WPS文档教程

WPS文档教程.txt54就让昨日成流水，就让往事随风飞，今日的杯中别再盛着昨日的残痕；唯有珍惜现在，才能收获明天。本文由janeloveme1988贡献wps文档可能在WAP端浏览体验不佳。建议您优先选择TXT，或下载源文件到本机查看。第一章WPS文字2007的简单运用WPSOffice2007是金山在2005版基础上历时两年，收集了海量用户需求反馈后研发的全新多语言版本，比之前的2005版本更加稳定，在产品性能、美观程度、功能丰富程度上都有了非常大的提升。包括WPS文字、WPS表格、WPS演示三个组件，分别对应微软MSOffice的WORD、EXCEL和POWERPOINT。本书着重介绍WPSOffice2007使用最广泛的组件――WPS文字。首先，让我们先来看看WPS文字2007的界面（图1）：01-界面界面.png(89.3KB)界面2008-3-1111:16图1不要感到惊诧，不错你看到的是WPS文字2007而不是WORD！确实，WPS文字与WORD在外观上非常相似，这也是金山公司的一个策略――即使WPS看上去、用起来与微软公司的Office都几乎一样，这样，原来的Office用户就可以毫无障碍地过度到WPS中来。虽然也许这只是金山公司的一厢情愿，但也不得不承认，他们确实做得不错。第一节简单的文字编辑言归正传，我们从哪里开始呢？既然是文字处理软件，就让我们先录入一篇文档吧――这也是本书的特点所在，我们不讲空洞的理论，所有技巧都用实例来说话。我们来看一篇文章――朱自清的《荷塘月色》（图2）：§1-1-1文档的标题居中文档的标题一般要用不同于正文的字体和字号，在国家公文标准中，将总标题的字体规定为“小标宋体”，字号为二号字。当然，这只是国家标准公文的规定，如果你录入的是自己的私人文档，完全可以不必理会这个标准。但标题一般是要居中的，怎样使标题文字恰好处在文档页面的中间呢？我看到有些人是用在标题前面加空格的方式来实现的，这是一个很不好的习惯，不仅没有效率，而且效果也不够好，特别是当文档的纸张设置改变后，为了让标题仍在中间，你不得不再次调整空格，非常麻烦。那么，应该如何做才对呢？用居中功能！让我们来看一下，在“格式”工具栏的中间部分，有一组“对齐”工具按钮：对齐工具.png(1.49KB)对齐工具2008-4-2922:43，这些按钮按从左到右的顺序分别是左对齐、居中对齐、右对齐、两端对齐和行距调整按钮。现在，让我们把光标放到标题行上，然后点一下“居中对齐”按钮，标题行的文字就乖乖地跑到中间去了，非常精确。不过要注意的是，在用“居中对齐”时，看一下标尺上的“首行缩进”标记是不是不为零，如果不为零，请用鼠标把它拖到标尺刻度为“0”的位置（图3）：03-标尺产行缩进标尺产行缩进.png(7.91KB)标尺产行缩进2007-11-2116:09图3否则，居中对齐就成了在首行缩进的前提下的居中，而不是页面的正中了（图4）：04-缩进后的居中缩进后的居中.png(64.72KB)缩进后的居中2008-3-1111:17图4不过，首行缩进后再居中也不是完全没有意义，比如在我们给公文落款时，落款单位和落款时间要在页面中间靠右的位置，且上下要对齐，这时，就可以选中落款单位和时间，按一下“居中对齐”按钮，再调整首行缩进标记到适应的位置，这样的落款就比较规范了。§1-1-2文档正文的首行缩进在国家公文标准中，正文一般用三号仿宋字体。当然，如果你做的不是公文，你可以用任何你喜欢的字体和字号。但按照中国人的习惯，每一段的第一行要缩进两个汉字，我看到许多人是用敲空格的方式来实现，而且是敲4个半角空格。虽然这样的方法也可以实现首行缩进2个汉字的效果，但每换一次行都敲4个空格键，是不是有些烦呢？万一多敲了一个或少敲了一个，就会使整篇文档看上去“参差不齐”。那怎么办呢？对了，用上面提到的首行缩进标记是个好办法，许多人都这样做了，用鼠标拖动首行缩进标记，使首行留出大约2个字符的位置，但这“大约”却并不是很容易把握，也难免会多一些或少一些。我一般是在录入正文第一段的时候，从“格式”菜单中选择“段落”（图5），调出“段落”设置对话框，并在其中的“缩进→特殊格式”下选择“首行缩进”，在“度量值”下的方框中输入“2”字符，确定即可（图6）。当输入完一段，按下回车键进入下一段的时候，你会发现下一段已经继承了我们刚才做的设定，也是首行缩进2字符，这样，就避免了反复设置或反复敲空格的麻烦了。05-段落段落.png(10.97KB)段落2008-3-1111:18图506-首行缩进首行缩进.png(14.85KB)首行缩进2008-3-1111:18图6有时，我们会遇到这样的情况，就是在“段落”设置面板中度量值后面的单位并不是“字符”，而是“厘米”、“毫米”甚至是“磅”，怎样才能把它重新设置成“字符”呢？试试把鼠标指向“度量值”后面的“字符”二字。发现什么了？对，“字符”二字后面出现了一个小黑三角！用鼠标点一下这个黑三角，就可以在磅、英寸、厘米、毫米、字符中任选其一做度量单位了（图7）！§1-1-3行间距和段间距行间距和段间距我们回过头来看图2，文字的行与行之间的距离比较合适，看上去很舒服，但如果间距过大或过小，就不那么舒服了。请看图8和图9：08-间距过大间距过大.png(53.85KB)间距过大2008-3-1111:20图809-间距过小间距过小.png(63.43KB)间距过小2008-3-1111:20图9怎么样？一个是间距过大，一个是间距过小，看上去都不那么舒服吧？行间距应该设置多大为好呢？又如何设置呢？这个其实也是因人而异的，看各人喜欢了。我一般是将行间距设置成“1.5倍行距”，之所以设置成1.5倍行距，一方面是因为这个间距看上去比较舒服，另一个主要原因是设置成行高的倍数，而不是直接设置成固定多少毫米，是因为在字号变大或缩小时，行距也会随行高的变化而变化，使其在变化后也同样比较合适。而如果设置成固定值，则会出现当字号增大时，行距会显得太小，而当字号减小时，行距又显得太大了。设置行距的方法很简单，选定要设置的段落（其实更多时候我是直接全选全文的，或者在开始就设置好，后面录入的文字会继承前面对行间距的设置），用鼠标点击菜单栏上的“格式→段落”即可调出段落设置对话框，当然也可以在要设置的段落中右击鼠标，选择右键菜单中的“段落”（图10）。10-行间距行间距.png(19.29KB)行间距2008-3-1111:20图10在这个设置面板中，有两个地方值得我们注意一下，一个是设置值的单位，如果在“行距”下面的下拉框中选择了“固定值”，则固定值的单位如同首行缩进的单位一样，也是可以在“英寸、磅、厘米、毫米”等单位中任意选择的。另一个值得注意的是设置面板下面有一个选项“如果定义了文档网格，则与网格对齐”，如果勾选了这一项，那么你以上的设置很可能不会生效，因此，一般我都不选这一项。至于网格，我们在下一小节中再详细谈谈吧。除了行距，在这个面板中我们还可以设置“段间距”，顾名思义，段间距就是段与段之间的距离。段间距分段前间距和段后间距，分别进行设置，其默认单位是“行”，与行距一样，也可以设置成其他单位，但无论你设置成厘米、毫米还是英寸，确定后都会自动转换成“磅”，这真是个奇怪的问题。一般而言，我都是将段间距设置成“0”的，我认为这样更自然一些。但如果你喜欢，你当然可以将它设置成稍大一些，或者任何你想要的值。§1-1-4网格在上一小节，我们谈到了网格，但没有细讲。说实话，一般我是不怎么注意它的。因为在默认的情况下我们是看不到网格的。想看一看它的庐山真面目吗？有个办法可以让网格显示出来。用鼠标点击“视图”菜单下的“网格线”（图11），再看文档，是不是面满了横线（图12）？为什么网格线那么密，能不能让它稀一些？为什么只有横线，能不能再添加上纵线？当然可以，要设置网格线，需要从“页面设置”中来，点击“文件→页面设置”（试试用鼠标左键双标尺的空白处，是不是也调出了“页面设置”面板？），调出“页面设置”面板。在“页面设置”面板的最右一个选项卡就是“文档网格”，在此，可以设置每页的多少行，每行多少字符，并提供了“无网格”、“指定行和字符网格”、“只指定行网格”三种模式（图13）。一般我都是用“无网格”或者“只指定行网格”。11-网格线网格线.png(21.03KB)网格线2008-3-1111:21图1112-显示网络显示网络.png(17.81KB)显示网络2008-3-1111:21图12现在我们回过头来看看图12，为什么每行文字占了两行网格？这是因为在那篇文档中，我们设置了“每页44行”，而用三号字在A4纸上排版，除非行与行之间重叠起来，是不可能排得下44行字的，因此，每2行网格排了一行文字，所以形成了图12的状况，现在，我们设置成每页20行（如图13），再看一看效果，是不是每行文字对应一行网格，好像小学时用的横格本，比刚才好看多了（图14）？13-设置网格设置网格.png(11.03KB)设置网格2008-3-1111:21图13图14其实，网格的主要作用并不仅在于使文字对齐，更多的是在绘图中使对象对齐。关于这一点，就留给大家在以后的学习中多摸索吧。另外需要说明的是，所有的网格线都是辅助线，即帮助我们设置对象对齐的“虚拟线”，在实际打印出来的文稿中，是不会显示的，即使你希望它显示出来，也是办不到的。§1-1-5稿纸设置稿纸设置还记得上中小学时的作文本吗？想不想把文档弄成作文稿纸的样子打印出来？好了，就用WPS文字为我们提供的“稿纸设置”功能来实现它吧。在文档录入好后，点“格式”菜单下的“稿纸设置”，会弹出如图15的“稿纸设置”面板。勾选“使用稿纸方式”，即可设置“规格”、“网格”、“颜色”、“纸张大小”、“纸张方向”以及“换行”等内容了。我们选全部按默认的设置，点“确定”后即可发现文档已经呈稿纸方式显示了（图16）。细心的你是否已经发现，原来居中的文档标题现在不再居中了，字号也变得无法设置了。对，这些都是稿纸模式的限制，现在，要使标题居中，只能用以前的办法了，在前面加上4个全角空格吧！这也正是我们学校老师所要求的！15-稿纸设置稿纸设置.png(10.34KB)稿纸设置2008-3-1111:22图1516-稿纸示例稿纸示例.png(169.74KB)稿纸示例2008-3-1111:22图16除了这些，还有什么发现？对了，就是页面的页眉和页脚也有变化，在页眉上有“第×页共×页”的标识，在页脚中则显示“20×25=500”即每页的格子数。如果你是学生，把自己的作文这样打印出来，交给老师，一定会赚取不错的印象分的。第二节查找替换技巧第二节查找替换技巧查找替换是文字处理软件最常用的功能之一。灵活运用查找替换功能，不仅可以提升你的工作效率，更可以帮你完成一些“不可完成”的任务。§1-2-1简单文字的查找替换简单的文字替换想必大家都会了，它可以让我们批量修改文档中的错别字或者其他任何词语。比如你在写一篇中篇小说，写到一半的时候想将女主人公的名字由“凯西里”改成“小芳”，如果一个一个地改，肯定会累到吐血，用查找替换功能就简单多了――从“编辑”菜单中选择“替换”，或者直接用快捷键“CTRL+H”调出“查找替换”工具（图17）在“查找内容”中填入“凯西里”，，在“替换为”中填入“小芳”，再点一下“全部替换”按钮，文档中所有的“凯西里”就全部一次性替换成“小芳”了。17-查找和替换查找和替换.png(8.55KB)查找和替换2008-3-1111:23§1-2-2带转义符的查找替换带转义符的查找替换以上是查找替换功能最简单的应用。下面我们看一个稍稍复杂一些的吧，如图18，是从网上复制过来的一篇电子文档《廊桥遗梦》，看到有什么问题了吗？对，它在本不应该分段的地方分了段，也就是说，每一自然行后面都被插入了一个段落符号。18-过多换行符过多换行符.png(55.89KB)过多换行符2008-3-1111:24图18也许在你的程序界面中看不到那么多代表空格的小点和代表换行的回车符号，这是因为在