8浅谈如何有效管理时间

佳一教育实施超常教育培养精英人才佳一数学思维训练让中等生变优秀；让优秀生名列前茅浅谈如何有效管理时间佳一教育机构董事长王晓兵先生绝大多数人的一生在庸庸碌碌中度过，很大程度上是因为人们已经对无处不在的时间产生了麻木与漠然。好多人都有对生命的困惑，都会莫名地产生焦虑失望悲观情绪，这是对时间逝去所产生的不自觉的反应。企业员工创造效益的时间只有整个工作时间的20%，这就造成了中国企业的生产效率只有发达国家的30%。如果能够将企业员工剩余的80%的时间有效地利用起来，令其产生效益，那么，企业的整体效益就会大幅度提高，企业的竞争力也会大大增强。优秀企业和一般企业的员工创造的价值之所以不同，是因为：优秀企业有着科学的时间管理。这表现在：优秀的企业有完善的企业发展规划，避免企业在发展过程中走弯路；优秀企业在企业员工工作的安排上，能够做到人尽其才物尽其用；优秀企业有良好的企业文化，工作有轻重缓急之分。值得深思的问题在于，应该如何有效地利用时间，应该怎样对待自己的工作以及如何正确地面对人生。时间的定义：从过去通过现在直到将来，连续发生的各种各样事件的过程所形成的轨迹。时间本身不能解释自己，只能通过事件来描述。它在事件的发展过程中起着非常大的作用。时间是个人成功道路上最稀缺的资源，它制约着其他各种资源效果的发挥，决定着成果的大小。无论个人还是企业，要取得更大的成果或者成功，就必须对时间管理予以重视，对时间进行有效管理。时间是世界上最公平的资源，任何人每一天所度过的时间都完全相同。在相同的时间内每一个人都在选择自己想要做的事情，人和人选择的事情不同，导致了人和人之间生活质量的差异。每个人都以同样速度度过时间每个人怎样利用时间并不相同时间管理的关键在于：如何选择、支配、调整、驾驭在单位时间里所做的事情。学习时间管理的目的并不是要在相同的单位时间内做更多的事情。学习时间管理的目的是在单位时间内能够轻松自如地创造最大的价值。怎样判断哪些是最重要的事件？怎样充分地利用时间来创造最大的价值？怎样在创造个人效益和社会效益的同时，还能够享受更加舒适的生活？首先，持积极主动的心态的人总能够善于把握机会并能为自己创造机会，持被动心态的人往往会坐视机会擦肩而过，丧失成功的机会。因此，主动心态和被动的心态会导致截然不同的结果。在生活和工作中，要尽可能地培养积极主动的心态，抛弃被动的心态。时间的管理根据紧急和重要的标准分为四个象限，第一象限是紧急并且重要的事情，第二象限是不紧急但是重要的事情，第三象限是紧急但不重要的事情，第四象限是既不紧急也不重要的事情。希望校长们能在忙忙碌碌中明确时间安排的管理标准：紧急与重要1.第一象限文化这一象限的事情是紧急而重要的事情，是一定要优先去做的事情。有些人做事不分轻重缓急，遇事就赶紧去做，不加考虑，这样的人看起来好想天天都有紧急的事情去做，其实是对第一象限紧急而重要的事情的错误理解。2.第二象限不紧急但非常重要在四个时间象限中，最有价值的象限就是第二象限，也就是那些不紧急但重要的事情，而这些事情往往被人们所忽视。【案例】某外资企业向一个管理专家提出了一个问题。他问这个管理专家，为什么同样的设备，同样的管理，我们本土的员工的工作效率，是你们的三倍多？我们不断地对各级管理人员和工作人员进行培训，提高他们的执行力，提高他们的技能。另外还通过绩效考核和奖惩激励机制，想办法去刺激他们，但效率为会么还是提不上不去？这是中国企业的普遍情况，说到底还是时间管理和效率的问题。企业文化的改变对于企业的效率提升来说并不是紧急的事件，如果企业文化制约企业效率提升，企业文化的改变就成了提高企业效率很重要的事情。企业文化的改变与提高企业效率并不在同一个时空出现，它对于提高企业效率很重要，但并不紧急，因此，这一事佳一教育实施超常教育培养精英人才佳一数学思维训练让中等生变优秀；让优秀生名列前茅件属于第二象限的事件。3.第三象限可以简单比喻为美国西部牛仔现象美国西部的牛仔戴着牛仔帽，穿着牛仔服，横枪跨马，驰骋于茫茫的草原。他们杀富济贫，打家劫舍，行侠仗义，扶危济困。遇上什么事就管什么事，大有天下人管天下事的豪杰风范。【案例】现在职场中的很多管理者，就变得像西部牛仔一样。但他们每天不是横枪跨马驰骋于茫茫草原，而是带着公文包驰骋于茫茫的商场。他们每天解决的事情很多，在他们看来也是非常的紧急，什么公司停电、主管部门来检查、员工要辞职、客户投诉等各种各样的问题。这些管理人员倒是很负责任，左冲右杀，把这些事情挨个处理，充分显示了个人的能力。其实，公司停电、主管部门来检查、员工要辞职、客户投诉等各种各样的问题都有相应的部门来处理。它们虽然紧急，但对于管理者并不是特别重要的事情。案例分析：这个案例告诉大家有些事情虽然紧急但是并不重要。这些紧急但不重要的事情，处理起来要花费一定的时间，不过，这些事情处理完以后，不会给企业带来多大的收益。4.第四象限文化在这一象限内包含的是既不紧急也不重要的事情，用通俗一点的话说那些是消磨和打发时间的事情。【案例】我们到车站接人，但是火车晚点了，这时，我们只能找事情打发时间。或者看报纸，或者坐在那里看过往的行人，或者什么也不做就在那里发呆。这段时间里做的事情，既不紧急也不重要，而且，做完以后也不会有意义。第四象限是一个完全没有必要进入的象限，进入它没有任何意义。避免进入它的方法就是多留意对自己重要的事情，最好把它带在身边，当你没事可做的时候再去处理这些事情。所以我们建议校长们在开始一天工作、一周工作、一个教学周期工作之前都必须对时间进行预先管理，分清工作计划中的重要和紧急，区别对待。曾记得蒙牛乳业的牛根生说过：最需处理的是什么事情？对管理者来说是：重复出现的问题。虽然老牛在中国企业界已经风光不在，但他的话我觉得是值得借鉴的。我们学校中重复出现的问题是我们最应该值得重视的。如果能让频繁出现的问题不在出现，对于我们校长来说就是解决了最重要的问题。如果事情具有时间的紧迫性和影响的重大性，无法回避也不能拖延，必须首先处理优先解决。比如上级部门来检查，因工作大意出现了问题被责令整改等等。事情具有时间的紧迫性和影响的重大性，无法回避也不能拖延，必须首先处理优先解决。未雨绸缪，这是我国古代的一个成语，它的意思是说在下雨之前或者是不下雨的时候要先修缮房屋门窗，以防备下雨的时候挨雨淋。不下雨的时候并不需要急于修缮房屋门窗，修缮房屋门窗是不紧急的事情。不漏雨的屋子对于雨天来说绝对的重要，这件事在不下雨的时候准备，才能够保证在下雨天也不影响工作的进行。生活工作中好多重要的工作，都需要在事件出现之前做好准备，这就是制定计划的原因。制定计划的目的是把那些重要而不紧急的事情，按部就班地高效完成。因此要学会怎么样制定计划，怎么样做准备。计划、准备、学习、培训等事情都是重要的预防或者是重要的储备工作。【案例】比如佳一今天上午的校务会就确定了寒假和明年春天的招生计划，但这个计划真正实施一定是在明年元月底，而这个计划关系着佳一直营校明年甚至今后发展的关键，所以我们必须做到未雨绸缪。第三象限包含的事件是那些紧急但不重要的事情，这些事情很紧急但并不重要，因此这一象限的事件具有很大的欺骗性。很多人认识上有误区，认为紧急的事情都显得重要，实际上，像无谓的电话、附和别人期望的事都并不重要。这些不重要的事件往往因为它紧急，就会占据人们的很多宝贵时间。第四象限的事件大多是些琐碎的杂事，没有时间的紧迫性，没有任何的重要性，这种事件与时间的结合纯粹是在扼杀时间，是在浪费生命。发呆、上网、闲聊、游逛，这是饱食终日无所事事的人的生活方式。一、我们要改变传统的时间观念1.传统时间观念的误区就是在最短的时间里能不能够做最多的事情。2.正确的方法依照重要性程度来安排顺序；不轻易因紧急情况改变计划；佳一教育实施超常教育培养精英人才佳一数学思维训练让中等生变优秀；让优秀生名列前茅认清紧急性与重要性的区别；要遵循你心中的目标和方向。3.勤奋是否足够勤奋固然重要，但仅有勤奋是不够的，多劳并不见得就多得。在公司里，得到的多少要看对公司的战略目标和战略意图贡献的大小。【案例】浙江一家公司的副经理很勤奋，做事认真负责。他还经常下基层和员工一起工作，一起吃饭。公司的领导和企业的员工都对他很满意。但是，他的经理位置坐了没一年就被撤了下来。因为它所管理的主要业务并不见起色，甚至完不成必要的考核。他很勤奋，可是没有勤奋到重要的事情上，他被撤换掉也是情理之中的事。案例分析：该干的事情不干，不该干的事情却忙忙碌碌。这样的人做事情就从来没有多想过，从来没有想过做事情的意义。对于校长的启示就是我们每天的忙碌对于我们的事业和人生有多大意义4.本末倒置很多人往往对自己的行动不赋予任何的目的，结果这些人就变成了一个漫无目的的工作狂。整天忙碌却不知道在做什么，也不知道能有多少收益。二、我们要学会有效地控制时间1.时间是怎样消逝的时间总是被各种各样的事情所干扰，别人对你时间的占用就是对你的控制。时间被占用得多了，就会被割裂开，就会变成零零碎碎的，你就无法控制。时间就这样被人占用，就这样消逝了。校长们可以考虑一下下面的问题：以下时间哪个最难控制？请排序：（）工作的时间；（）业余的时间；（酒、赌、玩、侃）（）上司的时间；（）下属的时间；（）客户的时间；（）女友的时间；（）家庭的时间；（）哥们的时间。2.有效的建议有自己的时间计划并保证时间计划不被打乱；和他人约定在一定的时间内不沟通；集中时间处理琐碎的事情；做事情分清楚轻重缓急。三、我们要控制方方面面对时间的干扰1、来自下属的干扰下属的干扰往往会把你太多的时间占据掉，但是，人们往往会忽视下属的干扰，原因在于人们认为下属的干扰是天经地义的。作为上司不应以凡事都由自己做主就觉得很有尊严，事无巨细地处理下属递上来的事情，倒成了下属所提供事件的奴隶，为下属所制。若认识不到这一点是很可悲的。避免下属干扰的方式有：安排固定时间供下属汇报工作；保留固定时间供下属讨论问题；安排其他时间处理非紧急事件。2、来自自己的干扰来自自己的干扰往往很难觉察，例如没有目的的游逛，与下属聊天，各种不良的习惯，发呆或者拖延等。有效的方法是保持清醒的头脑，学习管理和控制自己，并且争取做到“己所不欲，勿施于人”。四、干扰的排除发扬香蕉文化，杜绝推诿。香蕉文化是一种非常好的文化，可以通过香蕉文化，有效地管理你的上佳一教育实施超常教育培养精英人才佳一数学思维训练让中等生变优秀；让优秀生名列前茅司，使上上下下的工作目标清晰，职责明确；界定工作的职责，在公司里要采用无边界化的管理。不要强化部门与部门之间的边界，而是要淡化这种边界，以确定的工作程序来优化工作流程，用工作流程去拉动部门之间的配合。所以在佳一的企业文化中才强调协作、分享。部门与部门的协调一致才是最重要的。【案例】有一位经济学家做了一个实验。他在银行兑换了100张钱。这100张钱里有99张是1元的，有1张是100元的。他拿着这100张钱来到一个大商场前，先说明了这100张钱的情况，然后撒了出去。人们都上前哄抢，这时就会发现，大家几乎都朝那1张100元钞票跑过去，去抢那张100元的钞票。因为大家都清楚就是把所有的1元钞票抢到手，也不如那1张100元的多。一张一张地拣小钞比抢那1张100元大钞费力多了，更何况，根本就不可能把所有1元1张的钞票都抢到手。这是普通人对于效率和效益的理解。很明显，一张一张地拣一元的钞票效率很高，但是效益很低；去抢那张100元的大钞，效率会不如拣一元的小钞，但是，能够拿到就会产生很大的效益。由此可见，追求效率是战术层面的问题，追求效益是战略层面的问题，后者才是大家追求的真正目的。追求效率是指把问题做对，追求效益是去做对的事情。做对的事情，有一定的效率，就会产生很大的回报；如果把事情做错了，效率即使很高，回报也会很低。因此工作不能没有目标的设定，设定了目标如果没有计划就会变成不切实际的空想。计划的制定必须要考虑目标的期望值，必须要考虑资源的配置情况，把两者结合起来考虑才能够制定出切实可行的计划。目标和计划必须设定最后的期限，不能无限