Office2013基础教程

第1章初识Office2013杨章伟E-mail:[e-mail]课程内容安排1-2•Office2013中文版组件•安装Office2013中文版•Office2013的帮助•小结Office2013中文版组件1-3•Office2013是Microsoft公司推出的Office系列集成办公软件的最新版本。与Office以前的版本相比，Office2013无论是在用户界面（Metro）还是在功能上均有很大的改进，用户的操作也更为方便、快捷。•作为一款集成软件，Office2013由各种功能组件构成，包括Word2013、Excel2013、PowerPoint2013、Outlook2013和Publisher2013等。Word2013简介Word是Office组件中使用最为广泛的软件之一，主要用于创建和编辑各种类型的文档，是一款文字处理软件Word2013拥有强大的文字处理能力，使用它能够方便地创建各种图文并茂的办公文档，如企业宣传单、招投标书、各类合同以及行政公文等。同时，Word2013可以对创建的各类办公文档进行排版、编辑和打印等。作为一款文字处理软件，Word2013能够随心所欲地对文字进行编辑，可制作出各种文字效果。1-4Excel2013简介Excel2013是一个用于创建电子表格并设置表格格式的工具，主要用于创建和编辑数据表格，同时可通过公式和函数对数据进行分析和管理。使用Excel创建工作表是十分方便的，由于Excel2013存在默认的表格样式，因此启动Excel2013即可创建新的工作表，用户只需要在表中填入需要的数据即可。1-5PowerPoint2013简介PowerPoint2013是制作和演示幻灯片的软件，主要用于创建各种具有多种媒体要素的演示幻灯片。在使用PowerPoint创建幻灯片时，幻灯片可以包含文字、图形和图像以及各类表格等，也可以在幻灯片中插入声音、视频和各种动画。使用PowerPoint创建的幻灯片，不仅能够在计算机屏幕和投影仪上放映，还可以用于网络会议或在Web上展示。因此，PowerPoint被广泛应用到报告、演讲、各类会议和产品演示等多种领域。1-6Access2013简介Access2013是一个数据库管理系统。利用Access2013，用户可以将信息保存在数据库中，也可以对数据进行统计、查询并生成报告。作为Office2013的一个组件，Access2013可以方便地与Word2013和Excel2013等组件进行数据交换。Access2013数据库系统适用于小型商务活动，能够方便地对商业活动中的各类数据进行存储和管理。其不仅可以创建数据库，而且具有强大的数据库管理功能，可以方便利用数据源来生成表单、报表和应用程序等。1-7Outlook2013简介Outlook2013是一款用于邮件传送和业务协作的客户端程序，其集成了日历、联系人和任务管理等多种功能，可以帮助用户对通信和信息进行访问、确定优先级以及处理。使用Outlook2013可以方便用户有效地安排时间，轻松管理和接收越来越多的电子邮件。1-8Publisher2013简介Publisher2013可用于设计、创建和发布各种专业的出版物，如各种宣传册、新闻稿、明信片和CD/DVD标签等。使用Publisher2013创建的出版物可用于桌面打印、商业印刷、电子邮件分发以及Web页查看等。使用Publisher2013，能够帮助企业快速创建各种专业出版物。Publisher2013的操作方便快捷，即使对于初学者也能完成这些本应由专业设计师才能完成的出版物创建工作。1-9安装Office2013中文版1-10•要使用Office2013，首先需要在计算机中安装该软件。Office2013的安装比较简单，不需要对计算机知识了解很多，根据安装向导的提示即可实现正确安装。同时，安装完成后的Office2013还可以根据需要对组件进行增加和删减。•需要读者注意的是，Office2013只能运行在Windows7以上版本的操作系统中，这也就意味着广大WindowsXP和WindowsVista用户不能安装Office2013。因此，在安装Office2013前，用户需要确保操作系统必须是Windows7或Windows8系列。添加和删除Office2013组件•完成Office2013的安装后，可以使用安装程序添加新的未安装的组件或Office自带的实用工具，同时也可以将已安装的组件删除。1-11卸载Office20131-12•对于安装在计算机中的Office2013可以完全卸载，卸载并不是仅仅删除所有安装的程序文件，还包括去除使用软件所需要的注册表信息和系统文件夹内的相关配置文件。•单击Windows桌面左下角的“开始”按钮，选择“控制面板”命令，打开“控制面板”窗口。在窗口中双击“程序和功能”图标，启动Office2013安装向导，向导将首先提示是否删除程序。Office2013的帮助1-13•使用Office2013时往往会遇到很多问题，如找不到命令按钮的位置，不确定某个效果需使用什么方法来实现，有时可能不知道如何设置某个设置项。此时，可以使用Office2013的帮助服务查询遇到的问题。•动Office2013后，按F1键，或者单击程序窗口右上角的“MicrosoftOffice帮助”按钮，即可打开相应组件的帮助文档窗口。本章介绍了Office2013及其新增组件的功能和特点，使用户对Office2013有个初步的认识。Office2013是Microsoft公司推出的Office系列集成办公软件的最新版本。与Office以前的版本相比，Office2013无论是在用户界面（Metro）还是在功能上均有很大的改进，用户的操作也更为方便、快捷。1-14小结第2章Office2013的程序界面杨章伟E-mail:[e-mail]课程内容安排1-2•了解功能区•设置快速访问工具栏•功能区的设置•小结Office2013的功能区•Office功能区实际上是一个常用操作命令的集合体，用户能够在这里快速找到需要的操作命令，各种任务的完成变得轻松、快速和高效。•在Office2013中，功能区是位于屏幕顶端的带状区域，它包含了用户使用Office程序时需要的所有功能。1-3“文件”选项卡快速访问工具栏传统的标题栏和状态栏1-4设置快速访问工具栏1-5•Office2013的快速访问工具栏具有高度的可定制性，用户可以将命令按钮添加到快速访问工具栏以方便使用。同时，快速访问工具栏中的按钮也可以随时删除，用户也可以根据需要改变其在主界面中的位置。•快速访问工具栏作为一个命令按钮的容器，可以承载Office2013所有的操作命令和按钮，以方便用户的操作。增删命令按钮批量增删命令按钮改变快速访问工具栏的位置1-6功能区的设置1-7•Office2013的功能区将命令按逻辑进行了分组，最常用的命令放到了用户最容易看到且最醒目的位置，使操作更为方便。在Office2013中，用户能够自由地对功能区进行定制，这包括功能区在界面中隐藏和显示、设置功能区按钮的屏幕提示以及向功能区添加命令按钮。•Office2013中，功能区位于程序窗口的顶端，能够自动适应窗口大小的改变，但其界面固定，不能任意定制。隐藏或显示功能区1-8•要隐藏Office2013的功能区，在功能区的任意一个按钮上右击鼠标，选择快捷菜单中的“折叠功能区”命令即可。•隐藏功能区后，单击窗口中的标签后，功能区将重新展开，并显示该选项卡的内容。•Office2013为快速实现功能区的最小化提供了一个“功能区隐藏”的按钮，单击该按钮能够将功能区快速最小化。向功能区添加命令按钮•Office2013对功能区最大的改进，就是用户可以通过“Word选项”对话框来向功能区中添加命令按钮。1-9本章对Office功能区的使用进行了介绍。事实上，从Office2007开始，Office就摒弃了传统的菜单和工具栏模式，而使用了一种称为功能区的用户界面模式。这种改变使操作界面变得简洁且明快，使用户操作更加简单快捷。1-10小结第3章文档的基本操作杨章伟E-mail:[e-mail]课程内容安排1-2•启动和退出Office2013•新建文档•打开文档•快速打开文档•保存文档•程序文档的相互转换•Word中的视图•文档窗口的操作•小结启动和退出Office20131-3•要使用Office2013的各个组件，首先需要掌握这些组件程序的启动和退出方法。在完成Office2013的安装后，各个组件的启动和退出方法都是相同的。•利用“开始”菜单启动•利用快捷方式启动•退出Office应用程序新建文档1-4•在Office2013的各个组件中，新建Office文档的方式都是相同的。新建文档的常见方式有3种，分别是使用桌面右键快捷菜单命令、在文件夹中创建文档和使用组件程序的菜单命令。•在桌面上创建文档•在文件夹中创建新文档•直接创建新文档•根据模板创建新文档打开文档1-5•对于不同的Office组件来说，可以使用相同的方法打开各自的文档，打开Office文档主要使用“打开Office文档”对话框来实现。•在Office中打开文档•以副本的方式打开文档快速打开文档1-6•使用Office2013时，经常需要对未完成处理的文档进行重新处理。Office2013应用程序会记录下常用的文档，用户可以在直接选择这些文件并将它们打开，这样避免了再次在磁盘上查找文档的繁琐。•快速打开常用文档：Office2013的“文件”选项卡中有一个“最近”命令，使用该命令能够获得最近使用的Office文档列表，直接选择列表中的选项能快速打开需要打开的文档。同时，对于列表中列出的最近使用文档的数目，Office也可以通过“选项”对话框进行设置。保存文档1-7•文档的保存是办公工作中非常重要的操作。在工作中，养成随时进行保存操作的习惯，可以避免因为计算机死机、意外断电或误操作等意外情况造成损失。•使用“另存为”对话框•设置自动文档恢复功能•设置默认的保存格式和路径程序文档的相互转换1-8•Office2013应用程序文档可以被保存为多种文档格式，如Web页面格式。同时，Office2013应用程序之间也可以实现文档格式的相互转换，如将Word文档直接转换为PowerPoint文档。另外，借助于加载项可以实现将Office2013文档转换为常用的PDF文档和XPS文档。•将文档转换为Web页面•将文档转换为PDF和XPS文档Word中的视图1-9•所谓视图，指的是文档窗口的显示方式。Word2013的视图模式包括普通视图、页面视图、阅读版式视图、Web版式视图和大纲视图。在查看文档的格式、对文档进行审阅和编辑或修改时，可以根据需要使用不同的视图模式，以方便操作。•使用页面视图•使用阅读版式视图•使用Web版式视图•使用大纲视图•使用草稿视图文档窗口的操作1-10•为了方便文档内容的查看和编辑，往往需要对文档窗口进行一些变换，如拆分文档窗口、并排文档窗口以及改变视图的显示比例等。•缩放文档显示•显示文档结构图和缩略图•拆分文档窗口•并排查看文档•文档窗口的切换和新建小结本章重点介绍了Office2013的文档操作方法和技巧。Office2013常用的应用程序包括Word2013、Excel2013、PowerPoint2013和Access2013等，它们不仅在操作界面上有许多相同之处，在诸如应用程序的启动与退出以及文档的打开和保存等方面的操作方式也是大同小异。这些针对文档的操作是使用这些应用程序完成某个工作任务的基础，也是实现更为复杂操作的第一步。1-11第4章文本的输入和编辑杨章伟E-mail:[e-mail]课程内容安排1-2•关于中文输入法•输入文本•选择文本•删除和替换文本•移动和复制文本•快速定位文档•查找和替换•公式的输入•小结使用中文输入法输入文