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行政管理制度文件编号HS--第A版第1次修改第一页共十页第一页/共十页一、目的：为加强公司行政纪律管理，运营保障有效，特制定本制度。二、适用范围：本制度适用于公司内部所有员工。三、内容：1.员工通则1.1员工要按照公司规定的作息时间按时上、下班，不得迟到、擅离职守或早退。1.2举止文明，对来宾热情礼貌。1.3员工之间应通力合作、同舟共济，共同维护公司形象。1.4员工应忠于职守，关心公司，爱护公司，维护公司利。1.5员工应坚持顾客至上，尽量为顾客提供优质的服务。1.6秉公办事、平等待人；敬业乐业、钻研业务；讲求效率。1.7切实服从领导的工作安排和调度，保质保量地完成工作任务。1.8爱护公司财产，不浪费，不损公肥私。1.9维护公司声誉，不背后议论公司政策，不做任何有损公司声誉的事情。1.10不得泄漏公司业务信息和商业秘密。1.11员工一律按照公司制度上下班实行指纹打卡。1.12坚守工作岗位不得串岗。上班时间不要看报纸、玩游戏、打瞌睡或做与工作无关的事情。1.13禁止公话私用。1.14不在工作时间上网聊天。1.15员工下班后必须对其使用的电脑、电器设备、门窗、红外警报设置进行检查，如以上原因造成的火灾和偷窃被盗的严重后果公司有权追究其法律责任。行政管理制度文件编号HS--第A版第1次修改第二页共十页第二页/共十页1.16员工上班时间不得窜岗闲谈聊天，影响他人工作。按照公司安排的指定位置上工作办公，不得随意更换位置，更换电脑硬件、拷贝资料需经部门主管同意方可。1.17注意保持各自所在部门和办公桌的整洁干净，文件应分类归档贴上标签放在文件栏，私人物品放在柜子抽屉最下面一格。垃圾桶类只可置放废纸及办公易耗材料，食物、食品盒等统一放置在门口安全通道大垃圾桶内。1.18接待来访和业务洽谈应在会客室/会议室进行。1.19公共办公区禁止吸烟。1.20不私自从事与公司业务有关的经营活动或兼任公司以外的职务。1.21服从上级指挥。1.22办公场所不得大声喧哗，接听电话时尽量控制通话音量，不得影响他人工作。1.23仪容仪表1.23.1员工着装应整洁、大方，衬衫要求纯色浅色，无醒目花纹，下装要求深色，款式力求稳重，纽扣须扣好。不得卷起裤脚，不得挽起衣袖（施工、维修、搬运时除外）。1.23.2上班时间不得穿超短裤、超短裙及无袖装、背心、露背装等。1.23.3女员工宜化淡妆。1.23.4员工头发应修剪、梳理整齐，保持干净，禁止梳奇异发型。男员工不准留长发不染发、禁止剃光头、留胡须。1.23.5员工应保持良好的个人卫生习惯。2.办公用品管理制度2.1办公用品的申请行政管理制度文件编号HS--第A版第1次修改第三页共十页第三页/共十页2.1.1对于日常办公用品、行政易耗品的申请，由行政人员申请填写《采购申请单》经行政部经理审核后，交由财务总监、总裁及董事长审批后采购（依照审批金额权限逐级审批）。2.2办公物品采购管理2.2.1各部门在每月25日前将拟申购办公物品上报行政部，由行政部在下个月统一购买。如遇特殊情况，需临时采购的需申报主管经行政部财务部批准之后，方可进行采购。2.2.2所有办公物品，由行政部按采购流程购买。2.3办公用品的管理2.31行政人员按照所填报的《采购申请单》，在所需物品全部到库后，通知使用部门领用。2.32办公用品和易耗品的领用需进行登记。2.33非易耗类办公用品如有故障或损坏，应以旧换新，如遗失应由个人或部门赔偿。2.34行政部有权不定期核对各公司办公用品的使用情况进行检查，杜绝浪费办公用品的行为。3.固定资产管理制度3.1固定资产采购管理3.11年度预算计划中统一将购买办公设备、固定资产等费用列入预算，经公司领导审批后由行政部统一购买。3.12申请人填写《固定资产申请单》上报行政部、财务部核准后，总裁和董事长批准方能采购。3.13询价时，应充分了解拟购物品的品名、规格、质量要求，向供货商详细说明品名、规格、质量要求、数量、交货期、交货地点及付款方式，同规格产品的供货商至少对比行政管理制度文件编号HS--第A版第1次修改第四页共十页第四页/共十页三家。3.14新增的固定资产到帐后，应由行政部门和使用部门一起验收，确认后填写《固定资产领用单》交由行政部保存。3.2固定资产的保管3.21行政人员建立固定资产的台账，每月检查固定资产的使用情况。3.22固定资产一年盘点两次，盘点工作由行政部负责清点财务部监督物品情况。盘点要求做到账物相符，如果不相符必须查找原因，保证两者一致。3.3固定资产的报废处理3.3.1对于提交的《固定资产报废申请》，行政部要认真审核，确认其不能再次利用后，经行政经理、财务总监、总裁、董事长签字方可作报废处理。3.3.2对于决定报废的固定资产，行政人员要做好登记，在《固定资产报废处理册》上写清资产名称、价格、数量及报废处理的其他有关事项。3.3.3不得随意丢弃报废品，应集中存放、集中处理。3.4固定资产使用的监督3.4.1行政部有权不定期核对各部门固定资产进行检查。3.4.2行政部要不定期核对固定资产台账与固定资产使用情况。4.公司车辆管理制度4.1车辆使用原则4.1.1公司各类车辆由行政部负责统一管理和调度。本着统一安排，保证重点的原则，按工作轻重缓急程度合理调配，优先保证公司领导工作用车。4.12公司员工日常工作原因需要用车时，须向行政部提出用车申请，提前填写《派车申请行政管理制度文件编号HS--第A版第1次修改第五页共十页第五页/共十页单》，经行政部管理人员审核签字后视需求情况予以安排。4.2驾驶员职责4.2.1驾驶员必须巩固驾驶技能，努力学习车辆维护技术。4.2.2驾驶员必须养成良好的生活规律，保证足够的睡眠时间；班前不饮酒，班后不酗酒；确保安全行车。4.2.3驾驶员在驾车时必须集中精力，不得接打电话，确需使用电话，须将车停靠路边后方可通话。非驾驶时间必须打开手机，确保联络通畅。4.2.4驾驶员外出须注重文明行车，举止有礼，待人热情，不得有穿拖鞋、脚翘在驾驶台上等影响公司形象的不雅行为。4.2.5驾驶员应爱护车辆，做好车辆的维护管理，时刻保持车辆干净整洁。4.3车辆日常管理4.31公司车辆除行驶证等须随车携带的证件，其它有关车辆的证照资料原件统一由财务部保管，车辆的保险、验车、牌照和停车场等手续由行政部车辆管理人员办理。4.32车钥匙由公司指定人员进行保管。不出车时，驾驶员应将车钥匙交公司指定人员保管。绝不私配车辆钥匙，如有违反承担法律及行政责任。4.33车辆驾驶员在驾驶车辆前，应对车辆做基本检查（如水箱、油量、机油、刹车油、电瓶液、轮胎和外观等）。如发现故障、配件失窃或损坏等现象，应立即报告，因拖延迟报或隐瞒不报而引发的后果由当前使用人负责。用车过程中，因驾驶员个人失误造成的各方面经济损失，均由其个人自行担负。4.34每辆车均设置《车辆出车登记表》，用车人出车前，应至行政部填写相关用车记录（如出发时间、起止地点，用车事由、用车人、驾驶员、出发里程数等相关信息）后报行行政管理制度文件编号HS--第A版第1次修改第六页共十页第六页/共十页政部管理人员审批后方可将车辆钥匙、行驶证、油卡交付给用车人使用；使用后车辆钥匙、行驶证、油卡等需交回行政部指定人员，并如实填写实际返回时间及车辆返回公里数。4.4车辆驾驶要求4.4.1驾驶员必须持证驾驶车辆，严格遵守《中华人民共和国道路交通安全法》，杜绝一切影响安全驾驶的行为发生，不酒后驾车、疲劳驾驶，不开带病车，不超速、超载、抢道，不违法行驶。4.4.2驾驶员不得使用车辆从事任何违法行为，如有发生由驾驶员承担一切后果和法律责任，概与公司无关，并赔偿因此给公司造成的损失。4.4.3车辆驾驶员不得擅自将公司车辆开回家，或公车私用，违者一经发现必将从严处理。4.4.4车辆应停放于指定位置、停车场或适当的合法位置。任意放置车辆导致违规、损毁、失窃的，由驾驶员赔偿损失追究其责任。4.5车辆外借管理4.5.1严禁将办公车辆外借他人驾驶或外借其它单位使用，如有特殊原因，填写《借车申请单》经行政部审核，董事长批准同意方可借车。行政部对车辆进行登记。登记内容包括：出车日期及时点、车辆名称及牌号、借车单位或个人名称、预计归还时间。4.5.2行政管理人员具体负责外借车辆钥匙的交接回收，行政部接车时做好检查核对，接车后即表示确认车辆质量状况良好。4.6车辆检查维修保养4.6.1车辆因机械故障导致的维修费用由公司承担，但由于驾驶员使用不当或行政部管理人员疏于保养，而导致车辆损坏或机件故障，所需之维护费，应依情节轻重，由公司与行政管理制度文件编号HS--第A版第1次修改第七页共十页第七页/共十页驾驶员或行政部管理人员共同承担。4.6.2公司车辆的维修保养，原则上按照车辆技术参数的规定执行，约5000公里做一次保养维护。车辆维修或保养前，车辆驾驶员提交《车辆维修维修/保养申请表》，除部分车辆交由专门的4S店维修或保养外，其余车辆由行政部审批后统一至公司指定的修护厂家进行维修或保养。车辆于行驶途中发生故障或其他耗损急需修理或更换零件时，应向行政部管理人员申请批示。4.6.3车辆驾驶员应严格依照《车辆维修/保养申请表》对车辆指定零部件进行维修或保养，不得擅自将公司车辆送至维修或保养，或对申请表申请事项之外的车辆其它零部件进行维修或保养。4.7违规及事故处理4.7.1在下列情形之一的情况下，违反交通规则或发生事故，由驾驶员承担相应责任，公司予以警告、罚款或开除处分：4.7.1.1无照驾驶；4.7.1.2未经许可将车借予他人使用；4.7.1.3违反交通规则引起的交通肇事；4.7.2违反交通规则，属于个人主观故意的违章罚款由驾驶员负责（例如乱停车、贴牌、酒驾、不系安全带等）。超速违章罚款按年度计算第1次由驾驶员承担20%，第2次承担40%，第3次承担60%，第4次承担80%，第5次承担100%。4.7.3各种车辆如在公务途中遇不可抗力之车祸发生，应先急救伤患人员，向附近警察机关报案，并立即与行政部管理人员联络协助处理。如属小事故，可自行处理后向行政部管理人员报告。行政管理制度文件编号HS--第A版第1次修改第八页共十页第八页/共十页4.8损害赔偿4.8.1执行公务遇到意外事故造成车辆损坏、损毁，在扣除保险金额后，其差额视情况由公司负责。4.8.2非执行公务驾驶员私自用车造成的意外事故，造成的车辆维修费用由驾驶员自行负责。4.9费用及报销4.9.1公司各类车辆的保养、年检、保险缴纳等日常维护由公司统一办理。4.9.2车辆因机械故障导致的维修费用由公司承担，但因驾驶员原因导致的维修费用由驾驶员自行承担。4.9.3公司指定的车辆及各部门业务用车所发生的汽油费、通行费及停车费用由公司承担，费用开支按照公司有关规定实报实销。4.9.4公司各类车辆的内饰物品的购置均需报行政部审批。4.9.5驾驶员应勤动手、勤洗车，确保公司车辆干净整洁，公司领导用车原则上每月洗车不得少于8次。4.10其它4.10.1车辆驾驶员均须同公司签订《驾驶员安全责任书》，明确其责任义务后方可驾驶公司车辆。4.10.2公司各类车辆均需凭公司提供的充值加油卡加油，加油卡实行专车专用，严禁车辆驾驶员私自外借、转让，如遇特殊情况需向行政部申请。5.企业邮箱管理制度5.1企业邮箱使用管理5.1.1公司邮箱登陆地址：。行政管理制度文件编号HS--第A版第1次修改第九页共十页第九页/共十页5.1.2公司邮箱统一命名规则为：“员工姓名字母@hsgp.com.cn”。5.1.3员工第一次进入邮箱后必须第一时间修改密码，并确保密码不泄露，保证邮箱拥有者的唯一性。5.1.4所有员工一旦成为公司邮箱的合法用户，必须严格遵守以下规定：用户必须遵守《计算机信息网络国际互联网安全保护管理办法》、《中华人民共和国计算机信息网络国际联网管理暂行规定》、《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》、《中华人民共和国电信条例》、《全国人大常委会关于维护互联网安全的决定》、《互联网信息服务管理办法》、《互联网电子公告服务管理规定》和国家