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运用Excel超链接函数Hyperlink批量整理文档教程(2013-04-2418:57:46)转载▼标签：干货excel超链接文件管理时间管理教程分类：我的干货本来我并没有打算写这次教程，因为我既不是计算机专业出身的，也不是办公室文职员，更不是office软件的培训家，而是很偶然地有一位网友问到我一个问题：面对电脑的大量文件文档如何有效地管理，能够让自己快速地搜索出想要的文件？这可能是很多人面对的问题，尤其是处理大量电脑文档文件的办公室文员，或是收藏了大量学习资料但未经常整理的学习爱好者，他们的烦恼是如何快速地在许多个文件夹中找到自己想要的文件，避免自己浪费很多时间在搜索工作上。我之所以学习这个函数，是因为随着我学习资料的增加，以后我也会碰到这样的问题，所以索性地帮别人解决这个问题时也来解决自己以后将要面对的问题。由于不是专业人员，所以有些表达不是很专业，很恰当，另外如果有什么地方写的不对的或是写不全的，请大家尽量提出，我会尽量改进，希望这次教程能帮到大家。好了，废话到这里，进入主题。我运用Hyperlink函数批量整理文档的思路主要有两步：1）导出清单列表。将需要整理的文件夹中的文件的名称自动地导出到一张Excel表格上，形成一个清单列表；（插入图）2）批量建立超链接。先对一个文件名运用Hyperlink函数建立超链接，使其能够成功链接到本地相应的文件，然后再批量建立超链接，从而完成文档文件的管理。听起来很简单，但是具体操作起来却还是有点困难的，下面来教大家操作：1）首先点击桌面右下角的“开始”，打开运行对话框（或是直接按Win+R打开运行），键入cmd，进入以下界面：2）导出清单列表。在运行对话框中输入这样的公式：dir+你需要导出文件的文件夹地址+/b+你希望存放列表清单的地址\清单名称.xls例如：我要从F盘中导出专业心理学书籍的电子书形成列表清单，并存放电子书的文件夹中，并命名清单名称为list.xls如图：在运行对话框中输入：dirf:\我的空间\图书馆\专业心理学书籍/bf:\我的空间\图书馆\专业心理学书籍\list.xls导出结果：3）去除文件后缀名。做这一步之前需要先把文件夹中进行整理，只保留一类文件，或者在清单形成后将具有同一后缀名的文件统一成一列。其次按组合键Ctrl+F调出查询对话框，在菜单栏上选择替换功能，开始批量去出后缀名。如图，选择A列，在查找内容上输入.pdf，替换为空白（不填，表示删除），然后点全部替换，这样A列的文件后缀名.pdf就去除了。4）批量建立超链接。去除完文件后缀名后，现在A列的每个单元格对应着文件夹的每一个文件，即A1代替XXX文件，那么只要在B列建立一个超链接，直接链接到对应文件的位置就可以了。那么调用Hyperlink函数就能完成这一操作。首先先来讲解一下Hyperlink函数的公式。Hyperlink（link_location，friendly_name）其中link_location表示文件的地址名，friendly_name表示显示的名称（可以自行设计键入），简称显示文本。由于我们已经将A列的单元格与文件相对应，那么引用A1，A2,A3....来建立超链接后，就可以批量完成超链接了。(如果你觉得我说得不是很清楚，可以先看这篇文章)那么如何建立超链接函数呢？Hyperlink函数建立超链接的复杂程度，主要与列表清单，即list.xls和链接文件的“距离“有关---如果列表与文件在同一个文件夹，那么两者距离就近，公式就很简单；如果两者分别在子父文件夹，处于包含与被包含的关系，那么距离较远，那么公式就稍微复杂；如果两者在不同的盘上，那么公式就更复杂了。所以存放列表清单不要与文件相隔太远，一般不超过三层被包含关系。下面来讲讲五种情况下的Hyperlink函数的建立格式：1）最简单：列表清单list.xls与文件文档同处一个文件夹。直接键入=hyperlink（A1&”.xls”,A1）,便可完成A1文件对应的超链接，然后下拉就直接完成批量超链接了。输入完成后，会显示变蓝加下横，说明已经完成超链接的建立。在B1单元格右下角有一个实心小正方形，将光标移至该处，光标变成黑实心十字，此时双击或下拉即可完成批量建立超链接。2）二级关系：列表清单与list.xls与链接文件的文件夹同处一个文件夹中，Hyperlink函数的写法是：=hyperlink（”.\专业心理学书籍\”&A1&”.xls”,A1）为什么地址不完整，因为这里写的是相对路径，父文件夹，用点“.\”省略了。3）三级关系：列表清单list.xls处于链接文件的文件夹的父文件的同一层，Hyperlink函数的写法是：=hyperlink(“.\图书馆\专业心理学书籍\”&A1&”.xls”,A1)4)N级关系或列表清单list.xls与链接文件处在不同的盘中，那么这个时候键入链接文件的地址就只能使用绝对地址了，即要把链接文件的地址全部键入。Hyperlink函数的写法是：=hyperlink(“d:\我的空间\图书馆\专业心理学书籍\”&A1&”.xls”,A1)解释/解疑：1.Hyperlink函数中“&”表示链接符号，“&A1”表示链接A1单元格的内容，“&”.xls”表示链接后缀名为.xls的文件，并以本地默认打开excel的方式打开。另外“”地址””中的引号是公式必需，只要键入地址就要加入。2.为什么要删除后缀名才能建立超链接？你可以试试不去除后缀名，同时不写入任何现实文本，直接建立超链接就应该能知道问题所在了，然后在点击超链接，看能否链接成功。ABCD.xls----=hyperlink(A1&.xls)ABCD----=hyperlink(A2&.xls)输入的结果为：3.出现无法打开指定文件的原因（仅供参考）：1）输入状态是否为英文半角；2）是否删除文件后缀名再建立超链接；3）是否文件过于复杂；可以化简文件名，重新建立超链接试试；4）输入函数公式是否正确；5）函数中文件地址是否正确；6）如果实在找不出原因，可以直接找我询问。P.S.我在Excel2003和Excel2007都尝试运行，都没有什么大问题。不过由于我使用时间不多，有些问题没有遇到，所以在提供解决方案上有所缺漏，希望大家可以将自己的问题和解决方案分享出来，咱们一起交流。