2015年泸州市专业技术人员公需科目培训讲义(十三)

2015年泸州市专业技术人员公需科目培训讲义（十三）第四讲信息分析与服务查先进武汉大学信息管理学院教授二0一四年十二月大家好，现在开始上课。这一讲的主题是信息分析与服务，主要讨论四个问题：一、信息分析的作用和程序；二、信息分析的方法和技术；三、信息分析的内容；四、信息服务。一、信息分析的作用和程序信息分析是当代社会一种非常重要的信息处理活动，它是根据用户的现实的或者潜在的需求，广泛、系统的收集与之相关的一些原生信息，然后进行定向的筛选、整序，通过逻辑思维活动，对它的内容进行趣味、纯真的鉴定，由表及里或者由此及彼的推理，应用科学的理论和方法，对原始信息进行分析、处理和提炼，以得出有助于解决实际问题的情报，揭示研究对象内在变化规律以及与周围环境的联系，以满足用户的需求。对于这样的信息分析活动，它有两个核心的工作环节，一是定向的选择。也就是根据特定的需要对信息进行收集和整序。另外一个就是抽象，通过现象揭示研究对象的本质和规律，一般来讲，信息分析活动包括规划与定向，信息收集、整理与鉴别、信息分析与提炼、信息分析产品的形成以及信息的传递、利用和反馈。这样一个活动我们可以用16个字来形容，去粗存精，去伪存真，由此及彼，由表及里。信息分析呈现出这样几个特点，一是系统性，二是针对性，三是科学性。这里系统性、针对性和科学性比较容易理解，对于分析来讲，它还呈现出近似性和局限性这样两个特点。这个主要是由于我们信息分析活动过程中受到各种条件的限制，例如，受到我们搜集的信息来源的限制，受到分析人员认识世界、改造世界能力的限制，受到信息分析处理方法的限制等等。所以在信息分析活动的过程中，经常会表现出近似性、局限性这样一些特点。尤其是在现代社会有很多不定形的意外的因子的影响。我们通常讲，天有不测风云，这里面有体现出信息分析的近似性和局限性这样一个特征。（一）信息分析的作用信息分析作为一种重要的社会活动，它有哪些作用呢？在这里，我们把它概括为这样几个角色：耳目、尖兵、参谋、智囊团、思想库。在信息分析的早期，人们更倾向于用耳目、尖兵、参谋来形容信息分析在经济和社会发展中的作用，而现代社会呢，人们更倾向于将信息分析作为科学决策的一个重要的组成部分，把它称作是人类决策活动的智囊团和思想库。具体来讲，信息分析的作用表现在四个方面：一是在科学决策中发挥参谋和智囊的作用；二是在研究和开发中担负起助手的作用；三是在市场开拓中起到保障和导向的作用；四是在动态跟踪和监视中起到耳目和预警的作用。由此可见，信息分析的意义非常明显。我们举这样几个例子。例如，我们经常需要了解竞争对手的研发动向，以便战胜竞争对手。但是在一定程度上，竞争对手的研发动向是保密的，竞争对手不会向我们泄露这方面的信息，怎么办呢？信息分析给我们提供了一种思路，通过公开的信息来获取一些秘密的资料，也就是由已知到未知，是我们信息分析处理问题的一个基本的思路。为了获取竞争对手的研发动向，有一些公开的信息其实是可以获取的。例如，一个企业经常申请某一类专利，从某一个方面在引进原材料，在招揽某一个专业的人才，特别是不惜重金来高薪聘请一些关键性的人才。还有，一些企业可能会与某些部门建立一些战略合作伙伴关系，这里申请一些专利、引进一些新的原材料、引进人才、建立合作伙伴关系，其实都是一些公开的信息，这些公开的信息对于我们分析竞争对手的研发对象是非常有意义的。另外，还有像日本摩托车工业的振兴，它其实也是一个反求工程的利用。还有我们中国乡镇企业的崛起，在上个世纪80年代，乡镇企业在一定程度上来讲，与仿制以及相关的信息活动有一定的关联。（二）信息分析的程序信息分析从程序上来讲，主要包括这样几个方面。课题的选择和计划、信息的收集和处理、信息的分析和提炼，以及成果的评价和推广利用。下面我们具体讨论一下。1、课题的选择和计划。我们知道，研究计划是行动的指南和纲领，是研究任务能够全面系统的筹划和安排，有了一个计划就等于有了一个工作的目标，就可以把整个研究过程有机的组织起来，保证研究工作有条不紊的顺利进行下去。一般来讲，课题越大，时间越长，参加的单位和人员越多，就越需要一个周密而详尽的研究计划。在课题选择和计划的时候，课题来源是非常重要的，需要讨论。对于信息分析来讲，通常有三类课题来源：一类是为宏观管理决策服务的选题，这种为宏观管理决策服务的选题呢，通常来讲是由上级主管部门下达，这是一种被动的选题。另外一种是由用户委托的课题，一些相关的企业或者其他的机构，它有了信息需求，但是自己却没有相关的信息部门来提供支持，这样就产生了对信息机构提出了这种委托的需求，这类课题是属于用户委托的课题，同样它也是一种被动的选题。除了这两种被动的选题以外，还有一类可能是自由的选题，是一种主动的选题。一般来讲，它是由于一些大型的信息机构，一些实力比较强的信息机构，根据长时间的工作经验和体会，在某个领域主动选择一些课题。2、信息的收集和处理。信息收集是整个信息分析的基础，没有信息收集，信息分析活动就成了无源之水、无本之木，不论是何种类型的信息分析活动，都必须充分的占有信息原料，也就是我们前面提到的原生信息。为了提高信息收集的效果，信息人员通常在信息收集的时候需要遵循全面性、系统性、针对性、新颖性、可靠性、科学性以及计划性一系列的原则。信息收集通常来讲可以分成两种类型，一是文献调查，另外一个就是非文献的，或者说社会调查。文献调查实际上是基于文献的信息收集的方法，我们在前面介绍了信息的组织和检索，其实我们前面提到的信息组织和检索有相当一部分是针对文献信息收集而言，也就是我们通常讲的系统检索方法。系统检索是通过一个规范的信息组织和检索系统来实现的，所以信息组织和检索的一些基本原理在这里发挥着非常重要的作用。在文献调查的过程中，除了规范的系统检索方法以外，还包括其他的一些检索方式，例如追溯检索的方法、浏览检索的方法等等。社会调查除了文献调查以外，还有其他的一切以信息收集为目的的实践活动，把它统称为社会调查。社会调查可以从很多角度来进行划分，形成多种类型，比较典型的社会调查主要是对人、对物、对场所的调查。对人的调查主要是访问调查以及问卷调查，在对人进行访问调查时，它跟其他的调查方式是有区别的。因为调查的对象是人，而人是具有主观能动性的，在调查过程中，所需要的信息存在于专家的大脑里面，所以在调查的过程中，需要结合心理学、行为学以及其他相关学科的一些理论，学会和用户打交道。在调查的过程中，调查有一对一、一对多、多对一以及多对多这样不同类型的访问调查方式。问卷调查实际上是在对访问调查进一步拓展以后的结果，因为访问调查虽然具有一些优越性，例如它可以面对面，从而获取一些其他的调查方式，无法获取的一些信息，例如被调查者在回答问题的时候，他的一些声调、手势和其他的行为举止，这里面都包含着一些有用的信息。但是访问调查呢，它也存在着一些问题。例如，它要求调查者和被调查者要拥有共同的时间和空间，他们需要在同样一个时间里面，在同样一个地点进行见面，这样访问调查才能够进行下去。当然，现在的信息技术已经对这种的访问调查进行了一些拓展。例如，一些人提出了用电话采访的方式来替代传统的访问调查。但是电话采访方式也存在着一些问题。在一个基础之上呢，现在在科学研究的过程中，包括在我们整个信息收集的过程中，人们更倾向于采用问卷调查方式。问卷调查的一个基本思路就是把调查者需要提问的问题预先印制到问卷上，将这些问卷进行大量的印制、分发、填写、回收，再进行进一步的处理。所以问卷调查代表着未来发展的一个方向。之所以这么说，它有一些原因。例如，它跨越了时间和空间的障碍，成本可以说是大幅度的降低。这种问卷调查可以采取传统的基于纸质问卷的调查方式，这种纸质的问卷调查方式主要可以通过邮局来进行发放，当然也包括其他的一些调查方式，例如当面呈送。随着互联网的发展，问卷调查已经进入了一个新的发展阶段，其典型特征就是出现了网络调查这样一种模式，现在在我们中国已经拥有像“问卷星”、“知己知彼”这样一系列专业性的网络调查的网站，调查者们可以将自己的问卷在这样一些专业性的网站上进行设计、发布、填写、回收，甚至一些相关的信息处理工作也可以借助于这样一些专业性的网站来进行，从而使我们的信息收集工作变得更加方便。由于网络调查拓宽了时间和空间的限制，使整个问卷调查变得更加的方便、有效率，用户填写起来也比较的方便，所以它代表着未来的一个发展方向。除了对人的调查以外，还有一些其他的调查方式。例如对物的调查。对物的调查主要是样品调查，一些实物包含着一些非常有价值的信息。如果我们需要对这些实物进行信息挖掘，可以采取通过样品调查的方式来达到我们的目的。还有现场调查，例如我们在会场、在展览会以及其他的各种交易会等等，在这些会场上进行调查，收集我们所需要的信息，我们把它称作现场调查。这里对人、对物、对场所的各种调查方式，都是一种以信息收集为基本目的的社会实践活动，它是我们收集非文献信息的有效渠道。这里所说的非文献信息，有些是口头信息，例如访问调查，还有的是实物信息，例如样品调查和现场调查。在这些信息收集过来之后，我们就有必要对它们进行相关的处理工作。信息处理，简单来讲，它是指对相关的信息进行一些分析、处理，具体来讲有整理、评价环节。之所以需要进行整理和评价，主要是因为经过收集而获取的原生信息，由于它的来源不同，收集的人员不同，信息存在的方式也不一样，所以原生信息常常是繁杂无序，真假混杂，需要对它们进行整理和评价。其中信息的整理包括两种类型，一是形式整理，二是内容整理。形式整理形式上的整理主要是从信息的一些外部特征来进行整理。例如对文献信息来讲，它的作者、出版机构、摘要、关键词、期刊等等，这些都是形式特征。内容整理我们还可以从它的内容特征来进行整理，这就需要充分的深入到信息的内容里面去，通过理解、消化、吸收信息的内容，在此基础之上按照有序化的要求来进行整理。这种信息整理主要的目的就是使信息从无序变为有序，成为便于利用的一种形式。而信息的评价呢，则是强调对整理出来的这些原生信息进行一种价值上的鉴别。这种鉴别通常可以用一些指标来进行衡量，包括了可靠性，所采集到的原生信息是不是可靠的呢？这一点其实是非常重要的。再一个，所采集的信息是不是先进呢？也就是说它是不是最新的。另外一个就是实用性，所采集的信息对特定的研究而言是不是实用的。可靠性、先进性和实用性这三个指标可以从多个角度来进行评价。通过这样一些评价，主要是为了收集到一些有用的信息，同时把一些无用的甚至是错误的或者说是不良的信息给淘汰掉。从本质上来讲，这是一个筛选的工作。3、信息分析和提炼。信息呢，通常来讲不会天生就是财富。前面讲信息是财富、是新的生产力，但这并不是说信息自其诞生以来，它天生就是一种财富或者说是一种生产力，而实际上绝大多数的原生信息在开始的时候是杂乱无章的、没有用的，甚至是有害的。这些信息需要针对特定的目的，对他们进行加工、处理、分析以后，它才能成为特定的组织机构的财富之源。信息分析与提炼侧重于对信息进行精加工，这种精加工是一项综合性非常强的思维活动，它直接或者间接的调用了人脑的思维器官，采用了一些科学的方法、手段和工具。它的目的就是为了揭示、总结、提炼和运用研究对象本身所富有的一些本质和规律。信息分析与提炼应该说在整个信息分析流程里面是最为重要的一个环节。我们经常讲信息需要增值，信息的增值主要是通过分析和提炼这个环节来实现的。4、成果的评价和推广应用。对于一些信息分析而言，它的成果主要有三种类型，即消息类、数据类和研究报告类。消息类成果它侧重于跟踪、监视和及时报道特定领域的国内外发展的最新水平、动向和趋势。与其他消息类的成果，例如新闻记者所做的信息报道有一些相似的地方，但是也有一些区别。在相似的方面，例如不论是一般的新闻报道，还是我们这里所说的消息类成果，它都具备内容简洁、短小精悍的特点。另外，通常来讲报道的都是最近发生的事情，所有具有新颖性。按照内容简洁、新颖的要求，在报道的时候又要求迅速、及时。这是两者相似的地方。但是对于信息分析来讲，我们说它是一种消息类的研究成果，主要是体现在它具有