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内蒙古蒙牛乳业（集团）股份有限公司常温液奶事业本部销售部文件蒙牛液销字[2008]29号档案管理制度第一章档案管理标准总则档案管理工作是各项基础管理的组成部分，是记录我公司历史及生产过程中各项工作开展的一项重要内容。一、为更好配合公司档案工作的业务建设，逐步实现档案工作规范化、标准化、制度化，提高科学管理水平，有效地为各项工作服务，为蒙牛事业的发展积累档案史料，各部门专（兼）职档案管理员必须认真做好档案工作。二、档案是领导层、管理层、科研技术人员、广大员工在各项工作中形成的劳动结晶。本着集中统一管理，分层分专业领导、维护档案的完整与安全、便于各项工作利用的原则，公司对各类档案实行集中统一管理，分级归档保管，任何部门或个人都不得私自保留。三、销售部办公室、调度室、各营销中心兼职档案人员根据此制度，形成的各种文件材料、图表、声像历史真迹材料的收2集、整理、归档、保管工作。四、销售部档案工作由销售部办公室档案管理员具体负责，各中心、分公司专（兼）职档案管理员根据自己的岗位职责履行、承担责任。并根据要求定期向销售部移交。五、实现档案信息资源的开发利用及知识信息的积累与共享。第二章各营销中心、分公司、办公室专(兼)职档案管理员岗位职责（一）按照档案管理工作的基本原则，对对营销中心、分公司、办公室档案实行综合、全面管理，维护档案的安全、积极开发档案信息资源，积极为本部各项工作和领导决策服务。（二）认真执行《档案法》和《内蒙古自治区档案条例》，健全各项规章制度，并严格执行。承担本部的档案管理工作。（三）负责本部档案的收集、整理和归档。指导、督促下属部门兼职档案员对档案的收集、整理工作。（四）档案室要保持清洁，做好防盗、防火、防潮、防高温、防光、防尘、防虫、防污染等“八防”工作。对纸质老化，字迹退色的档案要积极采取补救措施，消除隐患，严防事故发生。（五）严格遵守档案的保密制度，不准向无关人员泄露档案3内容，做好不失秘、不泄密，严守公司秘密,不得让与档案管理无关人员进入档案室。（六）积极开展档案的提供和利用工作。做好查阅接待工作，并按制度规定办理借阅手续，到期及时催还。注意收集利用效果。（七）负责开展档案鉴定工作，定期对超过保管期限的档案，提出处理意见，经主管领导批准后销毁。（八）定期对下属单位开展档案业务培训，并监督指导其工作。（九）协助集团专职档案员做好本单位档案的移交、立卷工作。第三章档案的收集文件材料的收集工作是整个档案管理工作的基础，只有齐全完整的收集好各部门形成的文件材料才能系统的进行整理。为了确保档案的齐全完整和提供利用结合中华人民共和国档案法第十条的规定和要求，制定本制度。一、收集工作要遵循各大类档案的自然形成规律（即档案在生产和工作中形成的时间）。二、档案部门除接收文件管理员移交的文件材料外，还必须扩大收集渠道，加强了解，掌握信息，收集一手资料，把应该归档的全部收集归档。（参照各类文件的归档范围及保管期限表）；4三、文管严格执行收、发文登记制度。年终，文管人员应根据收发文簿认真核实文件材料的齐全、完整，如有缺件及时到有关部门收集。四、各部门兼职档案员应该做好本部门、本专业的档案收集工作，将办理完毕的不同载体的档案材料按时向档案部门进行移交。五、外出开会、参加学习和出国考察人员回到单位带回的材料或购置设备带回的文件材料、声像材料等，应在一周内到档案室办理所带材料登记移交手续。六、为了避免积压、遗失有保存价值的材料，对于各单位管理人员手中保存的有价值的文件材料，应定期予以清理。七、档案收集齐全与完整的考核与奖惩。档案的收集齐全与完整纳入各部门的档案责任状中。档案人员要加强指导、监督，定期检查工作，并不定期进行抽查。第四章档案工作业务及制度建设一、档案管理分类方案（一）分类方案编制原则及依据1、加强档案标准化管理，根据各部门职能范围及构成档案特点，使档案保持有机关系，促进档案工作的综合整体建设；2、分类对象是本部全部档案（各部门及下属事业部）；53、以国家档案局颁布的《工业企业档案分类执行准则》为准。（二）分类方法档案分设十个一级类目，即文书类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科技研究类、设备类、基本建设类、会计档案类、干部职工档案类、声像档案类。各部门、事业部档案也按照此分类方法进行分类，有些档案难以归入上述十大类时，可根据实际情况增设一级类目。根据集团公司档案分类二级及二级以下类目设置方法如下：1、文书类、经营管理类、生产技术管理类的二级以及二级以下类目按年度——问题设置(年度指文件内容针对的年度，填写此项时，应采用公元纪年，以4位阿拉伯数字表示。问题即文件内容)；2、产品、设备类的二级及二级以下类目按产品和设备的种类或类别设置（如生产设备、办公设备等）；3、科学技术研究类的二级及二级以下类目按课题性质或课题项目（课题准备－总结鉴定、成果报奖阶段）设置；4、基本建设类的二级及二级以下类目按工程项目设置（如按三期工程、四期工程等）；5、会计档案类的二级及二级以下类目按类别（凭证、帐簿、6财务报告等）——年度设置；6、干部职工类的二级及二级以下类目按拼音字母排序设置；7、声像档案的二级及二级以下类目按年度——问题（内容）设置；8、实物档案应将拍摄后的照片、底片存档。（三）常温液奶事业本部档案分类表一级类目二级类目一、文书类党务工作、组织工作、宣传活动、纪检工作、共青团工作、工会工作、董事会事务、行政事务、协会工作、公安保卫、法纪监察、审计工作、人事管理、教育工作、医疗卫生、外事工作、计划工作、财务管理、物资管理、产品销售、企业管理、档案信息管理二、经营管理类资质文件、统计工作三、生产技术管理类生产制度、质量管理、劳动管理、能源管理、安全管理、技术管理、环境保护、计量工作四、产品类按照产品性质分类：包括产品从开发、设计、工艺、加工制造、检验、包装、商标广告和产品评优的全过程五、科技研究类按照科研课题项目分类：包括课题立项、研究准备、研究实验、总结鉴定、成果报奖、推广应用等全过程六、设备类按照使用性质分类：包括设备购置、安装调试、运行、维护修理和设备管理以及改装报废的文件。七、基本建设类按照项目使用性质分类：包括工程的勘探测绘、设计、施工、竣工验收和工程创优的全过程（即工程项目的可行性研究、计划任务书、审批、设计施工、竣工验收、工程管理及维修、改建、扩建等方面的文件材料和图纸）八、会计档案类凭证、帐簿、财务报告、其他九、干部职工类在职职工、离退职工及死亡职工档案十、声像档案类参观访问、会议、活动、实物照片及其他7（三）常温液奶事业本部营销系统销售部档案分类表盒号序号类别归档内容11总结规划年终总结及规划等2坐飞机申请中心副经理等级别以下人员申请坐飞机23会议类会议通知、会议签到、会议纪要及会议追踪等4申购类低资易耗品申购等3-15费用类关于各种促销费用申请、预算等3-246绩效考核类销售部奖励考核、免考核申请、检查通知及结果等5-17市场授权书新客户公司授权书等5-268人事授权领导出差后的人事授权等9合同审批销售部及中心制作物料等合同审批表7-110日常事务类销售部日常事务等7-28-111制度类销售部相关制度8-2二、各类文件材料归档制度及保管期限为完整保存我本部在各项工作和活动中形成的公文、图纸、录音、摄像等文字材料，根据档案法和国家档案局关于机关档案保管期限的规定，结合我本部的实际情况，特制定各类文件材料的归档范围和保管期限。8（一）各类文件的归档范围及保管期限表一级类目二级类目内容范围保管期限一文书类（一）党务工作1、公司党委工作形成的文件材料（1）上级党委有关公司党委工作的指示、决定、纪要、报告、通知和公司对上级指示、决定的具体落实情况短期（2）本公司党委的工作计划、总结、请示及批复、报告、通知、纪要和规章制度等文件材料长期（3）党委工作年度工作计划、总结，大事记，上级请示、批复，会议纪要、记录等文件材料永久2、公司党员代表大会及党委工作会、民主生活的会议文件材料（1）通知、名单、议程、报告、领导人讲话、大会发言、题案、选举结果、讨论通过文件、决议、纪要、会议记录永久（2）通信、贺电、讨论未通过文件短期（3）参考文件、会议服务机构的计划等文件短期3、公司党委日常工作形成的文件材料（1）日常往来文件、工作调查、情况反映、保密规章等短期（2）年度统计报表永久一文书类（二）组织工作1、组织工作（1）上级党委对组织工作的指示、决定、纪要、报告、通知和公司对上级指示、决定的具体落实情况短期（2）本公司党委组织工作的计划、总结、规章制度及向上级的请示、报告和批示、批复长期（3）组织工作的报表短期2、党员干部管理（1）本公司党委关于党员管理的工作计划、总结、规章制度及向上级的请示、报告和批示、批复长期（2）党员入党、转正、延期、退党、取消党员资格的决议、决定、通知、党员名册等永久9（3）党员组织关系介绍信及存根等短期3、整党建设工作（1）公司党群机构设置、人员编制方面的通知、决定、决议等长期（2）党员教育学习和整党工作形成的记录、通知决议等文件材料短期（3）党务干部任免、考察、奖惩等方面的决议、通知等文件材料长期（4）党费收据及存根等短期（三）宣传活动1、宣传活动（1）上级单位对宣传工作的指示、决定和通知短期（2）公司贯彻落实上级宣传工作安排、开展各项活动的决定、通知、计划和总结等文件短期2、政治思想工作公司对党的路线、方针、政策宣传、贯彻落实中形成的文件短期（四）纪检工作1、党纪检查工作（1）上级单位对党纪检查工作的指示、决定、规定、通知及公司具体贯彻落实的工作计划总结等短期（2）公司对党风治理、党纪检查的具体问题向上级单位的请示报告和上级的批示、批复等长期2、信访工作（1）上级单位对信访工作的指示、决定短期（2）对来信来访的批复处理等文件短期3、案件审理违纪案件审理全过程中形成的材料长期一文书类（五）共青团工作1、团委工作形成文件材料（1）上级单位对共青团工作的规定、通知和活动安排及公司具体落实情况的材料短期（2）公司共青团工作的计划、总结永久2、公司团员大会及团委其他会议材料（1）通知、名单、议程、报告、领导人讲话、大会发言、提案、选举结果、讨论通过文件、决议、纪要、会议记录永久（2）通信、贺电、讨论未通过文件短期(3)参考文件、会议服务机构的计划等文件短期3、团员管理(1)团员入团、退团的通知短期(2)团员名册短期10(3)团费收据及存根短期(4)团员教育、学习中形成的文件材料短期(六)工会工作1、工会工作材料(1)上级单位关于工会工作的规章制度、通知等短期(2)公司工会对具体工作向上级的请示和上级的批复材料长期(3)公司工会工作的计划、总结、年度统计报表、会议纪要、会议记录等永久2、职代会及其他会议材料(1)通知、名单、议程、报表、领导人讲话、大会发言、题案、选举结果、讨论通过文件、决议、纪要、会议记录永久(2)通信、贺电、讨论未通过文件短期(3)参考文件、会议服务机构的计划等文件短期3、民主管理职工民主管理工作中形成的材料短期4、劳动竞赛、文体活动(1)职工劳动竞赛、文体活动等方面形成的材料短期(2)职工技术培训工作中形成的材料短期5、福利生活福利、职工住房、职工宿舍、职工之家服务工作形成的文件材料短期6、综合治理关于综合治理工作形成的制度、考核等材料短期7、计划生育工作关于计划生育工作的登记表、报表等材料短期（七）董事会事务1、经营战略（1）公司董事会关于公司经营管理的决策、会议记纪要等永久（2）公司关于股东会、董事会、监事会形成的通知，会议材料，决议，记录，纪要等的文件材料2、证券管理关于上市公司证券管理的通知、决定等形成的材料永久短期一文书类（八）行政事务综合行政事务(1)关于行政管理的综合性文件短期(2)公司内部机构设置的决定、通知长期(3)公司领导办公会议纪要、会议记录，大事记等重要文件材料永久(4)上级领导到本公司检查或视察中形成的材料长期11（九）协会工作参加各种专业技术协会、学会活动方面的文件材料长期(十)公安保卫公司在社会治安综合治理、保卫、刑事案件审理、交通消防、人防工作中形成的文件材