经成立，则在项目部组建后60天内，根据本项目的实际情况及合同条款编制《工程项目索赔工作策划表》（附表1），明确各个阶段索赔工作的主要内容及相应的措施，策划表上报公司成本管理部，成本管理部在15天内完成审批并反馈项目部，项目部按批准的策划内容开展工作。3.项目正式开工后90天之内项目部编制《项目索赔工作计划表》（附表2），明确项目部争取合同外收入的“具体工作内容、索赔资料收集、索赔工作要求、采取措施、落实部门、责任人及完成时间”等详细工作计划，计划表报公司成本管理部，成本管理部在15天内完成审批并反馈项目部，项目部按批准的《工程项目索赔工作计划表》开展工作，认真做好索赔基础资料的收集、整理和签认。在合同规定的期限内或其他适当的时候向建设方提交各种有关索赔费用(含工程量变更)的资料或相关文件(含工程影像资料)。4.索赔工作实施动态管理，成本管理部建立“索赔工作推进-8-情况动态表”。每月下旬为信息收集时间，项目部在规定的时间内提报索赔进展情况。对于进展不力的项目，公司成本部将责成项目部进行问题分析，制定整改措施。5.项目部建立《项目索赔台帐》，并于季末当月25日报公司成本管理部备案。6.本项目索赔费用全部批复完成后30天内，项目部对索赔的经验、教训、技巧等进行总结，形成项目索赔工作总结，报公司成本管理部。第十条项目经理部应加强与相关各方的沟通，协调处理好与业主、设计单位、监理工程师及其他各方之间的关系，按合同文件的要求，精心组织，科学施工，优质安全，干好在建，为索赔工作创造良好的外部环境。第十一条项目经理部合同管理工程师负责各种原始证据资料的收集、整理和保管。必须在索赔事件发生的第一时间完成签证，防止发生漏签、事后补签和把多个索赔事项积累后一次性签证。第十二条正确把握索赔时机，讲究工作技巧。提出索赔事项之前，项目经理部索赔工作小组应进行充分的评估，合理确定索赔目标；解决索赔事项应贯彻先易后难、个性问题先办的原则，充分考虑业主的审批权限，将索赔事项在项目实施过程中分项、逐次解决，防止因单项索赔事项累积造成索赔失效或增大工作难度；索赔事项能通过变更设计方法解决的，应尽量采用变更方式，-9-尽早纳入验工计价和中期支付。索赔还应具有前瞻性，力争把问题解决在设计文件和投标报价之中。第十三条加强与业主、监理工程师及设计单位的联系和工作汇报，争取理解支持是解决索赔事项的重要方法。项目经理应以对公司高度负责的精神，在项目实施过程中，坚持不懈、积极主动地开展相关工作。第十四条对于重大、复杂的索赔事项，项目经理部应及时向公司成本管理部报告，公司在分管领导主持下，对索赔事项进行评估和研究，提出指导意见，派专人协助项目经理部开展工作。第十五条索赔事项应尽量采用友好协商或调解的方式解决，如确需进行仲裁或诉讼的，必须报公司总经理批准。第十六条项目经理部应采取有效措施，正确处理业主、劳务分包单位和其他单位及个人的反索赔事件，防止反索赔事项的发生。第六章索赔净收益第十七条工程索赔收入是指扣除因索赔事项而发生的费用和相应的工程成本费用后的余额（即净收益）。第七章索赔奖励第十八条索赔奖励范围1.该项目变更、索赔工作的策划组织者；2.直接参与该项目变更、索赔事宜交涉、谈判、协商者；3.直接参与收集该项目变更、索赔资料、证据、进行数据计-10-算及有关变更、索赔文件编制者。奖励对象包括公司相关部门、项目部变更索赔参与人员。项目部加强前期策划，过程中的签认，资料的完善。项目部加强变更索赔工作的日常管理，主要内容：变更索赔策划、变更资料签认、变更资料收集整理、变更设计预算编制、第三方审价、变更索赔费用批复跟踪、索赔验工计价。公司按变更索赔参与程度进行奖励。第十九条奖励审批程序项目最终费用经相关主管部门批复后30天内，项目经理部向公司成本管理部提交索赔奖励申请，申请需说明奖励原因、主要索赔成果、过程中签订补充合同的情况等，并附《工程项目索赔奖励申请表》（附件3）以及奖励名单，同时报送能够证明工程索赔成果和计奖依据的资料。公司成本管理部对项目资料进行审核，提出审核意见，并牵头进行工程项目索赔奖励审批工作，填报《工程项目索赔奖励审批表》（附件4）。索赔奖励由分公司领导批准。索赔奖励批复自收到项目部索赔申请后60天内完成。第二十条奖励标准按已取得验工计价的变更索赔收入提取奖励，标准如下：序号净增价值变更索赔提奖比例1100万（含）以下5.0%-11-2100万（不含）-500万（含）4.0%3500万（不含）以上3.0%备注：1、分段累进制计算，计算基数为变更索赔净增加价值。2、调整的材料价差不计取奖励。3.不在合同内的主要材料富余，按使用价值，进行5%的奖励，奖励方案由成本部综合相关情况制定。4.对方案优化、设计通知变更、纯新增工程量的I类变更、二次经营中延伸开发、标前经营、四方核查为公司创利的，按创造利润的情况进行0.3-2.5%的奖励。第二十一条奖励列支和分配1．索赔奖励列入项目成本。2．项目经理部按照分公司批准的索赔奖励总额，根据个人贡献大小自行分配并报分公司成本部备案。3．由分公司主持的重大、复杂索赔事项，以及其它特殊索赔事项不适用第十八条的计奖规定，索赔奖励由分公司成本管理部提出方案，经公司批准后发放。第八章处罚原则与程序第二十三条对变更索赔工作可能成立而没有力争或工作不主动、资料整理不及时或盲目变更给公司造成损失的，按损失额的1-3%对项目经理部进行处罚。第二十四条公司按核准处罚额的30-50%对项目经理进行处-12-罚，其他有关责任人员由项目经理根据责任大小决定处罚额度，经公司成本部复核并报经总经理审批后执行