3-帐务处理与总帐子系统.

Slide‹#›RenminUniversityofChian1投资人债权人管理者政府会计数据（账簿、凭证）经济业务流程数据采集数据加工与存储报告信息原始凭证账务处理概述Slide‹#›RenminUniversityofChian2账务处理概述数据采集：采购/支付流程的数据生产过程的数据销售/收款流程的数据数据存储与加工编制、审核记账凭证、分类、计算、保存在各类账簿报告信息Slide‹#›RenminUniversityofChian3账务处理的基本特征规范性强—复式记账法综合性强—全面反映供产销集成性要求高—总账子系统与其他子系统集成，形成完整的会计信息系统正确性要求高—从数据源头控制，防止查错账务处理概述Slide‹#›RenminUniversityofChian4收转付款账款记账凭证总分类账明细分类账原始凭证原始凭证汇总表现银金存日记账科目汇总表会计报表手工与IT环境下账务处理的异同Slide‹#›RenminUniversityofChian5手工环境下账务处理流程的缺陷数据大量重复信息提供不及时准确性差工作强度大手工与IT环境下账务处理的异同Slide‹#›RenminUniversityofChian6IT环境下账务处理系统的数据处理流程（1）设置基础会计信息（客户档案、期初余额等）（2）人工输入记账凭证、原始凭证或自动生成记账凭证保存在临时文件中。（3）对输入的记账凭证进行审核。（4）凭证记账并更新总账或各种汇总文件。期末自动结账。（5）需要时查询并输出日记账、明细分类账和总账。（6）自动生成并输出会计报表。手工与IT环境下账务处理的异同Slide‹#›RenminUniversityofChian7手工与IT环境下账务处理的共同点：原理相同。都采用复式记账，根据“有借必有贷，借贷必相等”的规则和“资产=负债+所有者权益”的平衡公式进行记账；目标一致。都是为了加强经营管理，参与经营决策，提高经济效益；都要遵守会计和财务制度。从技术和制度上堵塞各种可能的漏洞，防止作弊；都要保存会计档案；都要编制会计报表等等。但是计算机会计信息系统不是对手工系统的机械模拟，它与手工系统之间有许多显著的区别。Slide‹#›RenminUniversityofChian8数据处理的起点与终点不同数据处理方式不同数据存储方式不同对账的方式不同会计资料的查询统计方式不同手工与IT环境下账务处理的异同Slide‹#›RenminUniversityofChian9总账子系统的总体设计总账子系统的目标及时、准确采集和输入各种凭证高效、正确完成数据处理过程随时输出各种账表、会计科目业务建立与其他子系统数据接口，实现会计数据的及时传递和共享Slide‹#›RenminUniversityofChian10总账子系统的基本功能总账子系统初始设置凭证管理期末处理会计报表辅助管理其他出纳管理系统服务账簿输出总账子系统的总体设计Slide‹#›RenminUniversityofChian11为什么需要进行会计科目的编码？会计科目是对会计业务具体核算内容进行分类的名称。会计科目编码设计是根据会计制度的规定及会计科目的设置，按照一个系统的方案确定出各级科目唯一数字编码的方法。总账子系统的总体设计Slide‹#›RenminUniversityofChian12为什么需要进行会计科目的编码？1.采用会计科目编码便于反映会计科目间的逻辑关系P89表3-1总账子系统的总体设计Slide‹#›RenminUniversityofChian132.保证会计科目的唯一性3.便于计算机处理和分类4.节省存储空间5.提高处理速度总账子系统的总体设计Slide‹#›RenminUniversityofChian14科目编码方法与编码原则方法：顺序编码位数编码分组编码总账子系统的总体设计Slide‹#›RenminUniversityofChian15原则：规定性原则层次性原则1601固定资产160101固定资产——甲车间160101001固定资产——甲车间——A型机床160101002固定资产——甲车间——B型机床一致性原则简短性原则扩展性原则总账子系统的总体设计Slide‹#›RenminUniversityofChian16科目设置:6602管理费用660201办公费66020101总经理办公室66020102财务部660202差旅费660203保管费业务处理:计入相应明细科目报表编制:查询明细账管理费用明细表部门办公费差旅费邮电费招待费10项合计总经理办财务部人事部采购部销售部10个合计二级明细科目表示-项目栏目三级明细科目表示-项目对象管理费用明细表-手工账科目设计及报表生成Slide‹#›RenminUniversityofChian17科目体系结构：4－2－2三级科目最多设计99个二级科目最多设计99个一级科目最多设计9999个定长定位方法科目体系结构总账子系统的总体设计定长定位Slide‹#›RenminUniversityofChian18科目体系结构立体科目方法是指将科目中大量重复的科目从科目体系中分离出来，按照项目进行存储，并将项目和科目建立动态链接，在满足优化会计科目体系的同时，达到精细核算的目的。总账子系统的总体设计Slide‹#›RenminUniversityofChian19科目设置:6602管理费用660201办公费部门核算660202差旅费部门核算660203保管费部门核算业务处理:计入科目、辅助核算项目报表编制:查询部门辅助账管理费用明细表部门办公费差旅费邮电费招待费10项合计企管办财务部采购部销售部生产部10个合计二级明细科目表示-项目栏目部门目录管理费用明细表-计算机账科目设计及报表生成Slide‹#›RenminUniversityofChian20总账子系统的总体设计Slide‹#›RenminUniversityofChian21总账子系统的总体设计案例：假设某单位会计科目采用群码，其科目编码结构是4-2-2-2，该单位有3个部门，每个部门又分3个组，管理费用的具体项目有办公费，差旅费，资产摊销3个项目。要求:请借鉴立体科目方法设计会计科目管理费用的编码体系（管理费用科目代码6602）部门编码方案为1-2Slide‹#›RenminUniversityofChian22总账子系统主要数据文件设计计算机会计信息系统中，所有的账、证、表都必须存放在计算机存储器中，在存储器上，各种数据均以文件(或数据文件)的形式存放。那么IT环境下总账子系统中的账、证、表以哪些文件、用何种结构在计算机中存储呢？实际上，总账子系统数据文件的设计与系统设计时产生的账务处理流程有关、与设计人员的思路有关，还与数据管理系统等多种因素有关。总账子系统的总体设计Slide‹#›RenminUniversityofChian23总账子系统的三个关键文件科目文件汇总文件临时凭证文件总账子系统的总体设计Slide‹#›RenminUniversityofChian24Slide‹#›RenminUniversityofChian25Slide‹#›RenminUniversityofChian2616Slide‹#›RenminUniversityofChian27将凭证文件分解为两个：凭证数据分存两个文件：总账子系统的总体设计13Slide‹#›RenminUniversityofChian28总账子系统的初始设置总账子系统的初始设置？总账子系统是一个通用性较强的系统，为了使其能够在各行各业应用，设计时重点考虑各单位会计核算和财务管理的一般特性。在进行账务处理之前，首先要根据本单位的业务属性进行具体设置，即将企业个性化特征的信息保存在相应的数据文件中，这种设置工作称之为初始设置工作。账套设置Slide‹#›RenminUniversityofChian29设置账套模块的功能是建立核算单位，即在系统中为本企业建立一套核算账套。总账子系统中的核算账套实际上是相互关联的账务数据构成的数据文件。一般单位只有一套账。具体设置账套时，根据系统的提示对账套进行参数的定义。账套参数定义的内容账套参数定义的内容主要包括：账套（账套号、账套名称、单位名称、企业性质等）、会计科目编码方案（即各级科目的编码位长、位数）、启用日期、记账本位币、会计主管姓名等。总账子系统的初始设置Slide‹#›RenminUniversityofChian30初始设置科目设置录入余额人员权限设置凭证类型设置选项设置总账子系统的初始设置Slide‹#›RenminUniversityofChian31总账管理系统初始化准备期初数据为什么？很多企业多年一直采用手工核算方式，采用计算机信息管理后，为了保证手工业务与计算机系统的衔接，继承历史数据，保证业务处理的连续性，要将截止到目前为止手工核算的余额过入到计算机信息处理系统中作为期初数据，才能保持业务的完整性。Slide‹#›RenminUniversityofChian32总账管理系统初始化总账期初余额准备准备总账各科目的期初数据年初建账准备各账户上年年末的余额作为新一年的期初余额。如某企业选择2007年1月启用总账系统，则只需要整理该企业2006年12月末各账户的期末余额作为2007年1月初的期初余额，因为本年没有累计数据发生，因此月初余额同时也是2007年年初余额。年中建账准备各账户启用会计期间上一期的期末余额作为启用期的期初余额，而且还要整理自本年度开始截止至启用期的各账户累计发生数据。例如，某企业2004年12月开始启用总账系统，那么，应将该企业2004年11月末各科目的期末余额及1-11月的累计发生额整理出来，作为计算机系统的期初数据录入到总账系统中，系统将自动计算年初余额。Slide‹#›RenminUniversityofChian33Slide‹#›RenminUniversityofChian34Slide‹#›RenminUniversityofChian35总账管理系统初始化总账期初余额准备准备辅助账各科目的期初数据如果科目设置了某种辅助核算，那么还需要准备辅助项目的期初余额。如何准备？应收账款按客户整理应付账款按供应商整理个人往来按职员整理Slide‹#›RenminUniversityofChian36总账管理系统初始化期初试算平衡期初数据输入完毕后应进行试算平衡。如果期初余额试算不平衡，可以填制、审核凭证，但不能进行记账处理。因为企业信息化时，初始设置工作量大，占用时间比较长，为了不影响日常业务的正常进行，故允许在初始化工作未完成的情况下进行凭证的填制。凭证一经记账，期初数据便不能再修改。Slide‹#›RenminUniversityofChian37总账管理系统初始化选项设置必要性为了最大范围地满足不同企业用户的信息化应用需求，总账作为通用商品化软件的核心子系统，是通过内置大量的选项参数提供面向不同企业应用的解决方案。企业可以根据自身的实际情况进行选择，以确定符合个性特点的应用模式。参数分类凭证、账簿、凭证打印、预算控制、权限、会计日历、其他Slide‹#›RenminUniversityofChian38总账管理系统初始化选项设置-凭证Slide‹#›RenminUniversityofChian39凭证管理凭证管理模块的功能主要是完成对凭证的日常处理工作，它又可划分为凭证输入、凭证审核、凭证查询打印、凭证汇总、记账等功能模块。Slide‹#›RenminUniversityofChian40凭证管理凭证管理-填制凭证业务特征：辅助核算-银行账要求输入辅助核算：结算方式票号Slide‹#›RenminUniversityofChian41凭证管理凭证录入与控制机制－科目存在性检查：即检