ERP项目文档管理办法

文档编号：XX01-001-04-20090923密级：XXXX有限公司XXERP项目ERP项目文档管理办法金蝶—XXERP项目组2009-9-23XXXXERP项目实施文档1文文档档控控制制更更改改记记录录日期作者版本参考版本备注2009-9-231.0审审校校日期作者版本参考版本备注XXXXERP项目实施文档21引言1编写目的1.1设立统一的文档管理办法及格式（标注格式见附件一），给项目过程中产生的项目有关资料提供规范，便于在今后项目开展过程中对各项资料的查找和相互交流,以利项目开发及进展；1.2制订项目组推进过程中的评审和查阅规范，明确相应的管理人员责任；2任务概要2.1工作内容：项目发展的过程中，随着项目逐步展开，会产生大量的编码、会议记录及培训资料等内容，对这些内容进行分类整理归档；同时根据项目需要，对有关文档在项目网站（XXOA办公系统）上发布。2.2工作要求：建立相适应文档，根据要求适时添加文档并与相关人员合作及时将文件归档，注意对项目信息的及时更新，以帮助小组人员获得最新信息。2.3工作程序注：所有文档有项目文档管理人管理，审批流程如下：3文档管理会议及培训数据及文档计划与总结编码及规则文档收集文档分类文档审核文档发布文档归档XXERP项目经理XXERP实施组副经理金蝶方ERP项目经理ERP项目组文档管理员提交审批，提交审批通过审批通过，要求发布XXXXERP项目实施文档33.1总则3.1.1所有重要文档集中管理，维护档案的安全与完整。3.1.2所有存档文件根据需要归档。3.1.3各项目小组人员在工作中形成的具有参考价值的文件、材料由个人或项目负责人整理后报文档管理人员存档。3.1.4所有人员都有承担按时提交文档的义务和职责。3.1.5由专人负责项目文档管理工作。（管理责任人见《XXERP项目组人员分工及职责》）3.2范围文档收集文档分类文档归档编码及编码规则数据文档会议及培训文档发布注：各类文件提交由项目实施小组副经理审核再上报项目经理。文档审核3.2.1项目准备阶段a.与本项目有关的上级主管部门下达的规划和工作计划；b.有关项目的审批文件、合同书、专家建议；c.可行性方案及批准文件；3.2.2项目实施阶段a.各种报告和数据；b.各种培训资料及技术资料；c.各种考题及答卷；d.各种管理制度及办法；e.每次会议纪要；（包括所有讨论会）f.阶段性成果交付。3.2.3其它有关材料：a.每周计划和实施阶段总结；b.项目例会会议记录和专业会议文件；c.同ERP实施有直接关系的重要材料。3.3文档分类3.3.1文档分为管理制度文档、培训文档、实施文档、通知文档、交付文档和其他；3.3.2文档编号按照总编号、项目编号、年代、类型原则分配；3.3.3文档的编号方式：项目编号+年代序列号+类型序列号到+分序列号；3.3.4编号规则文档编号例如：HM01-001-00-20090923为目录编号；项目编号为：HM；文档版本号：01本文档编号为：001；文档类型编号：00年代编号：200909233.3.5配置文档类型编号规则培训文档00通知文档01实施文档02XXXXERP项目实施文档4交付文档03管理制度文档04其他（根据情况添加）3.4存档规范3.4.1基线：事件发生后一周内归档。3.4.2完整性：是否成套、缺页和涂改；3.4.3准确性：所收集的材料是否同它反映的对象相一致；3.4.4文件材料属性的鉴别：是否为同一类；3.4.5所有文档两个月整理一次，按照不同类型保存；3.5目录建设与管理3.5.1所建目录要求符合明确方便的原则3.5.2查阅者能够迅速的查阅所要文档，了解文档简单的相关信息；3.5.3文档用EXCEL软件进行管理；3.6文档的提交、保存及使用3.6.1文档提交(1)文档的提交时间根据具体规定执行，原则上应在规定时限内提交，如有特殊情况，可向项目副经理提出申请，批准方可执行；(2)项目文档由文档作者提交，按照《ERP项目组标准文档格式》形式（要求使用office2003版本）；(3)会议纪要提交（要求会议后两小时内提交，主要由赵晟旻负责，若工作有交叉，由其他小组成员接替）；(4)通知文档提交（要求会议的前一天发出通知，发出通知前由项目副经理审批）；3.6.2文档归档(1)归档的原则a.检查文件是否完整，如有短缺，应督促补充齐全；b.文档资料移送交接手续必须完备；c.移交与保管文档无关的资料，要退回经办人员或部门；(2)存档格式a.word和excel文件可分为office文档和pdf文档两种，具体归档办法参照企业管理部相关规定。b.演示文档只保存ppt格式或pdf格式（视演示的具体格式确定）。3.6.3文档保存(1)文档保存遵循的原则在各个实施阶段，按规定格式建立项目文档一览表，标注文档的状态。文档保存可用页面和电子文档两种方式保存，所有文档全部为受控文档；a.归档的文件材料，根据归档要求及文件内容特征进行归档；b.按归档要求进行目录编辑及备查表；c.对文档作统一排列；(2)档案资料的整理a.收集的word和excel文档由文档管理人员处理成pdf的格式。b.文档资料按文件项目编号次序整理；c.文档资料每周备份一次，如有文件损坏及时补充齐全；(3)文档密级管理在文档使用中有部分文档根据要求，需暂时保密，在此期间，由文档管理人员进行保存，不得对外发布。XXXXERP项目实施文档5注：除非ERP项目组双方负责人授权同意，否则不得发布。3.6.4文档使用项目组成员均可查阅发布在网站或发布在公共空间ERP文件夹里的文件。3.6.5文档修改(1)项目实施过程中，随着对项目进一步的深入及推进，将会产生一些需要修正的文档，对文档的修改需经过项目文档管理员与项目副经理的审核，方可进行。(2)文档修改则文档目录和编号也同时进行修正；(3)文档修改后需在相关目录中标注修改；4、附则4.1ERP项目参照本办法执行。4.2本办法由企业管理部ERP项目组制定。4.3本办法即日生效。附件一：《ERP项目组文档标准格式》附件二：《XXERP项目组人员分工及职责（暂行）》附件一：文档编号：XXXXERP项目实施文档6密级：XXXX有限公司XXERP项目ERP项目文档标准格式金蝶—XXERP项目组2009-XX-XX文文档档控控制制更更改改记记录录XXXXERP项目实施文档7日期作者版本参考版本备注2009-9-231.0审审校校日期作者版本参考版本备注附件二：文档编号：密级：XXXXERP项目实施文档8XXERP项目XXERP项目组人员分工及职责金蝶—XXERP项目组2009-9-22文文档档控控制制更更改改记记录录日期作者版本参考版本备注2009-9-221.0XXXXERP项目实施文档9日期作者版本参考版本备注审审校校日期作者版本参考版本备注一、XXERP小组实施人员分工XX方ERP小组实施人员分工确认如下：进销存及成本：人员名单XXXXERP项目实施文档10财务：人员名单HR：人员名单ERP相关文档管理：人员名单具体相关部门流程协调负责如下：采购部------人员名单营销部------人员名单生产安技部------人员名单各事业部人员安排如下：硅片---人员名单电池---人员名单组件---人员名单二、XXERP小组在系统实施过程中的职责1、根据金蝶的要求协助完成相关业务部沟通协调，准备沟通场所、通知相关人员、所需设备、记录沟通关键结果；2、协助金蝶完成业务流程梳理以及业务需求分析；3、协助完成XX各业务部门ERP实施解决方案沟通与确认；4、协助金蝶完成各业务部门ERP系统上线后操作辅导；5、收集ERP上线后业务部提出的需求与问题，做好金蝶与业务部的沟通工作.