NP-M3-006-印章管理制度

文件编号：版本信息：实施日期：1XXX中国印章管理制度1目的规范印章的使用范围、管理职责与流程,避免由于印章使用不当而导致公司遭受巨大责任和损失。2范围XXX中国各公司。3管理职责3.1印章根据不同的种类明确不同的印章管理人。印章管理人对印章的保管、使用、维护等具有完全管理责任。3.2法务部需及时掌握与更新印章的各种信息。3.3稽核室对于印章的管理负有监督检查的权利。4定义及分类4.1印章管理人：是指对印章具有完全管理责任的岗位、全面负责印章的保管、使用、维护等以及由此产生的责任。岗位包括公司法定代表人、公司总经理、部门负责人、特定部门负责人、分支机构负责人等。4.2印章代行人：是指由印章管理人授权的代行其保管、使用、维护等印章管理职责的人员。4.3印章施印人：是指由印章代行人委托的代行其具体保管、使用、维护等印章管理职责的操作人员。4.4申请用印部门/用印人：需要在特定文书上使用印章而申请施印的部门及人员。4.5印章编号规则：制度文件编号-地区代码-序列号。4.6印章分类：印章种类定义印章权利人法定代表人印章代表公司法定代表人的印章。法定代表人公司公章代表XXX集团对外独立承担民事责任的各公司的印章。公司总经理合同专用章代表XXX集团对外行使合同签署确认的印章。公司总经理财务专用章代表XXX集团对外行使财务相关权力的印章。公司财务经理部门专用章代表XXX集团各部门的印章，印章样式中需有“不得用于帐务确认、对外担保、合同签署”的意思表示。公司法务经理分支机构章XXX集团派出的、对外不独立承担民事责任的各销售部、服务中心等印章。包括分支机构公章、分支机构负责人名章、分支机构财务章等。公司法务经理4.7财务专用章自2010年8月1日分社起，XXX涂料（中国）有限公司、廊坊XXX涂料有限公司、广州XXX涂料有限公司、XXX涂料（成都）有限公司四家法人公司的财务专用章，暂交由该四地区分社后的TU财务经理负责保管，直至分社后的新TU公司注册完成。文件编号：版本信息：实施日期：2TU财务经理保管财务专用章的使用原则及流程：4.7.1非付款类公文用印，按照XXX中国印章管理审批权限规定表中有关印章使用的审批流程规定进行操作。4.7.2付款用印流程：4.7.2.1TU、IU、AOC经各自财务主管签核的付款清单及付款审批表交AOC付款人员办理付款（支票、网银）。4.7.2.2AOC付款人员将银行付款资料及TU、IU、AOC经各自财务主管签核的付款清单TU财务经理用印。4.7.2.3TU财务经理核对银行付款资料与各公司财务主管签核的付款清单无误后用印付款。5印章变更流程5.1印章变更：包括印章的新建、改制、销毁、丢失、损毁。印章变更时按照XXX中国印章管理审批权限规定表通过NOTES印章审批模块进行申请。XXX中国内的所有法定代表人印章的变更由RHQ法务部统一负责。5.1.1新建：指由于新的公司实体或新的业务需求产生而旧有的印章无法满足需求时产生的变更。5.1.2改制：指由于原有印章不符要求或不能满足需求而需要重新刻制时产生的变更。5.1.3销毁：指由于公司实体消失或业务需求的消失而不需再使用该印章时产生的变更。5.1.4丢失、损毁：指印章由于丢失、损毁而需重新刻制时产生的变更。5.2申请：产生印章变更情况时，承办人需提交《印章变更申请单》（附件一），写明新旧印章的名称、种类、形式、使用事项、使用频率、效力范围及印章管理人。5.3审批：按照XXX中国印章管理审批权限规定表中有关印章使用的审批流程规定进行操作。5.4销毁：当印章存在没有使用的必要时，印章应当及时进行销毁，在销毁时须由总经理办公室、法务部和负责印章刻制的职能部门共同见证，并预留销毁前的印章样式和销毁后的印章样式。5.5刻制：已经过审批的印章由相应的职能部门统一负责刻制。刻制完毕后将印章及《印章变更申请单》（附件一）共同交至法务部登记。5.6登记：凡是印章产生变更，均需在法务部登记。新刻制的印章的印鉴需加入印章簿加以保管，并及时更新印章信息。5.7旧章处理：印章发生改制、销毁、损毁的变更时，法务部需向相关人员收回旧章，并填写《旧章处理记录清单》（附件二），同时更新印章信息。5.8交付印章：法务部将新的印章交付于印章管理人。接收人在《印章变更申请单》（附件一）上签收。文件编号：版本信息：实施日期：3流程图责任部门/人员文件承办人审批人职能部门法务部法务部《印章变更申请单》《印章簿》《旧章处理记录清单》《印章变更申请单》6印章的使用6.1审批：6.1.1法定代表人印章仅能在《法定代表人印章授权书》（附件三）规定的范围内使用，且只有在确认通过了NOTES印章审批流程后才能使用和执行，并在《法定代表人印章使用登记本》（附件四）上记录。6.1.2公司公章、合同专用章、财务专用章、分支机构章的使用需通过NOTES印章审批模块进行申请，并将用印的文件上传到NOTES印章审批模块中，但4.7所规定的除外。6.1.3部门专用章的使用，相关部门可以结合本部门实际情况使用NOTES印章审5.2申请5.25.1印章变更5.1印章5.3审批5.35.4刻制5.45.5登记5.55.7交付印章5.7交付新建/丢失新建/改制/损毁改制/销毁/5.6旧章处理5.6旧章销毁新建/改制/丢失/损毁文件编号：版本信息：实施日期：4批模块。各部门对部门专用章的使用范围做出界定并报法务部备案。6.1.4印章使用的审批流程参见XXX中国印章管理审批权限规定表。6.2施印：6.2.1对于需要通过NOTES印章模块审批的文件，印章管理人、代行人或施印人对符合流程的文件施印；凡不符规定者，印章管理人或代行人或施印人有权拒绝施印；没有经过审批流程而施印的，一经发现，公司将严肃处理。6.2.2对于未经过NOTES印章模块审批的文件，印章施印者应将使用日期、用途、范围、用印部门及用印人等情况记入《施印记录表》（附件五），以备查考。6.2.3在施印时，用印文件须与经过NOTES印章模块审批完毕的文件一致，如不一致由此所产生的法律责任由用印部门、用印人承担。6.3特别情况处理：6.3.1由于时间、事件紧迫或其它合理原因致使用印人无法履行必要的审批程序的，用印人需以电话或邮件方式与审批人取得联系并经对方确认后方能施印，并在事后补办审批程序。6.3.2由于时间、事项的特殊性，需要将公章带出公司外使用时，用印人需与审批人取得联系并经对方确认后方能外借。公章外借必须有印章施印人携同，在施印后须将所施印的文件留存并补办审批程序。7印章管理权授权7.1印章管理人授权印章代行人使用印章管理权利时需出具正式的授权文件（附件六）。7.2印章代行人的任命和授权由印章管理人各自指派，但需及时通知法务部备案。7.3印章施印人的委托由印章代行人各自指派，并需出具正式的委托文件（附件七）且需及时通知法务部备案。7.4银行印鉴（这里指财务专用章、法定代表人名章或分支机构人名章）不能授权同一人或同一部门管理。两章的印章管理人应分属于不同的部门，而且两者职位、级别最好是相等的，没有任何隶属关系。7.5授权或委托后，使用印章而产生的权利、义务及相应法律责任仍由印章管理人或印章代行人承担。7.6印章管理人在向印章代行人交付印章前，必须确认该管理人正确理解了印章的使用方法和连带职责。7.7印章代行人未经印章管理人书面授权，不许私自再授权其代行职责。7.8法务部根据授权情况及时更新印章信息。8印章管理权交接8.1印章管理人、印章代行人或印章施印人若因出差、休假而须移交印章管理权时需填写《印章移交书》（附件八）。被移交人应当适当履行印章的临时管理职责。8.2印章管理人因岗位变动或离职时须按照职位交接制度的规定进行交接。8.3印章代行人因岗位变动或离职时适用8.1。文件编号：版本信息：实施日期：58.4印章管理权发生交接后，法务部相关人员负责更新印章信息并通知信息部做相关系统权限修改。9印章使用情况检查9.1稽核室根据稽核计划安排，可以定期或不定期对印章的使用进行检查。9.2法务部根据《印章管理情况检查表》（附件九）可以对印章的使用进行阶段性回顾。10本制度自颁布之日起生效。11附件序号附件名称文件编号附件一《印章变更申请单》NP-LAW-F-001附件二《旧章处理记录清单》NP-LAW-F-002附件三《法定代表人印章授权书》NP-LAW-F-003附件四《法定代表人印章使用登记本》NP-LAW-F-004附件五《施印记录表》NP-LAW-F-005附件六《印章管理权授权书》NP-LAW-F-006附件七《印章施印委托书》NP-LAW-F-007附件八《印章移交书》NP-LAW-F-008附件九《印章管理情况检查表》NP-LAW-F-009