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受控状态：发放号：浙江仙仙豆制品有限公司食品安全管理规范程序文件（第一版）文件编号：COP编制人：批准人：实施日期：2012.3.1程序文件目录序号COP-0.0共1页第1页第0次换页目录序号内容页码COP-1.0COP-2.0COP-3.0COP-4.0COP-5.0COP-6.0COP-7.0COP-8.0COP-9.0COP-10.0COP-11.0COP-12.0COP-13.0COP-14.0COP-15.0COP-16.0COP-17.0文件控制程序记录控制程序内部审核控制程序不合格产品控制程序纠正措施控制程序产品标识和可追溯性控制程序产品召回控制程序员工能力、意识和培训控制程序监视和测量控制程序沟通控制程序突发事件准备和响应控制程序检验和实验控制程序管理评审控制程序更新控制程序确认控制程序验证控制程序修改控制页程序文件一、文件控制程序序号COP-1.0共3页第0次换页1.目的对食品安全管理体系所要求文件进行控制，确保文件控制要执行如下事宜：1.1文件在发布前要得到批准，以确保文件的充分性和适宜性。1.2对文件进行评审、必要时加以更新并再次批准。1.3确保文件的更新和现行修订状态得到识别。1.4在使用现场确保能获得相应文件的有效版本。1.5确保文件字迹清晰、易于标识和检索。1.6、确保外来文件的识别、获取并控制其分发。1.7防止作废文件的非预期使用，若因任何原因而保留作废文件时，对这些文件进行适当的标识。2.适用范围2.1食品安全管理体系文件制定、审批、发放、管理、更新和处置活动的控制。2.2法律法规、外来技术文件的识别、获取和控制。3.职责3.1办公室作为实施文件控制程序的主要责任部门，负责如下事宜：3.1.1制定文件编号、标识规则。3.1.2食品安全管理规范、程序文件的编写和控制。3.1.3法律法规的识别、获取和控制。3.1.4公司食品安全管理规范、外来文件的备案。3.2进入公司质量管理体系的各部门作为实施文件控制程序的相关责任部门负责。3.2.1参与食品安全管理规范、程序文件的编写。3.2.2本部门食品安全管理规范文件的制定和控制。3.2.3归本部门使用的文件的保管。4.工作程序4.1文件的分类和编号4.1.1文件分如下几类：a：质量管理手册b：支持性文件：配方、检验文件、作业指导书等。c：外来文件：外来的标准、资料。d：质量记录。4.1.2对文件编号作如下规定：4.1.2.1质量管理手册：TTX/QS-2012公司代号食品安全手册年份代号4.1.2.2支持性文件TTX/XXX-XX公司代号文件类别号顺序号4.1.2.3外来文件采用原来的编号。4.1.2.4质量记录TTX/XXX-XX公司代号QS细则条款号顺序号4.2文件的编制4.2.1质量管理手册由质量负责人负责组织编制。4.2.2公司支持性文件由各部门主管负责组织编制。4.3文件的审批4.3.1所有文件在编制完毕后，必须进行审批。4.3.2质量管理手册由质量负责人审核，总经理批准。4.3.3支持性文件由部门主管审核，总经理批准。4.4文件复制和存档4.4.1食品安全管理体系文件由办公室复制并存档，负责建立《文件和资料一览表》。4.5文件和资料受控规定4.5.1公司内质量管理手册为受控文件，由办公室负责控制，并在文件和资料上加盖“受控”及分发号。4.5.2公司内支持性文件为受控文件，由技术部负责控制，并加盖“受控”及分发号。4.5.3公司内外来文件为受控文件，由办公室负责控制，并加盖“受控”及分发号。4.6文件的发放4.6.1文件经批准复印后，凡受控文件由办公室文件管理员按批准的发放范围(包括顾客和供方)发至规定的部门和人员，并填写《文件和资料发放记录》并在备注栏里标明受控。4.6.2有效文件应盖有红色“受控”和“分发号”标识。具体编号见《文件发放编号表》4.6.3公司内不得使用没有红色“受控”标识的受控文件复印件，一经发现立即收回并报告总经理,追查有关人员责任。4.6.4当文件破损严重影响使用时，应到文件管理员处办理更换手续。交还破损文件，换发新文件，新文件的分发号仍沿用原文件分发号，破损文件立即销毁。4.6.5当受控文件丢失后，文件持有人应作检讨，文件管理员在补发文件时应给予新的分发号，并在原领用栏备注中注明“丢失”。4.7文件的修改4.7.1食品安全管理体系文件的修改由提出修改部门填写《文件更改通知单》，提出修改建议，经原审批部门（人）审批后实施。4.7.2技术文件的修改，由技术部审核，公司总经理批准。4.7.3文件更改实施由文件管理员负责进行，依据《文件更改通知单》上要求进行划改、更换。4.7.4文件修改多次后或者一次修改内容较多时，由文件管理部门换版重新印发。4.7.5质量管理手册的版本按大写英文字母顺序排列，即A版换版为B版、C版……程序文件每修改一次即在修改页上注明修改内容，修改号从1开始。4.8文件的收回和归档4.8.1作废或失效的文件由文件管理部门按文件发放记录从持有者处全部收回，并在《文件和资料发放记录》中立即标注“作废收回”。在文件上加盖红色“作废”印章。4.8.2作废文件需保存时，由文件管理员在文件上加注“保存资料”后存档。4.9文件的保管和借阅4.9.1直接引用的各类外部文件（如标准等），由文件对口管理部门主管批准后方可使用，文件的发放按4.6条执行。4.9.2直接引用的各类外部文件（如标准等），特殊情况需经总经理批准。4.9.3需临时借阅文件的人员，经文件管理部门负责人批准后方可借阅，但必须按规定及时归还。4.9.4公司持有文件的人员调离工作岗位时，文件持有人应按文件发放登记表将所持文件交还文件管理部门。4.9.5各部门人员负责对领用文件的保管，建立部门的《受控文件和资料一览表》，防止文件的丢失、破损和误用。5.文件和记录5.1《受控文件明细表》5.2《外来文件名录一览表》5.3《文件发放记录》5.4《文件接收/回收记录》5.5《文件更改记录》5.6《文件销毁记录》程序文件二、记录控制程序序号COP-2.0共2页第0次换页1.目的规范食品安全管理体系记录的填写、标识、收集、归档、保管和处置，确保食品安全管理体系记录为产品符合规定要求和食品安全管理体系有效运行提供完整准确的证据。2.适用范围公司食品安全管理体系记录格式设计、填写、收集、保管和处置活动的控制。3.职责3.1办公室作为实施记录控制程序的主要责任部门，负责如下事宜：3.1.1编制公司食品安全管理体系记录明细表。3.1.2监督检查公司食品安全管理体系记录的管理工作。3.2进入公司食品安全管理体系的各部门作为实施记录控制程序的相关责任部门，负责如下事宜：3.2.1设计本部门食品安全管理体系记录的格式。3.2.2本部门食品安全管理体系记录的填写、标识、收集、归档和保管。4.工作程序4.1办公室根据证明产品符合规定要求、食品安全管理体系有效运行的需要，确定需要加以控制的食品安全管理体系记录，编制公司食品安全管理体系记录明细表。4.2食品安全管理体系记录明细表要说明食品安全管理体系记录的编号、名称、保管部门、保存期限。4.3各部门按照完整、准确地反映食品安全管理活动过程和结果的要求设计本部门食品安全管理体系记录的格式。4.4所有从事管理、执行、验证和评审工作的人员都要按要求的格式、使用统一的标识和编号，正确填写食品安全管理体系记录。4.5食品安全管理体系记录必须用钢笔或圆珠笔填写，字迹清晰、签署完整。因笔误造成的更改，更改处要有更改人的签字。更改后的记录要能辨认出笔误部分的内容。4.6食品安全管理体系记录必须完整、准确、真实地反映食品安全活动的过程和结果。4.7食品安全管理体系记录填写完毕，由各部门指定专人收集、按照便于检索和查阅的方式分类、妥善保管。4.8食品安全管理体系记录的保存期限要超过产品的食品安全责任期限和满足对食品安全活动进行追溯的需要。保管期内的记录必须存放于适宜的环境中，防止损坏、变质和丢失。4.9合同要求时，在商定期限内食品安全管理体系记录可提供给顾客或其他代表评价时查阅。4.10办公室每年结合内部审核对食品安全管理体系记录的填写、保管情况进行监督检查。4.11记录保存期限为三年。4.12超过保存期限的食品安全管理体系记录经质检科确认后由保管部门负责销毁。5.文件和记录5.1《食品安全管理体系记录明细表》程序文件三、内部审核控制程序序号COP-3.0共2页第0次换页1.目的验证食品安全管理体系是否符合策划安排、准则要求和公司所建立的食品安全管理体系的要求，评价食品安全管理体系是否得到有效实施和更新。2.适用范围是用于公司内部与食品安全相关的各个部门的内部审核活动。3.职责3.1办公室作为实施内部审核程序的主要责任部门，负责如下事宜：3.1.1内部审核活动的策划。3.1.2内部食品安全审核。3.1.3对纠正措施的实施过程进行监督，对其结果进行验证。3.1.4保管内部审核中形成的文件和记录。3.2进入公司食品安全管理体系的各部门作为实施内部审核程序的相关责任部门，负责如下事宜：3.2.1配合审核人员搞好内部审核。3.2.2对内部审核中发现的不符合项、观察项和不足制定和实施纠正措施。4.工作程序4.1审核计划4.1.1办公室根据公司食品安全管理活动的实际情况、重要性和以往的审核结果，制定内部审核计划，计划要保证每个部门、食品安全管理体系每项基本要求每年至少接受一次审核。4.1.2内部审核计划要详细说明审核的目的、依据、范围、审核人员的分工及审核的具体时间安排。内部审核计划经管理者代表批准后提前一周发给被审核部门。4.1.3内部审核人员必须通过资格鉴定并与所审核的活动无直接责任。4.2审核过程4.2.1内部审核由审核组长主持首次会议，在重申审核计划安排及注意事项后进行审核。4.2.2审核人员通过询问、观察、查阅文件和记录，收集食品安全管理活动的客观证据。对审核中发现的不符合项、观察项和不足做好记录并提出报告。4.2.3不符合项和观察项报告要详细说明不符合项、观察项的客观事实及判定所依据的标准或文件的具体条款。4.2.4审核结束，由审核组长主持末次会议，简要总结审核情况，宣布审核结果。4.3后续工作4.3.1不符合项、观察项报告要发放到责任部门。责任部门要认真分析原因、制定和实施纠正措施。4.3.2办公室负责在规定时限内对纠正措施的实施过程进行监督，对其效果进行验证，并将检查和验证的情况在符合项、观察项报告上进行记录。4.3.3办公室向管理者代表提交内部审核报告。报告除审核计划的有关内容和审核的大致情况外，还要详细说明审核中发现的突出问题，不符合项的分布情况和改进食品安全管理体系的建议，并附上所有不符合项、观察项报告。4.4内部审核结果要作为一项重要内容输入管理评审，由此引起的体系的改进由管理者代表负责实施。5.文件和记录5.1《内部审核计划》5.2《检查表》5.3《不符合项报告》5.4《内部审核报告》程序文件四、不合格品控制程序序号COP-4.0共3页第0次换页1.目的以防止不合格品的非预期使用或安装，对不合格品进行鉴别、标识、记录、隔离、评价和处置的过程进行控制2.适用范围本程序适用于本厂原材料验收、产品生产过程和使用现场不合格品及成品检验不合格的控制3.职责3.1本程序由质检科归口管理3.2评审职责本厂授权检验人员负责本厂内不合格品的评审现场不合格品的评审由本厂委派的人员负责3.3处置职责检验人员作出不合格品的处置决定。若不能处置，则上报质检科处置生产人员根据处置决定及时进行处理4.工作程序原料、成品检验和试验中发现不合格品进行标识、评审，确定不合格品的范围和性质；决定并实施不合格品处置方案，并割据不合格品的严重程度和范围，通知生产技术科，质检科有关负责人4.1评审、记录4.1.1原料检验过程中发现的不合格品由收购检验人员根据合同规定的相应技术标准和补充要求作出评审，做好记录，不合格原料不予收购。4.1.2产品生产过程中不合格品判定由生产技术人员根据标准作出评审，做好质量记录，并通知质检科。4.1.3现场不合格由本厂委派专业人员前往用户现场，对标有