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中国·南京2013.1.1～2013.1.5璀璨东方国际珠宝展会展策划书编者罗雨露1.会展前准备工作1.1市场调查江苏是中国最富庶的地区之一，也是金银珠宝营销大省，全省综合经济实力在全国一直处于前列。南京为国家历史文化城，长三角辐射带动中西部地区发展的重要门户城市，亦是2014年第二届夏季青年奥林匹克运动会举办城市。有着特殊的地理位置，辐射着整个长江三角洲。在“中华第一商圈”新街口的近百家黄金珠宝企业进驻；在“黄金珠宝一条街”的太平南路上，宝庆尊荣馆、通灵翠钻、千年翠钻、日月金行、南华宝庆旗舰店、王殿祥、地质人、盛世天福、老凤祥等在此安营扎寨；来自深圳、北京、上海、江苏等地近百家珠宝企业齐聚的“钟山珠宝园”；为南京黄金珠宝首饰市场注入更多的活力！所以，2013年元旦之际在南京举行“璀璨东方”国际珠宝展是十分之有必要的，这不单是一个与消费者交流的良好平台，更是众多商家企业不可错失的良好商机。1.2会展的安排工作1.2.1会展时间安排展前参展商联系时间：2012.11.15~12.15（为期一个月）专业参展观众邀请时间：2012.12.16~12.28（为期12天）布展时间：2012.12.30~12.31（为期2天）开展时间：2013.1.1~2013.1.3（为期3天）撤展时间：2013.1.3号下午5点至晚上9点1.2.2会展地点与规模地点：南京国际博览中心A、B、C规模：南京国际博览中心建筑面积36万平方米，其中展览面积17万平方米，总国际标准展位6000个，室外展览面积3万平方米，停车位2500个。会议中心包括5000平方米的多功能厅，800人报告厅，20间大小会议室，19间各式餐厅和一幢500间客房的4星级国际酒店。其他配套设施包括240间客房的经济型酒店，8200平方米办公服务设施等。1.2.3会展前工作安排小组任务A招商组联系与落实参加展会的参展商，比如卡地亚、TIFFANY、ENZO、施华洛世奇、周大福、老凤祥、六福等世界著名珠宝品牌。B观众组联系和落实到场参会的专业观众人员、人数，主要邀请一些社会名人、珠宝设计师、珠宝收藏家等。C安保组珠宝是属于十分贵重的展品，所有展品的安全保障是此次展会的重中之重，安保主要在展会前提供参展商保险事项，展会中负责各个区位的展品安全，负责展区的闭路电视，摄像头的正常运转，协助相关公安机关认真完成工作。还要负责观众参展前的安全检查，确保不让捣乱、犯罪分子进入会展，确保会展展品、人身的安全。保险知识组织展览需要办理保险。展览会组织者一般不负责展出者展品的丢失、损坏和人员的伤亡事故，以及在展台内发生的第三者伤亡事故。因此，展出者需要自行安排保险。保险涉及投保险种、投保金额、投保期限等问题。保险不仅涉及展品和运输，还涉及展台人员、参观者等。展览涉及的险种比一般人想象的多，包括展览会取消险、展览会推迟险、政治险、雇工责任险、运输险、战争险、火险、盗窃险、破损险、人身伤害险、公众责任险、人身事故险、个人财产丢失险、医疗保险等，名目繁多，比较冷僻的险种有展览会附属研讨会主要发言人未出场险。但是，展出者没有必要投保所有险种，根据规定和需要选择险种投保。基本险包括展品、运输、人身、第三者有关险种。展览会组织者、运输公司、施工管理部门等会规定了一些强制性的保险要求，这些规定应予以执行。此外，展出者可以根据自己的实际需要办理其他险种。对于展出者，主要投保险以及办理投保需要注意事项如下：展品和道具险，保期要包括运输和展览会过程。投保险种有展品的盗窃险、道具的火险等D布置组根据此次展会参展商的要求设计、布置展位，设计、搭建各个部分都要确保展会的外观形象。体现出此次展会的大方、高雅的氛围。在展厅中心区搭建T形台，主要用于现场模特的珠宝秀活动。E公关组此次展会不免会邀请一些政府人员、社会名人，对于此类人的迎接，招待必要十分妥当，这不单关系到展会的整体效果，还关系到公司未来的发展业务和社会的知名度。开展时更是有许多媒体到访，要负责协助他们完成展会的报道，适当的提供相关资料给他们。F后勤组后勤组应该是人数最多，与观众接触最多的一组，不单止是展会公司的最直接的形象代表，更是展会正常运行的重要部分，后勤主要分为观众接待、会场指引、会场卫生等小组，接待工作一定要落到实处，还要登记到场观众人数；会场的指引也必不可少，这一部分工作者主要是负责相关观众的询问，指引、解答工作。会场卫生也尤为重要，每时每刻都要注意会场的卫生状况，及时对需整改的地方进行调整，确保展会环境整洁、优雅。G物流组会展展品的传递部分不可脱节，与相关参展商合作，听从安排，确保展品的准时到达，安全撤离。1.2.4展会宣传工作围绕“璀璨东方”的宣传主题，展开系列活动，混合现代气息，打造别具一格的珠宝展会。通过媒体宣传、户外推网络联盟三个途径，全面为珠宝展造势。分三个阶段、不同密度的分众宣传。总投资30万为此次展会进行宣传推广。其中，制作邀请函1.5万份；宣传单页10.1万份；珠宝展海报投放5.5万份。户外媒体投放，公车车体，出租车，条幅，LED大屏幕。邀请与回执邀请——不管什么样的会议或者展览，主办者当然希望适宜的对象（客户）参加。作为主办者，邀请的方式非常重要。通常情况下，邀请包括信息发布、回执处理、确认通知等3个程序。回执——对于主办者来说，回执是对会展企划活动成功与否的判定标志之一。回执收到后，通常需要统计（回执单的设计非常重要，应当是合理且圆满的，应当包括如下信息——明确的人数、职务、性别、联系方式、预计到达目的地的时间、迎送要求等等）和确认回执有效（通常以会务费用是否交纳为标志），接下来需要做的就是资源分配——主要是展位与酒店住宿的安排，回执确认即确认通知可以在这一切完成后发出。1.2.5会展场内布置1.本次会展预计设置2000个标准展位。根据设计师设计展台效果，珠宝玻璃柜小照明灯根据设计师分别安装。2.在多功能厅内分别设置签到处、接待处、观众办理通行证服务台、观众安检处。3大型主题会展主背板一块。4.展厅中心处设置T型舞台一座，配备相应后台。T台上空安装专业舞台照明灯数盏，根据场地和专业设计师设计安装。设置音像区，音响设备一应俱全。T型台前放置贵宾席座位一百把，按规定方位摆放。5.每个展厅内设置5处洽谈室，5处休息室、3处珠宝暂存室。6.展厅四面墙边适度设置观众休息长椅7.协同安保组的需求安装摄像头数个，保证其正常工作，协助安保组做好安保工作。8.设置观众休闲区，设置餐饮区9.垃圾箱适当位置摆放10.场内指示牌摆放恰当。展台布置如果说展览是一台戏，展览设计就是戏剧的主题思想。有的时候展商可以自己提出总体要求，而有的时候，展商可能没有提炼，需要展商与中介公司沟通后共同制定。现在国内的展览设计基本上还处于抄袭国外展览设计的阶段，可使用的材料及展商愿意承受的成本也与国际相差甚远，所以在设计上一般都要考虑成本，其次再考虑创意。设计的基本框架应根据展商的行业属性、展出参观者群体、展览场地背景以及空间设定，露天展览在选材上还要考虑气候及安全因素。展览设计在造型选择上是几乎无限的，以下是一些经验总结：⒈造型要考虑展位利用率的最大化；⒉造型要考虑人流心理及流向；⒊造型应当符合参观对象的审美导向；⒋造型要考虑施工难度及成本因素；⒌造型还要考虑安全性。在展览设计上，材料的使用与选择也是关键。有些展览类别需要沉稳，而有点展览需要活泼，有的需要展现科技，有的需要显示环保，还有的需要表现艺术或者人文或者社会公益，总之，表现的主题对材质的选择是个考验，1.3展前布展工作安排1.展厅大门口设置喜庆拱门气球，张贴横幅，设置海报墙，营造展会热闹气氛。2.会展前，协助、指引参展商进行布展。3.物流车辆通过安检，贴牌进入展区，安保组负责调配车辆秩序4.提供付费搬运工以满足参展商搬运需求5.相应工作人员协助参展商完成布展工作1.4参展的相应媒体：1.5预算方案⒈场地费用；⒉行政管理费用，包括公司行政管理人员的工资和行政办公费用等；⒊宣传推广费用；⒋招展、招商费用⒌相关活动经费；⒍其他。会展项目收入来源：⒈会务费或展位费收入；⒉门票收入；⒊企业赞助收入；⒋其他。2展中策划2.1接待工作1门口铺设红地毯，礼仪队门口双行排开，接待贵宾到贵宾席就坐，准备参加开幕式2.准备签名墙，贵宾就坐前签名留念2.2开幕式开幕式流程A主席台就位一主持人宣布仪式开始并介绍到会的各位嘉宾B举行升旗仪式C嘉宾致辞D剪彩E开幕式表演1歌曲周杰伦演唱《千里之外》2舞蹈最炫名族风3小品《求婚戒指》4互动小游戏《最佳佩戴者》任何观众凭新购买的珠宝进行展示，最佳者得万元代金卷5歌手王力宏演唱《唯一》6舞蹈《江南style》F主持人宣布展会开幕式结束一由工作人员带领、主办单位负责人陪同嘉宾进会展现场参观。二宴请宾客举行餐宴，以答谢主要参展商和相关人士三欢送宾客，送予纪念品。2.3有序安排观众进入展厅参展，各个小组做好自己的相应工作。填表进入，换取通行证进入。2.4展会中指定时间开展T台模特珠宝秀，营造欢乐愉悦的展会气氛2.5开展展会中与观众互动节目，举行“最佳珠宝佩戴者”评选会，邀请出色的珠宝设计师，审美师作为评委，凡在场内购买了珠宝的观众都可以参加，观众只需展示出新买的珠宝的特色既可。佩戴最佳者将会获取赞助商提供的价值万元的珠宝饰品。2.6做好观众离场时的安保工作，仔细检查，不容半点偷窃行为发生。2.7邀请观众对此次会展做出评价。3展后策划3.1撤展，根据时间安排，分批次、有秩序的进行撤展，确保展品的安全。3.2归还借代物品给展会管理人员，取得批条进行撤展3.3打包相关展品，经过安检人员检核贴牌放行3.4后勤保洁组负责监督参展商展后的卫生任务3.5参展商负责人到后勤处凭有效证件领取押金。3.6安排好运输车辆的进出，有秩序进行撤离3.7会展工作人员收齐所有资料，撤离会展中心3.8会展后工作总结，开会讨论