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七夕，古今诗人惯咏星月与悲情。吾生虽晚，世态炎凉却已看透矣。情也成空，且作“挥手袖底风”罢。是夜，窗外风雨如晦，吾独坐陋室，听一曲《尘缘》，合成诗韵一首，觉放诸古今，亦独有风韵也。乃书于纸上。毕而卧。凄然入梦。乙酉年七月初七。-----啸之记。一、商务信函书写准备阶段..............................................................190二、商务信函的基本格式..................................................................193三、现代新型商务信函的写作关键...................................................205四、商务信函书写完毕后..................................................................207一、商务信函书写准备阶段一般来说，我们通过观察商业信函的构成格式、只要依照其基本流程将固定句型和惯用语句进行组合，就可以轻松地写出一份简单的信函。尽管如此，在进行整体的信函构思之前，如果就信函的主要内容、即：主文部分再多进行些考虑的话，就会进一步提高商业信函的整体效果。也就是说，商业信函中最困难的就是主文部分的障碍----“必须将纷繁复杂的事件归纳成简单易懂的内容”。商务信函书写要领那么，当我们要对一个复杂的事件进行简单的归纳总结时，要做到哪几步呢？让我们先来看看如下的几个要领：（一）、对收信人、发信人进行确认在书写商业信函的时候，首先应当明确收发双方的身份、职务等内容。比如说，收信人是对方的公司、还是对方公司下属的某一部门；具体的收信人是写那个部门的管理职务还是具体事件的担当者本人；有的时候收信的一方也可能是若干人，或者是不确定的多数的消费者。收信的一方是团体还是个人，决定着季节问候语、事件的叙述方式各有所不同。发信人己方公司（○○公司）己方部门（○○课）管理职务（○○课课长○○）具体担当人（○○课○○）个人收信人发给公司（○○公司全体）发给部门（○○课全体）发给管理职务（○○课○○先生（女士））发给具体担当人（○○课○○先生（女士））发给若干相关人（各位客户）发给不确定的多数消费者（各位客户、无具体姓名）对于发信人一栏，也要事先考虑清楚是写自己的名字、部门的名称还是管理职务的名称。（二）、决定格式下面，让我们考虑一下选择怎样的信函格式。其实，信函格式的形式并非种类繁多，常见形式有：开头写着收信人、发信人和标题的固定形式；类似于普通信函的书信形式；以附记形式（在“记”下方记录条目）记载重要事项的形式；或者添加附页进行归纳总结等形式。（三）、记录下必要的事项接下来，对于那些必须传达给对方的内容要进行一番整理。使用文字处理机写信函时，可以先把所想到的写出来，然后再对所写的内容进行重新整理。像前文部分的寒暄语等内容，因为有固定的语句，所以在书写时不必太为此而伤脑筋，然而重要的是那些出现在本文或者附记条目中的内容。如果在发出信函以后，还要通过电话对内容进行补充的话，也会给对方带来不便。因此切记要把所有必要事项都概括统一起来。要描述的事项，应包含着下列5W3H中的全部、或者其中的一部分，这些是必要的要素。最好是把想到的内容制成列表，通过对照5W3H来确认一下是否有遗漏的部分。いつwhenどこでwhereだれがwhoなぜwhy何をwhatいくつhowmanyいくらでhowmuchどのようにhow二、商务信函的基本格式商务信函的基本格式如前所述，商务信函于日常生活中使用的信函之间并非存在着天壤之别。只是在商务世界里，为了保障业务得以顺利进行，而存在着若干规则或习惯而已。因此，于平时随心所欲记录下的一般文章相比，商务信函有时会要求形式上比较郑重、并具有高雅的格调。那么，首先让我们掌握两种基本的格式，即：纵向书写和横向书写。纵向书写主要用在礼节性的场合或者要求格调比较高雅的信函，比如：请帖、寒暄问候类信函等。不过上述这些情况也可以使用横向书写的格式。最近，由于数字、外语等也越来越多地被引入到信函中使用，因此横向书写的信函在现实工作中已经日益成为主流。本书结合工作中的实际情况，将主要对横向书写的格式进行介绍，当然无论纵向书写还是横向书写，只要选择的格式能够对制作简洁、明了的信函有所帮助就可以了。◎纵向书写格式（一般）◎横向书写格式（一般）⑥开头语⑦～⑨问候语⑩起首语⑪主文⑫末文⑬结束语②②发信日期④发信人㊞③收信人⑭附记⑮追记⑬结束语（再拜・以上）①信函编号②发信日期③收信人④发信人㊞⑤信函名称（标题）⑥开头语⑦～⑨问候语⑩起首语⑪主文⑫末文⑬结束语⑭附记⑮追记商务信函格式构成和文例下面将按照商务信函的基本格式和构成，举出具体的信函示例。商务信函和一般书信相同，有前文、本文、后附三部分构成。前文＝①信函编号―②发信日期―③收信人―④发信人本文＝⑤信函名称―⑥开头语―⑦～⑨问候语⑩起首语―⑪主文⑫末文⑬结束语后附＝⑭附记―⑮追记―⑯附加材料前文①信函编号标记在业务往来信函、公司内部信函上的编号，主要用于分类和检索。在信函上标记编号，既便于相关人员进行检索，又可以避免工作出误差。不过需要注意的是：在社交性信函上一般不标记编号。例：总务科发出的第10号信函――总第10号、或总发第10号营业部的第136号照会信函――营照发第136号②发信日期日期对商务往来信函是非常重要的。值得注意的是：在信函上标记的日期不是信函完成的日期,而是发出信函的当日日期。年号可以是公历，也可以是日本年号。但要注意至少在某一公司内部做标记时应做到统一。另外，在日本国内，一般使用类似“平成○年”的日本年号。例：平成15年12月5日2003年6月8日③收信人要写正式名称而不是略称。此外，尤其重要的是收信人和发信人的称呼写法要对照统一。再有，尽管尊敬称谓也很重要，但要注意避免诸如“○○先生様”之类的重复敬称。如果遇到对如何称呼对方感到犹豫不决的情况，可以统一用“様”的称谓。例：御中――――――――称呼政府机关、公司等团体时兴协物产株式会社人事部全体殿―――――――――书写职务、个人名字时东南株式会社会计部海崎茜阁下北东工会主席四方彻阁下殿・様・先生――――写给个人时资材部长阁下目方正先生（女士）吉永佳子老师各位――――――――写给某部属的部员、科员等多数人时各位会员各销售店各位客户ご一同様――――――写给某部属的全体成员时○○俱乐部全体④发信人首先，应注意和收信人的称呼写法要对照统一。一般会在姓名的后面盖上自己的印章，但在社交性的信函中不盖印章。有的时候，根据信函的需要在发信人后面加上所在地、电话号码，也会给人一种周到的感觉。例：注意收信人和发信人写法的对照统一。サンテン株式会社销售课长尾崎慎一阁下光吉株式会社产品销售课长葛西宏㊞山岸株式会社董事木本正雄先生（女士）株式会社サントミ董事长九岛渡本文⑤信函名称信函名称控制在20字以内，以简短的语言书写，并能够达到通过名称使人对信函内容一目了然的目的。名称写在发信人的下方·中央的位置。有时候，还会在事项名称下面加上下划线、或采用比本文稍大一些的字体书写，以此加以强调。例：关于访问贵公司的相关事项关于批发价格的照会寒暄问候函、致谢函等社交性的信函中一般不写信函名称。⑥开头语开头语也存在着一些定式。一般，开头语和结束语呼应使用。让我们先来记住下列的四种基本形式。开头语·结束语的惯用形式场合开头语结束语注意事项一般场合拝啓敬具郑重场合謹啓敬具、敬白“敬白”一般用于表达更强敬意的场合。事情紧急的场合前略草々、以上此时季节问候语也省略不写。来信回复的场合拝復敬具公司内部的信函一般省略开头语，在信函的最后以“以上”结束全文。慰问信、以及表达悼念之意的信函，一般省略开头语、问候语等，直接进入正文。⑦～⑨问候语表达问候的语言，一般按照⑦季节问候语――――⑧庆贺安泰的问候语――――⑨表达感谢的问候语的顺序书写。从季节问候语中，我们可以对日本人对大自然的关心程度窥见一斑，即使是商业信函，也由此让我们感受到日本独特的传统。庆贺安泰的问候语，实际上写的是一些恭祝对方的公司、团体日益繁荣和发展的吉祥话。此外，表达感谢的问候语是向对方平时给与自己的关照表达谢意的语句。尽管这些问候语句看起来有些繁琐，但是每一部分的问候语都有各自固定使用的句子，只要把这些固定语句组合在一起，问候语这部分就可以很简单地完成了。与各种问候与相关的固定语句，请具体参照第四章的文例部分。例⑦初冬时节，⑧欣闻贵公司日益繁荣，不胜欣喜。⑨平日承蒙格外眷顾，不胜感激。⑩起首语起语又称起首语，在问候语之后，另起一行，空一格开始书写。最常用的起首语是“さて”，然后写上“さて、当社におきましては……”（那么，关于弊公司……）、“さて、○○件につき……”（那么，关于某事……）等语句。此外，还有“実は”（其实）、“ところで”（顺便提及）等写法。⑪主文可以说，主文就是整个信函的正文。作为传达事件内容最重要的一部分，主文是不可或缺的。正如本章节前面所述，在着手写主文部分之前，如果能按照5Ｗ3Ｈ的思路将必须要传达给对方的事项事先进行一番整理的话，在书写主文时将会得到事半功倍的效果。当然，5Ｗ3Ｈ并不意味着一定要在一部信函中全部体现出来，根据实际情况对内容进行选择取舍也是很必要的。例……关于某某同学于2004年4月入我校学习一事，在今天的教授会议上已经正式得到批准。我方将尽快将入学通知书邮寄给您，目前由于急需办理“在留资格认定证明书”的相关申请，因此能否请您在1月18日以前将10张照片（3㎝×4㎝）寄送到国际交流中心我处？……when1月18日以前where国际交流中心who我why办理“在留资格认定证明书”申请what照片（3㎝×4㎝）howmany10张howmuch无how邮寄⑫末文末文可以起到对主文的内容加以叮嘱，使其更加明确的作用。在末文部分往往会写上一些结束时的寒暄问候语、或者祝福健康、发展等相关的语句，如果能选择一些和主文内容相互对应、统一的固定语句，那么将会更好地突出整个文章的效果。关于末文中适用的固定语句，请参照第四章文例。例今后也请多加鞭策、指导。匆忙致信，请多多关照。⑬结束语结束语是为结束正文而写的短小的问候语。务必要注意与“开头语”对应使用。结束语的基本形式请参照第⑥的开头语部分。后附⑭附记有些内容如果在正文部分书写的话，可能会使文章显得冗长复杂。比如会议召开的时间・地点・议题、订货的货品名称・数量等。如果不把这些内容写在正文中，而是以附记的形式记录下来的话，看起来就会一目了然。当信函中出现附记内容的时候，一定要在正文中写上诸如“下記のとおり”（如下所记）、“別記のように”（如附记所载）之类的短语，用以明示对方。此外，如果需要在附记中适用序号，要注意序号的统一、如：ア・イ・ウ・エ、（ア）・（イ）・（ウ）・（エ）、1・2・3・4、（1）・（2）・（3）・（4）等。统一的序号让人感觉到很正规，从而留下良好的印象。例如下所记、我们将召开一个小型婚宴……记时间9月14日（六）下午6点～8点地点东亚饭店公主号房间电话（1234）5678※另、烦请各位在9月10日以前将您能否出席的回执写在随信寄出的明信片上，寄回给我们。……⑮追记也称“补写”，对于正文中没有记入的事项、或者如果在正文中写的话担心文章内容会变得杂乱无章的、亦或有两件以上的传达事项、分开来写更清楚易懂等，如上这些情况会在文章后面加以补充，并以“なお”（此外）、“追って”（追加）、“追伸”（追加）、“追記”（追记）等语句作为开头。注意：要总结得尽量简短。在表达悼念之意的文章中，尽量不要有追记的内容。⑯附加材料在需要附加其他的材料、数据等内容时，注意要在信函中明确记载相关的内容和数量等。例随信附记材料申请书8份另外还应注意到，在信息化社会日益发展的今天，通过传真的方式互通往来的情况也在日益增加。在使用传真方式时，不同的公司或社会团体所采用的格式往往也各不相同。在这里，我们为大家介