4-电子文件归档与整理规范

电子文件归档与整理规范1总则1.1为了规范工程归档文件电子版本的制作，提高工程档案的信息化水平，根据《全国档案信息化建设实施纲要》（国档发［2002］8号）的要求，以及大唐集团和大唐国际对工程文件电子版本制作的规定，特制定本规范。1.2本规范适用于彭水水电站工程归档文件电子版本的制作。设备文件的电子版制作也参照本标准。2释义2.1“双轨制”：即纸质文件归档的同时归档其对应的电子文件，两种介质的档案同时保存并提供利用。2.2文件路径：是指文件在计算机上的存储位置，分绝对路径和相对路径。本标准中所指的文件路径是绝对路径。（简称：路径）2.3纸质目录：即最终以纸质形式存在并发挥作用的目录，分为档案移交目录和卷内目录。2.4纸质目录电子版：制作纸质目录时生成的原始WORD表格，其内容和纸质目录内容完全一样。2.5电子目录：即仅以电子表格形式存在并发挥作用的目录。电子目录的本质是档案管理信息系统数据库的条目信息的表格汇总型式，每个单元格为一个字段，每个字段反映案卷（文件）的一个特征，一行字段构成一条记录，每条记录反映的是一个案卷（文件）的全部特征，这些记录最终要由档案室导入数据库。电子目录分为案卷目录和文件目录，两个目录是相互独立的，且其中的每条记录也是相互独立的。3电子文件的归档范围按照国家“双轨制”的要求，电子文件的归档范围与纸质文件的归档范围是一致的。4电子文件的制作4.1凡是内容含手写文字或加盖公章的工程文件，其电子文件均要求为扫描件。采用电子签章的电子文件，若被写保护或进行了加密的，可作为正式电子文件存档，不必扫描。4.2案卷封面、卷内目录、卷内备考表不扫描。4.3电子文件必须具有较高的清晰度，扫描的分辨率不得低于200dpi；除大于A3幅面的图纸以外，电子文件均要求彩色扫描。4.4电子文件（竣工图除外），以“件”为单位制作成pdf格式；竣工图和工程照片以“张”为单位制作成jpg格式。设备图纸通常要求归档可编辑的CAD格式电子版，但要求加盖竣工图章的设备竣工图，则在此基础上要求归档竣工图扫描件。4.5电子文件的内容和排序必须和纸质文件完全一致，每页都要一一对应，制作时不得出现漏页、增页和错乱组件的现象。4.6A4页面的扫描件单页大小不得超过200K，过大的电子文件必须用软件进行缩小处理。缩小文件的原则是在保证页面清晰可辨的前提下尽量缩到最小。5电子文件的整理5.1依据《中国大唐集团公司水电企业档案分类表（6－9大类）》在计算机里建立文件路径，用以存放电子文件。先以工程名称(单位工程或合同工程)为名建立一个文件夹（以下简称根文件夹），在其下以项目代号（彭水水电站项目代号：公用部分－1000、机组部分1001～1005）命名，建立子文件夹，再在其下以类目（第四级类目）为名建立子文件夹，再往下建立代表案卷的文件夹，并以档号的第三段――案卷号为名命名各案卷文件夹。同一案卷的电子文件放在该案卷文件夹里，并按照卷内目录中的序号来排序，采用三位数序号命名每个电子文件。例：若将某工程电子文件根文件夹存放在计算机D盘根目录下，则档号为1000-8179-002的案卷的卷内电子文件所在的文件路径为D:\110KV变电站工程\1000\8179\002\5.2若该单位工程（或合同工程）有属于多个项目代号或多个类目的竣工文件，要根据实际情况按照以上思路建立树状的文件夹体系，用于存放该工程所有的电子文件。5.3电子文件移交之前，提倡各单位按照各自已经习惯的方式进行整理、存放。文件夹和文件的名称，也可根据识别的需要来命名。这样，可避免电子文件在形成、修改、重组这一阶段，出现混乱等问题。电子文件经过工作人员反复自检合格后，方可按照5.1和5.2所述的方式进行整理，最后进行移交。5.4由于电子文件整理的工作量较大，尤其是对文件和文件夹进行更名的时候费时费力，推荐使用批量更名软件进行操作，以提高工作效率。批量更名软件可到档案室拷贝。5.5工程照片单独建立文件夹存放，文件夹命名方式为“××工程＋照片”。照片按照其编号排序和命名，照片编号规则详见《非纸制载体档案管理办法》。6目录的制作6.1电子目录和纸质目录的电子版是不同的，不能互相替代，均要制作。6.2纸质目录的电子版，按照彭水水电站对于目录格式的相关规定，制作成WORD文件。移交时，所有的纸质目录电子版（档案移交目录和卷内目录），放在一个名为“纸质目录”的文件夹里，档案移交目录以“档案移交目录”命名，卷内目录以每卷档号命名，多个案卷的卷内目录不得制作在一个WORD文件里。6.3电子目录在纸质目录电子版的基础上制作而成，是xls格式，其案卷目录和文件目录的格式见附件1、附件2。移交时，这两个目录放在一个名为“电子目录”的文件夹里。6.4电子目录的文件目录，是由卷内目录汇总而成。当卷内目录的文件题名中揭示了工程部位名称时，制作此时，可直接复制粘贴过来；否则，需添加工程部位名称。添加工程部位名称的做法，不视为自拟文件题名；当卷内目录中有自拟文件题名的，所加的中括号[]，在电子文件题名中仍要保留，添加的工程部位名称不在括号内；6.5纸质目录和电子目录制作完毕后存放于同一文件夹下，以“目录”命名该文件夹。“目录”文件夹存放于根文件夹下，与项目代号文件夹平级。6.6工程照片目录格式见附件3。7电子文件的移交7.1移交时间：电子文件在纸质文件移交的同时进行移交，不得滞后。否则，纸质文件将不予验收。7.2移交内容：竣工文件的所有电子版，纸质目录的电子版，电子目录，工程照片及其目录，视频、音频、胶片及其目录。7.3移交形式7.3.1将电子文件刻录在光盘上，一式壹份。主体工程竣工档案和重要设备档案的电子文件刻录两套。光盘必须为一次写入型CD－R或者DVD＋/－R，规格为12cm直径。光盘必须采用清华同方、TDK、三菱、威宝等好品牌，以保证光盘质量。7.3.2把根文件夹及其所有内容进行刻录，不可只刻录其中一部分。但当一张光盘容量不够时，可分多个光盘刻录，且每个光盘里均要保留被拆开刻录的那级文件夹的上级文件夹。拆开刻录最小到案卷级为止，即该工程的不同项目代号文件夹可以分别刻录到不同光盘，同一项目代号下的不同案卷可以分别刻录到不同光盘，但同一案卷下的文件不能刻录到多个光盘上，此时容量不够可考虑压缩文件大小或采用高容量DVD。7.3.3工程照片及其目录单独刻一张光盘。7.3.4一张光盘不能刻录多个工程项目的文件。7.3.5电子文件不能压缩打包。7.3.6分多个光盘刻录时，每张光盘的根文件夹下均要一并刻录完整的“目录”文件夹。7.3.7分多个光盘刻录时，各光盘所刻案卷的档号要首尾相连，不得杂乱无章地分盘刻录。7.3.8刻录时，每张光盘要同时刻录一个txt格式的文本文档，用于介绍该工程项目的概况，包含项目名称、承建单位、开完工时间、工程简介、光盘数量和各盘内容简介等。7.3.9光盘要装在光盘专用塑料袋中进行移交。塑料袋为单面装，一张光盘一个袋，并在塑料袋正面（装光盘的一面）顶端贴一张标签，标签中打印注明本光盘所属的工程名称和责任者，格式如下：（表格指定宽度12cm，指定行高0.75cm，五号宋体字）背面顶端也贴一张标签，标签要倒贴，标签中打印注明本光盘所含案卷的档号，连续的档号可用“～”连接，格式如下：档号1001-8033-001～050光盘号（表格指定宽度12cm，指定行高1.5cm，五号宋体字）工程照片光盘的正面标签，要在工程名称末尾注明“（照片）”字样。附件：附件1：案卷目录附件2：文件目录附件3：照片目录工程名称地下电站1#引水洞下平段开挖工程移交单位中国水利水电第×工程局附件1：案卷目录项目代号分类号案卷号档号案卷题名起始时间终止时间移交单位总页数卷内文件数脊背宽度保管期限100081880011000-8188-001重庆乌江彭水水电站工程12#公路工程委托书及开工令2004-1-72005-10-24中国水利水电第十一工程局82920MM1注意事项：1、此表共有12个字段，每个字段必填，不得遗漏，且要求准确无误。2、项目代号、分类号、案卷号、档号四个字段要设置成“文本”格式。3、起始日期、终止日期两个字段要设置成“日期”格式，见例子。4、全表不得有合并单元格、自动换行和边框。若案卷题名过长，为便于日常操作，可暂时使用自动换行格式，移交之前再将此格式去掉。5、责任者请填写全称。6、保管期限“永久”用1表示，“长期”用2表示，“短期”用3表示。附件2：文件目录所属案卷档号卷内序号文件档号责任者文件编号日期文件题名页数电子文件数电子文件名称分类号保管期限密级文件项1000-8188-3660011000-8188-366-001中铁十九局2004-5-28彭桑公路进厂段改建工程第Ⅱ标段公路测量专题报告161/data/1/1000/8/81/818/8188/366/001.pdf818811一正二副1000-8188-3660021000-8188-366-002中铁十九局2004-8-7彭桑公路进厂段改建工程第Ⅱ标段施工测量成果报审表及工程量计算表201/data/1/1000/8/81/818/8188/366/002.pdf818811一正二副1000-8188-3670011000-8188-367-001中铁十九局2004-5-14彭桑公路进厂段改建工程第Ⅱ标段M10砂浆配合比报告11/data/1/1000/8/81/818/8188/367/001.pdf818811一正二副1000-8188-3670021000-8188-367-002中铁十九局2005-3-5彭桑公路进厂段改建工程第Ⅱ标段k3+000-k3+804.5下挡砂浆抗压强度统计评定表及试验报告581/data/1/1000/8/81/818/8188/367/002.pdf818811一正二副注意事项：1、此表共有14个字段，每个字段必填，不得遗漏，且要求准确无误。2、所属案卷档号、卷内序号、文件档号、分类号四个字段要设置成“文本”格式。3、日期字段要设置成“日期”格式，见例子。4、全表不得有合并单元格、自动换行和边框。若文件题名过长，为便于日常操作，可暂时使用自动换行格式，移交之前再将此格式去掉。5、责任者请填写全称。6、密级统一填“1”，保管期限“永久”用1表示，“长期”用2表示，“短期”用3表示。7、电子文件名称由固定部分和可变部分组成，以第一个文件的电子文件名称为例，/data/1/1000/8/81/818/8188/365/001.pdf，其中红色部分/data/1/为固定部分，每个电子文件名称前均要添加。附件3：照片目录照片档案目录年度（项目）：2000年照片/底片号照片题名拍摄日期档号存放地点001北京大唐发电X届董事会会场2000.03.232000-121-0112号柜002XXX在XX会上讲话2000.03.232000-121-02003北京大唐发电X届股东会会场2000.03.232000-121-03004XXX在会上讲话2000.03.232000-121-04