VoiceMail使用手册

VoiceMail使用手册（此手册不适用于上海办公室用户）INDEX如何登录个人语音邮箱系统如何提取/删除/录制留言如何录制个人问候语如何管理您的个人问候语多语种呼叫应答如何设置个人话务员呼叫本人查找本人如何更改个人语音信箱密码如何在LotusNotes中接收个人语音邮件登录个人语音邮箱系统返回首页登录新的个人语音邮箱系统有二种方式：1、通过分机登录VoiceMail系统•在自己的分机上输入“8989”；•听到提示音后，输入自己的分机号(邮箱号)，在自己的分机上可按“#”字，在其它人的分机上登录个人语音邮箱系统，请输入自己的分机号(邮箱号)；•再输入密码就可以登录自已的个人语音邮箱系统了（初始密码：1234）；2、通过Web方式登录•打开IE，输入网址:；•系统显示登录页面；•输入或选择以下信息：邮箱号码(个人分机号)电话号码(个人分机号)密码选择界面语言提取/删除/录制留言返回首页•如果您在公司内部，请在分机上拨“8989”；•如果您在公司外部，只需要拨“[phone]”；•输入您的分机号码和#。在自己的电话上只需输入#；•输入密码和#。没有密码只输入#；•按”1”录制和发送语音邮件；•按”2”提取留言；•按0听留言；*3删除留言；#跳到下一条留言；•按**9退出；注：在Web页面访问个人语音邮箱，无法提取留言。如果您在使用有留言灯的电话，有新的留言的时候，留言灯会闪烁。录制个人问候语返回首页个人问候语是指主叫方留言给您的时候听到的语音提示。录制个人问候语有两种方式，一种是在自己的分机上录制，一种是在Web界面录制。1、在自己的分机上录制:•输入您的分机号码和#。在自己的电话上只需输入#。•输入密码和#。没有密码只输入#。•按3改个人招呼语。•按1录制。•再按1。如果是修改招呼语，这一步要按1两次。•提示音后讲出个人招呼语。•按#保存。•按1使用录制的个人招呼语。•再按1确认。•按**9退出2.通过Web界面录制:•打开IE，输入网址:；•进入“主叫方体验”菜单问候语；•您可以录制和回放主叫方听到的问候语。根据您在“应用程序首选项”内选择的设置，您可以使用电话或声卡进行录制和回放问候语；•您可以录制和回放的问候语类型包括：说出姓名。仅包括您的姓和名。如果尚未设置其它呼叫处理功能，系统就会使用该提示进行呼叫应答。个人问候语。当分机占线或无人应答时，向主叫方提供个性化的消息。请稍等问候语。在主叫方被转接到分机上时通知主叫方所选的分机。可选问候语（1或2）。如果分机占线、无人应答或呼入呼叫被阻塞，则该应答系统向主叫方发出个性化信息。长时间不在问候语。提醒主叫方您不在办公室，因此可能不会经常检查邮箱。注：这里推荐使用电话分机上录制个人问候语，因为不是所有的电脑都配置有喇叭和麦克风。如何管理您的个人问候语返回首页语音信箱系统可以设置：当电话占线或无人应答时向外部主叫方播放不同的问候语。使用Web界面，您可以更改呼叫处理选项，以适应个性化首选项和需求。例如，您可以在度假时激活长时间不在问候语，此时主叫方可以得知您什么时候才能返回。首先，您必须录制不同的问候语，然后设置什么情况下启用不同的问候语，方法为：•打开IE，输入网址:；•进入“主叫方体验”菜单呼叫处理；•根据您之前所录制的问候语进行1、长时间不在问候语(要先录制长时间不在问候语才能激活，请参考“录制个人问候语”菜单)如果有段时间不在办公室中，则可以告知主叫方自己不在，同时请他们留言。当您激活长时间不在问候语时，请注意：当您访问邮箱时，如果长时间不在问候处于打开状态，系统就会提示关闭该问候语。分机的主叫方可以选择输入另一号码、留言或被转至自动话务台。当您激活长时间不在问候语时，系统禁用其他呼叫处理。2、分机占线问候语3、分机无人应答问候语多语种呼叫应答返回首页这种功能是新的语音信箱系统的全新功能，如果您的分机的主叫方可能来自于其他国家，您可以设置你的呼叫应答的语言是其他国家的语种（比如：英语，法语等），最多可以设置三种不同的语种。例如，您可以选择英语作为首选语言，中文作为第二种语言，加拿大法语作为第三种语言。设置方法为：•打开IE，输入网址:；•进入“主叫方体验”菜单多语种呼叫应答；•从下拉菜单中选择主叫方的语言及选择语言；如何设置个人话务员返回首页当您无法应答呼叫时，系统可以将主叫方转接到指定的邮箱或分机以寻求帮助。该指定的邮箱或分机称为“个人话务员”。例如，您可能出于下列任一原因而希望更改自己的个人话务员号码：您所在团队的指定话务员生病了或者在度假，因此需要将您的呼叫转接给另一个话务员。您在为另一个团队工作，因此需要更改为该团队的指定话务员。您所在的团队没有指定的话务员。您和您所在团队的成员轮流答复主叫方寻求帮助的请求，因此团队成员需要定期更改他们的话务员。设置方法•打开IE，输入网址:；•进入“主叫方体验”菜单个人话务员；•在号码处输入主叫方请求帮助时将被转接到的邮箱或分机；呼叫本人返回首页“呼叫本人”功能是允许语音邮箱在接收到满足某一标准的邮件后，以指定的电话号码进行呼叫（比如：打您的手机），通知本人去收取语音留言。当您接收到呼叫时，语音信箱系统将提醒您登录邮箱，听取或查看相应的语音邮件。设置呼叫本人规则：•打开IE，输入网址:；•在主菜单中单击通知链接，然后在导航窗格中单击呼叫本人链接；•选择启用呼叫本人复选框；•单击新建规则设置一条规则或向现有“呼叫本人”规则列表添加新规则；系统会在“呼叫本人”规则列表中添加一个新条目；•如果希望更改默认的规则名称，请为规则输入新名称。单击应用；•从活动计划下拉列表中，选择一个计划；•从邮件类型下拉列表中选择用于“呼叫本人”规则的邮件类型；•从邮件重要性下拉列表中选择“呼叫本人”规则的邮件优先级类型；•在呼叫来自文本框中，如果希望更改任何人的默认值，请双击以选择任何人；然后输入应用“呼叫本人”规则的每个发件人或主叫方的邮箱号码或电子邮件地址。对于多个地址，使用分号进行分隔；•从呼叫列表中的号码下拉列表中，选择电话列表；•从在以下时间内呼叫本人下拉列表中，选择邮箱第一次检查新邮件之前等待的分钟数；•从重试间隔下拉列表中，选择邮箱再次呼叫您之前等待的分钟数；•选中新规则旁的复选框启用规则；•单击应用接受新设置。查找本人返回首页“查找本人”功能是允许系统在收到主叫方的呼叫后，直接拨打您设定的电话（比如您的手机，家里电话等）找到您，并和您直接通话。设置查找本人规则：•打开IE，输入网址:；•在主菜单中单击“主叫方体验”链接，然后在导航窗格中单击“查找本人”链接；•选择启用查找本人复选框；•选择“电话列表“，新建一个电话列表或者修改“工作”电话列表，设定您的电话拨打步骤，您可以将手机号码或者其他可以找到您的号码按顺序填写在这里（注意：如果是外线，请记得在号码前，加入“9,”，举例：9,8888889）•单击新建规则设置一条规则或向现有“查找本人”规则列表添加新规则；系统会在“查找本人”规则列表中添加一个新条目；•如果希望更改默认的规则名称，请为规则输入新名称。单击应用；举例：我设定8832分机的语音信箱的查找本人的功能启用，电话列表设定为我的手机，那么您呼叫8832分机，系统则会这样处理：1)首先会让主叫方听到提示，进入了8832的语音信箱；2)系统会提示您录下您的声音，以便让我知道谁找我；3)系统会自动按照电话列表拨打我的手机，您会一直听到振铃的声音，而我接听电话后，可以根据您刚才录下的名字，决定接听还是拒绝您的来电，如果我选择接听来电，则我和您就可以直接通话了。如何更改个人语音邮箱的密码返回首页作为一项安全措施，设置密码可以限制未经授权的用户接入邮箱，请在第一次登录时及其后定期更改密码。更改密码：•打开IE，输入网址:；•在主菜单中单击密码链接，然后在导航窗格中单击密码链接；•在旧密码字段中，键入当前密码；注意:出于安全方面的原因，所有输入的数字都显示为*（星号）。•在新密码字段中，输入新密码；•在重新输入新密码字段中，再次输入新密码。如果您不这样操作，系统不会接受更改；•单击应用接受新密码；返回首页如何在LotusNotes中接收个人语音邮件•在LotusNotes中点击“AvonAddress”－；•再点击左手边的菜单栏－Advance－Account新建一个个人语音邮箱的帐户；•再点击中间菜单栏：New－Account（如下图）:•再点击中间菜单栏：New－Account（如下图）:返回首页•AccountName:VoiceMail(数据库名可任意填写)•Accountservername:voicemail.china.avon.com•Loginname:分机号•Password:语音邮箱密码•Protocol:IMAPOnline•其它设置均为默认•选择左上角“SaveandClose”•完成后，系统会在Workspace中自动生成一个VoiceMail的IMAP数据库•当你有新的语音邮件时，系统会自动将你的语音邮件以邮件的方式放进这个邮箱打开邮件后，你就可以看到WAV的语音附件，用WindowsMediaPlayer打开就可以收听你的语音邮件了.注：当你在这个邮箱里面删除语音邮件后，你的语音邮箱数据库也会同步删除.