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作者：陈洁2006年8月1日2第4章创建与使用表4.1创建表4.1.1使用向导创建表4.1.2使用设计器创建表4.1.3利用输入数据创建表4.1.4在表中输入记录4.1.5表的进一步设计4.2表的基本操作4.2.1表的版面设置4.2.2打印记录4.2.3表的复制/删除/重命名4.2.4数据的导入与导出4.3排序和筛选记录4.3.1排序记录4.3.2筛选记录4.4建立索引和关系4.4.1建立索引4.4.2建立关系4.5域聚合函数34.1.1使用向导创建表在Access中，利用表向导可以建立常用类型的数据表。Access通过提供示例表帮助用户快速完成表结构的定义。用户只能从示例表所提供的示例字段中选择需要的字段，对于示例表没有提供的字段，用户可以在向导创建工作结束后，用表设计器进行补充和修改。44.1.2使用设计器创建表使用表设计器可以创建和修改用户需要的各种表结构，包括定义字段、选择字段的数据类型、设置字段的属性和定义主键等。1．设计方法（1）打开数据库窗口，选择“表”对象，然后双击“使用设计器创建表”选项，打开表的设计视图。（2）在设计视图中定义表的各个字段，包括字段名称、数据类型和说明。（3）根据需要，设置字段属性，如字段大小、标题、默认值等。（4）根据需要，定义一个主键。（5）根据需要，建立索引。（6）选择“文件”菜单中的“保存”或“另存为”命令，保存表对象。5使用设计器创建表（续1）2．字段的命名规则（1）字段名可以是1～64个西文或中文字符。（2）字段名中可以包含字母、数字、空格和特殊字符（除句号(.)、感叹号(!)、重音符号(`)和方括号([])之外）的任意组合，但不能以先导空格开头。（3）字段名中不能包含控制字符（从0～31的ASCII码）。6使用设计器创建表（续2）3．字段的数据类型（1）文本存储文本、数字或文本与数字的组合，最多为255个中文或西文字符，默认为50。文本类型的数字不能用于计算，只能用于名称、电话号码、邮政编码等。（2）备注存储较长的文本，最多为64,000个字符。（3）数字存储数值数据，长度为1、2、4、8等字节。具体的数字类型可由“字段大小”属性进一步定义。（4）货币存储货币值，字段长度为8个字节。7使用设计器创建表（续3）3．字段的数据类型（5）日期/时间存储日期和时间数据，允许范围是100/1/1～9999/12/31。日期/时间数据可用于计算，长度为8个字节。（6）自动编号内容为数字的流水号（初始值默认为1），长度为4个字节。在数据表中每添加一条记录时，Access都会自动给该字段设置一个惟一的连续数值（增量为1）或随机数值。自动编号字段的值由系统设定，不能更改。（7）是/否存储布尔数据，只有两个取值：“是”或“否”(Yes/No)，“真”或“假”(True/False)，“开”或“关”（On/Off），长度为1位。8使用设计器创建表（续4）3．字段的数据类型（8）OLE对象OLE对象是指在其他应用程序中创建的、可链接或嵌入（插入）到Access数据库中的对象。字段长度最多为1G字节。（9）超链接保存超链接的地址，可以是某个文件的路径UNC或URL。该字段最多存储64,000个字符。（10）查阅向导选择该字段类型后，会启动一个“查阅向导”，允许用户使用组合框选择来自其他表或来自值列表的值，字段长度为4个字节。严格说，查询向导不是字段类型，而是帮助用户设计查阅列的辅助工具。9使用设计器创建表（续5）4．定义主键主键能够惟一地标识表中的一个记录。主键可以由一个或多个字段组成，分别称为单字段主键或多字段主键。（1）主键的作用提高查询和排序的速度。在表中添加新记录时，Access会自动检查新记录的主键值，不允许该值与其他记录的主键值重复。Access自动按主键值的顺序显示表中的记录。如果没有定义主键，则按输入记录的顺序显示表中的记录。（2）主键的特点一个表中只能有一个主健。主键的值不可重复，也不可为空（Null）。10使用设计器创建表（续6）4．定义主键（3）定义主键的方法在表的设计视图中，选择要定义为主键的一个或多个字段，然后单击工具栏上的“主键”按钮。定义主键后，在主键左侧会显示一个钥匙状的图标，表示该字段已被设为主键。11使用设计器创建表（续7）5．修改表结构（1）插入新字段将光标置于要插入新字段的位置上，执行“插入|行”命令。（2）删除字段将光标置于要删除的字段行，执行“编辑|删除行”命令。如果被删除字段中已经存储了数据，则该项数据将全部丢失。（3）改变字段的位置拖动字段选定器将该字段移到新的位置。（4）修改字段修改字段的名称和数据类型，文本和数字类型的字段还可以修改大小。如果字段中已经存储了数据，则修改字段类型或将字段的长度由大变小后，就可能会造成数据的丢失。124.1.3利用输入数据创建表用户可以先输入一组数据，Access会根据输入数据的特点自动确定表中的字段以及字段的数据类型，从而建立新表。（1）在“新建表”对话框中，选择“数据表视图”选项，打开一个空的数据表视图。（2）在各列中输入具有相同语义和数据类型的一组数据，每一列对应一个字段。使用这种方法创建的表，通常还需要在表设计视图中对表的结构作进一步修改，如修改字段名称和数据类型、定义主键、设置字段属性等。134.1.4在表中输入记录1.输入记录在数据库窗口中双击要输入记录的表对象，打开数据表视图。自动编号类型的字段其值由系统自动生成，用户不能更改。OLE对象类型的字段选中要插入对象的单元格，执行“插入|对象”命令。超链接类型的字段直接在单元格中输入地址或路径选择“插入|超链接”命令，打开“插入超链接”对话框，输入地址或路径。其他类型的字段直接在单元格中输入数据。14在表中输入记录（续1）2．保存记录在数据表视图中，记录选定器为“箭头状”，表示所指记录未更改或已保存。记录选定器为“笔状”，表示所指记录正处于编辑状态，尚未保存。自动保存：当光标从上一个记录移至下一个。手动保存：选择“记录|保存记录”命令。15在表中输入记录（续2）3．编辑记录（1）切换记录：利用数据表视图的左下方的浏览按钮。（2）修改记录OLE对象类型的数据，重新执行“插入|对象”命令。其他类型的数据，直接在相应的单元格中修改。（3）删除记录：选定要删除的记录，按【Del】键。（4）添加记录：表格末端的空白记录。（5）复制记录选择要复制的记录，执行“编辑|复制”命令。将插入点移到目标位置，再执行“编辑|追加粘贴”命令。对表进行频繁地删除或修改记录后，数据库文件可能变得很大，可以对数据库进行压缩，以减小其尺寸。164.1.5表的进一步设计1．常规属性（1）字段大小决定一个字段所占用的存储空间。该属性只对文本、数字和自动编号类型的字段有效。（2）格式控制数据在数据表视图、窗体、报表等界面中显示或打印的样式。可以选择系统预定义的格式，也可以自定义格式。（3）输入掩码是输入数据时必须遵守的标点、空格或其它格式要求，它可以限制数据输入的格式，以屏蔽非法输入。格式与输入掩码的不同。17表的进一步设计（续1）（4）标题字段的“标题”文本将作为数据表视图、窗体、报表等界面中的栏目名称。如果没有为字段指定标题，Access默认用字段名作为各列的标题。（5）默认值为一个字段定义默认值后，在添加新记录时Access将自动为该字段填入默认值，从而简化输入操作。默认值的类型应该与该字段的数据类型一致。（6）有效性规则和有效性文本有效性规则用于指定对输入到本字段的数据的要求，以保证用户输入的数据是正确有效的。有效性文本用于指定输入数据违反有效性规则时的提示信息。18表的进一步设计（续2）（7）必填字段只有“是”和“否”两个值，取值为“是”，表示本字段必须输入值，不允许为空；取值为“否”，表示本字段可以不输入值。（8）允许空字符串有“是”和“否”两个取值，“是”表示字段中可以不输入字符。（9）Unicode压缩有“是”和“否”两个取值，“是”表示字段中可以存储和显示多种语言的文本。（10）输入法模式该选项只对文本型字段有效，表示当焦点移至该字段时，输入法如何起作用。随意、开启、关闭19表的进一步设计（续3）2．查阅属性为文本、数字和是/否类型的字段设置查阅属性。该属性主要是设置在数据表视图或窗体中显示或输入数据时所用的控件。204.2.1表的版面设置利用“格式”菜单中的命令，可以更改数据表的工作版面。字体格式、表格的行高和列宽单元格的效果和背景色、边框和线条样式可以隐藏列或冻结列214.2.2打印记录Access提供了直接打印记录的功能，无需生成报表，就可以把表中的记录打印出来。打开数据表视图，执行“文件|页面设置”命令。在“页面设置”对话框中选择纸张、设置页边距等。选取要打印的记录，默认为全部打印。执行“文件|打印预览”命令，预览要输出的记录。执行“文件|打印”命令。224.2.3表的复制/删除/重命名1．复制表在同一个数据库中复制表在数据库窗口中选中准备复制的数据表，然后执行“编辑|复制”命令，再执行“编辑|粘贴”命令。将表从一个数据库复制到另一个数据库在数据库窗口中选中复制的数据表，执行“编辑|复制”命令。打开接收表的数据库，执行“编辑|粘贴”命令。2.删除表在数据库窗口中选中要删除的数据表，按【Del】键。3.表的重命名在数据库窗口中右击要重命名的表，选择“重命名”命令。234.2.4数据的导入与导出通过数据的导入和导出，可以实现与其他程序之间的数据共享。1.数据的导入将其他程序产生的表格形式的数据复制到Access数据库中，成为一个Access数据表。在Access数据库窗口中执行“文件|获取外部数据|导入”命令。2．数据的导出将Access数据表中的数据输出到其他格式的文件中。在Access中打开要导出数据的表，执行“文件|导出”命令。244.3.1排序记录1.表中记录的组织默认情况下，表中的记录是按输入的顺序排列。如果对表定义了主键，则表中的记录会自动按主键值排列。如果要按非主键值排列记录，可以使用Access的排序功能。2.排序结果排序是以一个或多个字段为依据，将表中的记录按照一定的逻辑顺序排列。排序的方式有升序和降序两种。通过排序可以使具有相同排序字段值的记录组织在一起。25排序记录（续）1．快速排序对基于一个或多个相邻字段的数据可以进行快速排序。排序字段从左到右依次为主要排序字段、次要排序字段。方法在数据表视图中，将光标定位在性别列的任一单元格中。单击工具栏中的“升序排序”按钮。2．高级排序对表中的多个不相邻的字段按不同的方式排列。方法在数据表视图中执行“记录|筛选|高级筛选/排序”命令。在“筛选”对话框中设置排序字段。执行“筛选|应用筛选/排序”命令。264.3.2筛选记录筛选是根据用户指定的条件从一个表中找出所有满足该条件的记录，而将不满足条件的记录暂时隐藏起来，在筛选的同时还可以对表进行排序。1．按选定内容筛选将当前光标所在位置的内容作为条件进行筛选。执行“记录|筛选|按选定内容筛选”命令。2．按选定内容排除筛选以不包含当前光标所在位置的内容作为条件进行筛选。执行“记录|筛选|内容排除筛选”命令。27筛选记录（续）3．按窗体筛选一次可以指定多个筛选条件。筛选条件之间可以是相“与”的关系，或相“或”的关系。方法执行“记录|筛选|按窗体筛选”命令。设置筛选条件。执行“筛选|应用筛选/排序”命令。4．高级筛选应用高级筛选可以完成复杂的筛选。方法执行“记录|筛选|高级筛选/排序”命令。在“筛选”对话框中设置筛选条件。执行“筛选|应用筛选/排序”命令。284.4.1建立索引索引（Index）索引是数据库的重要功能，用于在大量记录中快速检索数据使用索引可以提高查询的效率。在Access中可以基于单个字段或多个字段（10个字