XX公司项目执行手册

项目执行手册2010年12月第1页共15页目录一、手册说明…………………………………………………………………2二、活动环节一：信息沟通…………………………………………………2三、活动环节二：方案制定…………………………………………………4四、活动环节三：开会分工…………………………………………………6五、活动环节四：活动筹备…………………………………………………6六、活动环节五：全体排练…………………………………………………9七、活动环节六：现场执行…………………………………………………9八、活动环节七：会后跟进………………………………………………11九、工作人员礼仪………………………………………………………13第2页共15页一、手册说明……特编写本活动执行手册。本手册讨论对象为接待等项目，由于大型公开性活动工作较为复杂，涉及赞助招商、媒体宣传以及更多繁杂的现场服务等事宜，因此，大型公开性活动需要在具体执行中制定严谨周密的活动执行方案，本执行手册仅为大型公开性活动提供原则性指导。本手册将活动执行分为七个环节：信息沟通、方案制定、开会分工、活动筹备、全体排练、现场执行和会后跟进，以供执行负责人把握整个执行过程，避免因缺乏程序和规划而造成执行疏漏或偏差，实现清晰的活动把握、周到而创新的方案设计、明确的人员分工安排、完美的现场执行和持续到位的会后跟进，最终完成一个完美的活动执行过程。二、活动环节一：信息沟通信息沟通是活动执行中的第一环节，充分的信息沟通以及对活动成熟地思考是活动举办成功的基础，也能尽可能避免由于活动理解偏差和信息失真造成的反工、遗漏和时间浪费等问题。因此活动执行负责人须在活动正式筹备之前，与领导和其它人士进行充分沟通，在可允许的范围内争取了解尽可能多的信息，填写下列活动信息沟通表，再筹划下一步工作。第3页共15页活动信息沟通表活动名称活动时间活动地点举办单位协办/联办单位执行负责人活动规模活动目的活动意义主要领导主要流程接待标准其它要求第4页共15页三、活动环节二：方案制定活动方案是活动执行的指导性文件。在活动信息沟通完成之后，执行负责人填写活动信息沟通表，自己或安排人员制定活动方案与活动执行方案（初稿）（重大活动需制定较为精细的方案，一般性活动只需制定简要方案），然后发给其它同事提出建议，根据修改建议形成活动执行方案（第二版），提交给领导审阅，最后根据领导反馈意见制定活动执行方案（最终版）。其整体流程如下：一般性活动简要方案基本要素：1、活动名称与目的；2、活动时间与地点；3、举办/联办/协办单位；4、与会领导与规模；5、简要流程。重大活动精细方案基本要素：1、活动名称、背景、目的、意义与口号；执行负责人信息沟通填写活动信息沟通表其它同事提出意见，形成方案（第二版）制定活动方案与执行方案将活动方案（第二版）提交给领导审阅根据修改意见确定活动方案（最终版）第5页共15页2、举办/承办/联办单位；3、活动时间地点；4、活动与会领导与规模；5、活动详细流程；6、赞助机构与合作媒体；7、活动会务服务；8、其它事项。活动执行方案的基本要素：活动基本信息活动时间、地点、名称、规模、与会领导、举办/联办单位等执行团队分工A、执行总负责人；B、执行小组负责人；C、具体组员名单。前期筹备事宜A、筹备事宜列项;B、人员分工安排；C、筹备日程安排。现场执行事宜A、现场布置说明；B、现场活动流程；C、现场任务列项。D、人员分工安排；活动后期工作A、后期事项明细；B、人员分工安排；C、完成时限要求。策划亮点说明活动财务预算活动应急方案其它事项大型公开活动同时需制定招商赞助方案。第6页共15页四、活动环节三：开会分工活动方案确定后，执行负责人召集全体工作人员，举行活动工作安排会，详细介绍活动信息及其具体人员安排，同时了解全体人员时间和工作任务情况，听取反馈建议，及时进行工作调整与方案完善，最终确定全体人员分工：工作安排会三个目的：1、讲述活动各项情况；2、明确人员分工安排；3、听取反馈意见。工作安排会环节：1、执行负责人主持会议，介绍活动基本情况；2、执行负责人介绍人员分工安排；3、工作人员重述自身职责与安排；4、听取反馈意见并及时协调；5、领导总结发言。五、活动环节四：活动筹备在明确活动方案和人员分工，正式进入活动筹备环节，活动筹备是活动的真正执行环节，主要包括四项内容：活动场所及用餐联系、活动联系通知、活动物资准备与活动现场布置。1、活动场所及用餐联系：确定活动时间后，按照领导要求和活动情况考察场地，确定活动场所和用餐事宜：活动场所：根据活动定位和领导要求进行寻找，尽早联系并进行现场考察；用餐地点：用餐地点的选择遵循就近原则，至少提前两天对用餐地点进行确定。场所要求：环境舒适且档次适合；第7页共15页活动场所和用餐地点停车方便；活动地点与用餐地点相距较近，用餐方便。2、活动联系通知：在确定时间地点及活动方案后，综合中心和公关中心配合XX，开始对外联系，做好行车路线图、接待信息等活动通知工作，重要领导由专人负责通知与跟进。根据活动和领导的不同，采取不同的联系通知方式：通知方式普通活动：由领导电话邀请或通知，工作人员短信和电子邮件跟进；重要活动：由领导电话邀请或通知，工作人员短信和电子邮件跟进，发送邀请函；联系负责人：注意事项：通知内容：内容需包括活动名称、时间、地点和具体路线图，注意短信和邮件用语；与会领导信息表：列清领导名称、照片以及秘书与司机信息，记录领导到达和离开时间；人员分工注意：负责联系的人员需清楚具体行车路线图，同时与接待人员进行信息对接，最佳方式为联系人员负责所联络领导的接待工作。3、相关物资材料准备：活动相关物资材料包括以下六项：基本物资采购、领导邀请材料、会议电子设备、会议电子材料、会议发放材料、会议礼品。具体内容为：会议物资项目基本内容负责人基本物资采购横幅、鲜花、桌牌、矿泉水、纸巾、记录纸、笔、背景版、易拉宝等综合中心领导邀请材料会议邀请函、活动介绍文件、拟邀领导名单研究中心会议电子设备笔记本、投影仪、幕布、麦克风、音响、相机、摄影机综合中心会议电子材料演讲PPT、开场背景PPT、背景音乐、视频研究中心会议发放材料嘉宾签到簿、XX简介册、会议介绍、会务其它资料研究中心领导会议礼品要求具有特色综合中心第8页共15页4、现场提前布置：在活动物资材料准备结束之后，提前开始布置活动现场，要求提前一天完成所有的活动现场布置，包括桌椅、茶杯、纸笔、桌牌、资料、易拉宝等的摆放。其具体要求如下：活动大楼入口布置：于门口两侧摆放活动易拉宝、指路方向牌，注意摆放位置明显；负责人：活动电梯出口布置：于电梯出口处摆放活动易拉宝、指路方向牌，工作人员于电梯口迎接；负责人：活动现场桌椅布置：根据领导人数和身份，提前一天制作桌牌，确定座次安排；要求桌牌与桌椅摆放整齐，形成一条直线；桌上摆放茶杯、湿纸巾、信签、笔、水果和鲜花；现场分设主席台、嘉宾席、秘书席、工作人员席等，根据活动类型进行调整。负责人：活动材料摆放：根据不同活动类型，部分材料可直接放于桌椅上，置于桌椅的同一位置；或将材料统一置于现场入口，注意摆放整齐，力求美观。负责人：现场房屋管理：提前做好查电工作，确保不断电；关闭门铃和电话，确保活动进行时无干扰；提前联系保洁，保证卫生间、垃圾筒均已清洁，卫生纸、洗手液充足；整理书柜、垃圾桶、沙发、盆景、办公席等，做到整洁有序。负责人：活动礼品摆放：提前于合适位置摆放礼品，以便提前或活动结束时及时给予领导秘书或司机；提前进行礼品归类，明确不同领导的礼品。负责人：第9页共15页六、活动环节五：全体排练针对重大公开活动，或其它有重要领导参加的活动，需提前对重要环节进行排练，以增加工作人员活动执行的熟练度，发现其中存在的问题。需要排练的重要环节通常包括领导接待环节、活动开场环节、重要仪式环节、领导欢送环节，其中重要仪式环节由于其中工作较多，需要多人的配合，通常需要进行多次排练。排练人员安排排练总导演：执行负责人排练人员：被排练环节的工作执行人员；陪练人员：其它环节工作人员，表演与会嘉宾；问题纪录人员：七、活动环节六：现场执行1、再次排查：于活动正式开始前，执行负责人须结合排练情况，对现场工作进行全面排查，尤其排查涉及领导安排的重要环节。排查工作包括现场布置、人员安排、物品摆放和电子设备、领导礼品五个方面：人员分工：工作人员重述自己的工作职责，确保所有人员全部到位；物品摆放：现场桌椅、桌牌、茶水、资料、鲜花、信纸和笔是否摆放整齐；房屋摆设：房屋内部摆设是否美观、干净、整洁；电子设备：电子设备是否运行正常，所有音频、PPT等电子资料是否已完全到位；领导礼品：检查礼品是否到位并摆放整齐，工作人员是否清楚不同领导的礼品类别。2、领导接待：设立活动接待组，分设多个接待小组，每个小组由两人组成，由接待组组长负责小组间的协调，及时调配。当领导到场时，小组其中一名接待人员负责引导至电梯、开电梯，一路指引领导到会场，另一名于接待处迎接其它领导。重要领导由公关人员陪同部门领导到门口进行迎接。第10页共15页接待工作的通常流程：联系领导或其部门领导，确认活动地址、交通路线图等信息，预先告诉迎接事宜；领导即到时，接待小组须注意来往车辆，到迎接处准备好，车辆一到即主动上前迎接；对于须由部门领导亲自迎接的领导，领导即到时接待小组负责人提前电话告知部门领导；一名接待人员引导领导至电梯并送上楼，由电梯口接待人员负责引导至活动现场；活动礼仪引导领导入座休息，并马上安排茶水。注意事项：接待人员与领导一一对接，确认交通、会议等信息，确保会议当天嘉宾顺利抵达会场；当领导进入会场时，室内所有工作人员须起立、鼓掌，面露笑容，热情欢迎领导来访；当全体领导落座之后，工作人员应停止来回走动，迅速轻声落座。3、现场配合：活动执行负责人根据活动执行方案，列明现场需要执行的工作，并进行工作人员细致安排，以配合现场活动流程中的所有工作。具体内容包括：流程控制：指定工作人员配合主持人，做好活动时间控制、话筒传递、文件分发等工作；会议记录：指定工作人员做好会议记录工作，提前准备好录音笔和记事本等记录工具；设备控制：指定工作人员控制电脑、音响、话筒等电子设备，及时播放PPT、音频等；会议礼仪：指定工作人员每十五分钟为领导续茶水，提前准备好足够热水；摄影摄像：指定工作人员进行现场摄影和摄像，提前确定合适的摄影摄像角度，摄影点到为止，尽量不影响会议进行；秩序维持：当会议进行时，指定工作人员在入口处维持秩序，并负责接待临时访客。注意事项：现场工作人员切忌随意走动，交头结耳，注意保持仪态端庄，面带微笑；现场工作人员须明白自己站位，无安排的工作人员需及时入座，保证现场整体有序；活动全过程中至少有一名工作人员在现场，时刻注意满足领导临时需求。4、活动用餐：提前安排好用餐座次，于餐桌上预先整齐摆放桌牌；及时引导领导至用餐地点，直至每位领导就座完成；在至用餐地点路上，需注意提包、拿衣服和活动材料，并确认是否有领导物品遗落；第11页共15页用餐现场至少有一名工作人员，及时调配服务员，满足领导各项需求。5、欢送领导及礼品发送首先集体欢送国家领导人和省部级重要领导，再欢送其它领导或企业家；对于有司机或部门领导的领导，提前将礼品给领导司机或部门领导；对于未带司机的参与领导，活动结束后由专门工作人员负责跟进发送礼品。八、活动环节七：会后跟进会后跟进工作也是活动的重要环节。于活动结束之后，XX工作人员需及时对活动进行跟进整理，展示XX高效的工作方式，有利于赢得领导对XX工作赞誉。会后跟进强调时间的高效性，具体包括如下几个方面：1、感谢短信发送于活动结束后，XX需及时对与会领导的参会和支持表示感谢。时间要求：活动当天晚上；负责人员：2、会议/活动纪要于活动结束后，工作人员及时整理活动录音、视频和会议记录，撰写会议/活动纪要，针对重要活动，需要形成活动记录，甚至形成会议/