lotus邮件归档设置及操作说明

综合办公系统（lotus）邮件归档设置说明目录一、原理及用途说明..............................................................................1二、新建归档设置.................................................................................1三、手动归档操作.................................................................................9四、查看或更改归档设置....................................................................12五、多人共用邮箱请加强管理，谨慎使用.........................................13一、原理及用途说明归档是指把存储在服务器上的邮件保存到本地计算机数据库中，这样可以减小占用服务器上邮箱容量的大小，能够更多、及时收发邮件，以满足工作的需要。二、新建归档设置1、进入邮箱后请点击菜单“操作”---“归档”---“设置”，如下图：图1：2、选择“设置”选项卡，分别选择2个默认的归档名称，点击“删除”按钮。如下图：图2：3、删除后点击“添加”按钮，如下图：图3：4、输入“归档条件设置描述名”（可随意），例：我的归档文件；点击“归档数据库按钮”，如下图：图4：5、点击文件名后面的图标，如下图：图56、在计算机中选择存放存档文件的目录（请勿选择系统分区），文件夹可自行建立，并无特殊要求，保证空间即可。如下图：图67、目录选择好以后，在“文件名”处输入要使用的存档文件名称（可根据自己工作方便命名），点击“选择”按钮。如下图：图78、点击“确定”按钮。如下图：图89、点击“确定”按钮。如下图：图910、点击“确定”按钮。如下图：图1011、归档设置完成后，在收件箱左侧列表中出现“归档”文件夹，但从未进行过归档操作时，请不要点击归档。如下图：图11三、手动归档操作1、选择要进行归档的邮件，可多选。如下图：图122、点击菜单“操作”---“归档”---“选择文档”，如下图：图133、出现归档提示对话框，点击“是”按钮。如下图：图144、归档后选择归档的邮件从收件箱消失，点击左侧“归档”文件夹。如下图：图155、归档邮箱与在服务器上的收件箱有相同的视图与操作规则。如下图：图16四、查看或更改归档设置1、点击菜单“操作”---“归档”---“设置”，如图1。2、在“设置”选项卡，下方的文字说明框内可以查看到数据库名以及存放目录；如需要更改请点击“编辑”按钮。如下图：图173、然后归档设置更改按照一、4及以后步骤操作。五、多人共用邮箱请加强管理，谨慎使用。