HSE体系文件的结构与编写

1HSE体系文件的结构与编写——概述（1）建立体系的过程就是结合企业性质和特点，将标准具体化为企业的健康、安全与环境管理体系文件的过程。健康、安全与环境管理体系，是个文件化的体系，按标准要求建立的体系文件是企业实施健康、安全与环境管理的规范。1．HSE管理体系文件的结构参照ISO10013《质量手册编制指南》附录A的描述和体系设计方案中文件层次的开发，HSE管理体系可分为三个层次，即：（1）管理手册（A层文件）；（2）程序文件（B层文件）；（3）支持性文件（C层文件）；建议企业可以与ISO9000系列、ISO14000系列相符的现行管理体系，作为HSE管理体系的基础。可以在管理体系文件方面实行HSE与质量和（或）环境的一体化。这样做可使质量管理体系文件、环境管理体系文件和HSE管理体系文件具有完整性，避免重复，便于实施管理。但是鉴于目前大多数企业落后的健康、安全与环境管理的现状，同时为了加强健康、安全与环境意识，突出重点，在建立HSE管理体系的初期仍建议企业编制独立的HSE体系文件。2．编写体系文件的原则写你要做的，做你所写的，记你所做的。即：标准要求的要写到，文件写到的要做到，做到的要有效。文件写完后一定要下发讨论和修改，达到所写即所做。3．编写体系文件的基本要求1）系统性（1）企业应对其HSE管理体系中采用的全部要素、要求和规定，系统条理地制定各项方针和程序；（2）所有文件应按统一规定的方法编辑成册；（3）各层次文件应涉及HSE管理体系一个逻辑上独立的部分；（4）各层次文件应做到接口明确、结构合理、协调有序。2）法规性（1）体系文件应在总体上遵循SY/T6276-1997标准，以及国家或上级有关法规要求；（2）文件一旦批准实施，就必须认真执行；（3）文件修改只能按规定的程序进行。3）协调性（1）体系文件的所有规定应与组织的其他管理规定相协调；（2）体系文件应与有关技术标准、规范相互协调。（3）体系文件之间应相互协调。4）见证性（1）体系文件作为客观证据（适用性证据和有效性证据）管理者、相关方、第三2方审核机构证实本组织HSE管理体系的运行情况；（2）对于审核来讲，HSE管理体系文件可作为下列方面的客观证据。5）惟一性①危险因素、环境因素已被识别；②有关活动的程序已被确定并得到批准；③有关活动处于全面的监督检查之中；④程序处于更改控制之中；⑤对一个企业，其HSE体系文件是惟一的理解；⑥通过清楚、准确、全面、简单扼要的表达方式，实现惟一的理解；⑦决不允许针对同一事项的相互矛盾的不同文件同时使用。6）适用性①体系文件应根据企业规模、生产活动的具体性质采取不同的形式；②任何体系文件都应依据标准的要求和企业的实际；③所有文件规定都应在实际工作中能得到有效的贯彻；④体系文件的详略程度应与人员的素质、技能和培训等因素相适应。4．体系文件编写的方式1）自上而下依次展开方式（本文采用的方式）按承诺、方针目标、管理手册、程序文件、作业文件的顺序编写，这有利于上一层次文件与下一层次文件的衔接，但对文件编写人员的素质要求较高，文件编写所需时间较长，且必然伴随着反复修改。2）自下而上的编写方式按基础文件、程序文件、管理手册的顺序编写，这适用于原管理基础较好的企业，但如无总体设计方案指导易出现混乱。3）从程序文件开始，向两边扩展的编写方式先编写程序文件，再开始手册和基础性文件的编写，实质是从分析活动，确定活动程序开始，有利于标准的要求与企业实际紧密结合，也可缩短文件编写时间。HSE体系文件的结构与编写——HSE管理手册编写（2）HSE管理手册是对企业健康、安全与环境管理体系的全面描述，它是全部体系文件的“索引”，对HSE管理体系的建立与运行的有特殊意义，是HSE管理体系中的A层文件。管理手册在深度和广度上可以不同，取决于企业的性质、规划、技术要求及人员素质，以适应企业的实际需要。对于中、小型企业，可以把管理手册和程序文件合成一套文件，但大多数企业为了便于管理仍把管理手册、程序文件分开。1．HSE管理手册编写要求（1）手册是政策性文件，应写清楚承诺、方针和目标；（2）手册应强调宣传性，便于公众接受，不侧重于操作性；（3）手册力求简明，把主要控制环节描述清楚即可，不必写得太冗长。32．编制HSE管理手册的目的（但不仅于此）（1）描述的企业的承诺、方针和目标、程序和要求，展示企业HSE管理体系重点解决的问题；（2）总体描述和实施有效的HSE管理体系；（3）向企业各级管理者展示企业健康、安全与环境管理的总框架；（4）明确各部门的职责与相互关系；（5）HSE管理体系情况改变时，保证体系及要求的连续性；（6）向各级管理人员提供查询所需文件与记录的途径；（7）按HSE管理体系的要求和相应方法培训人员；（8）为审核HSE管理体系提供文件依据；（9）提供改进的常规控制，促进管理活动；（10）对外介绍HSE管理体系；（11）证明其自身HSE管理体系符合合同中的相关规定。3．HSE管理手册编写前的主要准备工作（1）确定承诺、方针和目标；（2）确定管理手册结构；（3）职能完善和职责、权限的确定；（4）资料收集与分析；（5）落实手册编写的工作组织；（6）制定编写手册的工作计划。4．资料的收集与分析1）需要收集的主要资料（1）企业机构现状；（2）各部门职责和权限现状（各部门确认的）；（3）各部门需要解决的工作接口问题和其他问题；（4）现有的各种技术标准、规范以及呼部门执行情况的说明；（5）现有各种管理制度和作业程序以及各有关部门的执行情况的说明。2）资料分析（1）评价现有机构及职能是否完善，列出需完善的职能清单；（2）评价工作接口现状，列出需研究、了解、解决的工作接口问题的清单；（3）评价现有管理文件和作业文件的有效性，提出需增加、调整或作废的文件方案。5．职能的完善和职责、权限的确定（1）现有部门的职责和权限的调查；（2）列出需要调整或补充的职责和权限的清单；（3）提出调整或补充职责和权限的议案；（4）有关部门讨论，提出修改意见；（5）由企业最高管理层研究决定；4（6）发布有关明确职责和权限的文件。6．落实手册编写的组织工作（1）最高领导层有效介入，以便解决重大问题及跨部门的问题；（2）各部门领导应参加手册的讨论和审查，以便了解对本职工作的要求；（3）应有一个熟悉标准、熟悉企业实际、责任心强，文笔好的统稿人。7．HSE管理手册的结构与内容（1）内封面：①企业名称；②企业标准编号；③手册标题；④符合标准的版次；⑤手册的发行版本、手册编码、手册发放控制号。（2）批准页：是最高管理者批准发布实施的命令，含最高管理者签字、批准发布日期和实施日期，声明手册是HSE管理体系的纲领性和证实性文件，是全体员工必须遵守的法则。（3）范围和应用领域：应清楚表明手册和体系文件的适用范围和应用领域。包括组织行政范围、地理范围和应用领域。（4）目录：应列出手册各章、节的题目和页码，包括章、节、主要附录等。（5）企业的概况：至少应涉及单位的名称、地址及通讯方法。也可包括如生产经营、地理位置、主要背景、历史和规模等。（6）手册说明，涉及手册本身的信息应包括：①现在发布或有效版本的编号，发布日期或有效期及相应内容；②简述手册的确认和保持，明确内容的审核人和审核周期，更改和批准手册的授权人，可包括修订版的审定方法③简述标识、分发和控制程序，是内部使用，还是可以对外，是否含有机密内容；④负责手册实施人员的批准签字。（7）术语和定义：手册应尽量使用公用术语和定义，但需要时可根据本企业实际规定不同含义的词，或对特定术语规定特定含义；（8）承诺：明确提出企业的承诺，明确承诺的提出、评价、审定与监督程序。（9）方针和目标：明确提出企业的方针和目标，方针目标由最高管理者组织制定，并签名批准发布执行。明确方针和目标的策划、提出、评价、发布、实施与考核评审。（10）组织机构、职责和权限：明确本企业内部机构设置（可给出企业机构图）、各职能部门职责权限（可给出职责分配图）、隶属工作关系。（11）HSE管理体系要素描述：是对HSE管理体系七大要素和涉及的形成文件的HSE管理体系管理程序的简要描述，包括程序的适用范围和内容，该程序的主管部门及相关部门的职责与任务，对该程序的控制及要求等。同时为程序文件提供了查询途径，即要附上相关程序文件编号和名称。（12）支持性资料附录：该附录可含有支持手册的资料，包括程序文件一览表，作5业文件一览表，HSE记录一览表和手册更改记录表，HSE管理方案清单，重要危险，危害与环境因素清单，在用法律、法规、标准目录等。8．手册的批准、发布和控制（1）手册发布前，手册编写责任人应对手册的风格、内容、格式、职责与接口进行审查；各部门领导会签，以确认手册中规定的职责和权限、接口方式和活动原则；由最高管理者对其进行最终的审查，以保证清晰、准确、适用和结构合理。也可请预定使用者对手册的可行性进行评定和评论。然后批准发行，并在所有文件中标出标准的识别标记。（2）经批准的手册内容发放的办法应保证所有使用者都能适当使用，按序列号为接受者提供文本能保证合理发放和控制，管理部门应保证企业每个使用者熟悉手册中与其有关的内容。（3）应规定手册编制、控制和更改的办法。（4）文件发行和更改控制对确保手册内容严格经过审批是至关重要的。HSE体系文件的结构与编写——HSE程序文件编写（3）按GB/T6583（ISO8402）将程序定义为：“为进行某项活动所规定和途径”。就是为了完成HSE管理体系要素所规定的方法。在书面或文件化的程序中，通常包括活动的目的和范围，做什么和谁来做；何时、何地以及如何做；应采用什么材料、设备和文件；如何对活动进行控制和记录。其内容是描述实施HSE管理体系要素所涉及到的各职能部门的活动，是HSE管理体系文件结构中的B层文件。1．程序文件的作用和要求（1）程序文件是对那些产生健康、安全与环境影响的活动进行策划和管理所用的基本文件，是管理手册的支持性文件。（2）每一个程序文件都应包含HSE管理体系中的一个逻辑上独立的内容，可能是标准的一个要素，或要素中的一个部门，或是几个要素相关要求的一组活动等。程序文件的数量、内容、格式和外观由企业自行确定，程序文件一般不应涉及纯技术性细节，细节通常在作业指导书中规定。（3）程序文件的有效实施才能体现HSE管理体系的功能，因此，程序文件的内容和要求要密切结合实际情况。程序文件展开的深度和广度，取决于企业任务的复杂性，采用的工作方法、活动内容和对执行活动人员的水平、能力、技术与培训所达到的程序。（4）程序文件实质是企业管理中科学的管理制度，是法规性文件，要强制执行，因此程序文件就有可操作性和可检查性。2．程序文件编写的5W1H原则（1）What（做什么）；（2）Who（谁做，谁检查评价）；（3）Where（在哪里做）；（4）When（什么时候做）；（5）Why（为什么做）；6（6）How（怎么做，依据什么，用什么方法）。3．程序文件编写前的准备（1）编制程序文件明细表；（2）现行文件的收集与分析；（3）编制体系文件编写大纲；（4）职能完善和职责、权限的确定；（5）落实程序文件编写的工作组织。4．对现行文件的收集和分析收集企业现行的各种企业标准、制度和规定等文件，其中很多具有“程序”性质，但也都有其不足之处，应该以HSE管理体系有效运行为前提，以程序文件的要求为尺度，对这些文件进行一次清理和分析，摘其有用，删除无关，按程序文件内容及格式要求进行改写。企业如果已经建立了ISO9000质量管理体系或ISO14000环境管理体系，就应该使HSE管理体系与这两个体系充分融合，特别是培训、文件控制、记录管理、内部审核和管理评审等，其管理方式类似，这些程序最好在原ISO9000程序或ISO14000程序基础上补充为好。5．落实企业程序文件编写的工作组织建立工作组织（HSE体系办公室）应考虑的问题：（1）最高领导层的有效介入，以便解决文件审核中发现的重大问题及跨部门的问题；（2）应有一个熟悉标准，熟悉各部门实际工作的，责任心强，文笔好的初审班子；（3）应有人统一规划和统稿。6．编