4科技档案管理办法

科技档案管理办法1.目的为加强公司科技档案的科学管理、保证科技档案的安全完整保存和有效利用，特制定本办法。2.适用范围适用于龙钢公司、龙钢集团公司所有科技档案的管理。3.定义科技档案是指公司在科研生产、工程建设、设备维修中形成的对公司生产管理、技术管理、科学管理工作有指导和重要参考价值，并按龙钢档案分类编号规则LG137-94（5-8大类）范围归档保存的各种文字、图纸、图表、声像等科技文件材料及相关电子版本。本办法所指科技档案包括基建档案（含底图档案）、设备档案、科研档案、产品档案。4.职责4.1公司档案室4.1.1负责龙钢公司所有科技档案（含电子数据）的收集、管理工作；4.1.2负责电子档案管理系统科技档案数据的管理、维护工作；4.1.3负责各二级单位科技档案的检查、考核工作；4.2龙钢公司各二级单位兼职档案员4.2.1负责本单位科技档案的收集、管理工作；4.2.2负责本单位关键设备随机资料、技改和大中修资料、图纸的收集、移交工作。4.3技术中心新产品开发办公室负责科研档案、产品档案的收集、移交工作。4.5工程管理部负责龙钢公司工程建设档案的收集、移交工作。4.6设备管理部4.6.1负责特种设备档案的收集、移交工作；4.6.2负责所有关键档案的移交监督工作。4.7设计室负责底图档案的收集、移交工作。4.8综合管理部信息中心负责有关网络结构档案的移交工作。4.9各大型工程项目管理部门负责本项目所有基建档案、设备档案的收集、移交工作。5.管理内容5.1科技档案的移交5.1.1科技档案的移交时间及责任a.产品档案，由技术中心新产品开发办公室在每年一季度末向档案室移交上年档案，产品设计和产品工艺文件材料在设计定型和试制定型后归档。b.科研档案，由技术中心新产品开发办公室在一个专题研究全部结束、成果鉴定后归档；研究周期长的专题，在专题研究告一段落后归档；中断研究的专题，在中断时即行归档。c.基本建设档案，由工程管理部/各大型工程项目管理部门负责在单项工程竣工验收后三个月内归档。d.底图档案，由设计室在单项工程设计完工后成套移交；零散技改图纸在技改完成后立即移交。e.特种设备的随机资料由设备管理部在每年6月份前移交；关键设备随机资料由各生产单位在每年6月份前移交；各大型工程设备的随机资料由该工程项目管理单位在工程竣工验收后三个月内归档；仪器、仪表档案由计控中心在设备安装调试完毕、运转正常验收后一个月内归档。技改和大中修文件材料、图纸由各生产单位在工程结束验收时立即归档。f.网络档案，由综合管理部信息中心在该网络建成后即行归档。5.1.2科技档案移交要求a.移交的科技材料必须完整、系统。b.移交的科技材料必须准确地反映公司生产、基建技改、设备维护、产品设计等各项活动的真实内容和历史过程，符合其形成规律。c.凡移交的科技材料须做到书写工整，图样清晰，字迹清楚，格式统一，书写材料符合耐久性要求，原稿不得用铅笔、圆珠笔、红墨水及复写纸书写，以利档案的长期保存。d.凡移交的底图必须符合国标规定；与实物相符，与蓝图一致；经过规定的检查，并且有设计、制图、描图、核对、审核人的签字；使用黑色笔描绘，图面平整干净，线条文字清晰，没有污垢、破裂、刮漏等现象。5.1.3科技档案的移交程序科技档案移交前必须由移交部门编制科技档案材料移交登记表一式两份，档案室领导批准后，按照5.1.2的要求进行预验收,符合要求的,进行正式移交，由双方按照科技档案材料移交登记表逐份清点并签字盖章，各执一份妥善保管；对不符合案卷质量要求的由档案室责成移交单位限期整改，按期移交。5.2科技档案的整理5.2.1科技档案的整理要求a.形成的科技图纸按照档案分类编号规则LG137-94（5-8大类）进行分类、整理、编号。底图的整理参照科技档案编号方法，按专业或类别、型号组成保管单位平放。b.构成每个案卷的科技文件材料，必须是一组（或几组）有机联系的集合体；卷内文件排列有序，能反映出其自然形成规律；文件按排列顺序编写页码；卷内文件目录填写齐全、准确，真正起到了查找索引和统计的作用；科技档案卷内备考表填写齐全，准确、真实地记录和反映出卷内文件的数量、完整程度、存在的主要问题及原因和历次变化情况；案卷封面内容填写齐全，名称拟写简练，字迹工整，并能准确地揭示出卷内文件内容。c.整理标准：去掉金属物，对破损文件材料进行装裱；图样按四号图样规格采取手风琴式折叠整齐，装盒；文字材料一律采用线绳三孔装订案卷，装订整齐、美观、牢固，便于保管和利用；归档的底图必须轧边，且无缺页、无涂污、无破损。d.凡归档的纸质科技档案必须在清华紫光电子档案管理系统/收集整编模块,按要求分门别类录入相应的档案数据，并将其与纸质档案材料逐一比对，然后按电子档案管理要求整理、归档，并按重要程度进行扫描。5.3科技档案的更改5.3.1在生产设备、系统更新改造完成后，设备管理部应及时做好科技档案的更改、补充工作。5.3.2更改说明a.在更改科技档案时,更改人员须持主管领导审批的科技档案更改单，并经档案室领导批准后，方可调档修改b.小范围的更改，可采用杠改或刮改的方法，且在更改部位加注“更改标记”；如果改动量较大，则在原图上加盖“作废”标记，并重新绘制底图、蓝图，保存在该套档案的最后部分；需要剔出的图纸，剔出后应保存三年后销毁。c.新改图纸仍用原编号，如果更改后的图纸多于原来张数，可将多余图纸移至该项或该项工程图号末尾顺序编号，也可用中间插入号。d.更改时，要确保底图和蓝图图面整洁、完整、统一、清晰。更改好的蓝图和底图同时归档。5.4科技档案的保管5.4.1科技档案的排架方法要科学、标注明确，以便于查找。5.4.2定期做好库藏科技档案资料的清理核对工作,做到帐物相符；库藏档案因移交、作废、遗失等注销时，要查明原因、保存依据；对破损和载体变质的档案,及时进行修补和复制，特别是底图破损不能复晒时，由管理人员提出重描，经档案室领导批准后，由相关专业人员重描，重描后必须有复核签字，更换下来的破损底图，应作废销毁。5.5科技档案的利用5.5.1科技档案必须实行科学管理、编制系统的案卷目录和检索工具，积极为公司服务。5.5.2归档的科技档案除底图、设备随机资料（原件）一般不予外借；成套的科技档案，各查阅、借阅人员可登录OA系统，填写档案借阅审批表，档案管理员要严格按照审批表内容积极的提供利用。5.5.3图纸的晒制与复印a.公司基建、生产、科研和各项活动中形成的图形材料的晒制、复印统一由档案室归口管理，各单位兼职档案管理员负责配合。b.各单位晒制、复印图纸须登录龙钢公司OA系统，在新建流程中认真填写晒图、复印申请单，经本单位主管领导批准，档案室工作人员审核后方可晒制、复印图纸；晒制、复印成套图纸（单项工程完整的设备、电气、工艺等图纸）必须经本单位一把手批准，档案室主管领导审批后由档案室工作人员按申请单上内容晒制或复印。复制人员不得随意更改晒制、复印数量。c.被晒制或复印的图纸必须有正规的标题栏、边框线,标题栏内图号、名称、日期齐全，有设计人、描图人签名，有项目负责人审核签字。未经审核或不完整的草图原则上不予晒制。d.图纸复印或晒制好以后，图纸重量、张数要经过准确统计。晒图人员在填写图纸发放登记表之后，方可将图纸带走。5.6科技档案的鉴定、销毁对于超过保管期限的或者没有利用价值的科技档案，由档案室填写档案销毁审批表，报档案鉴定小组审批后，组织销毁。具体参照档案鉴定、销毁制度执行。6.引用文件7.相关记录档案移交申请表科技档案材料移交登记表科技档案卷内目录科技档案卷内备考表档案借阅审批表晒图、复印申请单图纸发放登记表档案销毁审批表科技档案材料移交登记表zh/R08序号档案材料名称(标题)图号份数张数密级保管期限产生年月备注移交单位（公章）年月日接收单位（公章）年月日经办人年月日经办人年月日科技档案卷内目录zh/R09龙钢档共页第页序号图号名称形成时间密级张号备注科技档案卷内备考表zh/R10本卷共张，其中文字材料张，图样张，照片张立卷人检查人年月日年月日说明或记事：档案借阅审批表zh/R11借阅单位借阅类别借阅人联系电话借阅时间归还时间借阅内容用途单位（部门）领导审批职能部门审批备注晒图、复印申请单zh/R12申请单位申请单位主管领导档案室主管领导图纸名称总图号零部件名称及图号申请数量份张要求时间安排时间用纸量图纸来源用途备注图纸发放登记台帐zh/R13工作单位图纸名称图号份数张数重量时间签名备注档案销毁审批表zh/R14档案销毁单位销毁类别销毁人联系电话审批时间销毁时间销毁内容单位（部门）领导审批主管部门领导审批鉴定小组审批备注