5-设备档案归档验收办法

设备档案归档验收办法1总则1.1为了规范彭水水电站设备资料的移交和设备档案的制作，保证设备档案的齐全、完整、规范，特制定本办法。1.2本办法适用于彭水水电站基建期和生产期购买的所有设备和备件的资料。1.3供货商在办理结算前，必须按照本办法的要求向档案室移交资料，方可结算。2归档范围2.1根据合同约定的内容移交资料，均要求原件（手签＋红章）归档。2.2对于合同规定不明确的，要求供货商按照行业惯例移交设备资料，包括产品合格证、质量证明书、出厂试验报告、安装使用说明书、图纸、装箱单（根据实际情况可有所增减）；设备制造项目，还要求移交制造过程各项检验记录及材质证明，往来公文，工作联系单，设计联络会、协调会、验收会纪要等管理性文件以及制造过程照片。2.3重要的外购设备、外购部件、原材料的基本资料。2.4特种设备必须移交相关资质证书、试验检验报告、质量证明文件。2.5合同主设备是进口设备的，除说明书和图纸外，还要求移交原产地证明、质量证明、数量重量证明、熏蒸证明、出厂测试报告、装箱单。2.6合同主设备是进口设备的，遇到国外厂家未给所产设备签发质量证明文件的情况，由合同供货商开具质量证明书；进口设备是合同附属设备时，遇到国外厂家未给所产设备签发质量证明文件的情况，视该设备的重要程度来确定是否要求供货商开具质量证明书。2.7重要设备的合格证要按台进行归档，普通设备（如阀门、灯具等）的合格证则不用每台设备都归，仅每种型号的合格证归档一个即可。特种设备的合格证要按台归档。设备整机的合格证归档后，其零部件、组件的合格证视其重要程度决定是否归档，不作硬性要求。2.8出厂检验报告的检验对象合计起来必须涵盖所有主设备，方视为齐全完整。设备整机的出厂检验报告归档后，其零部件、组件的出厂检验报告视其重要程度决定是否归档，不作硬性要求。2.9若合同无明确规定，备品备件的资料不作硬性要求，视随机资料实际情况进行归档。2.10设备开箱验收文件（《物资收货单》）和现场调试文件（《初步验收合格证》）。2.11设备监造项目，其监造单位的档案归档范围如下：1）监造细则、监造计划2）设备制造的检验计划和检验要求、检验记录及试验报告、分包单位资格报审表3）设备制造质量控制文件、监造测试记录4）开工、复工报审表，开工令、停工令、复工令5）监造质量问题通知单及回执（闭环）6）监造工作联系单7）措施、工艺报审及审核批复8）进度控制文件9）监造日志10)监造月报、季、年报11）其他业务往来文件（含红头文件）12）监造协调会会议纪要13）设计交底14）图纸会审纪要15）设计通知、变更、技术要求说明16）设备监造签证书17）设备验收、交接文件18）设备制造结算控制文件、支付证书19）监造项目大事记20）专题报告（进度、质量等）、监造工作总结报告21）监造项目验收报告22）电子版光盘、照片及声像资料23）监造认为应该归档的其他文件3归档要求3.1收集齐全的设备资料，除原件外，再制作一套副本（重要设备图纸需三套）。副本可以是复印件。不论原件还是复印件，页面上的文字、数据、图形、表格等内容必须清晰可辨，页面整洁，无脏污。3.2设备资料较少的，预计组卷后不多于8卷的（由档案室估算），不要求供货商进行整理，仅移交齐全即可。3.3设备资料较多的，预计组卷后多于8卷的（由档案室估算），要求供货商指定专人，按照3.4～3.20的要求进行资料的整编。3.4整理原则按照设计联络会、工作联系单、往来公文、验收会等管理性文件（实际无此类文件则此部分可忽略）－开箱验收文件－装箱单－合格证－质量证明书－出厂检验报告－资质文件－说明书－图纸－重要外购设备及外购部件资料的顺序进行排序。3.5A4以上幅面的图纸必须用手风琴折法折叠成A4大小；对于不规范的幅面需要进行裁边，以便折叠后的尺寸能到位。3.6整理后，进行组卷。组卷（即规划哪些资料放一个盒子）时，按照每卷不超过200页的原则组卷。通常，管理性文件单独组卷；重要外购设备和外购部件资料单独组卷；安装使用维护说明书单独组卷；图纸单独组卷；余下的开箱验收文件与合格证、检验报告等文件可以一起组卷；当资料较少时，说明书和图纸可以一起组卷，说明书在前，图纸在后。3.7设备制造竣工图每张图为一件，逐件加盖竣工图章和档号章。3.8设备制造项目的资料，其各项检验记录每页均要加盖厂家公章，且厂家负责人、监造负责人签字要完备。3.9组卷后，编写页号，编制卷内目录（格式见附件1）。若是供货商进行组卷的，除编制卷内目录外，再编制档案移交目录（格式见附件2），并将两目录电子版提交档案室审查。经审查无误后，方可编写页号。3.10编页号用铅笔，正面写在右下角，反面有字的写在左下角。凡是有文字的页面均要编页码（注意双面有字的页面，不要漏编），双面都是空白的页面抽出不要。3.11幅面过小的合格证，需要制作插袋，将合格证插在插贷里存放，页号编写在插袋上，插袋上要注明本袋所装合格证的名称、型号、张数。一个插袋算一页。3.12编制案卷封面、备考表、脊背（格式见附件3、4、5）。3.13备考表中立卷人和检查人签字处用手签，不能打字。由供货商组卷的，立卷人为档案制作人，检查人也为供货商人员，但立卷人与检查人不能为同一人。3.14档号和保管期限由档案室给定。设备档号的编写规则同基建工程档案。其中分类号根据《中国大唐集团公司水电企业档案分类表（6－9大类）（试行）》中第9类来确定（见附件10）。由供货商组卷的，供货商要将档号和保管期限在案卷封面、卷内目录、备考表、脊背、档案移交目录等处录入完备。3.15案卷封面、备考表、脊背、卷内目录、档案移交目录各打印两份。其中卷内目录和档案移交目录用A4白纸，封面、备考表和脊背用浅色牛皮纸打印（由供货商组卷的，档案室可提供牛皮纸）。3.16以上工作全部完成并确认无误后，拆去资料中的订书钉、别针、塑料夹等物件，进行电子版扫描，扫描完成后，每卷按照封面、卷内目录、设备资料、备考表的顺序排放，采取三孔一线装订方法用棉线进行装订。图纸不装订。3.17由供货商组卷的，若按档案室要求需要扫描制作电子版的，则扫描工作由供货商完成；否则，仅需要供货商提交说明书和图纸的原始电子文件（CAD、WORD或PDF文件）即可。不论哪种情况，最终电子版要于档案室认可之后，以刻录光盘的形式移交归档（普通设备刻录一套光盘，重要的关键设备刻录两套）。3.18设备和监造档案电子版的整理格式按照彭水水电站《电子文件归档与整理规范》进行。3.19装订后，装档案盒。由供货商组卷的，将装订好的案卷和准备好的脊背移交档案室即可。3.20设备照片的制作按照彭水水电站《非纸制载体档案资料管理办法》的要求进行。3.21设备监造档案，要求监造单位指派专人按照本办法3.4～3.20的要求进行整理和制作。4移交的方式4.1设备合同中应明确规定，供货商必须将所有设备资料（含附属设备、外购设备资料）直接移交档案室，可以来人移交，也可以邮寄移交。供货商不得将资料随货发送，更不得移交档案室以外的其他人员。未与档案室办理移交手续的，均视为资料未移交本公司。不按本条要求移交造成资料遗失的，其后果由供货商自行承担。4.2因合同未作要求而造成供货商未将资料直接移交档案室的。其处理办法按照彭水水电公司《档案管理办法》相关规定执行。4.3凡来人移交资料的，均由供货商编制档案移交目录，档案室清点完毕后，双方签字盖章，各留一份作为交接凭据；采用邮寄方式的，要求供货商在邮件中附上已单方面签字盖章的档案移交目录及传真号码，经档案室清点无误后，在移交目录上签字盖章并传真回供货商，以为凭据。若供货商未在邮件中附上档案移交目录的，档案室不予办理接收手续、不予回执。4.4资料必须按照档案移交目录所示的顺序整理排序，否则档案室不予接收。5验收程序5.1由供货商组卷的，档案经档案室审查合格后，由移交人填写并打印《建设项目（设备）档案验收表》、《生产期厂用设备档案验收表》《建设项目（设备制造）档案验收表》（基建期用第一种，生产期用第二种，设备制造项目用第三种）（格式见附件6、7、8）；监造单位填写《建设项目（监造）档案验收表》（格式见附件9）。档案验收表中移交人签字的地方要加盖公章。一式两份，双方各自保留一份作为档案已验收的凭据。档案移交目录为此表附件。5.2不要求供货商组卷的，不用填写档案验收表，档案移交目录即作为档案验收的手续和凭据5.3设备档案验收之后，档案室方在计划供应部制定的设备结算表中签字。5.4移交档案的同时必须一并移交电子版，否则不能通过验收。卷内目录保管期限：长期案卷号：档号：1000-8400-001序号责任者文件编号日期文件材料题名页码备注1中国水利水电建设工程咨询西北公司2005.10.23关于XX报告的批复12中国水利水电第八工程局2005.10.11关于XX的报告2－5（注：内容不满页，表格要制作满页；行高最小固定值1.23厘米。）附件1：附件2：档案移交目录年度(或项目)：序号案卷(文件)题名数量移交日期归档号备注移交单位：接收单位：移交人：接收人：档号重庆乌江彭水水电站工程地下厂房发电机断路器成套装置及其附属设备设计联络会纪要、设备性能试验报告、质量证明及装箱单立卷单位武汉事达电气股份有限公司起止日期2005年10月-2007年5月保管期限密级附件3：案卷封面附件4：卷内备考表卷内备考表互见号：2000-840-01(照片档案)说明：档号：1000-8400-001本卷共件，页。立卷人：年月日检查人：年月日附件5：案卷脊背（2cm、3cm、4cm）档号档号档号100010001000818581858000017003002案卷题名案卷题名案卷题名彭彭水水水水电电站站导导流流隧隧洞洞上上段段及及进进口口工工程程排排水水洞洞工工程程试试验验统统计计分分析析报报告告、、原原材材料料检检测测报报告告及及统统计计表表、、试试验验资资质质证证书书彭彭水水水水电电站站导导流流隧隧洞洞上上段段及及进进口口工工程程开开工工令令、、材材料料计计划划、、施施工工报报告告及及监监理理批批复复彭彭水水水水电电站站工工程程项项目目建建议议书书评评估估会会代代表表名名册册、、签签到到表表及及专专家家评评估估意意见见案卷号案卷号案卷号案卷脊背（5cm、6cm）档号档号1000100080008000003003案卷题名案卷题名彭彭水水水水电电站站工工程程项项目目申申请请报报告告及及核核准准批批复复彭彭水水水水电电站站工工程程项项目目申申请请报报告告及及核核准准批批复复案卷号案卷号附件6：建设项目（设备）档案验收表项目（设备）名称档案移交单位档案移交日期年月日设备名称供货商名称供货商负责人档案移交负责人联系地址联系电话档案数量（正副本）文字档案（卷）照片（张）图纸（张）光盘（张）设备用于工程部位的名称合同编号合同名称本合同设备档案情况简介：本合同设备档案（一套正本）共卷，件，按照《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA／T28—2002）、《大唐国际发电股份有限公司档案案卷质量规范》、《大唐国际发电股份有限公司档案目录格式标准》和《彭水水电站设备档案归档验收办法》的要求进行收集、整理、制作。按照业主要求，文字档案移交一正副，图纸移交正副。具体内容见附表：《档案移交目录》。设备供货商自检意见经自检，我方所移交的设备档案内容齐全、准确、真实，制作规范，符合业主要求，满足验收条件。（公章）供货商签字建设单位设备采购部门审核意见此设备按照合同要求俱已到货，已通过开箱验收，可以进行档案验收程序。（公章）设备采购部门签字建设单位设备主管部门审核意见此设备已通过现场调试验收，可以进行档案验收程序。（公章）工程管理部签字建设单位档案室审核意见经我室审查，此设备档案满足移交条件，通过验收。（公章）建设单位档案室签字附件7：生产期厂用设备档案验收表项目（设备）名称档案移交单位档案移交日期年月日设备名称供货商名称供货商负责人档案移交负责人供货商联系地址联系电话档案数量（正副本）文字档案（卷）照片（张）图纸（张）光盘（张）设备用于工程部位的名称合同编号合同名称本合同设备