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12015秋办公室管理期末复习资料一、单项选择题1、办公室的本质属性是（C）C、服务性2、办公室的核心功能是（D）D、办事3、办公室工作的第一要义是（A）A、服务4、办公室人员辅助领导进行决策，意味着（B）B、只能充当领导的参谋和助手二、简答题1、简答办公室的主要特点。（1）辅助性（2）综合性（3）服务性2、谈谈你对办公室人员应具备的职业素质中“善谋”的理解。办公室人员“善谋”要求：要善于正确理解领导的意图，替领导呢过滤重要的事务要参到点子上，谋到关键处，注重谏言技巧；学会把握职场环境的运作方法，一是个性与共性协调统一，二是朦胧与含蓄的工作技巧相结合善谋要避免几个误区：一是参政意识过度，把自己摆在准领导或副职的位置上。把幕后工作放到台前。二是轻易抛出夹生的想法，并强加领导，于工于己都不利。三是出馊主意，帮倒忙，给单位造成损失，造成被动。要避免以上误区，就要求秘书人员用良好的职业道德规范约束自己，踏踏实实地做好工作，而不能靠油滑奸巧去取悦、应付领导。3、简述办公室设备使用规范。（1）必须明确每台设备的具体用途，熟悉掌握其操作程序，严格按照使用说明书的要求进行操作。（2）必须明确专人专责专管制度，严禁任何人随意使用，除非配置给个人专用或指定公用的（3）注意安全，注意节点，注意卫生，注意定期保养，注意每次使用的极限（4）未经上司允许，任何人严禁私自使用办公设备，尤其是用于处理私人事务。（5）办公设备的使用环境温度为5℃至35℃，相对湿度为20%至85%，过低需用加湿器，过高需用除湿器，放在距设备5米左右有效影响距离。（6）如果不处于工作状态，使用完毕应切断电源。4、简述在储藏间存储办公用品时的注意事项。（1）储藏间或者物品柜要上锁，保证安全。（2）储藏需要的面积取决于单位的大小2（3）合理摆放。例如在柜中和储藏室放置物品，必须清楚地加标签，以迅速找到物品和表明新物品应放置的地方，新物品置于旧物品的下面或后面等。（4）储藏办公用品应有良好的照明，以便容易找到（5）办公用品应保存在干燥和通风良好的房间中。若存放在潮湿环境中，将导致纸张不能正常的送人打印机或复印机中。5.简述调查研究的三个阶段及其主要任务。（1）准备阶段，主要包括确定调研课题、成立调研小组、明确调研任务及要求（2）实施阶段，主要包括确定调查方法、搜集整理资料，分析材料和综合提炼调研成果。（3）完成阶段，主要撰写调研报告6.简述办公室督查工作的方式。（1）现场督查（2）会议督查（3）书面督查（4）电话督查7.简述办公环境的含义并按照由远及近的顺序列举环境类别（1）办公环境或称办公室环境，是直接或者间接作用和影响办公过程的各种因素的综合。（2）按照由远及近的顺序将办公环境分为办公活动社会环境，办公活动职能环境和办公活动工作环境。8.简述信访工作中网络来信的处理要求（1）定时打开信箱，及时处理电子邮件（2）重要信访，及时报请（3）转办信访，跟踪督办（4）网络保密，脱机阅读9.简述第三代时间管理的ABCD法则及其内容第三代时间优先级管理，讲求优先顺序的观念，即把要做的事情区分轻重缓急，又叫ABCD法则A．重要且紧急——必须立刻做。这是第一级的优先管理，又称危机管理B．紧急但不重要（如有人因为打麻将三缺一而紧急约你，有人突然打电话请你吃饭等）——只有在优先考虑了重要的事情后，再来考虑这类事。C．重要但不紧急（如学习、做计划、与人谈心、体检等）——只要是没有第一类事的压力，就应该讲其当成紧急的事情去做，不要拖延。10、简要回答公文写作的五部曲。第一步，领悟领导意图。要求：准确、全面、提炼、增加贴近度；第二步，站在领导角度考虑问题第三步，把握常用思维方法：模式化思维，对象化思维，辩证思维，散点思维，求同存3异思维。第四步，牢记拟写公文要素及要求第五步，符合国家公文格式标准11、简要回答起草请示的“五步棋”。因为什么请示——对于原因、目的的说明请示什么问题——提出请示的主题内容怎样解决问题——提出解决问题的建议与方案请求上级回复——结尾用语的使用有无附加需要说明——根据需要确定附件的使用与否12、简述公文校对工作要求。（1）校正、补充一切与定稿不符的文字、标点符号、图表、格式等；（2）解决统行、倒版等排版方面的问题和正文、注码与注文之间衔接以及页码编排问题；（3）进一步审核定稿中的疏漏，发现问题及时提交有关领导人或者撰稿人处理；（4）需要使用标准校对符号；（5）对于重要的或者大量印制的公文，应实施三校、四校，以确保公文的正本不出差错13、简答电子公文处理过程的五个环节。创建：根据一定的规则建立电子公文的过程办理：通过计算机系统对电子公文进行收发、批阅等相关操作交换：按始发者意图进行跨系统的公文传递归档：依据国家或本部门档案管理规定对办理完毕后的电子公文予以存储销毁：依据有关规定将电子公文从存储介质上物理删除14、简述公共关系的三大构成要素及其原则1.三大构成要素是：主体：社会组织；客体：公众；手段：传播途径2.公共关系原则：公众利益至上；实事求是；互惠互利；双向沟通；始终如一；开拓创新；整体统一。15、衡量会议质量的会前基本标准有哪些？参考答案：会议是否确有召开的客观必要；会议目的和会议风气是否端正；会议时机是否已经成熟；会议的议题是否明确，会前的沟通是否到位；各项准备工作是否已经准备充分，包括软件和硬件416、简述会议的积极作用。（1）交流信息，互通情报（2）发扬民主，科学决策（3）增强友谊，促进团结（4）统一认识，协调行动（5）带动消费，促进经济17.简述会务管理的要求。参考答案：（1）会前的最后检查：工作认真负责、细心、耐心（2）组织签到和登记：任劳任怨能连续作战（3）做好联络协调：沟通协调能力强（4）会议记录与保密：业务素质与原则性（5）会议后勤保障：服从分配协作意识好四、案例题文员小曹向分管营销业务的孙副经理请示了业务处理的意见后，又遇到了负责宣传的张副经理，小曹又向他作了请示，结果两位领导的意见很不一致，小曹无所适从，两位领导也因此矛盾加深．孙认为小曹与张关系亲近些，支持过张，认为小曹有意与他作对；而张认为此业务是他引介的，小曹应先同他通气。请你分析小曹这样做对不对?错在哪里?面对这种情况小曹应该怎么办?参考答案：(1)小曹犯了多头请示的错误。遵照领导职权分工、单向请示的原则，既然向主管领导请示了，就应按孙的意见办，不应多头请示；(2)在工作中不应过分亲近或疏远某领导，以至落到尴尬的境地；(3)两位领导都作了指示，如果张通情达理，小曹应向他说明只能按职权分工办事，求得谅解后，按孙的意见办；(4)如果不能求得谅解时，小曹应向两位领导分别自我检讨，再建议两位商议一个方法遵照执行；(5)如果矛盾不能统一，应向总经理请示，遵照总经理的意见办，并请他对孙或张作解释。这是文员执行主要决策人的意见。新加坡利达公司销售部新聘任了文员陈小姐，试用期三个月。陈小姐大专刚毕业，比较单纯，经理鼓励她努力干。某一天，经理外出了，陈小姐正在公司打字，电话铃响了，陈小姐与来5电者的对话如下：来电者：“是利达公司吗？”陈小姐：“是。”来电者：“你们经理在吗？”陈小姐：“不在。”来电者：“你们是生产塑胶手套的吗？”陈小姐：“是。”来电者：“你们的塑胶手套多少钱一打？”陈小姐：“1.8美元。”来电者：“1.6美元一打行不行？”陈小姐：“对不起，不行的。”说完，“啪”挂上了电话。经理回来后，陈小姐也没有把来电的事告知经理。过了一星期，经理提起他刚谈成一笔大生意，以1.4美元一打卖出了100万打。陈小姐突口而出：“啊呀，上星期有人问1.6美元一打行不行，我知道你的定价是1.8，就说不行的。”经理当即脸色一变说：“你被解雇了”陈小姐哭丧着脸说：“为什么？”问题：陈小姐被解雇，你认为她犯了哪些错？参考答案：(1)该问的没有问(指对方情况，手套的需要量)；(2)该记的没有记录(对方的姓名、公司、电话号码)；(3)该说的没有说(没有及时向上司汇报)；(4)不该说的却说了(价格上的自作主张，不向上司请示)；(5)不懂得保护自己(即使自己自作主张拒绝了对方，犯了错误，也没必要告诉上司，使自己陷入被解雇的境地)；(6)电话礼仪方面，铃响了没有自报家门；(7)不等对方说完，就“啪”挂上电话。