Word的高级编辑技巧

1Word的高级编辑技巧第一节使用Word大纲视图--------------------------------------------------------------------------------对于一篇比较长的文档，详细地阅读它并弄清它的结构内容是一件比较困难的事。使用大纲视图可以迅速了解文档的结构和内容梗概。因为大纲视图可以清晰地显示文档的结构。在大纲视图中，文档标题和正文文字能够被分级显示出来，根据需要，一部分的标题和正文可以被暂时隐藏起来，以突出文档的总体结构。通过浏览文档视图可以方便的把握文档的总体结构。第一节使用Word大纲视图_______________________________________________11、什么是大纲文档_______________________________________________________12、在大纲视图中组织文档__________________________________________________23、查看文档组织_________________________________________________________34、在大纲中设置文本格式__________________________________________________35、打印大纲______________________________________________________________4第二节为Word文档创建目录_______________________________________________41、创建标题目录_________________________________________________________52、创建图表目录__________________________________________________________53、更新目录______________________________________________________________61、什么是大纲文档我们在创作一篇文档时，可以先在大纲视图中列出它的提纲和各级标题，然后再根据提纲逐步充实文档的内容。在大纲视图中，每个标题的左边都显示了一个符号。表示带有下一级标题（包括子标题和正文）。表示不带有下一级标题。正文是大纲中除标题以外的任何段落文字。在大纲视图中，段落左边的小方框，表示该段落为正文。正文可以看成是最低一级的标题。要显示文档的大纲，首先切换到大纲视图。单击【视图】菜单中的【大纲】菜单项，或者单击水平滚动条中的【大纲视图】按钮，可以切换到大纲视图。22、在大纲视图中组织文档有两种方法可以组织文档大纲：用输入标题的方式组织大纲：使用大纲视图组织新文档的过程是先输入文档的各级标题，在建立合适的文档组织结构后，再添加详细的正文即可完成文档的编辑。具体的操作步骤如下：（1）建立新文档，切换到大纲视图中。（2）输入各个标题，刚输入的标题Word会自动设为内置标题样式“标题1”。输入完毕后，按Enter键可以输入下一个标题。（3）如果将标题指定到别的级别并设置相应的标题样式，可以利用【大纲】工具栏中的升降级按钮。也可以利用拖动标题前面的符号或的方法来实现：如果想将标题级别降至较低级别，向右拖动符号；如果想将标题升级至较高级别，请向左拖动符号。（4）在建立满意的文档组织结构后，切换到普通视图或页面视图以添加详细的正文内容。如果向上或向下拖动符号，可以实现文档内容的移动，且该标题的从属标题和文字将也随之移动。也可以单击工具栏中的【上移】或【下移】按钮，把光标所在的段落标题上移或下移一个位置。为段落指定大纲级别：对于已经输入好的文档，我们可以将它重新设置为大纲文档，为文档中的段落指定大纲级别。具体操作步骤如下：（1）在普通视图中或页面视图中，选定想要设置大纲级别的段落，注意这些段落应该是正文文字级别，如果是标题级别，要先将其降为正文，再为其指定大纲级别。（2）单击【格式】菜单中的【段落】菜单项，在弹出的【段落】对话框中选择【缩进和间距】选项卡。（3）在【大纲级别】的下拉式列表框中，选择所需的级别。（4）单击【确定】按钮即可。在为各个段落设置好大纲级别后，切换到大纲视图中，即可以看到各段按大纲级别的不同分3为不同的层次。3、查看文档组织在大纲视图中，可以将文档大纲折叠起来，仅显示所需的标题和正文，而将不需要的标题和正文隐藏起来，这样可以突出文档结构，简化了查看文档的时间；而且还可以在文档中移动和重新组织大块文本。只有设置了内置标题样式（标题1到标题9）或大纲级别（1到9级）的文本才可以在大纲视图中折叠和展开。要折叠某一级标题下的文本，在【大纲】工具栏上单击要显示的最低级别的编号按钮。例如，单击【显示至标题3】按钮，则整篇文档只显示第一级到第三级的标题，第三级以下的标题将被折叠而隐藏起来。如果只折叠某一标题下的子标题或正文，把光标移到该标题上，单击【折叠】按钮。单击一次，折叠最低的一级。如果要折叠某一标题所有子标题和正文，双击该标题前面的分级显示符号即可。如果要折叠所有的正文，单击【大纲】工具栏中的【全部】按钮。展开标题下的子标题和正文的方法同折叠的方法类似，要展开并显示所有标题和正文，单击【全部】按钮即可，如果要只显示正文的第一行，请单击【只显示首行】按钮。正文的内容只显示第一行，后面用省略号来表示下面还有内容，只显示首行可以快速查看文档结构和内容。如果要展开并显示某一标题下所有折叠的子标题和正文，双击该标题前面的分级显示符号即可。如果对某一标题下的折叠文本要一次展开一级，只要把光标移到该标题上，然后单击【展开】按钮即可。4、在大纲中设置文本格式在大纲视图中，Word监护了文本格式的设置，以便将用户的精集中于文档结构。所以在大纲视图中的文本格式和在其他视图中是有所不同的。每一级标题都已设置为相应的内置标题样式（标题1到标题9）或大纲级别（1级到9级）。可以在标题中使用这些样式和级别。在大纲视图中可以将标题拖动至相应级别，从而可以自动设置其标题样式。如果想改变标题样式的格式，可以更改其格式。Word为了使文档的层次结构更清晰，会按照标题缩进的方法缩进该标题，这种缩进只在4大纲级别中出现，如果切换到其他视图状态，这种缩进将会被取消。在大纲视图中，并不出现段落格式设置。而且，标尺和段落格式命令将无效，要查看或修改段落格式，应该切换到其他视图中。在大纲视图中，字符格式（字体、字号、字形）依然有效，如果为了防止分散注意力，可以单击【大纲】工具栏中的【显示格式】按，Word将会用纯文本格式显示大纲。如图6-13所示，如果要恢复显示字符格式，只需再次单击【显示格式】按钮即可。如果用户为了在大纲视图中编辑文档的同时查看文档的真实格式，可以拆分文档窗口。在一个窗口中使用大纲视图，而在其他窗口中使用页面视图或普通视图，在大纲视图中对文档所做的修改会显示在其他窗口中。具体步骤如下：（1）打开文档，并切换到大纲视图。（2）单击【窗口】菜单中的【拆分】菜单项。（3）选定拆分的位置，然后在另一个窗口切换到页面视图。5、打印大纲在建立文档的大纲后，还可以将文档的大纲打印出来。如果在大纲视图中只显示文档的层次结构，那么打印出来的将是显示出来的文档的层次结构。要打印大纲，首先应在大纲视图中显示需要打印的标题和正文，然后单击【文件】菜单中的【打印】菜单项即可。如果在大纲视图中显示了正文，即使只显示了首行，Word也将打印全部的正文。在大纲视图中显示的分页符，也将反映在打印结构中。如果不想打印分页符，可以暂时删除分页符后再打印。--------------------------------------------------------------------------------第二节为Word文档创建目录目录通常是长文档不可缺少的部分，有了目录，用户就能很容易地知道文档中有什么5内容，如何查找内容等。Word提供了自动生成目录的功能，使目录的制作变得非常简便，而且在文档发生了改变后，还可以利用更新目录的功能来适应文档的变化。1、创建标题目录Word一般是利用标题或者大纲级别来创建目录的。因此，在创建目录之前，应确保希望出现在目录中的标题应用了内置的标题样式（标题1到标题9）。也可以应用包含大纲级别的样式或者自定义的样式。如果文档的结构性能比较好，创建出合格的目录就会变得非常快速简便。从标题样式创建目录的步骤如下：（1）把光标移到要拖入目录的位置。（2）单击【插入】菜单项的【索引和目录】菜单项，并在弹出的【索引和目录】对话框选择【目录】选项卡。（3）在【格式】列表框中选择目录的风格，选择的结果可以通过【打印预览】框来查看。如果选择【来自模板】，标识使用内置的目录样式（目录1到目录9）来格式化目录。如果要改变目录的样式，可以单击【更改】按钮，按更改样式的方法修改相应的目录样式。2、创建图表目录图表目录也是一种常用的目录，可以在其中列出图片、图表、图形、幻灯片或其他插图的说明，以及它们出现的页码。在建立图表目录时，你可以根据图表的题注或者自定义样式的图表标签，并参考页序按照排序级别排列，最后在文档中显示图表目录。使用题注组织目录的方法如下：（1）确保文档中要建立图表目录的图片、表格、图形加有题注。（2）将光标移到要插入图表目录的地方。（3）单击【插入】菜单中的【索引和目录】菜单项，并在【索引和目录】对话框中选择【图表目录】选项卡。（4）在【题注标签】下拉列表框中选择要建立目录的题注，如图表、公式、表格等。（5）在【格式】下拉列表框中选择一种目录格式，其他选项与创建一般目录一样，确定后单击【确定】按钮。63、更新目录Word所创建的目录是以文档的内容为依据，如果文档的内容发生了变化，如页码或者标题发生了变化，就要更新目录，使它与文档的内容保持一致。最好不要直接修改目录，因为这样容易引起目录与文档的内容不一致。在创建了目录后，如果想改变目录的格式或者显示的标题等，可以再执行一次创建目录的操作，重新选择格式和显示级别等选项。执行完操作后，会弹出一个对话框，询问是否要替换原来的目录，选择【是】替换原来的目录即可。也可以选中目录，按F9.