2015年论文新时期档案业务指导工作存在的问题与对策

新时期档案业务指导工作存在的问题与对策新时期、新阶段档案事业的跨越式发展对档案业务指导工作提出了更新更高的要求，档案业务指导工作如何适应新的形势和要求，从传统的观念做法中解放出来，与时俱进，推动档案业务指导的创新，实现新时期档案事业发展目标，笔者结合自己的实践从档案业务指导工作的理论与实践谈谈个人的几点思考。一、档案业务指导工作的现状。（一）档案业务指导专业素质不高，难以应对档案种类繁多的局面。目前，虽然有了一支稳定而发展的档案指导队伍，但这个队伍的文化程度和专业素质不能适应新时期开展档案工作的需要，特别是我们在工作中遇到过不少有关业务上的问题，除了传统的文书档案、会计档案、科技档案指导外，觉得更难的是对各类业务档案的规范指导，在对各类业务档案的指导过程中，业务人员的档案业务水平、知识灵活运用等能力的高低就很快体现出来，如果档案业务指导人员自身业务素质低下，业务能力不过硬，是不能达到科学指导要求的。因此新时期随着档案业务种类的不断增多，对档案业务人员的总体素质要求更高，既要具备过硬的档案业务素质，又要有较强的灵活运用能力。（二）宏观性指导作用发挥不足。依法指导成薄弱环节，微观指导仍处于主位,忽略了档案工作宏观监督与微观业务指导的关系，确立档案业务督导工作的法律监督意识不强，赋予档案业务督导职能实质性的内容，充分发挥业务督导的两项职能不足。档案管理服务领域不断扩大，档案业务指导方式太传统。随着档案工作的不断深化发展，档案部门指导的范围也越来越广。业务指导范围已由原来的机关企事业单位扩大到社区、农村和民营企业、私有制企业等领域，而且社会保障的不断改善，有关社会保险、农村养老保险、工伤保险、就业培训等各种新领域的档案也随之产生。档案业务领域的不断扩大，势必需要业务人员有更多的人手和精力进行指导帮助。但众所周知，档案部门业务指导人员一般只有二到三人，人手少，面对的工作领域却如此之广，工作量可想可知，业务人员忙得筋疲力尽，也往往顾头也顾不了尾，心有余而力不足，可见传统的业务指导方法已不能适应当今档案形势的发展变化。这种状况也是当今档案工作的一个新现象新特点，对档案业务人员来说也是一个新的考验，在档案领域如此不断扩大，工作量又成倍增加情况下，如何能更好地指导好全市各个领域的档案工作，使业务指导工作适应档案形势的发展变化，需要我们档案业务人员不断进行思考，不断改进工作方法。（三）现代化管理方法指导标准缺乏。新技术的发展，使档案工作的各个环节无不渗透着现代化高科技的痕迹。但目前现代化管理方法指导标准欠缺，特别是对档案管理软件的应用，对电子档案的归档的规范指导等方面缺乏标准，档案应用现代化管理迫切，现有的知识不适应需求。新时期档案工作也出现了新动向，档案工作方法在不断地更新变化，档案管理由传统的手工操作走向现代化的计算机管理，文书档案也由原先繁杂的立卷方法更新为简便易行的一件一档整理要求。特别是现在档案管理运用现代化的计算机软件管理，档案管理与办公自动化紧密相联，电子档案的产生等情况，如果档案业务指导人员仍只有单一的档案专业知识是远远不能适应当前档案工作的发展需求，必须具有熟练的计算机操作能力和驾驭现代化办公工具的能力。不但要具有基本的计算机操作能力，熟悉计算机软件管理系统，了解办公自动化的原理，熟知电子档案的特征，更要灵活运用计算机软件，以更好地指导各单位各部门应用现代化管理，全面实行档案现代化管理。（四）前瞻性与主动性指导服务不够。随着社会各项事业的发展，给档案工作带来了许多新的内容。提出前瞻性对策，制定新标准或规范来解决档案工作中的一些新问题做的不够，特别是对重点项目的指导欠缺主动性，未能与经济建设的发展情况相适应。由于业务指导人员知识面不丰富，对社会各业形成档案管理不能科学应对，业务督导人员运用专业和相关学科知识实施业务督导职能缺乏科学性，调查研究、综合分析、解决实际问题的能力不够。二、档案业务指导工作的对策为克服上述业务指导工作中的问题，加强业务指导工作，提高业务指导工作水平，促进本市档案工作整体上水平，以适应时代对档案信息的需求，我认为应在以下几方面下功夫：（一）加强以人为本的培训模式一是根据不同单位，不同业务档案人员的情况，开展不同形式，不同层次的培训，目的在于档案人员业务能力和知识水平的普及性提高。二是从事档案业务指导的人员自身素质提高的培训，不断的更新知识，拓展和丰富自己知识面，适应时代的新要求，掌握新方法，新技能，提高档案业务指导队伍的水平，增强做好档案业务指导工作的责任感，始终保持与时俱进、提倡干一行、爱一行、专一行、精一行，使每个档案业务指导人员成为本职岗位的业务尖子，不断提高业力指导水平，为做好档案工作打下坚实的基础。（二）深入业务指导创新服务机制一直以来业务指导以面对面、手把手式的以一家一家为单位进行指导的方法为主，而且指导的重点是机关街镇单位，这种指导方法工作量大，时间耗费长，业务指导的工作精力主要就花费在对这些机关单位档案的日常管理中，如我市现在各种机关单位和街道（办事处）有100余家，每年都要进行档案年检，单这些单位每年档案的年检就牵制了业务人员的相当大的的精力，在这种情况下要把精力投入到新领域扩大对领域的业务指导，就会显得力不从心，因此必须改变原来的工作重点和工作方法，把业务力量从这些正常的指导中抽出来，扩大到对新领域档案工作的指导。现在我市主要采用了二种方法：首先由分散年检改为集中年检，对新上任的档案员和业务能力不过硬的单位仍然重点指导，年检时则采用以协作组为单位集中检查，不再去各单位逐个进行检查。集中年检对档案员来说也是一个比较好的直观的学习方法，能够相互取长补短。其次制订档案保管期限表，要求各个单位根据国家档案保管期限表和本单位产生的档案实行情况，制定出详细具体的档案保管期限表，以便能更准确地把握归档范围和不归档范围判定保管期限,在很大程度上使我们业务人员能从原来的以机关为主的指导中解脱出来，有更多的精力去从事新领域档案工作的指导。因此要做好新时期档案业务指导工作，必须改变原先的工作方法，随着工作对象特点的变化，工作方法也要随之改变，以适应当今的档案工作新变化，加强宏观指导，从而真正达到“指导业务、教导方法”的目的，出台各类科学适用业务标准，在指导中增强服务效果，在服务中体现档案工作的价值。(三)知识更新，找准档案业务指导的切入点，开展现代化技术的应用。目前大多数从事档案工作的人员往往档案业务知识比较精，而计算机等现代化知识相对薄弱，对计算机有基本的操作能力已属不错，要灵活运用和维护档案软件系统，有相当大的难度，所以这对档案人员来说也是一个大的挑战，如果只具有档案业务知识却没有相应的计算机知识，要做好的档案业务指导工作就会显得力不从心，难以适应档案现代化发展的需要。因此要做好当今的档案业务指导，作为档案业务人员需要跟上时代发展的步伐，努力学习，不断进取。开展现代化技术的应用，对档案信息储存和处理数字收集与传递网络化的指导；对文档一体化管理的指导，对电子文件形成、积累归档的指导等，促进档案业务指导工作跟上信息时代发展的绝不能放松自己的学习，既要学习专业知识，也要熟练掌握计算机管理方法，不断更新知识，以适应时代发展的需要。（四）跟紧形势发展之需要,提高前瞻性与主动服务性。密切关注社会重大事件，重大活动、重大工程，善于抽提活动中的重点、难点、热点问题，主动、超前地进行指导，尤其要抓住反映时代特点的档案，如突发事件、疫情防治、民营经济，信用状况等，用良好的服务满足社会发展的需求。做到提前介入，提前研究规范，提前指导服务，使档案在工作中形成规范，又为规范工作服务。尤其是当一项新的档案业务工作开始之初,没有现成的经验,面临的新情况、新问题又比较多,在这样复杂的情况面前，要注重培养典型、以点带面,我们能抓好一个典型,就等于树立一面旗帜,人们就会跟着学,照着学,这样抓档案工作落实就会有所突破，抓好典型,带动一般，这更是一种行之有效的档案业务指导方法。