A4.1.3法律法规及外来文件管理办法

中国石油集团渤海石油装备制造有限公司管理作业文件文件编码：BHZB/QHSE/A4.1.3法律法规及外来文件管理办法发行版本：A修改码：0编制人：周红嘉内控与风险管理处主要领导审核：刘建公司专业主管领导审定：李淑娟批准人：郭孟齐2009－09－01批准2009－10－01实施中国石油集团渤海石油装备制造有限公司发布法律法规及外来文件管理办法1范围为了规范法律法规及外来文件管理，确保其得到有效控制，制订本办法。本办法规定了法律法规和外来文件的获取、识别、更新和评审的方法与要求。本办法适用于公司及所属各单位。2术语和简略语本办法采用GB/T19000－2000、GB/T24001－2004、GB/T28001－2001和Q/SY1002.1-2007标准规定的术语。3职责3.1公司机关部室职责3.1.1内控与风险管理处是本办法的归口管理部门，总体负责公司有关的适用法律法规的收集、传递和管理。3.1.2质量安全环保处负责有关质量、安全、健康、环境方面的适用法律法规和外来文件的收集、传递和管理。3.1.3市场营销处负责与市场有关的适用法律法规和外来文件的收集、传递和管理。3.1.4生产运行处负责与产品、施工和服务有关外来文件的收集、传递和管理。3.1.5总经理办公室负责外来公文的获取、传递和管理。3.1.6科技管理处总体负责公司相关标准的管理，负责有关法律法规的收发行版本：A修改码：0文件编码：BHZB/QHSE/A4.1.3页码：1/5BHZB/QHSE/A4.1.32/5集、传递和管理。3.1.7其他部门负责与本部门相关的适用法律法规和外来文件的收集、传递和管理。3.2各单位机关部门按职责分工分别负责与本部门相关的适用法律法规和外来文件的收集、传递和管理。3.3各基层单位负责适用法律法规和外来文件相关内容的具体实施。4管理内容4.1法律法规及外来文件包括的范围4.1.1国家、地方和国外施工所在地的法律法规和政策规定。4.1.2国家、行业、地方和国外施工所在地的各类标准。4.1.3顾客提供的文件。4.1.4供方或相关方提供的文件。4.1.5各检验、检测机构提供的检验、试验和检测结果或证明材料等。4.1.6有关外来信息。4.2法律法规及外来文件的获取途径4.2.1从国家、地方主管部门及行业、上级有关部门获取。4.2.2从专业报纸、杂志、书籍中获取。4.2.3通过网络方式获取。4.2.4从顾客、相关方处获取。4.2.5公文或相关文件。4.2.6从市场购买。4.3法律法规的管理4.3.1公司机关各专业管理部门、各单位职能管理部门和基层单位应收集并识别与本专业相关的在用法律法规信息，确认法律法规的有效性，分别BHZB/QHSE/A4.1.33/5编制“在用法律法规目录”(BHZB/QHSE/A4.1.3-01)，并将法律法规名称和文本上传到本部门（二级单位）的门户网站上。4.3.2公司机关各专业管理部门、所属单位各职能管理部门和基层单位在获取适用的法律法规后，都要根据本部门和单位承担的业务活动识别出应遵守的内容，建立“法律法规遵守内容与符合性评价表”（BHZB/QHSE/A4.1.3-02）。4.3.3对在用法律法规原则上每年进行一次变更的识别和确认，当法律法规发生变更，公司机关各专业管理部门、各单位职能管理部门和基层单位应及时进行识别和确认，修改本部门和单位的“在用法律法规目录”，变更门户网站上的相应信息。4.4外来标准的管理公司机关各专业管理部门、各单位职能管理部门、基层单位（含厂、车间、站所、队等）应收集与本专业相关的在用标准信息，识别出在用的标准，编制“在用标准目录”(BHZB/QHSE/A4.1.3-03)。对在用标准原则上每年进行一次变更的识别和确认，当在用标准发生变更，应及时对标准目录进行更新，确保外来标准得到识别和有效管理。4.5其它外来文件的管理4.5.1公司及各单位办公室在收到地方政府和上级部门的有关文件后，进行签收，并填写“收文处理登记表”，经办公室领导或文书部门负责人在“收文处理用纸”上签发拟办意见后进行传阅，公司各专业部门、各单位管理部门在“收文处理纸”上签署意见后组织落实，并将文件和处理意见一并传回办公室，由该部门进行整理归档。具体执行BHZB/QHSE/A4.1.2《公文管理办法》。4.5.2公司各专业部门和单位自行收到的有关外来文件，应填写“收文处BHZB/QHSE/A4.1.34/5理登记表”，在“收文处理用纸”上签发拟办意见后进行传阅和落实，并由该部门和单位进行整理归档。4.5.3公司各专业部门和单位收到顾客、相关方提供的文件后，应填写“收文处理登记表”，进行妥善管理，如需传递或发放时，按BHZB/QHSE/A4.1《文件控制程序》执行。4.5.4对生产和管理具有长期指导作用的文件，主管部室和单位应加载到“QHSE网络”的“外来文件”中，以便控制使用。4.5.5公司机关部室和所属单位每年对外来文件的执行和应用情况进行评审，确保适用性。4.6法律法规和外来标准的控制4.6.1法律法规和外来标准按“目录控制”的方法进行管理，凡列入“在用法律法规目录”和“在用标准目录”的文本均为有效版本。4.6.2作为资料保留的作废法律法规和外来标准需加盖“保留资料”印章，隔离保管。4.7法律法规遵守情况的评价4.7.1每年管理评审前公司机关各专业管理部室、所属单位各职能管理部门和基层单位都要对本部门或本单位法律法规的遵守情况进行评价，填写“法律法规遵守内容与符合性评价表”,评价结果应提交管理评审。4.7.2评价部门应针对评价发现的问题分析原因，制订措施，具体执行BHZB/QHSE/A8.5《纠正措施和预防措施控制程序》。5相关文件和记录5.1相关程序和管理作业文件BHZB/QHSE/A4.1文件控制程序BHZB/QHSE/A8.5纠正措施和预防措施控制程序BHZB/QHSE/A4.1.35/55.2相关法律法规和标准5.3相关技术文件5.4相关记录BHZB/QHSE/A4.1.3-01在用法律法规目录BHZB/QHSE/A4.1.3-02法律法规遵守内容与符合性评价表BHZB/QHSE/A4.1.3-03在用标准目录渤海石油装备制造有限公司在用法律法规目录编码：BHZB/QHSE/A4.1.3-01序号类别法律法规名称发布部门发布日期备注保存部门：各部门、所属各单位保存期：3年渤海石油装备制造有限公司法律法规遵守内容与符合性评价表编码：BHZB/QHSE/A4.1.3-02序号法律法规名称适用条款合规性评价备注遵守情况存在问题评价人评价时间保存部门：各部门、各单位保存期：3年渤海石油装备制造有限公司在用标准目录编码：BHZB/QHSE/A4.1.3－03序号标准编号标准名称备注保存部门：各部门、各单位保存期：3年