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第2章Access数据库结构对象2.4记录的编辑表的结构建立好后，大量的工作就是在表中输入数据、修改数据、删除数据、计算数据等一系列的操作，对表中数据的操作是任何数据库中最经常的操作。对于数据库中的各种对象（例如表、窗体与查询），我们通常可用两种方式来查看它，以表对象为例：1．设计视图这个视图我们在上一节中已经介绍过了，就是用来查看修改表的结构，以及相关属性的设置。2．数据表视图用来查看或编辑表的数据，称为数据表，如图2-26所示。第2章Access数据库结构对象2.4.1记录的基本操作表记录中的基本操作是在数据表视图中进行的。记录的基本操作1．移动记录在数据表中除了可用垂直滚动轴上下滚动记录外，我们还可利用数据表视图2-25中左下方的按钮来移动当前记录。也可用菜单栏的“编辑”中的“定位”命令，可跳到指定的记录上。2．选取一个或多个字段选取字段的方法，先将鼠标指到某个字段“列选取器”上，此时指标会变成↓，然后单击鼠标即可选取该列。3．移动字段数据表视图在显示字段的时候，会按照表本身的字段顺序（就是在设计表结构时所定义的字段顺序）由左到右排列字段，但是我们可以任意地做更改。【例8】在“学生信息表”将“班号”列移到性别之前，具体步骤如下：第2章Access数据库结构对象4．冻结字段当表的字段非常多，而我们在左右滚动视图的内容时，总是有些字段的数据会被滚出视图而无法看到，这时会导致阅读上的不便，因此，Access允许我们将一或多个重要的字段冻结起来，被冻结的字段将会自动移到最左边去，而且当我们左右滚动字段时，冻结的字段会永远保持在原来的位置不动。【例9】如我们将“班号”列冻结起来，步骤如下：（1）选取“班号”列。（2）执行“格式”菜单中的“冻结列”命令。（3）选中的“冻结列”自动移到最左列。第2章Access数据库结构对象5．隐藏字段在默认的状态下，表视图会将所有的列都显示出来。如果我们对其中的某些字段列不感兴趣，那么可以将之隐藏起来，以免占用显示空间。【例10】如在“学生信息表”中隐藏姓名、性别、地址列,步骤如下：（1）分别选取姓名、性别、地址列。（2）执行“格式”菜单中的“隐藏列”命令。被隐藏的字段在表中消失。第2章Access数据库结构对象2.4.2改变数据视图的外观在数据处理时，有时需要重新安排数据在表中的显示方式，如改变单元格的效果、网络线显示方式、背景颜色和边框线条等。Access提供了多种方法。【例11】将“学生信息表”背景为篮色，网格线为红色，具体步骤如下：（1）执行菜单栏的“格式”菜单中的“数据表”命令，即可打开设置数据表格式对话框，如图2-27所示。（2）在图2-27中选择单元格的效果，设置后可在下方的示例框中预览结果。（3）设置是否显示水平或垂直格线。（4）设置背景、边框和线条等。第2章Access数据库结构对象2.5记录的高级操作当数据库的数据量越来越多且记录字段越来越复杂时，如何才能快速地找出我们想要的数据呢？在本节中，介绍如何在茫茫的数据深海中，用最有效率的方法来完成各种大海捞针的工作，内容包括：l如何查找数据l如何将找到的数据替换成另外的值l如何将数据进行各种排序l如何将想看的数据筛选出来，并滤掉不想看的数据第2章Access数据库结构对象2.5.1查找与替换1．查找数据当表中的数据量变得很多的时候，想找出某些特定记录可不是件容易的事。【例12】假设学生记录已经多达5000条了，此时想找出班号为“会98”的学生记录，查找记录的操作步骤如下：第2章Access数据库结构对象2．替换记录替换记录和查找记录基本相似，所不同是，在“查找和替换”的对话框中选择“替换”按钮，在替换值文本框中输入要替换的内容。【例13】如我们将“班号”字段中的“金98”替换成“金融98级”，如图2-29所示。第2章Access数据库结构对象2.5.2记录筛选记录筛选就是将某些不符合条件的数据滤除，只显示出我们想要看的数据，将不需要的记录隐藏起来。Access在筛选的同时还可以对数据视图中的表进行排序。Access提供了多种筛选途径：“按选定内容筛选”、“按窗体筛选”以及“高级筛选/排序”。1.按选定内容筛选按选定内容筛选的方法只能选择与选定内容相同的记录。【例14】如我们筛选出“班号”字段中的“市98”记录，其操作步骤如下第2章Access数据库结构对象2．按窗体筛选按选定内容筛选必须从表中找到一个所需的值并且依次只能指定一个筛选准则，如果要一次指定多个筛选准则，就需要使用“按窗体筛选”。【例15】按窗体筛选，筛选条件为性别为“男”、班号为“会98”、民族为“汉”以及政治面貌为“党员”的记录，操作步骤如下：第2章Access数据库结构对象3．高级筛选/排序按选定内容筛选和按窗体筛选虽然已经实现了按照一定规则筛选记录的功能，但当筛选准则较多次重复同一步骤时，此过程中无法实现排序。高级筛选/排序功能较好解决这些问题。【例16】以筛选条件是班号为“金98”并按姓名降序排列的记录操作步骤如下：第2章Access数据库结构对象4．多字段的数据排序前面介绍的是按照单一字段来做排序，Access也允许我们同时用多个字段来排序。【例17】例如用学号和班号两个字段来排序。值得注意的是：在筛选视图设置中排序列时，其重要性是由左到右递减。就是先以是左边的排序列来排序，如果值相同时再以第二个排序列来排序，以此类推。在此也可以用拖拽来调整排序顺序，例如可将学号和班号两列位置互换，此时先按班号排序，值相同时再按学号排序。第2章Access数据库结构对象5．保存筛选我们所做的筛选设置都会一直存在，直到设置了新的筛选条件，或是关闭数据表视图为止。在关闭视图时，Access会询问是否将所做的修改保存起来。如果是将筛选的条件保存下来，那么在下次打开该数据表视图时，只要执行“记录/（应用筛选/排序）”命令，即可看到筛选的结果了。在设置好一个筛选条件后，还继续用同样的方法再次设置其它筛选条件时，则这些条件会累加起来。然而，如果是在“筛选功能失效”的情况下来设置其它的筛选条件，那么新的筛选条件就会覆盖掉原来的条件。而且当执行完“记录/筛选/按选定内容筛选”命令后，Access会自动让筛选功能生效。第2章Access数据库结构对象2．6表的链接和导入在Access中不仅可以用不同的方式创建表，它还具有访问不同系统中不同格式数据的能力，它能消化容纳目前几个知名的软件如：ldBaseⅢlFoxbaselMicrosoftFoxprolMicrosoftExcellMicrosoftExchangelHTML文档Access提供了两种方法来使用外部数据源的数据：1．将数据导入到当前数据库中的新Access表中。2.将数据库保留在其当前的位置上，以当前格式使用但不导入，称之为链接。第2章Access数据库结构对象2.6.1导入表对于一个数据非常多的数据库，如果已经以另一种常用的文件格式存在，就不必将数据重新输入到Access数据库中，Access允许导入其它特定格式的数据库文件。【例18】将Excel外部文件导入到Access表中的步骤如下：第2章Access数据库结构对象2.6.2链接表链接表与导入表的过程基本相同，但链接的表在数据库窗口中会以特殊的图标显示，即在图标前添加一个小箭头，如图2-41所示。【例19】将外部文件链接到Access表中的步骤如下：第2章Access数据库结构对象2.6.3导入和链接的比较我们已经知道导入和链接都可以把其它格式的数据引入Access的系统中，而且操作方法都类似。但是链接方式的运行速度与效率明显比导入方式差得多，那我们为何还要选择链接方式呢？（1）因为导入和链接的本质不同，导入是把整个数据“拷贝”过来，而链接只是去“使用”它，所以导入过程较慢，但操作快了；而链接则相反，它的过程快，但以后的操作较慢。（2）导入过来的数据文件若有修改，并不会影响原来的旧数据库，因为它是复制后的结果；链接的数据库却会随时反映所做的修改，所以链接方式比较适合在网络上“资源共享”的环境中应用。导入方式即使是通过网络，也只是一种“数据享用”。第2章Access数据库结构对象对何时使用导入、何时使用链接，有如下规则：（1）如果目的文件太大，根本不可能导入，或者导入进来之后，硬盘就没有缓冲的空间了，这种情况下只有使用链接。（2）如果目的文件很小，而且不会经常改变，那可以使用导入。如果内容常常变更，那么即使文件很小也应该使用链接，这样比较方便。（3）如果数据不需要和其它用户共享，那可以使用导入，否则就应该使用链接。(4)如果很重视操作速度，希望得到最佳的使用效率，那么应该使用导入。第2章Access数据库结构对象习题（二）1．Access中基本概念共有多少？有何用处？2．宏和模块有何共性及区别？3．数据库中有几种对象？各是什么？有何作用？4．查询方式有几种？各是什么？5．数据库的设计一般遵循哪几步骤？是什么？6．创建数据库有几种方法？是什么？7．自行创建数据库和使用数据库向导创建数据库有何不同？各有什么用处？8．如何自行使用数据库向导创建数据库，了解数据库中各个对象的作用。9.Access中，将数据字段的类型分成几种？各是什么？第2章Access数据库结构对象10.什么是主关键字？作为主键的字段要具备什么样的基本条件？11.如果新表中未设置主关键字段，Access在保存表时如何处理？12.对于数据库中的各种对象（例如表、窗体与查询），通常可用哪两种方式来查看，二者有何不同？13.在数据表中什么是“冻结列”？什么是“隐藏字段”？二者有何作用？记录的高级操作包括哪些？有何作用？14.什么是筛选？筛选包括哪些内容？各有何不同作用？15.导入和链接有何相同的地方？有何不同的地方？