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流程优化六步法流程优化六步法1.立项2.流程分析及诊断3.流程优化设计4.IT方案设计与开发5.新旧流程切换6.项目关闭注：“流程优化六步法”详见《跟我们做流程管理》。1立项——组建项目团队IT开发人员决策支持流程局外人流程上下端客户流程各级所有者项目秘书项目经理团队是项目成功的重要保障；并非所有项目需要全部角色，但不要有遗漏；1立项——制定项目计划并召开启动会流程优化项目计划表现状及问题优化思路项目目标成员及分工角色部门+姓名职责项目指导项目经理项目秘书各岗位代表……流程上下端客户IT人员其他推进计划主任务阶段产出责任人预计完成时间“磨刀不误砍柴工”项目计划书的使用，重在强调全局看待和分析问题，有利于提高项目的质量和可控度。2流程分析及诊断对企业流程的认识，每个人犹如盲人摸象！所以，要想优化一个流程，先从“还原流程本身”开始！3流程优化设计——常见的流程优化方法及思路哈默流程优化九大原则:1组织结构应该以产出为中心，而不是以任务为中心。2让那些需要得到流程产出的人自己执行流程。3将信息处理工作纳入产生这些信息的实际工作中去。4将各地分散的资源视为一体。5将并行工作联系起来，而不是仅仅联系他们的产出。6使决策点位于工作执行的地方，在业务流程中建立控制程序。7流程多样化。8单点接触顾客。9从信息来源地一次性的获取信息。3流程优化设计——常见的流程优化方法及思路3流程优化设计——常见的流程优化方法及思路ESEIA方法：1E1清除：找出并彻底清除不增值的活动；2E2增加：根据顾客/管理需要增加创造价值的活动；3S简化：清除不必要的活动后，对必要的活动进行简化；4I整合：对活动进行整合，充分考虑并行工程缩短流程运行时间。5A自动化：充分利用IT技术，提升流程的处理速度与质量。先理解方法的起源/背景/优势/局限/管理理论网络定位，然后再应用它！3流程优化设计——流程优化方法“葵花宝典V0.1”1、流程E化2、串行改并行——根据流程分级，串并也有层级3、审批性质判断：提交信息、补充信息、审批A/B/C类内容、阶梯审批条件动态变更/层级趋于简化、审批权和知会权的差异4、流程是否足够端到端？5、流程演变趋势：粗-精细化（多维度）；整合-分类；信息显性化/条理化，比如流程审批表的魅力;D-PDCA；岗位整合化；流程成熟度高-简化；审批前移；资源前移；6、流程设计的原则：客户导向（单点接触/有效/高效/价值）、设计要符合流程目标、与业务模式匹配、关注流程背后的流程（关注产出而非任务）8、标杆：竞争对手样板；参考管理模型，如CRM/SCM/ITIL;9、各类管理思想火花：组织扁平化、流程型组织、管理管控。。。无论用什么流程优化方法，全部都要围绕“问题”及“业务”转！3流程优化设计——配套方案设计优化后的流程：与流程目标一致可行及可实现的达成一致风险可控的经过充分调研的3流程优化设计——优化方案确认会方案一般包含的内容:1旧业务流程的描述：流程图+流程节点描述。2新业务流程的描述：流程图+流程节点描述。3新旧流程关键变化及期望效果。4涉及岗位及职责变更。5配套方案设计：5.1对职责分配的要求；5.2对制度的要求；5.3对考核的要求；6附件。优化方案确认会：让相关方领导对优化方案充分了解和反馈，达成共识。让各岗位操作层面的代表对流程优化方案有详细的了解和反馈，以便完善方案，提高方案的可行性及可操作性。4IT方案设计与开发一般优化方案都需要IT系统的支持：与IT开发部门确认需求。IT开发部门提交《IT设计方案》，并与项目组达成共识，签字确认。项目组根据IT开发部门的“开发计划”，密切跟进IT开发进程。项目组协同IT开发部们做好测试工作。IT开发人员完成系统操作手册的编制。5新旧流程切换——制度及培训编制相关制度：流程制度系统操作手册编制培训计划并实施：培训教师培训时间培训教材：制度+操作手册培训范围培训方式：Email+电话+现场培训批次：分岗位？分区域？培训效果评估5新旧流程切换——新流程上线启动会召开上线启动会，并发出上线通知：项目背景流程重要的变更点涉及岗位职责或操作变更上线时间上线范围及策略：先试点还是直接全面铺开所有的流程文件及操作手册问题的接口人：分IT及各业务接口人关键点：1.让所有相关者对优化后的流程充分了解，特别是流程的直接执行人员。2.重大变更流程，每个部门安排指定接口人，负责上线效果反馈及问题收集。大家好！项目背景：…...客户满意了公司才会有满意的经营成果，为此今年在公司高层高度重视与领导下，效率提升小组针对公司主业务流程—“销售订单执行流程”组织全面的流程优化工作。该流程优化项目的实施将对减少客户从下单到收货的时间，减少人员工作量，提高客户满意度起到明显改善作用。今年流程销售订单执行流程优化项目共分为7个子项目，分别是……本项目的优化方向主要是……重要优化点：1.ABC三个子流程在系统中整合。2.审批环节，取消部门经理审批。3…….涉及职责或操作变更岗位：订单商务助理、部门经理、信控专员、信控经理、销售总监。上线时间：2008-10-13（周一）系统信息：系统操作手册见附件《XXX流程系统操作手册》上线范围：本次仅在深圳分公司上线。其他分公司预计11月1日上线，详情另行通知。问题接口人：系统问题石先生0755-2317业务（订单商务助理）黄小姐0755-2318业务（信控）张先生0755-2319业务（物流）金小姐0755-2320项目组秘书朱先生0755-2321项目经理钟小姐0755-2380相关培训指引：《销售订单执行流程》《培训教材》《系统操作手册》见附件。销售订单执行流程优化项目组2008-10-105新旧流程切换——一个“新流程上线通知”示例上线倒计时计划工作项工作内容/工作质量要求负责人截止时间完成情况系统开发制度编制测试安排培训和推广培训教材的编写教师的安排培训实施新旧流程切换新旧流程切换会上线EMAIL通知IT的上线通知上线及问题处理5新旧流程切换——时间跨度比较大的项目，必要时可以用“上线倒计时计划”来推动准备工作的顺利开展如果说优化方案是100分，那么新旧流程切换工作的好坏直接决定项目最终产出是120分还是60分！5新旧流程切换——上线问题闭环跟进解决6项目关闭制度完善及发布。成果汇报及宣贯：-制作项目成果汇报PPT。-成果宣贯-向领导汇报项目成果。解散团队：项目经理发一封邮件给所有成员及其上司，对成员在项目工作上的成绩表示肯定和感谢，同时解散临时团队。评优与激励如何组织高效的流程优化会议？会议是推动项目重要进程的工具，所以高效运用会议的力量是非常关键的。会议不是项目进展的唯一推动方法。会议的价值关键在于决策。大量的现状描述、初步调研、意见收集、数据统计分析、现场调研需要会议外解决。因为工作繁忙等各种无法预计的原因，各工作跟进人可能无法预期按时完成。所以要及时提醒和跟进各工作的进展情况。会议之前项目经理要确认所有上次会议需跟进的重要工作已经完成，不要把检查和评估工作完成情况带到会议上讨论。时刻注意大家的时间是宝贵的，大家的积极性、参与度和配合度与高效高产出的会议组织是有关系的。会议前，项目经理一定要想好会议议题，即要确定至少要解决的几个关键问题。以防无目的的讨论或陷入细节。而且最好是自己已经有了一些思路。会议结束时，一定要留出时间，总结会议的达成共识点，并做后期工作安排（具体到个人/完成时间/基本质量要求）。其实，往往您在安排会议之前就应该根据项目计划预计到。通过以下途径可以了解更多更多信息，请参考《跟我们做流程管理》