OFFICE之WORD教程

OFFICE之WORD教程主讲：雷德波更快速的“全部保存”：有文章介绍过,在Word2000中想保存多篇打开的文档，可以按住Shift键，选择“文件”菜单中的“全部保存”即可；其实有更快速的方法：可以按住Shift键，然后鼠标单击常用工具栏上的“保存”按钮，这时“保存”按钮的图标就变成“全部保存”的图标，松开鼠标，即保存完毕。专家点评:这是我们盼望已久的一个技巧。实际上这种方法在Excel中更多，例如在按下Shift时单击打开按钮则可以实现保存的功能，反之亦然。读者可以这样来试验，先按下Shift，再单击一个按钮不要松开鼠标按钮，观察按钮的图形是否改变为其它，然后移开鼠标即可。快速重复输入在WORD中当输完一些内容后，同时按下ALT与ENTER键则刚才输入的内容会被自动拷贝一遍，并且适用于拷贝粘贴后的重复粘贴。专家点评:其实这个快捷键对应的就是编辑菜单中的“重复”命令。不过这个命令有3个快捷键，大家熟悉的是屏幕提示的Ctrl+Y，也有人用功能键F4；本技巧给出的则是它的第3个快捷键。改变文字方向只要把字体设成“@字体”，如“@宋体”就可以令文字逆时针旋转90度了。这种方法对于设置与正文同方向的页眉页脚是非常有用专家点评:如果通过“文字方向”命令修改文字的方向，则会自动添加一个“下一页”类型的分节符。而本方法则可以将不同方向的文字在同一段落中显示。找回丢失的Word文件单击“打开”按钮，选“文件类型”框中的“所有文件”选项。在文件夹列表中，双击含有打开备份文件的文件夹。单击“视图”按钮。在“名称”栏中，文件名显示为“XX备份”，在“类型”框中，文件的类型显示为“microsoftword备份文件档”。找到该文件并双击。则打开该文件。（要找会丢失文件的前提是，必须在word中设置成“保留备份”，并且文件已经保留了备份。）专家点评:启用保留备份的方法是从工具菜单的选项命令，在保存选项卡中，选中保留备份。此后每次保存文档时，都以备份副本的形式复制文档的前一版。每个新的备份副本会替换前一备份副本。Word会将备份副本（以.WBK为文件扩展名）与原文档保存在同一个文件夹中。如果选中“保留备份”复选框，Word将自动清除“允许快速保存”复选框，因为Word只能在执行完整保存时创建备份副本。通过双击格式刷可以重复复制格式多数word的使用者知道：选中一部分文字时，按下格式刷可以取出所在位置或所选内容的文字格式，用这一个刷子去刷别的文字可实现文字格式的复制。但每次刷完后，格式刷就变成不可用。如果希望重复复制格式，就要不停地重复上述过程。有一个技巧可避免上述的繁琐步骤：通过双击格式刷，可以将选定格式复制到多个位置。若要关闭格式刷，按下ESC键或再次单击格式刷即可。巧妙设定Word启动后的默认文件夹Word2000启动后，使用“打开”命令打开文件时，Word使用的默认文件夹通常是“我的文档”文件夹。实际上很多时候需要打开的文件都存放在自己事先设定好的文件夹中，怎样才能让Word自己识别自己的文件夹呢？你可以按照如下步骤设置Word启动后的默认文件夹：(1)用鼠标单击菜单栏中的“工具”菜单项，并从下拉菜单中单击“选项”命令，程序将会弹出一个标题为“选项”的对话框；(2)在该对话框中，选择“文件位置”标签，同时选择“文档”；(3)单击“更改”按钮，打开“更改位置”对话框，在“查找范围”下拉框中选择文件夹所在的盘符。光标指向您希望将其设置为默认文件夹的Word文档文件夹并单击，在“文件夹名称”中即显示出该文件夹；(4)单击“确定”按钮，此时Word的默认文件夹就指向用户自己设定的文件夹；(5)最后单击“确定”按钮，完成设置工作。Word小技巧：快速找到上次修改的位置相信与我一样曾经处理过长文档的人都会有这种经历：一篇十几页或者上百页的文章进行编辑或较对时总要经过很多次修改，可是每次打开Word文档，想要从上次修改结束的位置接着修改时，总要找很久。终天有一天我找到一个快捷的方式，那就是“Shift+F5”快捷键，即在刚打开上次修改过的文档时，按下“Shift键”的同时，按下“F5”键，输入光标会迅速跳到上次结束修改工作的位置，你很快就可以开始继续你的修改工作，实在是方便极了。序列自动编号使用Word制作表格当表格中有一列，需要输入连续的序号时，我们可以人工一一敲上数字，但是如果一旦需要重新调整顺序时，再一一人工修改刚录入的序号，是一项非常麻烦的工作。Excel能自动生成、自动调整序号的方法，与大家共享。具体方法如下:选中需要添加序号的列，再选主菜单上的“格式→项目符号和编号→编号”。之后再做插入、删除、调整表格行的工作，序号则会自动调整，无需要人工任何改动。几个小技巧:1、如果同一文档有两个表格均使用了自动序号生成功能，其缺省设置两个表的序号是连着的，若想重新排序的话，可在“格式→项目符号和编号→编号”中选可“重新开始编号”选项即可；2、自动生动的序号只能删除，不能修改；3、自动生成的序号其后会带一个“.”，不想要时，可以选“格式→项目符号和编号→编号→自定义”，从“编号格式”中去掉即可。同时你该功能还可以让你根据需要个性化序号的设置方式，如设置些个性设置或者自己喜欢的符号等等。定制命令按钮为了达到快速选择字体的目的，将常用字体以按钮形式设置在工具栏上，使它变成一个按钮命令。具体操作步骤如下：(1)首先在中文Word2000菜单中依次选择“工具栏”/“自定义”命令，程序将弹出一个自定义对话框。(2)然后在“自定义”设置窗口中选择“命令”标签，并移动光标条到“类别栏中的“字体”设置项，在“字体”设置项中列出了Windows操作系统中已经安装了的所有字体。(3)这时我们就可以通过使用鼠标直接将相应的字体拖曳到工具栏上，直到将需要的字体都设置到工具栏中。当然我们也可以将其他功能拖到工具栏上。利用Word的宏功能快速改变文档字号操作方法：在Word中打一篇文档，选择菜单“工具→宏→录制新宏”在“宏名”中指定为“N1”（其它名字也可以），单击“键盘”按钮，指定快捷键为Alt+1键（也可以改为其它键），关闭对话框后从菜单中选择“编辑→全选”再从工具栏中单击“字号”下拉列表，选择“一号”，然后单击“停止录制”。可以用这种方法录制多个宏，每次录制选择不同的字号。使用时只要在编辑的文档中按相应的快捷键就可以快速改变文字的字号。格式刷巧利用文字拷贝很容易，可如何能将文字格式“拷贝”给其他内容呢？首先选中已经设置好格式的文字，点一下工具栏上的“格式刷”按钮，这时鼠标就变成了一个刷子形，按住鼠标左键，用这把刷子“刷”过要复制格式的文字，被刷的文字样式改变了，鼠标也恢复了原样，这样就完成了格式的复制。如果要多次复制同一个格式，怎么办呢？方法很简单，选中设置好格式的文字，这次双击“格式刷”按钮，鼠标又变成了刷子形状，现在你就可以随心所欲的将其它文字复制成这种格式了，复制完后，再次单击“格式刷”按钮，就可以恢复正常的文字编辑状态了。这就是“格式刷”按钮的使用方法，单击可以复制一次格式，双击可以连续复制格式。保护文档不受病毒伤害宏病毒是一种寄存在文档或模板的宏中的计算机病毒，一旦打开这样的文档，宏病毒就会被激活并转移到计算机上，驻留在Normal模板上。这样，所有自动保存的文档都会“感染”上这种宏病毒。Word无法扫描软盘、硬盘或网络驱动器上的宏病毒，但当打开一个可能含有携带病毒的宏文档时，Word能够显示警告信息。如果希望文档包含要用到的宏（例如单位所用的定货窗体），则在打开文档时就要包含宏。如果不了解文档的确切来源，为防止可能发生的病毒传染，则在打开文档时最好不要包含宏。在Word2000中则提供了三种方式供选择，方法是：选择“工具”选单中的“宏”命令，单击“安全性”命令，打开“安全性”对话框，你只需选择其中一种保护方式即可。如选择“高，只允许运行可靠来源签署的宏，未经签署的宏则会自动取消“（H）”，请单击“可靠来源”标签，设置可靠来源。事实上，如果你的共用模板“Normal．dot”文件感染了病毒，Word2000就没法做到自我保护了。这时，如果仍然希望得到保护，则可以进行下述操作：单击“工具”选单的“宏”子选单的“宏”命令，然后在“宏”对话框中选择“宏的位置”为“所有活动的模板和文档”，查看是否含有“Autoexec”、“AutoNew”、“AutoOpen”、“AutoClose”与“AutoExit”五个自动宏，如果含有一个或多个这些自动宏，则将它们全部删除，这样，使用Word2000就可以高枕无忧了，而且不会影响Word2000的任何功能。文字块的快速、重复录入方法：用自动图文集提高输入效率。在录入文字时经常遇到一小块文字需要重复录入，这时你可以用自动图文集来解决该问题，这种方法就是用“图文集词条”代替要录入的文字，在编辑正文时，只需输入相应的词条，Word即可将它自动转换成自动图文集中的内容。若要添加自动图文集，可选择“工具”菜单中“自动更正”命令，单击“自动图文集”标签卡，然后选择“添加”按钮进行编辑添加，编辑好后单击“确定”按钮。如你添加了“词条”“赛迪网信息技术有限公司”后，只要你录入“赛迪”两个字后，屏幕上会立即显示整个词条，击回车键这个“词条”便被添加文档中。谢谢大家！！！