2013年度公司办公管理制度

2013年度公司办公管理制度第一章公文管理一、为规范公司公文管理，提高办文速度和下发质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据上级关于文书处理的有关要求，特制定本规定。二、各部室、各项目部应发扬实事求是，认真负责的工作作风，做到该发的文件发，不该发的文件不发，大力减少发文数量，提高公文处理的效率和质量。三、文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，同级函、电、来文，公司上报下发的各种文件、资料，各项目部上报的文件、资料，以机关部室名义的行文。四、办公室为文件的制发部门，负责对公司公文的统一管理、督查。一、收文管理1、上级发来的文件资料由公司办公室统一签收、开拆、登记、呈阅、分发（各部室收到的上级重要文件要及时报公司办公室审核），并按不同类别进行分类处理。其中内容重要的文件，及时呈送领导批阅。2、凡需要办理的公文，由办公室填写来文办理呈批单，并经办公室主任签批后，再送领导阅示，根据领导批示及时做好协调安排。3、公司各部室、各项目部收到办公室批转的上级来文时，应当及时办理，不得延误、推诿、紧急公文应按时限要求办理。办公室要认真督办、催办、以防积压或漏办。4、领导或外出人员参加重要会议带回的文件，在汇报和传达后，应将会议文件交办公室编号保管，不得个人保存。5、各部室、项目部行文向集团请示或报告工作的，应报送公司办公室一份备案。二、发文管理1、凡是以公司名义发出的正式文件（包括：文件、通告、决定、决议、请示、报告、会议纪要等）及一般性文件（即一切加盖公司印章的文件）均属发文管理范围。2、公司下发文件主要用于：（1）公布公司规章制度；（2）转发上级文件或根据上级文件精神制定的公司文件；（3）公布公司体制机构变动或干部任免事项；（4）公布公司的重大生产、技术、经营管理等工作的决定；（5）发布有关奖惩决定和通报；（6）其他有关公司的重大事项。3、公司上行文、外发文主要用于：（1）对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定；（2）同兄弟单位联系有关公司重大生产、技术、人事劳资、科研、经营管理等事宜。4、与各职能部室相关的一般性业务，可用本部室的名义对外发函（应各自编号备查），不用公司名义发文，但须到办公室办理备案手续，办公室可以对以部室名义的发文进行审核，提出意见和建议。5、发文程序与要求1）、公文拟制（1）各部室需要发文，应事先向办公室提出申请，办理文件审批手续。办公室应对拟发文件进行可行性论证，发文应按照“宁精勿滥”的原则进行，可发可不发的文件坚决不发。（2）办公室同意发文时，拟办单位应以国家法令、上级指示以及公文格式，结合工作实际需要，草拟文件初稿。（3）草拟文稿必须从公司角度出发，做到情况属实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简练、标点符号正确、书面工整；严禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水和彩笔书写。2）、校注（1）文稿拟就后，要填写文件签批单，详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿单位与拟稿人。（2）公司的文稿在送领导签发前，应由起草文件部门负责人审核后报分管领导审核，分管领导审核后送交办公室核稿。办公室应根据公司的要求和上级有关指示精神、有关文件规定，对文稿进行审查和修改。对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿单位重新拟稿；对审核时修改较多，有碍打印和存档的文稿，应由拟稿部门重新誊写清楚。（3）发文实行承办部室负责制（对文稿内容，质量负责），凡因承办部室校对不细，审核不严而出现的错误，由本部室负责，由此形成的（修改、重印等）印刷费用由负责人支付，公司不予报销。3）、签发文稿审核后，按批准权限的规定呈送有权签发人审定批准签发。4）、印制和用印（1）公司领导批准签发后的文稿交经办部门按数印刷，对印刷质量不好的文件，办公室不予用印。（2）文件用印携带有签发文签字的文稿，除会议纪要和以传真形式发出的公文外，所有公文加盖公司印章。联合行文，由主办单位盖章或联合单位并列盖章，主办单位在前。用印部门填写用印申请单，由该部门负责人签字后，送办公室审核，办公室主任签字后方可用印。5）、分发公司文件的下行文主送、抄送范围为：各部室、各项目部。根据文件情况缩减或扩大主、抄送范围。6）、文件归纳正式发文应将文件原稿（经领导签字）连同正本二份送档案室存档，非正式文件，以部门名义的文件需送办公室留存一份备案。7）、公文格式范围本规定适用于公司机关部室及各项目部制发的公文及一般性文件。公文内容公文一般由发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、成文日期、印章、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。定义字：标识公文中横向距离的长度单位，一个字指一个汉字所占空间。行：标识公文中纵向距离的长度单位，本标准以3号字高度为一基准行。公文用纸幅面及版面尺寸公文用纸采用国际标准A4型（210mm×297mm）。公文用纸上白边未37mm±1mm，左白边为：28mm±1mm，版心尺寸为：156mm×225mm（不含页码）。排版规格与印制装订要求排版规格：正文用3号仿宋字，文中如有小标题可用3号小标宋字或黑体字，一般每面排22行，每行排28个字。印刷要求：双面印刷，页码套正，正面误差不得超过2mm。装订要求：左侧装订，不掉页。公文中各要素标识规则发文机关标识由发文机关全称或规范化简称后面加“文件”组成；对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。发文机关标识使用大标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但最大不能等于或大于22mm×15mm。发文字号发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空1行，用3号仿宋字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数字标识；年份应标全称，用六角括号“﹝﹞”扩入；序号不编虚位（即1不编为01或001），不加“第”字。发文字号之下约4mm处印一条与版心等宽的红色反线。签发人上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋字，签发人后面标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。公文主体公文标题在红色反线下空2行，用2号大标宋体字，可分一行或多行居中排布。主送机关在标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋字标识。公文如有附件，在正文下空1行，左空2字用3号仿宋字标识“附件”，后标全角冒号和名称，附件名称后不加标点符号。成文日期用汉字将年、月、日标全；“零”写作“○”。主题词主题词用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号，词目用3号小标宋体字，词目之间空1字。报送机关与印发机关左空一字，印发时间右空一字，均用3号仿宋字。公文生效标识公文在落款出不署发文机关名称，只标识成文时间，成文时间右空4字，3号仿宋字，加盖印章。页码用4号半角阿拉伯数字标识，左右各放一条4号一字线。单页码居左空一字，空白页和空白页以后的页不标识页码。三、文件的借阅和清退1、各部门有关人员因公司需要借阅文件，需经本部门负责人签写借条，经办公室主任同意后方可借阅。2、借阅文件应严格履行借阅登记手续，就地阅看，按时归还。一般不允许将文件带走或全文抄录，不得拆卷和在文件上勾画等。3、办公室应对已经办妥的公司文件和上级要求限期清退的文件，进行收缴清退工作，实行月底一小清，季末一中清，年终一总清的制度。如发现文件丢失，必须及时查明原因和责任者，并如实向分管领导报告。四、文件的立卷与归档1、文件归档的范围（1）上级机关来文；（2）公司发出的报告、指示、决定、决议、通报、以及以公司名义行文的各种公文；（3）参加上级召开各种会议带回的文件、资料；（4）公司向上级请示批复的文件及上报的有关资料；（5）其它有保存价值的重要资料；2、文件立卷要求（1）文件立卷应按照内容、名称、时间顺序，分门别类地进行整理归档；（2）立卷时，要求把文件的批复、正本底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性；（3）要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档，移交档案室。五、文件的销毁对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，经理办公室应定期清理造册，并按上级有关规定进行销毁。第二章机关管理制度为更进一步加强公司机关劳动纪律，转变工作作风，降低办公成本，切实发挥公司管理中心的作用，更好地为生产经营服务，特制定本制度。一、劳动纪律:机关人员必须加强劳动纪律，严格遵守上下班时间，每迟到一次（5分钟）扣50元，（10分钟）扣100元，（一小时以上）按旷工；早退一次（5分钟）扣50元，（10分钟）扣100元，（一小时以上）按旷工。上班期间不准在办公室闲聊、打扑克等，每发现一次扣本人100元；不准在电脑上玩游戏、上网聊天或做与工作无关的事情，每发现一次扣本人100元。每月20号结算考勤，由办公室负责人填写实际情况并签字，分管经理阅批后，办公室张榜公布。二、工作制度：机关人员必须严格遵守上下班时间，无特殊情况早上必须到办公室签到。上班时间外出办事需到办公室登记外出办事记录。未通知办公室，擅自离开的每小时罚款100元，超过三个小时按旷工一天处理。三、机关水、电管理。为节约办公费用开支，增强员工节约意识，机关人员应自觉做到人走灯灭，空调关闭，节约用水、用电。若人员离开办公室后，空调未关闭，每发现一次对科室负责人罚款100元。出现长明灯现象，每发现一次对科室负责人罚款100元。四、会议制度：机关人员、项目管理人员参加会议，以办公室通知为准，要遵守会议纪律，有事应请假，如不请假扣本人100元，会议期间必须关闭手机。各科室使用会议室时需科室自己打扫会议室卫生，在会议室使用完后清理会议室卫生，并填写会议室使用记录。五、请假制度：机关人员请假，需提出申请，由分管领导签批。不请假、不审批的，按旷工处理，旷工一天扣发三天工资，并按集团相关规定处理。六、各片区科室、项目部需在每月9日、19日、29日下午5点之前上报重大事项，将重大事项电子版发送到邮箱[e-mail]。经理办公室在每月10日、20日、30日中午11点在五建沁园网站公布已上报重大事项的科室、项目部，并通报逾期未上报的科室、项目部。逾期未上报的科室、项目部每拖一天对科室负责人、项目经理罚款200元。七、办公资源管理：各部室要加强办公用品的管理（打印机、传真机、相机、优盘、硬盘等），谁丢失、谁赔偿，谁损坏、谁维修。要严格控制办公用品的发放，并有台帐有记录，中性笔芯、墨合等要拿上次用完后旧的来领取新的；如投标需装订、打印图纸、招待、住宿等到办公室说明原因后再去办理，并有台帐有记录，否则不于报销。机关人员购买办公用品必须有台帐，每次购买在200元---2000元之间的需经分管经理同意后通知办公室，方可购买，否则不于报销。2000以上的需经经理同意后通知办公室，方可购买，否则不于报销。八、培训教育；机关人员参加集团公司组织的培训学习，为便于考勤，必须向办公室出示学习通知证明，不出示学习通知的按旷工处理；学习期间不正常出勤的，按事假处理。九、卫生检查：机关人员下班后，必须把各自办公区域卫生打扫干净，办公室于每周六下午四点与轮流值日科室一起检查，并通报得分情况。门窗要勤擦、不随地吐痰、乱扔纸屑，每发现一次扣部室负责人100元。各个角落要保持干净，办公用品摆放要整齐，桌面、办公橱上面不要乱放杂务，要保持清洁，每发现一次扣部室负责人100元。第三章日常费用管理本规定所指费用是指公司机关、项目部管理部门发生的管理费用。费用管理严格执行费用预算管理制度，确保费用支出在预算范围内，有利于费用控制节约。公司管理部门费用开支审批程序主要包括：1、招待费：凡享受报销的机关或项目部管理人员每月20号止，所发生的招待费（食品、礼品）填写费用报销单（并附一张明细，审批完后销毁），由本部门负责人或本项目经理审查好、核实报销内容并签字，30号前报办公室审批完（以当月发票日期为准，过期的不再报销）。2、差旅费：凡享受报销的机关或项目部管理人员每月20号止，所发生的市交费、长交费、住宿费填写差旅费报销单（并附一张明细，审批完后销毁），由本部门负责人或本项目经理审查好、核实报销内容并签字，30号前报办公室审批完（以当月发票日期