《档案管理服务外包工作规范第1部分》

1档案管理服务外包工作规范第1部分：总则2015年9月13日第四稿目录前言............................................................3引言............................................................41范围............................................................52规范性引用文件..................................................53术语和定义......................................................64基本原则........................................................85发包方工作规范.................................................105.1发包工作原则...............................................105.1.1合法原则..............................................105.1.2安全原则..............................................105.1.3可控原则..............................................105.2发包工作过程与要求.........................................105.2.1概述..................................................105.2.2规划与审批............................................115.2.3承包方筛选与确定......................................115.2.4合同签订..............................................115.2.5合同执行与监督........................................125.2.6评估与改进............................................136承包方档案管理外包服务管理体系建设要求.........................136.1总体要求...................................................136.2战略管理...................................................166.2.1业务规划..............................................166.2.2绩效管理..............................................1626.3资源管理...................................................176.3.1人力资源管理..........................................176.3.2财务管理..............................................176.3.3技术管理..............................................186.3.4基础设施管理..........................................186.4业务管理...................................................196.4.1合同管理..............................................196.4.2客户关系管理..........................................196.4.3分包商管理............................................206.4.4业务流程管理..........................................206.4.5质量管理..............................................206.5安全管理...................................................216.5.1合规性管理............................................216.5.2保密管理..............................................216.5.3风险管理..............................................226.5.4知识产权管理..........................................226.5.5环境管理..............................................236.5.6职业健康管理..........................................237第三方机构工作要求.............................................237.1原则.......................................................237.1.1独立原则..............................................237.1.2公正原则..............................................237.1.3真实原则..............................................237.2基本要求...................................................23参考文献.........................................................24附录A：档案管理外包服务合同主要参考条款..........................25附录B：承包方员工备案表样式......................................32附录C：承包方员工保密协议参考条款................................333前言DA/TXX.1—XXXX《档案管理服务外包工作规范第1部分：总则》为DA/TXX《档案管理服务外包工作规范》系列标准的第1部分。DA/TXX《档案管理服务外包工作规范》系列标准，还包括：——DA/TXX.2—XXXX《档案管理服务外包工作规范第2部分：档案寄存服务》——DA/TXX.3—XXXX《档案管理服务外包工作规范第3部分：档案数字化服务》本标准的附录A、附录B和附录C是资料性附录。本标准由国家档案局提出并归口。本标准起草单位：XXXXXXXXXXXX本标准主要起草人：XXXXXXXXX4引言随着社会专业化程度的提高和档案工作环境的变化，档案管理服务外包正在成为档案工作的重要发展趋势之一。目前，我国档案管理外包服务企业（承包方）日益增多，外包服务内容日趋多样化，外包服务市场不断扩大。但是，当前在档案管理服务外包领域中，无论是发包方的发包工作，还是承包方的服务工作均存在管理不科学、操作不规范、标准不统一的问题，造成诸多档案安全隐患。为此，有必要制定相应标准，对档案管理服务外包工作予以规范、指引。本标准旨在规范和引导档案管理服务外包行为，为各相关主体之间建立标准化的沟通语言，指引发包方科学开展档案管理服务外包的发包工作、选择合格的承包方，指导承包方有效开展档案管理服务外包管理体系建设、提升服务能力，提供第三方机构正确评价承包方的参考依据，从而推动档案管理服务外包工作的良性、有序发展。《档案管理服务外包工作规范第1部分：总则》从总体上对档案管理服务外包工作进行一般规范。主要包括四个方面的内容：第一，明确档案管理服务外包工作的原则；第二，从规划与审批、承包方筛选与确定、合同签订、合同执行及监督、评估与改进等过程为发包方工作提供指引；第三，提出承包方档案管理服务外包管理体系框架，并从战略管理、资源管理、业务管理和安全管理等方面对承包方基本服务能力建设提出要求；第四，对第三方机构的工作提出基本要求。5档案管理服务外包工作规范第1部分：总则1范围本标准适用于：——指引发包方科学开展档案管理服务外包发包工作，选择合格的承包方；——指导承包方有效开展档案管理服务外包管理体系建设，提升服务能力；——提供第三方机构正确评价档案管理服务外包承包方的参考依据。2规范性引用文件下列文件对于本标准的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。GB/T19000质量管理体系基础和术语GB/T19001质量管理体系要求GB/T22080信息技术安全技术信息安全管理体系要求GB/T22081信息技术安全技术信息安全管理实用规则GB/T24353风险管理原则与实施指南GB/T24001环境管理体系要求及使用指南GB/T28000职业健康安全管理体系规范GB/T28001职业健康安全管理体系实施指南DA/T1-2000档案工作基本术语DA/T31-2005纸质档案数字化技术规范档函〔2008〕207号档案工作突发事件应急处置管理办法档函〔2013〕271号国家档案局关于加强档案托管中的安全管理杜绝失泄密隐患的通知6档办发〔2014〕7号档案数字化外包安全管理规范3术语和定义3.1档案archives/records国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。[DA/T1-20003.1]3.2档案管理archives/recordsmanagement档案（3.1）的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等活动。[DA/T1-20003.2]3.3服务外包serviceoutsourcing某一机构将原本由自身承担的、非核心的全部或部分业务剥离出来，委托给其他机构完成，以降低成本、提高效率、优化产业链、提升自身核心竞争力的行为。注：“外包服务”是与“服务外包”相对应的一个术语，是指某一机构承接其他机构委托的业务，为其提供服务的行为。3.4档案管理服务外包serviceoutsourcingofarchives/recordsmanagement某一机构将不属于国家法律法规限制范围内的档案（3.1），通过市场、以合同方式委托其他机构进行管理的行为。3.5发包方client档案管理服务外包（3.4）的需方。在本标准中，发包方也称为客户。73.6承包方serviceprovider档案管理服务外包的供方（3.4）。在本标准中，承包方也称为组织。3.7分包商subcontractor指承接分包业务的承包方(3.6)。总承包方（3.6）将承接的档案管理外包服务业务中的部分业务委托给分包商（3.4）完成。3.8第三方机构thethirdpartyorganization发包方（3.5）、承包方(3.6)之外的，为发包方(3.5)提供中介、咨询、招标、监理及其他服务，或对承包方(3