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Word长篇文档排版技巧（一）简介各种分析报告的困扰修改格式制作目录制作页眉页脚反复修改越改越错浪费大量时间简介制作长文档前，先要规划好各种设置，尤其是样式设置不同的篇章部分一定要分节，而不是分页A4纸；要有封面和目录；单面打印；除封面和目录外，每页的页眉是报告的题目；页码一律在页面底端的右侧，封面和目录没有页码，目录之后为第1页。报告要求Word长篇文档排版技巧目录设置纸张和文档网格设置纸张和文档网格Word长篇文档排版技巧从菜单中选择【文件】|【页面设置】命令，显示“页面设置”对话框，选择【纸张】选项卡，如图1所示。设置纸张和文档网格Word长篇文档排版技巧在“页面设置”对话框中选择“文档网格”选项卡，如图2所示。选中“指定行和字符网格”，在“字符”设置中，默认为“每行39”个字符，可以适当减小，例如改为“每行37”个字符。同样，在“行”设置中，默认为“每页44”行，可以适当减小，例如改为“每页42行。这样，文字的排列就均匀清晰了。目录设置纸张和文档网格设置样式设置样式Word长篇文档排版技巧从菜单选择【格式】|【样式和格式】命令，在右侧的任务窗格中即可设置或应用格式或样式，如图3所示。要注意任务窗格底端的“显示”中的内容，在图3中，“显示”为“有效格式”，则其中的内容即有格式，又有样式。例如，“加粗”为格式，“标题1”为样式，“标题1+居中”为样式和格式的混合格式。设置样式Word长篇文档排版技巧“正文”样式是文档中的默认样式，新建的文档中的文字通常都采用“正文”样式。很多其他的样式都是在“正文”样式的基础上经过格式改变而设置出来的，因此“正文”样式是Word中的最基础的样式，不要轻易修改它，一旦它被改变，将会影响所有基于“正文”样式的其他样式的格式。“标题1”~“标题9”为标题样式，它们通常用于各级标题段落，与其他样式最为不同的是标题样式具有级别，分别对应级别1~9。这样，就能够通过级别得到文档结构图、大纲和目录。在如图4所示的样式列表中，只显示了“标题1”~“标题3”的3个标题样式，如果标题的级别比较多，可在如图3所示的“显示”下拉列表中选择“所有样式”，即可选择“标题4”~“标题9”样式。目录设置纸张和文档网格查看和修改文章的层次结构设置样式查看和修改文章的层次结构Word长篇文档排版技巧从菜单选择【视图】|【文档结构图】命令，可在文档左侧显示文档的层次结构，如图11所示。在其中的标题上单击，即可快速定位到相应位置。再次从菜单选择【视图】|【文档结构图】命令，即可取消文档结构图。查看和修改文章的层次结构Word长篇文档排版技巧如果文章中有大块区域的内容需要调整位置，以前的做法通常是剪切后再粘贴。当区域移动距离较远时，同样不容易找到位置。从菜单选择【视图】|【大纲】命令，进入大纲视图。文档顶端会显示“大纲”工具栏，如图所示。在“大纲”工具栏中选择“显示级别”下拉列表中的某个级别，例如“显示级别3”，则文档中会显示从级别1到级别3的标题，如图所示。目录设置纸张和文档网格查看和修改文章的层次结构设置样式对文章的不同部分分节对文章的不同部分分节Word长篇文档排版技巧插入分节符，将不同的部分分成不同的节，这样就能分别针对不同的节进行设置。定位到第二部分的标题文字前，从菜单选择【插入】|【分隔符】命令，显示“分隔符”对话框，如图14所示。选择“分节符”类型中的“下一页”，并单击【确定】按钮，就会在当前光标位置插入一个不可见的分节符，这个分节符不仅将光标位置后面的内容分为新的一节，还会使该节从新的一页开始，实现既分节，又分页的功能。目录设置纸张和文档网格查看和修改文章的层次结构设置样式对文章的不同部分分节为不同的节添加不同的页眉为不同的节添加不同的页眉Word长篇文档排版技巧利用“页眉和页脚”设置可以为文章添加页眉。通常文章的封面和目录不需要添加页眉，只有正文开始时才需要添加页眉设置页眉和页脚时，最好从文章最前面开始，这样不容易混乱。按【Ctrl】+【Home】快捷键快速定位到文档开始处，从菜单选择【视图】|【页眉和页脚】命令，进入“页眉和页脚”编辑状态，如图所示。在“页眉和页脚”工具栏中有一个“同前”按钮，默认情况下它处于按下状态，单击此按钮，取消“同前”设置，这时页眉右上角的“与上一节相同”提示消失，表明当前节的页眉与前一节不同。目录设置纸张和文档网格查看和修改文章的层次结构设置样式对文章的不同部分分节为不同的节添加不同的页眉在指定位置添加页码在指定位置添加页码Word长篇文档排版技巧通常很多人习惯从菜单选择【插入】|【页码】命令插入页码，这样得到的页码，将会在封面和目录处都添加页码。而现在希望封面和目录没有页码，从目录之后的内容再添加页码，并且页码要从1开始编号。这同样要得益于分节的设置。按【Ctrl】+【Home】快捷键快速定位到文档开始处，从菜单选择【视图】|【页眉和页脚】命令，进入“页眉和页脚”编辑状态在指定位置添加页码Word长篇文档排版技巧在“页眉和页脚”工具栏中单击“在页眉和页脚间切换”按钮，显示页脚区域，如图所示。注意在页脚的左上角显示有“页脚–第1节–”的提示文字，表明当前是对第1节设置页脚。由于第1节是封面，不需要在页脚区域添加页码，因此可在“页眉和页脚”工具栏中单击“显示下一项”按钮，显示并设置下一节的页脚。第2节是目录的页脚，同样不需要添加任何内容，因此继续单击“显示下一项”按钮。第3节的页脚如图21所示，注意页脚的右上角显示有“与上一节相同”提示，表示第3节的页脚与第2节一样。如果现在在页脚区域插入页码，则页码将会出现在所有节的页脚中，因此不要急于插入页码。在指定位置添加页码Word长篇文档排版技巧在“页眉和页脚”工具栏中有一个“同前”按钮，默认情况下它处于按下状态，单击此按钮，取消“同前”设置，这时页脚右上角的“与上一节相同”提示消失，表明当前节的页脚与前一节不同。这时再插入页码，就能让页码只出现在当前节及其后的其他节。从菜单选择【插入】|【页码】命令，显示“页码”对话框，目录设置纸张和文档网格查看和修改文章的层次结构设置样式对文章的不同部分分节为不同的节添加不同的页眉在指定位置添加页码插入目录插入目录Word长篇文档排版技巧定位到需要插入目录的位置，从菜单选择【插入】|【引用】|【索引和目录】命令，显示“索引和目录”对话框，单击“目录”选项卡，在“显示级别”中，可指定目录中包含几个级别，从而决定目录的细化程度。这些级别是来自“标题1”~“标题9”样式的，它们分别对应级别1~9。如果要设置更为精美的目录格式，可在“格式”中选择其他类型。通常用默认的“来自模板”即可。单击【确定】按钮，即可插入目录。目录是以“域”的方式插入到文档中的（会显示灰色底纹），因此可以进行更新。目录设置纸张和文档网格查看和修改文章的层次结构设置样式对文章的不同部分分节为不同的节添加不同的页眉在指定位置添加页码插入目录小结小结Word长篇文档排版技巧在整个排版过程中，可以注意到样式和分节的重要性。采用样式，可以实现边录入边快速排版，修改格式时能够使整篇文档中多处用到的某个样式自动更改格式，并且易于进行文档的层次结构的调整和生成目录。对文档的不同部分进行分节，有利于对不同的节设置不同的页眉和页脚。有关样式和分节应用，以及页眉页脚的设置，仅仅是最基本的用法期待WORD长篇文档排版技巧之（二）