ExcelXP“单元格”合并与拆分的技巧

ExcelXP“单元格”合并与拆分的技巧所谓合并数据是指将两列中的数据合并到一列中，拆分数据是指将一列中的数据拆分到两列中，图1为“毕业院校”和“专业”两列的拆分及合并的效果图。合并数据要将“毕业院校”和“专业”两列中数据合并为“毕业院校及专业”，有“真”、“假”两种合并方法，所谓真合并就是将两列数据真正合并到一列中，而假合并表面上看是合并为一列了，实际数据还是存在于两列中，具体操作跟我一起来看看吧。1、真合并如果将一列中的数据通过再输入合并到另一列中，那不是我们希望看到的解决办法，快捷而准确的操作方法是：(1)将需要合并的“毕业院校”和“专业”两列数据通过“剪切”、“粘贴”移动到一个新工作表中，如命名为“合并”工作表。(2)在“合并”工作表中将XLS文件另存为TXT文件，单击“文件→另存为”，保存类型选择“文本文件(制表符分隔)”，单击[保存]按钮后根据提示连续单击两次[确定]按钮即可。(3)在Execl中单击[打开]按钮，重新打开TXT文件，在“文本导入向导→步骤之1”中采用默认设置，单击[下一步]按钮，在“步骤之2”分隔符号中，去掉“Tab键”前复选框的选择，单击[完成]按钮，这时两列中数据合并到一列中。图1(4)将合并后的数据再通过“剪切”、“粘贴”操作移动到原工作表的原位置处，合并操作完成。提示：合并后的数据在原来两列数据(如毕业院校和专业)之间会有一个空格，而有时根据实际需要去掉或加宽空格，可采取如下措施：方法一：对TXT文件进行编辑XLS文件中列与列之间数据转换为TXT文件后是以制表符分隔的，此时合并后的数据在原来两列数据之间会有一个空格，改变TXT文件中两列之间距离(即改变空格的大小)，对应的XLS文件中原两列数据之间的距离也会随之发生改变，若TXT文件中两列数据之间距离增大或减小为零，则合并的XLS文件中两列数据之间距离也会随之增大或减小为零。如果你要将两列数据无缝合并，建议应用下面两种方法。方法二：利用函数ConcateName中-5-3115:43:04图2ConcateName函数可以实现将几个文本字符串合并为一个文本字符串，语法为：ConcateName(text1,text2,……)，text1,text2,……为1到30个将要合并成单个文本项的文本项，这些文本项可以为文本字符串、数字或对单个单元格的引用，如图2所示。方法三：利用“&”运算符利用“&”运算符也可将几个文本字符串合并为一个文本字符串，“&”运算方式同“+”、“-”等运算方式一样，如图2所示。2、假合并我们也来一个“瞒天过海”吧，呵呵，在对单元格设置边框时，利用工具栏中的“外部框线”将两个单元格框在一起，这样两个单元格中数据就在一个表格中了，打印出来后保证不留一点“作假”痕迹。此招对付较少单元格效果不错，要应付大量的单元格，奉劝你还是来点“真”的吧！否则够你忙的了。拆分数据合并方法掌握了，拆分也不难，拆分的方法与前面介绍的合并方法相似，先将XLS文件另存为TXT文件，再对TXT文件进行编辑，将需要拆分的数据用“Tab”键或空格分开，然后再用Excel重新打开编辑后的TXT文件，这样原来在一起的数据就被拆分开了。在Excel单元格中设置“斜线”效果表格中出现斜线是经常的事(如图1)，以前遇到这种情况，要么把表格导入到WPSOffice或Word中处理，要么就是打印好了之后再用笔加上去。经过一番摸索，终于发现了在Excel中设置斜线的方法。图1图21、实现在单元格中分行的效果：我们首先在单元格中输入“性别”，这时候按回车键的话，光标就会转到其他单元格中去了，所以必须按住“Alt”键的同时按回车键，光标转到下一行，接着输入“姓名”，然后再在“性别”前加入若干空格键，即可达到如图2的效果。图32、在单元格中设置斜线：选择单元格，在右键菜单中选择“设置单元格格式”，在出现的对话框中选择“边框”标签，进行斜线的设置(如图3)。让数据与EXCEL的单元格相匹配众所周知，Excel单元格的宽度并非固定不变的，它可根据用户的需要任意进行调整，如某个单元格中的内容较多以至于无法完全显示出来时，我们通常就会拓宽该单元格的宽度，以便使其能完整地显示单元格中的所有内容。当然，有时也会出现一些相反的情况，如用户有时可能因为某些特殊原因而希望将单元格的宽度保持不变，此时为了使单元格中所有的内容都能显示出来，就必须缩小单元格内文字的字号，这通常是一件十分令人头痛的事情��为达到即可显示出单元格内所有的内容，又能尽可能地利用单元格的宽度的目的，我们必须对各种字号逐一进行测试，以选择最合适的字号大小，此举麻烦不说，还很难达到尽善尽美的地步。不过Excel97用户大可不必这么麻烦，Excel97具备有“缩小字体填充”功能，它可自动让单元格内的数据与单元格的宽度相匹配，我们只需利用这一功能即可实现由系统自动调节单元格内的字号大小、并实现与单元格的宽度相适应的目的，十分方便。为利用Excel97的这一功能，我们可执行如下步骤：1将希望具备有该功能的单元格定义为块。2执行Excel“格式”菜单的“单元格”命令，系统弹出“单元格”对话框。3在“单元格”对话框中选择“对齐”选项卡。4复选“文体控制”框中的“缩小字体填充”选项。5单击“确定”按钮。Excel就会自动缩小它们的字号，使它们能恰好在该单元格内显示下为止。这样就实现了即可显示所有数据，又可充分利用单元格已有宽度的目的，达到了两全其美，效果非常好。另外，我们在使用此功能时还应注意以下几点：Excel工作簿中各个单元格内字号的大小可能就不完全一样了，有些内容较少的单元格中的字号可能要大一些，而另外一些内容较多的单元格中的字号可能要小一些，这正是Excel自动对字号大小进行了调节的表现。广大用户若不喜欢这种字号不统一的形式，则必须禁止Excel的“缩小字体填充”功能，当然，此后拓宽调节单元格宽度也就成了我们解决此类问题的唯一办法了。(Excel自动将字号缩小，此后又自动恢复到原有大小除外)，这点务必引起广大用户的注意.这样，被选定单元格即具备了自动调节字号大小的能力，当这些单元格内的数据较多、采用原有字号无法完整地进行显示时，会自动调节字号大小与单元格相匹配。巧用快捷键轻松设置Eexel单元格格式Ctrl+Shift+~：应用“常规”数字格式“常规”格式不包含特定的数字格式，相当于在“单元格格式”对话框中的“数字”选项卡中选择“常规”。比如原来的数字格式为“货币”或“百分比”形式，使用该快捷键可以将这些格式清除掉，恢复到常规的格式。Ctrl+Shift+$：应用带两个小数位的“货币”数字格式，(负数在括号中)Ctrl+Shift+%：应用不带小数位的“百分比”格式Ctrl+Shift+^：应用带两位小数位的“科学记数”数字格式Ctrl+Shift+!：应用带两位小数位、使用千位分隔符且负数用负号(-)表示的“数字”格式Ctrl+Shift+&：对选定单元格应用外边框Ctrl+Shift+_：取消选定单元格的外边框Ctrl+B：应用或取消加粗格式Ctrl+I：应用或取消字体倾斜格式Ctrl+U：应用或取消下划线Ctrl+5：应用或取消删除线Ctrl+1：显示“单元格格式”对话框Ctrl+0：隐藏单元格所在列Ctrl+9：隐藏单元格所在行Ctrl+-：删除选定的单元格，会弹出一个对话框供选择巧妙切换固定区域内的单元格学生们放假了，可是作为教师却不能马上放假，我们还需要用Excel录入学生成绩并进行处理，但在Excel表格中输入完一个数据后按回车键，光标会自动跳转到下一行同列的单元格中，若要输入其它列的数据，只能手动将光标移至其它列的单元格中。如果想在同一行中连续录入数据，当光标到了表格中一行末尾的单元格时，按回车键能自动跳转到下一行需要输入数据的起始单元格中，这样不就能大大地提高数据录入的效率了吗？很多朋友可能想这需要通过加载宏或用VBA编程来实现吧，其实通过简单的设置就可以实现这一操作了。下面来看看吧。通过设置，我们就可以实现在一行中连续录入数据了。接下来来看看如何才能使按回车键，光标自动跳转到下一行需要输入数据的起始单元格中。我们以录入某班学生成绩为例，（如图2）选中成绩统计表中需要录入数据的单元格区域，其中“总分”和“均分”列用公式计算，不需要手工录入，因此不需要选中，此时就可以向成绩统计表中录入数据了，当光标到了J6单元格时按回车键，此时光标就自动跳转到C7单元格中了。在录入过程中，按“Shift+Tab”组合键或向左的方向键“←”可以实现光标反向移动，便于修改录入错误的数据。通过上面简单的设置，我们在用Excel录入大量数据时就不需要使用鼠标或方向键了，从而能大大地提高我们数据录入的效率，怎么样，非常简单吧，还不赶快去试一试。首先，设置如何才能使按回车键时光标在同一行中移动。方法是单击“工具”菜单中的“选项”命令，从弹出的“选项”对话框中单击“编辑”选项卡，在“按Enter键后移动”右侧的“方向”下拉列表中选择“向右”即可。（如图1）如何在一个单元格中输入多行数据有时，我们经常需要在一个Excel单元格中输入多行数据。您可不要以为这个问题很简单，其实，当我们准备在单元格中换行时，只要按下回车键Excel便肯定转到下一个单元格了。那么如何做才能在同一个单元格中输入多行数据呢？笔者这里就给大家介绍两个小技巧。【注】本文所述技巧已于Excel2003下测试通过方法一.临时设置法如果我们只是临时需要在一个单元格中输入多行数据，那么就可以在输入完单元格内容的第一行后，按住Alt键再打回车，这时，继续输入的字符便自动出现在了当前单元格的下方了。方法二.批量设置法如果我们需要在大批单元格中都输入多行数据时，上例这样的方法就显得比较麻烦了。其实，只要我们事先对这些单元格做一下统一设置，那么在这些单元格中就可以直接输出多行数据了。具体设置方法如下：1.选中需要设置自动换行的单元格。2.右击这些单元格，执行“设置单元格格式”命令，并在“对齐”标签下勾选“自动换行”复选框。3.这时当我们再输入一些超长字符时，超长部分便被Excel自动分配到下一行了。格式的应用快速套用格式如果想将ExcelXP工作表中的格式套用到其他位置，除使用“格式刷”外，“选择性粘贴”在特定场合下更加快捷。操作方法是：选中作为样本的单元格或区域，按Ctrl+C键将其放入剪贴板。然后按下Ctrl键选中要套用格式的全部单元格，打开“选择性粘贴”对话框，选中“粘贴”下的“格式”并“确定”，则所菜单元格就会使用你复制的格式。样式复制技巧Excel允许用户将某个工作簿的样式复制到其他工作簿使用，从而扩大样式应用范围，打开包含样式的源工作簿和目标工作簿，单击“格式”→“样式”打开对话框。单击其中的“合并”按钮打开“合并样式”对话框，在“合并样式来源”框中选择包含待复制样式的工作簿并“确定”，源工作簿中包含的样式就会复制到目标工作簿中。快速设置字型号、字体按下Ctrl+Shift+P组合键，则可快速定位到字型号设置窗口。按下Ctrl+Shift+F组合键，则可快速定位到字体设置窗口。重复使用格式刷Excel中单击“格式刷”按钮时，可以将选定单元格的格式应用到其余的单元格中，但每一次只能应用一次“格式刷”，如需要重复使用，只要双击“格式刷”按钮，然后单击要改变其格式的多个单元格。完成操作后，按Esc键或再次单击“格式刷”按钮，就可以关闭“格式刷”。样式功能快速定义工作簿格式选定需要定义格式的工作簿范围。执行“格式”→“样式”，打开“样式”对话框，用户可以从“样式名”列表框中选择合适的“样式”种类，也可以从“样式包括”列表框中选择是否使用该种样式的数字、字体、对齐、边框、图案、保护等格式内容。最后按下“确定”按钮，工作簿的格式就会按照用户指定的样式发生变化了。增加新的样式或修改已有样式的内容选择“格式”→“样式”，在“样式名”列表框输入新建样式的名称（或者选中已有的样式名），单击“更改”按钮，就会打开“单元格格式”对话框，在对该种样式的各项具体格式进行适当调整后，