2013年度实行择邻山庄公文管理制度

择邻山庄1/12发文部门：EO.Dept.编号：EO.Dept.-2013-01-001密级：保密收文部门：山庄各部门抄报：董事长、总经理事由：择邻山庄公文管理制度择邻山庄公文管理制度一．文件分类酒店文件分为两大类:1.外部文件外部文件包括上级部门、有关部门或外单位发来的文件。2.内部文件内部文件包括酒店向有关部门或外单位制发的文件和酒店内部发文。二．各类文件管理规定1.外来文件管理规定：(1)酒店收到的外来文件统一由行政办处理,行政办行政助理负责文件的编号、登记和传递。(2)行政办行政助理收到外来文件后，填写《收文登记表》及《公文签批单》后报行政办主任审核，签署初步处置意见后，分送山庄领导指示后转交相关部门处理，相关部门将处理结果反馈回行政办。(3)签批后的公文由行政办填写归档文件登记表后办理归档工作。流程如下：择邻山庄2/12文件收发签批工作标准：程序标准1、收文外部文件：主管部门随信函发来的文件、接上级部门通知领取的文件、各部门参加会议带回的文件均纳入收文范围。2、登记①收到文件后于当日在收文本上登记，写明来文编号、收文日期、文件份数、内容提要、来文机关等；②填写文件签批单，附在文件封面上，带密级的文件单独编号。3、签批及传阅①文件登记后放入文件传阅夹交行政办主任（急件放在上面，并标上记号）；②行政办主任审阅后，在文件签批单上写明建议和“请领导批阅”以及签阅日期后，呈酒店领导传阅；③急件或重要文件，须在第一时间送行政办主任签阅，必要时应送董事长或总经理签阅意见；④密级文件须交领导手中，并做好传阅记录。4、批示处理①文件返回后翻阅每份文件签批单，检查领导批示；②有批示的将原件存档，复印件下发至相关部门按批示办理，并在签批单上注明处理结果及日期，做到传办及时，催办有结果，防止积压误事；③无批示的文件按类别归档；④上级主管部门要求回收的文件须在指定时间交回，并办理相应手续。2.内部文件管理规定：（1）酒店制发的行政文件的主要种类及保密级别：密级分四等：1.机密、2.保密、3、普通、4、公开机密级：查阅范围为山庄决策层;择邻山庄3/12保密级：查阅范围为山庄经理级及以上管理人员;普通级：查阅范围为山庄领班级以上管理人员;公开级：山庄所有员工。文件种类：A.决定、决议凡对重大事项作出的安排，用“决定”。经过会议讨论并要贯彻执行的事项，用“决议”。密级为：普通或保密B.通知、通报发布规章、制度、转发外来文件，要求下级办理或知晓的事项，用“通知”。表彰先进、批评错误、传达重要情况，用“通报”。密级为：普通或者公开C.报告、请示向上级汇报工作、反映情况、提出建议，用“报告”。向上级请求指示、批准、申请，用“请示”，申请购买物品用“申购”，使用签报格式。密级为：普通D.平行文（普通文件格式）指各部门之间的发文。密级为：普通E.传真适用于一般对外公务联系及紧急文件传送。密级为：普通F.会议纪要择邻山庄4/12适用于记载传达会议情况和议定的事项。密级为：保密或机密G.各类管理制度及规定密级为：保密或机密（2）发文规定A．酒店发文的流程为：拟稿，审核（部门负责人），签发（酒店总经理），打印，发文，催办，立卷，归档，销毁等。B．酒店所有发文，发文部门应有存档，并将部门审核会签及总经理签字批准的文件原稿送行政办存档。C．酒店制发的文件，由酒店总经理签发。D．对外发文送酒店总经理签发前，应经草拟文件部门负责人审核确认后，送行政办登记，经行政办主任核稿后，最后呈酒店总经理签发。E．文件内容涉及其他部门配合的，由草拟文件部门自行组织会签后，由行政办行政助理进行登记，由行政办主任审核后呈交酒店总经理，总经理签批后由行政助理送还有关部门。F．审核、会签后的文件，由文件签发人签署意见、姓名、时间。（3）行文规定A．向上级行文，应按隶属关系进行，一般不得越级请示。特殊情况必须越级行文时，应抄报越级的上级。B．请示的文件，应一事一文。除领导者直接交办的事项外，请示不应直接送至领导者个人，应交由行政办行政助理，由行政助理依照传递流程递交，请示的文件不应抄送给同级或下级部门。C．签报的文件，应一事一报。签报不要直接送领导个人，应由行政办行政助理递交。会签在递交行政助理之前由起草部门完成。择邻山庄5/12D．为方便管理，请示、申购、签报等需要的签批的文件，由行政助理正常收取后，于每周二集中送酒店总经理签批，急办事宜随时送签。（4）文件格式规定A．页面设置纸张统一使用标准的A4复印纸。页边距：上、下、左、右均为2CM。页眉，页脚均为1.5CM。B．字体及字号标题字号：宋体、小二、加黑正文字号：中文：宋体、小四英文：ARIAL、小四C.发文号中部门名称的缩写前厅部FO.Dept.RoomDivision营销部S＆M.Dept.sales&Marketing餐饮部F&B.Dept.FrontOfficeDepartment管家部HK.Dept.行政办EO.Dept.财务部P&AC.Dept.工程部EN.Dept.engineeringdepartment安全部SC.Dept.质培部QC.Dept采供部PURCHASING.Dept择邻山庄6/12D．文件需编辑页眉和页脚，页眉为山庄Logo;页脚要编辑页码，页码居中：统一格式为“第X页/共X页”。E．文档需以下列格式编号：部门名称缩写-年-月—发文顺序号（000起）F．文档首页格式：发文部门：部门英文缩写编号：部门缩写-年-月—发文顺序号密级：公开/普通/保密/机密收文部门：抄报/抄送事由：G．文档结尾：要有审核人及签发人（5）文件打印与发送A．经酒店总经理签发的文件，由行政办主任安排行政助理统一编登发文号，由行政助理或拟稿人按规定格式打印，由文件拟稿人或指定专人进行校对。B．拟稿人将校对后的文件稿，按所需数量打印，装订，交由行政办行政助理按规定发送，底稿存档。C.各部门之间文件一律由部门设专人负责递转。D.各部门分别建立收发文件登记表，收到的文件核发出的文件均应由详细的记录。（6）文件传阅规定A.文件传阅，主要是指部门之间或因工作需要两名以上人员轮流传看的文件。B.文件传递，交接的各个环节，必须建立登记,签收制度。需传阅的文件要专设文件薄，并附文件签批单，及时送交有关人员传阅。文件办理过程中应抓紧办理，及时清退，不可长期放在本部门和经办人手中。C.送领导传阅的文件，应及时送阅。领导阅批的文件退回后，行政助理应即行清点并查择邻山庄7/12阅有无领导批示，以防遗失和贻误。D．文件传阅的形式主要采取横传，即接力式传阅。要传阅的文件由行政办送出后，第一应阅人阅后，传至第二应阅人，直至最后一位应阅人阅后，将文件退回行政办。E.文件传阅的程序，一般情况按业务流程顺序传阅，如领导有明确批示的，按领导批示范围传阅。F.一般情况，要求部门负责人阅知的文件，部门负责人应当天阅签后，将文件传至下一位应阅人，要求部门全体员工阅知的文件，在一个部门传阅时间应不超过三个工作日。G.特殊情况时间紧迫，或由领导批准可不按传阅程序，尽量以工作方便迅速传阅。3.文件立卷、归档、销毁（1）文件办理完毕后，承办人员应及时将文件定稿、原本正文和有关材料整理好，送交行政办行政助理立卷。文件立卷，应能正确反映酒店主要工作情况，便于保管、查找和利用。（2）各部门文件管理员应于每年6月底前，按档案管理有关规定和标准，将上年的立卷文件，移交行政办管理。（3）档案保管期限已满或没有存档价值、存查必要的文件，经过鉴定并经行政总监批准后，可销毁。销毁密级文件，要进行登记，应有专人监督保证不丢失，不漏销。密级文件销毁前，由行政办扫描后留存电子档。择邻山庄8/12择邻山庄收文登记表编号：序号文件编号文件名称收入日期发文部门备注择邻山庄9/12择邻山庄文件签批单收文日期：密级文件编号发文部门文件主题发文范围行政办处置意见副总经理处置意见总经理签批意见董事长签批意见择邻山庄10/12择邻山庄归档文件登记表编号：序号文件编号文件名称页数份数版本归档日期备注择邻山庄11/12择邻山庄发文登记表编号：序号文件编码文件名称密级收入日期发文部门备注择邻山庄12/12发文部门：EO.Dept.编号：EO.Dept.-2012-12-001密级：普通收文部门：山庄各部门抄报：董事长、总经理、副总经理事由：择邻山庄公文规范样本审核：__________签发：________________年___月____日____年___月____日