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文件名称文件编号DCC-QP-01文件记录与控制流程文件版本A/0受控文件，翻印无效1/7DCC-QR-003A/0流程文件编制/日期马秋燕2015.4审核/日期批准/日期发行日期：文件名称文件编号DCC-QP-01文件记录与控制流程文件版本A/0受控文件，翻印无效2/7DCC-QR-003A/0文件修订履历日期修订状态修改内容编写人审核人批准人文件名称文件编号DCC-QP-01文件记录与控制流程文件版本A/0受控文件，翻印无效3/7DCC-QR-003A/01、目的规范资料的管理。2、适用范围本规范适用于资料的日常管理流程。3、文件依据3.1日常工作流程文件。4、职责4.1文控组负责对公司受控的文件和资料实施规范管理，具体执行有关规定，参照依据《文件编制规范》、《外来文件管理规范》。4.2各部门按照操作，负责本部门文件和资料的规范管理。5、文件的管理5.1文件分类1）流程文件。2）规范、操作类：支持性文件，如安全操作规程、方法、规范、作业指导书等。外来文件：来自客户的技术规范和图纸、来自技术组织的国际国家或行业标准、来自政府的法律法规等，属于指导具体工作的文件，基本归在三阶文件。3）记录表单。5.2文件的接收5.2.1接收新文件后，应分类在《文件接收登记表》、《文件发放/回收登记表》和《外来文件登记表》上进行登记。5.2.2接收、更改或作废文件后，应及时进行登记。5.2.3部门文员接收文件时应对照文件清单《文件新制/更改/作废申请》的发放内容，进行逐项核对后签字接收。文件名称文件编号DCC-QP-01文件记录与控制流程文件版本A/0受控文件，翻印无效4/7DCC-QR-003A/05.3文件的受控发放5.3.1流程文件按管理者代表确定的发放范围发放。5.3.2规范类文件和质量记录按《文件新制/更改/作废申请》发放范围发放。5.3.3技术资料按勾选的范围发放。5.3.4所有受控的文件在发放前要按规定进行审签，必须有编写人、审核人和批准人的签名或加盖有效章名可发放。5.3.5文件的执行日期以文件的发行日期为准。5.3.6经审核、批准后的受控文件，发放前由发文部门向文控组同步提供内容一致的纸质文档和电子文档（最新档上传至公司ftp平台（ftp:\\192.168.0250））。5.3.7所有受控发放的文件一律由文控组复制、装订，并在复制件盖上红色“受控文件”印章（无盖可签名）。受控表单在明显可见固定位置盖章（无盖可签名）。其它部门和个人不允许在受控文件上私自加盖图章（或者签名）。5.3.8文控员必须先对发放的文件进行清点核对，做到准确无误。5.3.9部门负责人在接收文件时，必须当场根据发放清单清点核对，签字确定。新制的文件登记后立即下发传阅；更改的文件登记后立即换下相应的旧版文件，以确保文件资料现行有效。5.4文件的更改、回收和作废5.4.1流程文件（技术资料类除外）需要更改和作废时，必须填写《文件新制/更改/作废申请》。资料技术类文件需要更改作废时，必须填写DCN（设计更改通知）或ECN（工程更改通知）。5.4.2对已定型（鉴定）产品的设计更改，应征得顾客的统一，并由相关部门做好设计更改记录的保存。5.4.3试制产品转成受控产品时，必须出具DCN或ECN。5.4.4文控组负责相关文件及技术资料目录在网上的更改及共享。部门负责人员检查核对，以保证本部门使用的文件为最新版本。5.4.5文件的作废由文控组执行。作废的正本旧版文件需写上“作废文件”然后文控组负责人签名，装文件作废袋留存以备查用，其作废的年限按《受控文件保密管理办法》执行。各部门退回的旧版文件，密级为企业秘密以上（含企业秘密）的登记后销毁。其它文件写上作废文件后后，可以整理利用。文件名称文件编号DCC-QP-01文件记录与控制流程文件版本A/0受控文件，翻印无效5/7DCC-QR-003A/05.4.6部门文员负责把应退得旧版文件和填写的《文件回收登记表》按时退回文控组。因故不能将旧版文件按时退回时，要向文控组申报并说明原因，否则一律视为没有按时退回。5.5文件的保存及逾期处理5.5.1文控组将文件的正本复制发放后，负责正本的及时归档和保存。5.5.2文件要分类装订，建立目录，标识规范，易于查找。5.5.3文件在归档保存时，应先更新ftp上的相关内容。5.5.4文件存放柜闲人免开，禁止他用。5.5.5文件柜应：防盗、防蛀、防火、防潮、防尘。5.5.5各种记录规定的保存年限,超过保存期的记录必须在6个月内销毁,销毁的方式若不涉及保密要求,自行管制及由主管决定销毁方式。5.6文件的借阅（用）和传阅5.6.1受控文件不许私自外拿，不许转借（发）他人，不许翻录复制。5.6.2受控文件在使用过程中不许添加、涂刮、划改；要确保文件完好无损、及时归还。5.6.3企业绝密级文件借用时，需填写《受控文件借用审批单》，经批准后办理。5.6.4部门的《文件借阅登记表》、《文件传阅登记表》定期由部门负责人整理装订后，送文控组存档。5.6.5为确保电子档文档在网络传输过程中的安全性，电子档文件收到后应从邮箱中立即清除，禁止转发他人。5.6.6受控样品只限借用本人使用，严禁私自拆装，归还时必须保证完好。5.6.7借阅部门文件资料时，应按下列程序办理；5.6.7.1填写部门的《文件借阅登记表》5.6.7.2由部门负责人员查取所借文件资料交给借阅者本人。5.6.7.3对归还的文件资料，部门负责人员必须进行认真检查核对，待准确无误再销账归档。如事后有误，则由该部门负责人员承担全部责任。5.6.7.4因需向供应商等外部人提供技术资料时，首先通过传真或复制的方式提供。由部门负责人员复制（仅限纸质文件）、标识、登记、控制，保证提供使用的技术资料为最新版本。5.6.8文件的传阅文件名称文件编号DCC-QP-01文件记录与控制流程文件版本A/0受控文件，翻印无效6/7DCC-QR-003A/05.6.8.1文件发放到部门后，文员必须立即登记并填写《文件传阅登记表》，把新发的文件送给相关人员传阅。5.7文件的增发和补发5.7.1在文件发放范围内已发放的文件，因故丢失，损坏而不需要文控组重新发放的文件为补发。5.7.2不在文件发放范围内发放的文件，需要文控组增加发放的文件为增发。5.7.3增发和补发文件时，应填写《增发资料申请单》、《补发资料申请单》，经各级核准后，由文控组批准发放。5.8DCN/ECN的管理5.8.1DCN（设计更改通知）、ECN（工程更改通知）的编写应准确、清楚、编写、审核、批准签名齐全。5.8.2DCN/ECN由文控组加盖红色“DCN/ECN专用”图章。5.8.3受控下发的DCN/ECN应按5.4.2保存，部门不能自行作废5.8.4部门根据需要只能复制加盖红色“DCN/ECN专用”图章的DCN和ECN。5.8.5部门复制使用后不需要保存的DCN/ECN，必须由文员统一整理、核对，经部门经理审核、批准后，可以作废。5.9外来文件的管理5.9.1国家标准、行业标准、设备类操作说明书等外来文件，应先送文控组登记受控后，再办理借阅。5.9.2顾客的资料（顾客对产品性能要求的需要等）、客户或供应商提供的检验、测试、制作等资料，各部门收集整理后，送文控组登记受控。5.9.3由文控组登记管理的外来文件，加盖红色“受控外来文件”印章（无章时可签名）。5.10网络文件的管理5.10.1网络文件的具体管理由网络工程师负责(FTP受控的由文控组负责)。5.10.2网络文件的安全由网络工程师负责设置使用授权人，用以防毒及防止丢失。备注：其中所讲到的部门文员可称为部门负责人员，因为不一定所有部门都有文员。5.11文件管理的有关规定5.11.1文员交接的规定1）部门文员因故辞职或换岗时，新老员工必须对部门的受控文件按照目录清单进行清点核对，文件名称文件编号DCC-QP-01文件记录与控制流程文件版本A/0受控文件，翻印无效7/7DCC-QR-003A/0并由新老员工、部门负责人在交接清单上签字确认。2）向文控组同时提供纸质文档和电子文档的交接清单，二者必须一致；此项工作由老文员负责。3）文件交接工作应在2周内完成。如由其它原因不能按时完成应提前向文控组申报。4)交接工作按规定完成后，文控组在《员工辞工（换岗）表》签字。5)部门文员工作发生变动或增设新员工时，应通知文控组。6)新文员因故未到岗时，部门负责人必须安排人员进行交接并临时接替原文员的文件管理工作；否则由此产生的后果由部门负责人承担。5.11.2发现丢失文件和样品应及时上报到文控组。5.11.3文员若发现或找回旧版图纸资料，应主动退回文控组作废。6、附件6.1文件记录与控制流程图