《秘书学》教案

《秘书学》教案一、总体说明选用高等教育出版社的普通高等教育“十五”国家级规划教材《秘书学》，方国雄、方晓蓉著。选用理由：教育部推荐教材。二、内容的处理考虑到本课程理论性教强，教学当中适当补充案例，以增加学生的感性认识，提高学生学习的兴趣。三、主要参考资料：1.国家秘书资格证书考试系列培训教材2.陆瑜芳著《秘书学概论》，复旦大学出版社3.陈合宜著《秘书学》，暨南大学出版社2001年绪论教学目的要求：1、理解秘书与秘书学的涵义2、了解秘书学的研究对象和学科特征3、了解秘书的工作特征、性质4、了解秘书工作机构设置教学重点：1、秘书与秘书学科的涵义2、秘书工作的特征3、秘书工作的机构教学难点：1、秘书学的学科特征2、秘书机构的设置原则课时安排：4节第一节秘书秘书是秘书学理论的逻辑起点，是秘书工作的主体，是秘书理论与实践研究中的核心概念。一、秘书的涵义秘书工作是一项有着悠久历史的工作。秘书作为一门职业，在我国，是20世纪80年代初改革开放以后蓬勃兴起的。随着我国社会经济的快速发展和与国际接轨的现代管理方法的实施，20多年来，秘书已成为中国最广泛的社会职业之一。关于“秘书”一词的涵义，古今有所不同。据古代文献记载，“秘书”一词最初是指具有秘密性质或神秘色彩的图书。除了指宫禁藏书外，“秘书”也指那些用隐语来预卜吉凶的谶纬之书。由“秘书”作为秘密藏书这一原义引申，后人便将掌典图书、著书立说的官署和官职称之为“秘书寺”、“秘书省”和“秘书监”、“秘书郎”、“秘书令”等。这些“秘书”官职或机构的主要职责是掌管国家典籍，与今天的“秘书”涵义仍有较大的差异。在《辞海》中秘书有五种涵义：一指职务名称之一，是领导的助手。二指官名，中国自秦汉以来，历代封建王朝曾设有尚书、秘书监、秘书令、秘书主、秘书郎等官职，掌握官员向皇帝奏事的奏章函牍及皇帝宣布命令的宣示及官禁的图书等工作。三是特指使馆的外交人员，分为一、二、三等级秘书。四指宫禁藏书。五指谶纬、图录等书籍。真正使秘书这一职业在我国具有了现代意义的开端，是孙中山领导的中华民国临时政府。那时的秘书，不仅彻底摆脱了与“秘密藏书”涵义的联系，由指物转变为专指担任某职务的人。同时作为一种特定的职务，秘书也不再以掌管一般意义上的图书典籍为主要职责了。但是，这时的“秘书”，主要是政务秘书，还不能等同于今天的职业秘书。20世纪90年代，秘书的定义随着迅速发展的秘书学理论研究而不断完善。人们逐步意识到，定义我国的“秘书”，主要应当从三个方面把握。首先，明确秘书是一门社会职业。其次，明确秘书的职业岗位归属。再次，明确秘书的工作内容和职责。据此，给秘书的定义就是：在我国，秘书是党政机关、企事业单位、社会团体、军队、院校以及一切合法的社会组织内部行政管理部门中的职业名称，也可以是受雇于私人的职业。秘书的主要工作是围绕领导中枢或领导者的工作办文、办会、办事，主要职责是辅助管理、综合服务。国际秘书联合会给秘书一词下定义是：“秘书应是主管人员的一任特殊助手，他掌管办公室工作技巧，能在没有上司过问的情况下表现出自己的责任感，以实际行动显示其主动性和正确的判断力，并在所给予的权力范围内做出相关决定。”二、秘书的分类秘书在社会上的职业覆盖范围非常广泛，从研究如何作好秘书工作的角度出发，按照不同的标准，可以对秘书做出不同的分类。（一）秘书的纵向分类所谓纵向分类，主要是针对秘书所承担的职责范围大小和工作任务轻重的不同，从纵向上划分出不同的层次和级别，即高级秘书、中级秘书和初级秘书。按照这个标准，各级秘书的层次和级别主要体现在对秘书知识和技能所掌握的程度及其职责范围大小和工作任务的轻重上。初级秘书指从事一般日常行政事务的工作人员，主要办理接待、联络、值班、文书的印制收发、会务服务等。他们不一定有秘书的职称，但通常也被称为秘书工作人员。中级秘书一般指分管文字工作、信息工作的秘书。他们主要负责起草文稿、办理公文、调查研究、整理信息等，其工作成效对领导工作的推进起比较重要的作用。高级秘书指秘书机构的领导、办公厅（室）主任。这一级别的秘书职责基本是参与政务和管理事务两个方面。他们不仅是组织和机构中领导的重要助手，同时也可以是领导中枢的成员。高级秘书的工作综合性强，对其知识能力要求全面，常被认为是单位的“内部总管”。国外也有与此类似的秘书分类方式。其主要是根据秘书的资格和承担责任的不同，从纵向上分为不同的等级。如日本和美国的秘书等级分类，简单了解。（二）秘书的横向分类所谓横向分类是根据秘书在工作中所需要的第二专业知识，或者说是秘书所供职的组织需要秘书具备的专业知识加以分类，也是对在不同社会行业或岗位群就职的秘书加以分类。依照这一划分方法，主要可以将秘书划分为商务秘书、教学秘书、司法秘书、医务秘书、政务秘书等。商务秘书，主要指在从事各种商务活动的企业中，协助投资经营者和商务管理者处理商务活动的秘书人员。他们的具体工作是在商务公司或企业内从事行政管理事务以及辅助决策工作。有时，商务秘书可以在授权范围内履行代理职权。教学秘书，主要指在教育教学机构、院校各级机构中从事行政管理工作和辅助教学管理工作人员，还可以分为教学秘书和教务秘书两类。司法秘书，主要指就职于法院、企业、社团律师或律师事务所的秘书人员。医务秘书，这类秘书人员就职于医务医疗机构，如医院、药房或私人医务所。政务秘书，在我国，包括党务秘书和行政秘书，主要在党、政各级领导机关辅助领导的决策与行政管理工作并主持内部行政管理工作。还有以秘书工作的不同内容为标准进行的横向分类，主要包括文字秘书、信息资料秘书、值班秘书、前台秘书、机要秘书、生活秘书等等。根据我国的具体情况，对秘书进行横向划分，有利于秘书工作水平提高。（三）不同领域的秘书社会政治生活、经济生活、科技文化等领域都离不开秘书。三、秘书分类的意义秘书的社会覆盖面广，涉及的工作内容丰富。不用层次、不同行业的秘书工作，差别也较大。准确充分地认识秘书这门职业，是做好秘书工作的基础。因此，对秘书进行科学的分类具有十分重要的意义。第二节秘书机构一、秘书机构的概念及其构建原则与设置秘书机构有狭义与广义之分。狭义的秘书机构，是指担负文牍性工作，并直接为领导工作服务的办事部门，如办公室的秘书、文书、机要等业务部门。广义的秘书机构，是指凡具有参谋助手、沟通协调、督促检查的等功能，并为领导工作和机关工作服务的办事部门，如办公室的秘书、文书、机要、调研、协调、督察、信访、接待和值班等业务。二、秘书机构的性质秘书部门是领导的左右手，可概括为三方面：秘书部门是辅助机构，而不是权力机关；秘书部门是综合办事部门；秘书部门是协调部门。秘书机构的特点：辅助功能的综合性、所处位置的中枢性、组织关系的封闭性。三、秘书机构的作用秘书机构的主要作用有三项：综合作用、枢纽作用、过滤作用。四、影响秘书机构设置的因素（一）行政组织的存在决定了秘书机构设置的必然性和广泛性。（二）机关的管理权限和范围影响秘书机构设置的规模。（三）机关管理工作的现代化程度影响秘书机构的组织机构。五、秘书机构的建构原则应遵循精简、效能、适应需要的原则精简—避免机构膨胀，分工合理，运作程序简洁，压缩不必要的中间环节效能—充分发挥作用，有较强的综合辅助能力，高效完成各项办公业务适应需要—适应领导和管理工作综合辅助及公务服务的需要，适应事业发展和时代发展的需要六、我国秘书部门的组织形式（一）集中式（二）分散式（三）混合式七、我国秘书部门的设置情况（一）中央机关的秘书机构中央机关与国务院机关实行的是分理制。分理制：采用部门办公的形式。全国人大常委和全国政协常委会实行综理制，由秘书长领导办公厅、综合办理日常工作。（二）省、市、县级的秘书机构（三）基层单位的秘书部门（四）企事业的秘书部门（五）民主党派和人民团体的秘书部门（六）临时性秘书机构八、秘书机构的建设（一）队伍建设1、保持相对稳定2、提高综合素质3、优化队伍结构4、发挥整体效能（二）制度建设1、秘书工作制度2、秘书管理制度：一是秘书的录用、考核、奖励、升迁、培训、交流等制度；二是按工作岗位制定工作责任制；工作责任目标管理制度。第三节秘书工作秘书工作是秘书及秘书机构以领导者和领导机关为对象，开展的一系列综合辅助和公务服务活动，其目的在于减轻领导的负担，协助领导提高工作效率和优化工作效果。一、秘书工作的主要内容秘书工作的内容主要包括八个方面：事务办理、中介沟通、文书工作、信息工作、参谋辅助、会务操办、综合协调和督促检查，除上述八个方面的工作外，还有领导办公室的日常事务即领导所需文献资料的准备、领导活动日程的安排等均为秘书工作的内容。二、秘书工作的性质秘书工作特性是秘书工作实践中形成的。它是一个结构有序的系统，全面地反映了秘书工作特征，从基本特征，扩展到秘书工作中人、事、空间、时间、主要关系、工作效果，体现六个方面的特征:一是综合辅助领导，二是角色意识多重性，三是职能活动中介性，四是作息边界模糊性，五是主辅运作协同性。到目前为止，私人秘书在我国秘书中所占比重仍然很小，所以，对秘书的职业探讨，基本以公务秘书为主要对象。秘书部门是公务秘书工作的组织形式，私人秘书一般受雇于个人，直接接受雇主管理。三、秘书部门（一）秘书部门的性质秘书部门是辅助领导部门进行决策、管理，推进领导工作，并协助领导协调各职能部门进行有效工作的综合部门。秘书部门又称秘书机构，是现代秘书工作的组织形式，也是秘书人员在其中从事秘书工作的地方。秘书部门作为各级党政机关，企事业单位的内设机构，其地位和功能与职能部门有所不同。职能部门是分工专管某项业务的工作部门或单位。秘书部门虽然不承担某一项具体职能部门的业务工作，但有些无法分解到具体业务部门的工作，都要由秘书部门承担。正因为秘书部门能从组织系统的整体利益出发，对各职能部门的行动进行调节，把各部门的工作有机地联系在一起，从而提高了组织系统的整体效能。从这个意义上说，秘书部门已经超越了各职能部门的业务职责而具有了全局意义。由于秘书部门具有辅助领导部门实施管理，协调职能部门开展工作，承上启下，联系左右，沟通各方的枢纽作用，所以，在秘书部门的设置上，一定要科学、合理。现行秘书工作机构的设置，必须适应各级各类组织体制改革的需要。具体来说要遵循以下原则：第一，分级分类管理原则。按照这一原则设置的秘书部门，无论在职责、权力和范围上都与其辅助和服务的对象相统一，这样才能够更有效地完成所属组织机构的各种任务。第二，精简、合理、高效的原则。秘书部门的组织形式和人员配备，要符合精简、合理、高效的要求。第三，整体效益原则。根据这一原则，在设置秘书机构时，首先要考虑领导和领导机关办公的整体需要，考虑秘书工作的各个方面，特别要注意对秘书活动管理的覆盖面，尽可能不留辅助管理的死角。在这个基础上，对各类秘书工作进行深入细致的分析、比较，根据轻重缓急，进行科学的分类，规定组织等级，科学地配置人力资源，从而达到整体设置合理、高效运转的目的。现代组织机构强调科学化管理，秘书部门最根本的设置原则就是保证所在组织的良性运转和可持续发展。（二）秘书部门的主要种类1、行政机关的秘书部门行政机关主要指党政机关、部门事业单位、企业以及以采取行政管理方式的职能机构。行政机关的特点是行政级别的划分十分明确，各级行政组织之间责任权利明确。行政机关的秘书部门是机关工作的枢纽。它的设置一般包括文书处理、档案、机要、调研、政策研究、信访、后勤总务、安全保卫等部门，是机关首脑的参谋部、思想库。在我国，各级政府机构的设置上自全国人大常委会，依次为国务院、各省（直辖市、自治区）政府、地方政府、县（区）政府、乡（街道）政府、村镇（居委会）政府机构。各级党组织机构的设置上自中共中央，依次为省委、地委、县委、乡（街道）党委、村镇（居委会）党支部。政府职能机构自国务院以下为各部机关、（司）局机关、处机关及科室。行政机关的秘书部门就分别设置在各级机关之下，其级别就是机关直属下级。省部级以上行政机关的秘书部门绝大多数称“办公厅”，地级以下（包括地级）一般称“办公室”。秘书部门的负责人称办公厅（室）主任。省级以上机关还设秘书长，但是严格地说