搜索
Excel2003中的筛选功能概念：数据筛选数据筛选是指从数据库或数据清单中找出满足一定条件的几行或几列数据。数据筛选将数据库或数据清单中所有不满足条件的记录暂时隐藏起来，只显示那些满足条件的记录行。筛选前与筛选后的工作表都是同一个，筛选后只是将原工作表中不满足条件的记录隐藏而已。Excel提供两种不同的筛选方式：自动筛选和高级筛选。在Excel教学中，经常要向学生讲解数据的筛选操作，Excel中提供了两种数据的筛选操作，即“自动筛选”和“高级筛选”。但学生往往弄不明白，什么情况下要使用“自动筛选”和“高级筛选”？究竟可以实现数据的哪些筛选操作？怎样才能熟练地掌握数据的筛选呢？本人通过一些实例很好地化解了此部分教学中的难点，一起来看看吧。自动筛选图1“自动筛选”一般用于简单的条件筛选，筛选时将不满足条件的数据暂时隐藏起来，只显示符合条件的数据。我们通过下面的实例来进行讲解（如图1）。图1为某单位的职工工资表，打开“数据”菜单中“筛选”子菜单中的“自动筛选”命令，以“基本工资”字段为例，单击其右侧向下的列表按钮，可根据要求筛选出基本工资为某一指定数额或筛选出基本工资最高（低）的前10个（该数值可调整，见图2）记录。图2我们还可以根据条件筛选出基本工资在某一范围内符合条件的记录，条件“与”表示两个条件同时要成立，条件“或”表示两个条件只要满足其中之一就可以了。如图3所示，可根据给定的条件筛选出基本工资大于等于680且小于1380的记录。图3图4另外，使用“自动筛选”还可同时对多个字段进行筛选操作，此时各字段间限制的条件只能是“与”的关系，只不过需要筛选多次。如筛选出“基本工资”和“津贴”都=890的记录，其操作方法是：（1）筛选出“基本工资”=890的记录图5图6（2）在图6的基础上进一步筛选出“津贴”=890的记录（可以看出图6中有部分记录的津贴在890元以下的）图7图8高级筛选“高级筛选”一般用于条件较复杂的筛选操作，其筛选的结果可显示在原数据表格中，不符合条件的记录被隐藏起来。也可以在新的位置显示筛选结果，不符合条件的记录同时保留在原数据表中而不会被隐藏起来，这样就更加便于进行数据的对比了。例如我们要筛选出“基本工资超过890且职务工资超过800”或“职务工资超过300“的人，用“自动筛选”就无能为力了，而“高级筛选”可方便地实现这一操作。如图9所示，将“基本工资”、“职务工资”和“实发”三字段的字段名称复制到数据表格的下侧（表格中其他空白位置也可以），在图中所示位置输入条件，条件放在同一行表示“与”的关系，条件不在同一行表示“或”的关系。图10即为上述操作在新的位置（I1起始位置）筛选的结果。图9图10问题1：如果将上面三个条件放在一行，会显示什么结果呢？图11问题2：如果将上面三个条件放在一行，会显示什么结果呢？图12总结通过上面的实例，学生基本能理解两种筛选操作的异同了。但还要适时地加以总结，巩固这些概念在学生头脑中的印象。总结如下：“自动筛选”一般用于条件简单的筛选操作，符合条件的记录显示在原来的数据表格中，操作起来比较简单，初学者对“自动筛选”也比较熟悉。若要筛选的多个条件间是“或”的关系，或需要将筛选的结果在新的位置显示出来，就只有用“高级筛选”来实现了。一般情况下，“自动筛选”能完成的操作用“高级筛选”完全可以实现，但有的操作则不宜用“高级筛选”，这样反而会使问题更加复杂化了，如筛选最大或最小的前几项记录。最后，还要启发学生：在实际操作中解决数据筛选问题时，只要我们把握了问题的关键，选用简便、正确的操作方法，问题都能迎刃而解。每次考试结束后，老师总要对学生的成绩来一番挑挑拣拣，现在有了电脑，这一切完全可以交给Excel来完成，很多简单的查询应用完全可以用Excel的筛选功能实现。图1是一份学生成绩登记表，我们就以此为例，看看Excel是如何筛选出我们需要的数据。一、自动筛选目的：将语文成绩“大于等于90分”的学生和语文成绩“小于60分”的学生筛选出来。实现过程如下。1、选中数据表中任意一个单元格，执行“数据→筛选→自动筛选”命令，此时，每一项列标题右侧均出现一个下拉按钮（参见图1）。2、单击“语文”右侧的下拉按钮，在随后弹出的快捷菜单中（参见图1），选“自定义”选项，打开“自定义自动筛选方式”对话框（如图2）。3、单击左上方框右侧的下拉按钮，在随后出现的对话框中，选“大于或等于”选项，然后在右上方框中输入数值“90”；选中“或”选项，再单击左下方框右侧的下拉按钮，在随后出现的快捷菜单中，选“小于”选项，然后在右下方框中输入数值“60”（参见图2）。4、设置好以后，单击“确定”按钮，符合条件的数据即刻被筛选出来（筛选的结果如图3所示）。提示：在上述筛选结果的基础上，对“数学”列继续进行筛选操作，将筛选条件设置为“大于或等于”“90”，就可将“语文”和“数学”成绩都“大于或等于90”分的学生筛选出来。二、高级筛选目的：将“语文”或“数学”成绩“大于或等于”“90”分的学生筛选出来。实现过程如下。1、先执行“数据→筛选→自动筛选”命令，撤销“自动筛选”功能。如果前面没有进行“自动筛选”操作，则此步可以省略。2、分别选中D66、D67、E66、E68单元格，输入内容：语文、=90、数学、=90（如图4）。3、选中成绩表中任意单元格，执行“数据→筛选→高级筛选”命令，打开“高级筛选”对话框（如图5）。4、选中“将筛选结果复制到其他位置”选项。提示：也可以不选择此选项，但为了保留原有数据，建议最好将筛选结果复制保存到其他位置上。5、单击“条件区域”右侧的红色按钮，此时，对话框缩小成一个浮动状态条（如图6），用鼠标选中D66至E68条件区域，然后按浮动状态条右侧的红色按钮，返回“高级筛选”对话框。6、单击“复制到”右侧的红色按钮，此时，对话框缩小成一个浮动状态条（如图7），用鼠标选中保存筛选结果的第1个单元格（如A69），然后按浮动状态条右侧的红色按钮，返回“高级筛选”对话框。提示：“数据区域”系统通常按默认区域自动添加，如果需要更改，仿照上面操作就行了。7、全部设置完成后，单击“确定”按钮，符合条件的数据就被筛选出来了。提示：如果把“条件区域”改成如图8所示的样式（即，条件数值位于同一行中），然后执行上述筛选制度操作，则只将“语文”和“数学”成绩都“大于或等于”“90”分的学生筛选了出来。图13