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办公室“6S”管理培训人力资源部2015年3月31日会场纪律目的提升员工士气；营造良好工作环境；提高工作效率；树立企业形象。追求目标规范高效细致专业“6S”的症状在你的身上发生过吗？急着要找的东西找不到；桌面上摆得疲凌乱不堪，以及办公室有些压抑感；没有用的东西堆了很多，处理掉又舍不得；制定好的计划，事务一忙就延误了；工作台面上有一大堆东西，理不清头绪；每次找一件东西，都要打开所有的抽屉柜子狂翻；工作服不整洁、油渍、污渍。“6S”的配方现代人易得现代病，现代病无奇不有，而“6S”的出现，正是现代病的克星。“6S”易吞服，有病治病，无病强身，绝无副作用。[成份]整理整顿清洁清扫素养安全[效能]对任何疑难杂症均为有效[用法]详见说明书注意事项：开始服用后，请持续，请勿中途停止，中断无效五问“为什么”发掘原因是最有效的方法之一，就是持续的问“为什么？”，直到找到问题的原因为止。此过程有时也称为“问5次为什么”，因为问了5次为什么，就很有发掘问题的原因的机会。例假设你看到一位员工，正在将铁屑洒在机器之间的通道上。你问：“你为什么将铁屑洒在地面上？”他答：“因为地面有点滑，不安全。”你问：“为什么滑？不安全？”他答：“因为那儿有油渍。”你问：“为什么那儿有油渍？”他答：“因为机器在滴油。”五问“为什么”你问：“为什么会滴油？”他答：“油是从机器机油箱里漏出来的。”你问：“为什么漏出来的？”他答：“因为机油箱的垫片已经坏了。”5问结果更换机油箱垫片人们倾向于看到一个问题（在此例上就是地面上的油渍），就下结论，而把铁屑洒在上面，以为就此解决了每一件事。看到现象—表面原因——十分接近真相的原因——真正原因办公室“6S”（整理、整顿）的二十大要求一、OA机的定位二、公私区分三、柜架管理四、资料归位五、电脑文件六、表单管理七、桌面状态八、桌底状态九、抽屉状态十、物品定位十一、线束整理十二、开关标识十三、空调状态十四、张贴管理十五、看板管理十六、会议管理十七、安全消防十八、消耗品管理十九、垃圾分类二十、禁烟管理一、OA（办公自动化）设备管理1、清理不要的物品；2、公用的工具（打印机、传真机、复印机等）应统一定位在各部门都方便使用的位置；3、明确管理责任人。1、清理不要的物品；2、私人用品和办公用品分开放置；3、私人物品不宜过多，原则上不超过一个抽屉；4、私人用品置于抽屉的下层；5、标识明确：办公用品、常用资料、私人用品；6、不可出现“杂物”标识。二、私分区三、框架管理1、清理不要的物品；2、各文件、物品必须分层、分类管理标准类、记录类、通知类、日常管理类、规定规范、参考资料、事务管理类、品质管理类、生产计划类、报告类、人事管理、档案类、工艺文件、国家标准、空白表格........；3、各文件柜、架内物品都必须按轻重决定置于哪层，一般轻的物品、文件放在上层，重的放下层；4、各文件柜、架内物品都必须按使用频率决定置于哪层，一般为使用频率高的置于中间拿取方便的位置；5、标识明确；6、定期清扫，保证干净无尘。文件柜分类标识四、资料/物品归类1、清理过期的资料；2、每册资料都要有明确的标识（资料名称、定位标识、管理者标识）；3、每次使用过的资料都必须按指定位置回归原处；4、保持资料干净整齐。五、电脑文件“6S”你愿意这样的电脑桌面吗？这样的情况你愿意出现吗？电脑文件“6S”盘符固定化一C:D:E:F:四个盘符标准规划为：操作系统盘应用软件盘工作文件盘私人文件盘本地磁盘(C:)本地磁盘(D:)本地磁盘(F:)本地磁盘(E:)计算机电脑文件“6S”结构科学化二适合的文件夹(科学地分类)适中的层级数(结构的深度)骨架层级数量控制文件夹与文件的数目50-100个项目管理01-MyFiles-RS02-MyFiles-YW提交文件03-MyFiles-LA10-MyFiles-BB调研文件工作安排终端支持会议管理人事管理财务管理商品管理培训管理控制在三层级电脑文件“6S”存放目视化文件的命名与排序是有关联的。常用的命名方法是：文件夹名＝2位数字+“-”+文件夹名如：“01-常用软件”、“02-系统软件”……文件名＝2位数字+“-”+文件名+“-”来源如：“01–培训课件-沈旭”……一般命名的方法，还会用上日期，这样用的时候就可以以日期排序。像存储照片的文件夹就可以这样命名：“20150301消防演习”、“20150530五泄游”规范化地命名文件夹和文件三电脑文件“6S”定期清除和归档将电脑保持在无垃圾文件、桌面整洁的状态清扫四2、定期清扫垃圾1、定期归档文件•安装目录\programfiles\tencent\QQ\ad这里面是QQ广告•安装目录\programfiles\tencent\QQ\flashshow这是你的QQ好友的QQ秀文件夹，可以放心删除•装目录\programfiles\tencent\QQ\flashshow2这是你的QQ好友的QQ秀文件夹，可以放心删除•安装目录\programfiles\tencent\QQ\QQMusic\MhirlCache这里面的空间音乐的临时文件夹这里面的文件会占很大的空间，所以尽快删除掉吧！•桌面上下载的各种文件要处理并定期归档六、表单管理1、部门内有多种表单时，需要分类管理；2、为了方便查找，建议用不同颜色分开；3、为了防止急用时没有的现象，建议有复印提示；4、定期清理过期、不用的表格。案例练习抽屉里放着《生产日报表》空白表格一叠，每天各班来这里取空表格做生产日报表，有一天小李取走最后一张表格，心里暗自庆幸自己运气好......第二天，小王象往常一样来取空表格，拉开抽屉，发现表格没有了，于是开始四处寻找......思考：你会怎么解决这种问题？七、桌面状态1、清理不要的物品；2、可定置于桌面的物品为：电脑、文件框、电话机、笔筒、台历、茶杯，并要求定位；3、工作时有需要处理的文件可置于桌面上，但人长时间（0.5h）离开时，资料、文件必须归位；4、桌面文件状态可按“待处理”“已处理”“处理中”分类摆放；5、时时保持桌面清洁。八、桌底状态1、清理不要的物品（包括私人鞋物）；2、文件资料/产品等不可置于桌底；3、离开座位时，椅子推近桌子；4、保持地面干净。九、抽屉状态1、清理不要的物品；2、办公用品、文件资料、私人用品必须按类别分抽屉放置；3、一个抽屉有几种物品时，想办法将物品固定，避免来回开关抽屉时物品乱动；4、标识清楚；5、定期清理，保持干净无尘。十、物品定位说明：需要定位的地面物品：碎纸机、衣架、书架、茶几、地面复印机、柜式空调等易移动物品；定位线宽2cm左右，两边长12cm，隔实物1cm贴附，以免磨损，当物品靠墙时，只需定外侧。目的：提醒归位。定位线隐形定位活泼定位十一、线束整理1、电源线不可以直接拖在地上；2、绕成大概15—20cm长，用扎带或套纽固定两端；3、或将线束嵌入套管，露出部分用扎带固定；（不可给其他操作、动作造成障碍）4、插头标识清楚，电源排插应固定。十二、开关标识1、保持干净；2、功能完好；3、控制区域，功能明确。十三、空调状态1、明确管理责任人；2、运转状态目视管理；3、确保功能完好。十四、张贴管理1、清理过期的张贴物；2、所有的张贴物都在定位，墙上张贴物要明确区域；3、公司通知、公告需要统一贴附在看板中的规定位置上，为可以有随处张贴的现象；4、工作台上需要的张贴物（备忘录）等不可以随意贴，要求规定位置，规定数量贴附不能超过2个，玻璃窗上不准张贴任何物品；5、明示岗位、职责；6、保持张贴物的清洁。十五、看板管理内容通告、公告栏学习园地；人员去向管理；轮值管理；“6S”责任区分布图十六、会议室1、不要物清理；2、会议室标识；3、使用状态标识；4、预约管理；5、会议要求。十七、消防设备管理1、定位标识明确；2、明确责任人；3、日常检点。十八、消耗品管理1、清理不要的物品；2、采用目视管理，使得物品安全在库、最小在库、一目了然。十九、垃圾分类（环境管理）二十、禁烟管理1、全面积极开展控烟禁烟宣传教育活动；2、划定“禁烟区域”，开展无烟单位创建活动；3、严格限定控制吸烟区域；4、建立健全控烟禁烟全员监督机制，确保控烟禁烟工作落到实处。附一：成立6S管理小组组长：张根壮执行组长：王海桥组员：刘金虎邱增雨葛华均沈旭附二：区域责任制财务部：刘金虎（各仓库办公室）人资部：沈旭生产部：邱增雨（棉袜车间办公室）总经办：王海桥（各会议室、卫生间、展厅）采购部：葛华均内销部：余志成（隔壁办公室）丝织、拼缝、定型、包装分别由章光存、章均红、陈启能、倪康负责。附三：阶段性目标（4月1日—4月30日）第一周（1—5日）：清理不要的物品；第二周（6—12日）：文件资料分类、区域摆放；第三周（13—19日）：文件、物品等标识清晰；第四周（20—26日）：配备相应的辅助设施；第五周（27—30日）：排查、改进、评选优秀团队。办公桌目视化管理样板附三：查检周期和工具检查周期：每周一上午十点（平时）；查检人员：张根壮、王海桥、刘金虎、邱增雨、葛华均、沈旭检查工具附四：奖惩不按规定执行的，发现第一次警告，第二次乐捐10元，经提醒后仍不马上纠正20元，不仅不认识到错误而且态度恶劣乐捐100元。并直接从当事人当月薪资中扣除罚金作员工活动经费。每月进行优秀“6S”团队评选，第一阶段评选优胜的团队，颁发荣誉证书、锦旗，并在五一期间由公司组织一次野营活动。6S管理培训前的照片：谢谢观赏浙江英其尔针织有限公司2015年4月1日