Excel2003的条件格式详解

Excel2003的条件格式详解(一)[日期：2008-11-23]作者：来源：[字体：大中小]收藏到QQ书签条件格式可以在很大程度上改进电子表格的设计和可读性，允许指定多个条件来确定单元格的行为，根据单元格的内容自动地应用单元格的格式。可以设定多个条件，但Excel只会应用一个条件所对应的格式，即按顺序测试条件，如果该单元格满足某条件，则应用相应的格式规则，而忽略其他条件测试。（以下内容适合于Excel2003及其以前版本）相关阅读：Excel2007的条件格式应用实例用“条件格式”让Excel2007单元格变立体Excel2007中利用条件格式确保数据输入快速集合Excel2007中的特定条件格式的单元格在Excel2007中清除条件格式在使用条件格式时，首先选择要应用条件格式的单元格或单元格区域，然后单击菜单“格式─—条件格式”，出现如图1所示的“条件格式”对话框。在Excel2003及以前的版本中，条件格式最多只能设置三个条件。图1：选择“单元格数值”时的条件格式对话框此时，若在第一个组合框中选择“单元格数值”，则右侧的组合框中将提供“介于”、“未介于”、“等于”、“不等于”、“大于”、“小于”、“大于或等于”、“小于或等于”等选项，并且在其右侧的输入框中可以输入相应的数值，也可以选择工作表中的单元格。然后，单击“格式”按钮，设置当条件为真时所应用的格式。其中，选择“介于”时，包括设置的最大值和最小值，而选择“未介于”时，不包括设置的最大值和最小值。若在第一个组合框中选择“公式”，则“条件格式”对话框如图2所示。图2：选择“公式”时的条件格式对话框此时，可在右侧的输入框中输入公式或者选择含有公式的单元格。注意，公式的值必须返回True或False。当公式返回True时，将应用条件格式；否则，不会应用设定的格式。这也从另一个侧面可以看出，对Excel公式与函数掌握的熟练程度，有助于灵活运用条件格式。换句话说，正是由于公式的强大功能，才使得条件格式才能发挥其真正的魅力。关于条件格式，请注意下面的几点：（1）复制单元格并将其粘贴到包含条件格式的单元格或者单元格区域中，将会删除该单元格或单元格区域中的条件格式，Excel不会给您任何警告信息。如果非得使用粘贴，并且要保留条件格式，那么可使用“选择性粘贴”功能。（2）当复制一个包含条件格式的单元格时，将同时复制该单元格的条件格式。在包含条件格式的单元格区域中插入行或者列时，在新的单元格中将有相同的条件格式。（3）如果要删除条件格式，仅在含有条件格式的单元格中按Delete键，不会删除条件格式。要删除条件格式，需要使用“编辑─—清除─—格式”命令或者“编辑─—清除─—全部”命令。还可以使用“条件格式”对话框，删除其中的条件。（4）复制某单元格到含有条件格式的单元格中，也将清除条件格式。（5）要快速查看所有包含条件格式的单元格，使用Excel的“定位”对话框，单击“定位条件”按钮，在“定位条件”中选择“条件格式”选项，如图3所示。图3：利用“定位条件”中的“条件格式”选项选择所有包含条件格式的单元格下面是《EscapeFromExcelHell》一书中关于条件格式的两个示例，供参考。示例1：在条件格式中使用公式且公式引用另一个单元格中的内容，如图4所示。图4：条件公式中引用另一单元格中的内容对单元格区域C6：D20应用条件格式，三个条件公式的含义分别为，其左侧B列相应单元格的值若大于且等于1，则单元格底纹为粉红色且字体加粗；若大于0，则单元格底纹为靛蓝色；若小于且等于0，则单元格底纹为浅灰色且字体为斜体。示例2：在条件中使用其他工作表或工作簿中的内容在应用条件格式时，通常不能直接引用其他工作表或工作簿，但如果为需要引用的单元格区域定义了名称，那么可以在条件中通过名称来引用其他工作表或工作簿中的内容。如下图5所示。图5：通过定义名称来在条件格式中引用另一工作表中的数据如图5，在工作表SearchAnExternalWorksheet中内容为“Trans01”的单元格中应用了条件格式，在条件公式中引用了另一个工作表LookupTable中名称为MyLookupTable的单元格区域中的内容，如果相应的收益（损失）值大于1000则该单元格内容使用绿底斜体字显示，若小于-1000则该单元格内容使用红底粗体字显示。还有一种方法来引用其他工作表中的单元格。例如在需要使用条件格式的工作表中的某单元格中输入公式来引用其他工作表中的单元格，然后在条件格式中引用此单元格。Excel条件格式公式应用四例(多图)2004-12-1517:06--------------------------------------------------------------南方网讯我们知道，Excel“条件格式”功能可以根据单元格内容有选择地自动应用格式，它为Excel增色不少的同时，还为我们带来很多方便。如果让“条件格式”和公式结合使用，则可以发挥更大的威力，下面提供几个在“条件格式”中使用公式的应用实例，希望能给读者朋友带来一些启发。一、判别输入是否正确在输入如身份证等有固定位数的号码，出现位数不正确的情形时，我们希望Excel能够给出提示。虽然可以使用“数据有效性”设置实现，但是当输入出错时，Excel总会弹出一个提示的对话框，有朋友可能觉得这样“唐突”的提醒有点影响心情，那就让“条件格式”来“温和”的提醒吧。1、创建“条件格式”的公式假设我们通过“条件格式”，把符合位数(15位或18位)的号码所在单元格的填充色设置为绿色，输入完成后，通过查看单元格的填充色是否变为绿色，就可以知道输入的正确性了。由于身份证号码数据是属于“文本”类型的，先选中需要存放身份证号码的A2:A52单元格区域，将它们的数字格式设置为“文本”。然后在A2:A52单元格区域处于被选中的状态下，选择菜单“格式→条件格式”命令，打开“条件格式”对话框，单击“条件1”下方的下拉箭头，在弹出的下拉列表中选择“公式”(图1)。接着在其右边的文本框中输入公式“=OR(LEN(A2)=15,LEN(A2)=18)”，然后单击“格式”按钮，在打开的“单元格格式”对话框中选择“图案”选项卡，选择绿色作为符合条件的单元格的填充色(图2)。设置好后单击“确定”按钮，返回“条件格式”对话框，检查无误再次单击“确定”就完成了条件格式的设置(图3)。小提示：上面的操作，先选中了一个单元格范围A2:A52，然后为这个单元格范围设置条件格式的公式。在这种情况下，公式中应使用选择范围中左上单元格的引用，此例中为A2。公式输入完成后，可以查看一下这个范围中的其它单元格的条件格式公式，如A8单元格，为“=OR(LEN(A8)=15,LEN(A8)=18)”，这是由于上面的引用为相对应用，它会根据单元格的实际偏移量自动改变，从而得到适合其它单元格的公式。2、实现的具体效果现在来测试一下上面设置可以实现的效果，在A2：A52区域的单元格中输入一些身份证号码，当位数是18位或15位时，所在单元格的填充色自动变为“绿色”，而位数不对的身份证号码，所在单元格的填充色不发生任何改变(图4)，从是否变色我们就可以判断输入的正确性了。全部输入并确认正确后，如果需要删除单元格条件格式，则先选中A2:A52单元格区域，然后打开“条件格式”对话框，单击如图3中的“删除”按钮，在打开的“删除条件格式”对话框中勾选“条件1”复选框，单击确定即可(图5)。二、找出销售额的前三名如图6中的B2:B12单元格中存放着销售额数据，要找出其中的前三名，让它们以蓝色字体显示。先选中B2:B12单元格，打开如图1所示的对话框，输入公式“=B2LARGE($B$2:$B$12,4)”然后将符合条件的字体格式设置为蓝色即可。实现的具体效果如下图(图6)。说明：虽然可以对“销售额”数据列排序找出前三名，但是，可能我们希望以日期为顺序排列，这时“条件格式”就可以做到“两全其美”了。三、让符合特殊条件的日期突出显示有时，我们可能希望符合特殊条件的日期所在的单元格突出显示，比如星期六或星期天。这时我们可以先选中日期所在的单元格，如图6中的A2:A12，然后打开如图1所示的单元格，输入公式“=OR(WEEKDAY(A2,2)=6,WEEKDAY(A2,2)=7)”，然后设置符合条件的单元格填充色为阴影即可。小提示：函数WEEKDAY(serial_number,return_type)的功能为返回某日期为星期几，Serial_number??表示一个顺序的序列号，代表要查找的那一天的日期。当参数return_type为2时，函数返回数字1（星期一）到数字7（星期日）之间的整数。四、让工作表间隔固定行显示阴影当单元格数据行较多，我们为了让显示效果更加醒目，可以让工作表间隔固定行显示阴影，效果如下图所示(图7)。上面的效果是使用了公式“=MOD(ROW(),2)=0”，如果要间隔两行显示阴影则用公式“=MOD(ROW(),3)=0”，其余依次类推。小提示：函数MOD(number,divisor)返回两数相除的余数，其中Number为被除数，Divisor为除数。函数ROW(reference)返回引用的行号。其中Reference??为需要得到其行号的单元格或单元格区域，如果省略reference，则假定是对函数ROW所在单元格的引用。“条件格式”与公式结合还有非常多的应用，感兴趣的朋友不妨再研究研究哦。